針對高校招標采購中內(nèi)部控制相關(guān)問題的對策研究

李雄平 趙玉鳳 閆芮菲

摘要：隨著高校教育體制不斷改革，招生人數(shù)逐漸增加，基礎(chǔ)建設(shè)、科研場地及實驗器材等的需求和要求也越來越高，由此高校招標采購成為高校發(fā)展日益重要的經(jīng)濟活動之一。然而，隨著采購項目的多元化、精細化與復(fù)雜化，與招標采購相關(guān)的問題逐漸浮出水面。本文從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，詳細分析了目前高校招標采購的幾大問題，并提出相關(guān)對策建議，減少財務(wù)風險，提高資金使用效率，推動高校招標采購朝著科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；招標采購；內(nèi)部控制

所謂內(nèi)部控制，指在一定環(huán)境下，單位為了提高經(jīng)營效率、充分有效地獲得和使用各種資源，達到既定管理目標，而在單位內(nèi)部實施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計劃、程序和方法。高校內(nèi)部控制最初是由企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)展而來，然而依據(jù)COSO內(nèi)部控制框架，高校內(nèi)部控制與企業(yè)內(nèi)部控制在控制環(huán)境、風險評估、內(nèi)控活動、信息與溝通、監(jiān)督這五個要素方面都有所不同，具體區(qū)別不再贅述。我國自2012年起運用《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》來指導(dǎo)高校內(nèi)部控制工作。高校是行政事業(yè)的重要分支，但顯然兩者在招標采購方面存在顯著差異，高校在科研、實驗、產(chǎn)業(yè)方面的研究眾多，需要的儀器設(shè)備比較精密，帶有很強的專業(yè)性質(zhì)，采購數(shù)量龐大且種類繁多。由此在采購前中后一系列過程中的內(nèi)部控制自然不同。

一、從內(nèi)部控制角度看高校招標采購

高校采購主要有五種形式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價以及單一來源采購。本文中涉及到的招標采購指公開招標。相較于公開招標，邀請招標自主選擇邀請哪些投標法加入競標，大大限制了投標方的競爭，且極容易滋生暗箱操作及腐敗行為，在這一點上公開招標具有相對優(yōu)勢。雖然公開招標在高校招標采購中應(yīng)用最廣，但是也存在一定的問題，如招標環(huán)節(jié)多且復(fù)雜，管理不嚴格容易導(dǎo)致高校內(nèi)部滋生腐敗，影響采購效益，為高校發(fā)展帶來不利影響。因此，嚴格采購內(nèi)控制度，順應(yīng)時代發(fā)展提高應(yīng)對措施是十分必要的。從內(nèi)部控制的角度來說，高校招標采購中可能涉及的問題主要有以下幾個方面：

（一）預(yù)算控制不科學(xué)

部分高校對采購預(yù)算較為輕視，使得預(yù)算編制沒有計劃性。采購預(yù)算的編制，需要組織專家進行論證，做好前提調(diào)研工作，部分高校忽視此前提的重要性，在沒有經(jīng)過實地調(diào)研和論證的基礎(chǔ)上，往往發(fā)生預(yù)算不足或者預(yù)算與實際市場價格存在較大差異的情況，破壞正常的采購秩序，且部分院校并未設(shè)置預(yù)算委員會，對內(nèi)控環(huán)境造成了極為不利的影響。

（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)傳遞程序繁瑣，效率低下

目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為我國經(jīng)濟及社會發(fā)展的方向，互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)不是簡單的兩者加和，而是將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)深度融合，創(chuàng)造新的發(fā)展業(yè)態(tài)，提升效益。傳統(tǒng)的招標采購要經(jīng)過編制計劃、組織論證、項目審批等程序，整個招標采購市場大約在3個月左右。由于高校采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳遞方式進行報送審批，其間又可能因為不確定因素導(dǎo)致時間延長，一些緊急需要的器材設(shè)備無法及時獲取，對科研、教學(xué)、實驗工作等造成了不利的影響。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大時代背景下，隨著高校的不斷發(fā)展與擴招，高校招標采購需求不斷增加，對采購的時間、質(zhì)量要求也越來越高，現(xiàn)行的招標采購模式已不能滿足高校建設(shè)發(fā)展的速度要求。

（三）崗位與人員設(shè)置不合理

雖然國內(nèi)許多高校建立了獨立的采購部門，但大多數(shù)依然處于初級階段，人員配備不合理，大多數(shù)人一崗多職，且缺乏必需的專業(yè)采購知識經(jīng)驗和財務(wù)會計技能，執(zhí)行能力差，導(dǎo)致采購預(yù)算工作效率效果差。大多數(shù)高校的內(nèi)部控制部分建設(shè)不完整，沒有獨立的內(nèi)控部門，已有部門兼職內(nèi)控職能不在少數(shù)，不相容職務(wù)區(qū)分不嚴格，嚴重降低了獨立性要求。面對高校招生人數(shù)的不斷增加與經(jīng)濟活動的日趨頻繁，財務(wù)工作越來越復(fù)雜化、精細化，現(xiàn)有的采購與內(nèi)控崗位設(shè)置人員不足，迫切需要響應(yīng)國務(wù)院號召，建立總會計師崗位。

（四）信息溝通存在缺口

在針對高校內(nèi)部控制規(guī)范的實施障礙一文中有內(nèi)容顯示，在對20所高校進行調(diào)研分析后結(jié)果表明，樣本高校對于資產(chǎn)信息系統(tǒng)的信息通報占百分之九十以上，絕大多數(shù)高校對于高校資產(chǎn)重視度較高。但是在高校采購相關(guān)業(yè)務(wù)的定期信息分類統(tǒng)計與通報一項卻只占五分之二，信息透明度與公開性不高，校方不及時進行管理，影響信息的真實性及可信度，存在較大的信息缺口。

二、提高高校招標采購內(nèi)部控制的對策建議

高校招標采購部門應(yīng)積極建立完善的內(nèi)控制度，完善招標采購的各項環(huán)節(jié)，為高校學(xué)科建設(shè)與人才培養(yǎng)提供有力協(xié)助。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該給予采購事宜以充分的重視及關(guān)注，樹立內(nèi)部控制理念與風險意識，提高管理水平與工作效率，給予采購部門以足夠的支持與幫助。

（一）建立前期調(diào)研工作監(jiān)察機制

在一些高端儀器設(shè)備的采購上，采購人員需要充分了解機器設(shè)備的專業(yè)要求和市場價格，只有經(jīng)過充分的市場調(diào)研與論證，才能有一個比較清晰的了解。在大數(shù)據(jù)背景下，可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)等快捷方式進行多方面查詢，在必要時實地調(diào)研，保證獲取信息的準確性，在此基礎(chǔ)上出具前期調(diào)研報告。為監(jiān)督前期調(diào)研工作，保障工作質(zhì)量，高?？梢栽O(shè)立一定的監(jiān)督機制，規(guī)定采購要求的難度或者金額達到一定限度需要內(nèi)部控制機構(gòu)攝入調(diào)查，采購人員有義務(wù)配合監(jiān)察人員工作回答所有有關(guān)采購事宜，從而促使采購前期準備充足，為下一步招標采購工作有序開展做好準備。

（二）建立健全電子招標采購規(guī)章制度

國家發(fā)改委公布2013年5月1日起施行《電子招標投標辦法》，成為我國招投標行業(yè)發(fā)展的一個重要里程碑。推行電子招標投標，為充分利用信息技術(shù)手段解決招標投標領(lǐng)域突出問題創(chuàng)造了條件。例如，通過匿名下載招標文件，使招標人和投標人在投標截止前難以知曉潛在投標人的名稱數(shù)量，有助于防止圍標、串標行為的發(fā)生。此外，由于電子招標投標具有整合信息、提高透明度、如實記載交易過程等優(yōu)勢，有利于建立健全信用懲戒機制、防止暗箱操作、有效查處違法違規(guī)行為?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”招標采購是一個應(yīng)時代背景下新生的行業(yè)，規(guī)章制度建設(shè)還處于起步階段，高?？蛇M一步建立健全電子招標的操作流程與行為規(guī)范，明確技術(shù)支撐等，努力提高校招標采購工作效率。

（三）科學(xué)設(shè)置崗位，保證權(quán)責清晰

高校采購崗位應(yīng)該堅持類似審計的獨立性，堅持不相容職務(wù)分離，如財務(wù)部門一人不能同時兼任記賬員和收納員，設(shè)置專門的專業(yè)型采購人員，建立崗位制衡規(guī)范，確保以下崗位分別設(shè)置：采購需求制定與采購文件審核，合同履行與驗收管理等崗位。同時高風險采購環(huán)節(jié)多名職員共同參與，實施定期輪崗制度，權(quán)責清晰，防止因權(quán)力過分集中而產(chǎn)生廉政問題。

（四）拓寬信息溝通渠道，引入外部監(jiān)督

建立內(nèi)部通報體系，構(gòu)筑信息化交流平臺，制定一定的標準或流程、規(guī)章制度將信息自上而下、自下而上進行傳遞?？梢酝ㄟ^微信公眾號、微博及學(xué)校官方網(wǎng)站的形式多渠道即時傳達信息，及時推送最新消息并完備后臺服務(wù)，完成信息的縱向及橫向傳播。將財務(wù)部門、使用部門以及采購部門三個重要的采購環(huán)節(jié)形成緊密的聯(lián)系，不同部門分工協(xié)作，將工作程序串聯(lián)起來。同時引入外部監(jiān)督，對采購過程進行全方位多方面的立體監(jiān)督，提高信息的使用率。

三、結(jié)語

綜上所述，招標采購的一些固有問題經(jīng)過嚴格的內(nèi)控制度規(guī)范是可以有效化解的。通過建立監(jiān)察機制，科學(xué)崗位與人員設(shè)置，加強溝通的順暢度，以及順應(yīng)時代發(fā)展變化投入電子招標的新態(tài)勢，可以使得高校招標采購朝著透明化、公開化、科學(xué)化、規(guī)范化的道路前進，為高校教育管理工作助力，為其健康發(fā)展提供有力的保障和支持。

參考文獻：

[1]陸曉宇，王寧章等.高校設(shè)備物資采購招投標環(huán)節(jié)管理存在的問題及對策[J].實驗室研究與探索，2017（3）：280-282.

[2]劉國菊，劉洪宇.高校采購工作內(nèi)部控制管理研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017.

[3]常青，沈友娣.高校內(nèi)部控制規(guī)范的實施障礙與改進對策[J].蘇州大學(xué)學(xué)報，2016.

[4]付萌.招標采購內(nèi)部控制建設(shè)助力高校教育管理[J].經(jīng)濟管理，2017.