人才流動引發(fā)的人事檔案管理問題思考

木拉丁江·阿依丁

摘 要：人事檔案管理能夠為人才資源利用及配置提供依據(jù)，因而有效開展人事檔案管理也就具有重要作用。在人事檔案管理中，人才流動情況的出現(xiàn)會影響檔案的實際管理，因而應(yīng)當(dāng)對人才流動而導(dǎo)致的人事檔案管理問題加強(qiáng)認(rèn)識，從而保證更好地開展人事檔案管理工作，使人事檔案管理質(zhì)量得到更好保證。

關(guān)鍵詞：人才流動；人事檔案管理；問題；思考

一、人才流動環(huán)境下人事檔案管理的新問題

1.1人事代理檔案管理混亂

部分用人單位已經(jīng)不再由用人單位自身進(jìn)行檔案管理，而是委托人事代理人或機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，這原本是一個很好的現(xiàn)象，能夠很大程度上減少用人單位繁復(fù)的檔案管理工作和在檔案管理工作上需要付出的人力、物力、財力，但是真正的現(xiàn)象并不是這樣樂觀。由于用人單位對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足，對檔案管理意識淡薄，加上和代理人或代理機(jī)構(gòu)的溝通不夠，常常導(dǎo)致檔案不能很好地交接，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案遺漏、缺失等情況。由于這種代理缺乏良好的制度保障，在實際操作過程中出現(xiàn)錯漏是常有的事，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案不完全等不良情況。對此，用代理人、代理機(jī)構(gòu)都必須提高重視程度，及時去調(diào)整、改革，不然不僅會造成用人單位用人機(jī)制出現(xiàn)問題，還會給檔案的所有人帶了很大的麻煩，更有甚者容易留下安全隱患。

1.2“重建檔案”增加

一直以來，“檔隨人走”是人事檔案管理的重要制度和默認(rèn)共識，檔案是一個人求學(xué)、工作等等經(jīng)歷的縮影，記錄著一個人曾經(jīng)走過的時光，目前擁有的經(jīng)驗和基本能力，能夠客觀地反映一個人的總體情況。但是隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，隨著人才被重視并快速的流動，“檔隨人走”這一制度已經(jīng)受到了很大的沖擊。目前，很多用人單位甚至地方政府并不足夠重視檔案的重要性，只要能夠吸引人才為自己的用人單位或是機(jī)構(gòu)添磚加瓦，他們甚至?xí)_出“綠色通道”幫助一些人重新建立檔案，而重新建立檔案的人只需要提供一些個人證明等簡單手續(xù)。這種對人才的惡性競爭嚴(yán)重破壞了人事檔案管理制度，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)混亂、重復(fù)等問題?！爸亟n案”問題是一個很嚴(yán)重的問題，現(xiàn)在重建檔案的情況越來越多，足可見社會對人事檔案管理的忽視程度。重建檔案同時也會造成人才流動的不規(guī)范性，難以保障經(jīng)濟(jì)社會的合理可持續(xù)發(fā)展，甚至?xí)橐恍┻`法亂紀(jì)行為埋下禍根。

1.3“人檔分離”等現(xiàn)象越來越多

隨著現(xiàn)在社會經(jīng)濟(jì)和民眾思想觀念的變化，用人單位的用人機(jī)制、個人的擇業(yè)觀已經(jīng)發(fā)生了變化。用人單位更加重視員工的實際能力和高學(xué)歷，只要能夠留住高質(zhì)量人才，用人單位已經(jīng)不再重視“檔隨人走”的規(guī)則，只要能夠留住人才，就不會強(qiáng)制要求員工上交檔案。很多用人單位都只是看一看應(yīng)聘者的學(xué)歷證書、個人簡歷、工作經(jīng)驗證明等材料就可以決定錄用與否，在引進(jìn)人才之后也不會對他們的檔案多加關(guān)注，嚴(yán)重缺乏檔案的調(diào)查。另外，現(xiàn)在的社會發(fā)展迅速，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，就業(yè)的機(jī)遇越來越多，很多人才會選擇更好的崗位進(jìn)行就業(yè)，因此人才跳槽現(xiàn)象十分普遍。有時用人單位通過扣留檔案的方式希望可以留住人才，但是這一點大多數(shù)時候并沒有用處，甚至?xí)?dǎo)致人才直接跳槽，出現(xiàn)“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象，讓人事檔案管理更加混亂。用人單位的用人機(jī)制的改變很大程度上助長了這種不良風(fēng)氣，讓人事檔案管理工作難以進(jìn)行，而個人的擇業(yè)觀也是一大影響因素，這樣的風(fēng)氣很不利于社會吸收優(yōu)質(zhì)人才，反而會讓一些有過不良記錄的人渾水摸魚，成為一種隱患。

二、人才流動的人事檔案管理對策

2.1加強(qiáng)人事檔案信息化管理

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，其通常均選擇紙質(zhì)檔案管理模式，對于這種檔案管理而言，不但占據(jù)空間比較大，耗費(fèi)人力物力比較多，并且其安全性相對而言比較差，很容易出現(xiàn)損壞以及遺失情況。另外，這種檔案管理模式，在出現(xiàn)人才流動情況下，也很難調(diào)取及留樣，這對人事檔案管理均會產(chǎn)生不利影響。所以，在人事檔案管理中，應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)信息化建設(shè)，積極實現(xiàn)人事檔案信息化管理，構(gòu)建人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，在此基礎(chǔ)上也就能夠保證較好實現(xiàn)人事檔案動態(tài)化管理，即便有人才流動情況發(fā)生，也能夠及時更改檔案信息[4]。此外，在人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，可使開放式檔案管理得以實現(xiàn)，也就能夠更好實現(xiàn)信息共享，使人才流入的單位能夠更好接收以往人才檔案信息，也就能夠有效避免重建檔案情況發(fā)生，保證人事檔案管理能夠更加高效，使人事檔案管理質(zhì)量得到更加理想的保證。

2.2加強(qiáng)人事檔案社會化管理

就當(dāng)前實際情況而言，大多數(shù)人事檔案均由企業(yè)管理，在實際管理方面缺乏權(quán)威性國家部門。所以，為能夠使人事檔案管理質(zhì)量得到更好保證，使其作用得以更好發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)注意構(gòu)建權(quán)威性國家部門，從而保證有效管理人事檔案，使人事檔案與單位能夠?qū)崿F(xiàn)分離，在這種情況下即便有人才流動情況發(fā)生，也不會對原本管理模式造成影響。另外，在構(gòu)建權(quán)威性國家人事檔案管理部門時，應(yīng)當(dāng)對專門部門職責(zé)明確規(guī)定，以避免在實際工作過程中有相互推諉情況出現(xiàn)，從而保證人事檔案管理水平能夠得以有效提升，使人事檔案管理工作中存在的問題能夠得以有效減少，使人事檔案管理的有效性能夠得到更加理想的保證。

2.3改革人事檔案管理制度

由于人事檔案管理及人事管理兩者之間存在密切關(guān)系，針對當(dāng)前人才流動所產(chǎn)生的各種人事檔案管理問題，為能夠更好實現(xiàn)人事檔案管理，應(yīng)當(dāng)對當(dāng)前人事檔案管理制度進(jìn)行改革，通過制度形式明確人事檔案管理部門的職責(zé)。在人事檔案管理制度中應(yīng)當(dāng)規(guī)定，企業(yè)及單位內(nèi)人事檔案管理部門，不但要繼續(xù)保管現(xiàn)有人事樓案，并且應(yīng)當(dāng)通過一定途徑向流出人才當(dāng)前所在單位提供相關(guān)信息共享服務(wù)，從而使人事檔案管理中的實際信息需求能夠得到較好滿足。

2.4創(chuàng)新人事檔案管理理念

在人事檔案管理工作過程中，為能夠有效應(yīng)對人才流動所產(chǎn)生的問題，應(yīng)當(dāng)從根本上將人事檔案管理理念轉(zhuǎn)變，應(yīng)當(dāng)使市場經(jīng)濟(jì)條件下人才流動對于人事檔案管理所提出內(nèi)在要求得到滿足。由于人才流動在社會發(fā)展中屬于常見現(xiàn)象，且人事檔案管理為人事管理服務(wù)，所以人事檔案管理應(yīng)當(dāng)以滿足社會實際需求為立足點，通過運(yùn)用現(xiàn)代化人事檔案管理方法使實際需求得到滿足，對于人才流動所產(chǎn)生的相關(guān)問題認(rèn)真積極思考，在此基礎(chǔ)上才能夠使人才流動所導(dǎo)致人事檔案管理問題得到較好解決，使人事檔案管理工作能夠取得更加理想的效果。

總結(jié)

總之，隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會風(fēng)氣的變化、用人單位用人機(jī)制的改變、個人擇業(yè)觀的轉(zhuǎn)變等等因素，就業(yè)者有了更廣闊的就業(yè)選擇空間，人才流動是不可避免的。但是人才流動已經(jīng)給人事檔案管理工作增加了難度，所以相關(guān)專家學(xué)者需要對人才流動環(huán)境下人事檔案管理出現(xiàn)的新問題及時進(jìn)行調(diào)查研究，抓住問題的根源和本質(zhì)，并研究制定相應(yīng)策略以解決人才流動環(huán)境下人事檔案管理工作存在的問題，保障人事檔案管理工作能夠更好地進(jìn)行和落到實處，為社會的穩(wěn)定發(fā)展做出保障。

參考文獻(xiàn)

[1]歐陽婷婷.人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：143.

[2]張躍民.試論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J].人才資源開發(fā)，2016（20）：129-130.

[3]黃慧蘭.做好人事檔案管理工作的對策與建議[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2017（17）.

[4]耿潔.流動人才人事檔案管理存在的問題與對策[J].城建檔案，2016，09：57-58.

（作者單位：烏魯木齊市人才服務(wù)中心）