省級(jí)科技管理中檔案管理的問題與對(duì)策

摘 要 省級(jí)科技檔案管理部門在記錄全省科技發(fā)展歷程，加強(qiáng)各項(xiàng)科技工作管理中發(fā)揮了重要作用，同時(shí)在新形勢(shì)下也顯現(xiàn)出一些問題，本文主要分析了科技管理工作中檔案管理的問題與應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞 科技檔案 科技管理 問題 對(duì)策

隨著我國創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，省級(jí)科技行政管理部門工作任務(wù)愈發(fā)繁重，檔案形式和數(shù)量日益增加。省級(jí)科技檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加快適應(yīng)新形勢(shì)，加強(qiáng)各項(xiàng)制度管理，推進(jìn)信息化建設(shè)，加快提升檔案管理工作水平。

1省級(jí)科技管理部門科技檔案管理現(xiàn)狀與問題

科技檔案是指人們?cè)诳茖W(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新和科技管理活動(dòng)中形成具有歷史保存價(jià)值的研究報(bào)告、技術(shù)數(shù)據(jù)、重要圖紙、管理文件、制度規(guī)章、協(xié)議證書、聲像資料等文件資料。1978年3月，國家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國家檔案局印發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，建立了我國科技檔案管理工作制度，形成了以各級(jí)政府檔案館為主導(dǎo)、科技行政管理部門為核心，各個(gè)專業(yè)科研機(jī)構(gòu)為支撐的科技檔案管理和工作體系。

目前，我國各省科技行政管理部門基本都建立了科技檔案館（室），負(fù)責(zé)省級(jí)科技管理系統(tǒng)內(nèi)形成科技檔案的收集、保管和應(yīng)用等相關(guān)工作。長期以來，省級(jí)科技檔案館（室）著力加強(qiáng)科技檔案管理各項(xiàng)工作，對(duì)記錄全省科技發(fā)展歷程，加強(qiáng)各項(xiàng)科技工作管理發(fā)揮了重要作用。但是，作為省級(jí)科技行政管理部門所屬的專業(yè)檔案管理部門，普遍對(duì)部門行政管理工作中形成的文件、規(guī)章、制度等文書檔案管理比較重視，對(duì)科技業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)、報(bào)表、音視頻資料等專業(yè)檔案重視程度不高，對(duì)科技管理的高效、順利、規(guī)范開展造成不利影響。主要表現(xiàn)在：

（1）認(rèn)識(shí)不夠。檔案管理人員普遍認(rèn)為科技行政管理中形成的文件、制度、辦法、規(guī)章等文書檔案歷史價(jià)值高，日后使用、查閱機(jī)會(huì)多，應(yīng)予重視；認(rèn)為業(yè)務(wù)管理中形成的文件、報(bào)告、資料等時(shí)效性太強(qiáng)、長期保存價(jià)值不大，所以不太重視。

（2）業(yè)務(wù)不熟。業(yè)務(wù)管理中形成的文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)等檔案資料因?yàn)閷I(yè)性較強(qiáng)，檔案管理人員普遍感覺不懂、不熟悉，甚至有畏難情緒，工作中不愿意主動(dòng)接觸。

（3）形式復(fù)雜。業(yè)務(wù)管理中形成的專業(yè)檔案有報(bào)告、圖表、圖片、視頻、電子數(shù)據(jù)等多種形式，對(duì)檔案的收集、分類、保存等造成較大困難。

（4）收集困難。業(yè)務(wù)管理中形成的檔案一般保存在業(yè)務(wù)管理人員手中，認(rèn)為這是個(gè)人資料，或?yàn)榱艘院笫褂梅奖?，不愿意上交存檔。再加上檔案管理人員對(duì)此類檔案的形成不熟悉、數(shù)量不掌握，造成文件歸檔率較低。

（5）遺失嚴(yán)重。隨著科技管理部門職能的增強(qiáng)和管理規(guī)范性的提高，業(yè)務(wù)管理中形成的文件資料如項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)材料、項(xiàng)目實(shí)施、管理文件、驗(yàn)收材料等數(shù)量越來越大，對(duì)檔案保存造成很大壓力，檔案館（室）被迫不再歸檔，造成重要文件遺失。

2原因分析

對(duì)于科技檔案管理中出現(xiàn)的上述問題，主要原因有以下幾個(gè)方面：

（1）業(yè)務(wù)能力不適應(yīng)。當(dāng)今世界科技發(fā)展日新月異，部分檔案人員的工作方法、工作理念不能適應(yīng)科技發(fā)展新形勢(shì)的需要，在新問題出現(xiàn)的情況下陷于被動(dòng)。

（2）管理制度不完善。部分檔案管理部門不能根據(jù)形勢(shì)發(fā)展需要及時(shí)完善和制定相應(yīng)的管理制度，在困難出現(xiàn)后消極應(yīng)對(duì)、疲于應(yīng)付，不能從根本上解決問題。

（3）信息化建設(shè)滯后。部分檔案館（室）在信息化方面投入不足，信息管理手段和條件落后，在科技項(xiàng)目管理文件、科學(xué)數(shù)據(jù)、電子文件等檔案形式日益豐富、數(shù)量日益增加的情況下束手無策。

3解決方法與對(duì)策

（1）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。經(jīng)常性組織檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)活動(dòng)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、信息處理、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，并積極引進(jìn)檔案管理和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，不斷提高檔案人員應(yīng)用新技術(shù)管理檔案工作的能力。

（2）加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門人員檔案管理培訓(xùn)。組織業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高業(yè)務(wù)管理人員檔案意識(shí)，激發(fā)相關(guān)人員做好日常檔案工作的積極性。

（3）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。在深入研究的基礎(chǔ)上，科學(xué)制定機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理辦法，提高科技管理部門檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

（4）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。深入實(shí)施檔案數(shù)字化工程，建設(shè)科技檔案數(shù)據(jù)庫，推進(jìn)檔案存量數(shù)字化、增量電子化。做好科學(xué)數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)、電子檔案歸檔存儲(chǔ)工作，不斷提升檔案管理信息化水平。

（5）完善科技管理信息平臺(tái)。在各類科技管理平臺(tái)建設(shè)工作中注重做好業(yè)務(wù)工作與檔案工作的結(jié)合。開發(fā)科技管理數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)接口，及時(shí)做好科技管理過程數(shù)據(jù)和結(jié)果數(shù)據(jù)的歸檔工作，擴(kuò)大科技管理數(shù)據(jù)歸檔覆蓋面，提高科技檔案管理工作效率。

作者簡介：劉懿玲（1971.7-），女，漢族，河北滄州人，大專，河北省科技檔案館，研究方向：檔案管理。

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