高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理模式研究

摘 要：財(cái)務(wù)檔案在高等教育學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要作用不言而喻。財(cái)務(wù)檔案不僅是高等教育學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)延續(xù)的重要保證，也是維系高等教育學(xué)校財(cái)務(wù)工作秩序的重要法律依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案不僅是審計(jì)報(bào)告的重要依據(jù)，也是財(cái)務(wù)信息的重要載體。在信息化發(fā)展的今天，財(cái)務(wù)檔案信息化已經(jīng)成為一項(xiàng)重要的課題，其不僅包含財(cái)務(wù)檔案的管理，更是高等院校信息化改革的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：高校；信息化；財(cái)務(wù)檔案；管理模式

高等院校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有特殊性，其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的核算體系源于事業(yè)單位核算體系又不止于此，這一點(diǎn)集中體現(xiàn)在財(cái)務(wù)檔案的具體管理上。財(cái)務(wù)檔案的本質(zhì)決定了其注定不能局限在一個(gè)狹小的發(fā)展空間，尤其是在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)秩序日新月異的今天，信息化改革已經(jīng)多次被提上高等教育學(xué)校建設(shè)的日程。信息時(shí)代的到來，使各行各業(yè)的自我認(rèn)知和發(fā)展層次都提高到了信息化的層面。而高等院校作為科技的主陣地也不應(yīng)例外，科技的氣息彌漫在高等院校的方方面面，從實(shí)驗(yàn)室到教務(wù)系統(tǒng)，從科研項(xiàng)目建設(shè)到圖書館數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)，但卻忽略了財(cái)務(wù)部門的信息化改革。

一、財(cái)務(wù)檔案信息化的含義

在財(cái)務(wù)檔案信息化改革過程中應(yīng)理解信息化的含義，如果不了解什么是信息化，改革就沒有了方向。信息化是指以電磁存儲(chǔ)介質(zhì)為載體，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，進(jìn)行終端和主機(jī)的信息交互的過程。這里的信息化主要分為三個(gè)方面：一是載體，二是媒介，三是信息交互。其中信息交互是信息化的核心部分，也是信息化的目的。

1.財(cái)務(wù)檔案的載體及其相互轉(zhuǎn)化

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的載體是紙質(zhì)，這就體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的缺陷，即不易保存和交互。財(cái)務(wù)檔案的紙質(zhì)載體使得龐雜的紙質(zhì)檔案占據(jù)了有限的檔案空間，導(dǎo)致檔案需要定期銷毀，這樣不利于查閱往期財(cái)務(wù)檔案。而財(cái)務(wù)檔案信息化的載體是電磁存儲(chǔ)介質(zhì)，也就是硬盤和磁片，當(dāng)然現(xiàn)在還有云存儲(chǔ)技術(shù)。電磁存儲(chǔ)介質(zhì)的優(yōu)點(diǎn)是體積小、存儲(chǔ)空間大、信息全面、易于轉(zhuǎn)移。這對(duì)于精簡財(cái)務(wù)檔案體積有重要的作用。當(dāng)然，不能因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案的信息化優(yōu)勢就放棄紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，兩者不能偏頗。因?yàn)殡姶糯鎯?chǔ)介質(zhì)易于修改，這對(duì)保密性和真實(shí)性要求較高的財(cái)務(wù)檔案來說無疑是一個(gè)隱患。所以信息化改革初期不能完全放棄紙質(zhì)載體，待安全及信息加密技術(shù)完善后，再考慮縮減紙質(zhì)載體的用量。

2.財(cái)務(wù)檔案信息化的媒介

信息化離不開互聯(lián)網(wǎng)，財(cái)務(wù)檔案的信息化要使用互聯(lián)網(wǎng)才能進(jìn)行信息交互，其中包括云盤技術(shù)。工作人員可以將財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)在主機(jī)的云端，使用終端進(jìn)行交互，構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。如杭州的稅費(fèi)繳納就用了這種方法，使財(cái)務(wù)信息的交互速度顯著提高，廣受好評(píng)。財(cái)務(wù)檔案也可以使用這種方式進(jìn)行移交，除紙質(zhì)檔案移交，還可以臨時(shí)使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行移交，極大地提升財(cái)務(wù)辦公效率。

3.財(cái)務(wù)檔案的信息交互

財(cái)務(wù)檔案的信息交互是財(cái)務(wù)檔案信息化的主要職能。快速的信息交互可以使高等院校的管理人員更好地制訂政策，劃撥財(cái)政資金，更加高效地管理和運(yùn)用現(xiàn)有的資金，完成對(duì)高等教育學(xué)校教學(xué)資源的充分使用和實(shí)際管理。

二、財(cái)務(wù)檔案管理信息化的具體實(shí)施

1.建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化設(shè)備體系

財(cái)務(wù)檔案信息化管理的背后需要有設(shè)備的支撐，比如終端軟件的研發(fā)、主機(jī)的投入。鑒于財(cái)務(wù)檔案管理的保密性和安全性要求，最好由高等院校獨(dú)立進(jìn)行主機(jī)運(yùn)營，并開發(fā)配套的云端軟件和財(cái)務(wù)檔案管理終端，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的對(duì)接工作，不能遺留歷史問題。建設(shè)設(shè)備體系主要有兩個(gè)方面：硬件設(shè)備和軟件設(shè)備。硬件設(shè)備包括終端和主機(jī)，其中重要的部分是監(jiān)控部分，即系統(tǒng)監(jiān)控硬件，是為了防止財(cái)務(wù)檔案造假。軟件設(shè)備包括財(cái)務(wù)檔案輸入軟件、安全軟件、云端分享軟件、主機(jī)控制軟件，其中重要的是安全軟件。只有確保安全，才能使信息化在財(cái)務(wù)檔案管理中推行。

2.嚴(yán)格設(shè)置操作流程并做好人員培訓(xùn)

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理有一系列的操作流程。在信息化建設(shè)過程中，操作流程不容忽視，因?yàn)樾畔⒒緛砭褪且粋€(gè)科技黑箱的運(yùn)用過程。怎樣合理運(yùn)用黑箱是一個(gè)重要的課題，在操作方面應(yīng)嚴(yán)格把握，做到真實(shí)、準(zhǔn)確、全面。要想合理運(yùn)用科技黑箱，就要培訓(xùn)專業(yè)技術(shù)人員，這一系列操作流程需要專業(yè)人員進(jìn)行。高等院校應(yīng)在系統(tǒng)建設(shè)之后設(shè)置完整、人性化的終端交互模式，讓專業(yè)技術(shù)人員易于操作，達(dá)到高效的信息交互。

三、總結(jié)

無論是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理，還是高度信息化交互的財(cái)務(wù)檔案管理，其重點(diǎn)都是安全問題。只有保證安全，財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性才能得到保證。

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作者簡介：李?yuàn)櫍?968— ），女，河南博愛人，本科，館員，研究方向：財(cái)務(wù)。

（責(zé)任編輯：王 瑜 黃天駿）