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      制約文書檔案管理績效的因素分析及對策

      2018-09-14 11:00:54鄧秀娟
      青年時代 2018年16期
      關鍵詞:文書檔案制約因素對策

      鄧秀娟

      摘 要:學校文書檔案管理構成了辦公室工作的重要內(nèi)容,通過文書檔案管理能夠對學校發(fā)展中的各類文件進行保存,還能通過檔案資料開發(fā)來為學校的內(nèi)涵式建設提供數(shù)據(jù)資源。以會議記錄為例的影響因素主要由三個方面構成,應對策略可圍繞著:開展文書檔案相關人員的崗位培訓、建立校本要求下文書檔案歸類標準、完善信息化文書檔案管理平臺建設、依托標準化目錄挖掘文書檔案資源等四個方面來構建。

      關鍵詞:文書檔案;管理績效;制約因素;對策

      學校文書檔案管理構成了辦公室工作的重要內(nèi)容,通過文書檔案管理能夠對學校發(fā)展中的各類文件進行保存,還能通過檔案資料開發(fā)來為學校的內(nèi)涵式建設提供數(shù)據(jù)資源。但這里也需要指出,目前不少學校在文書檔案管理中仍存在或多或少的問題,從而受到這些制約因素的影響而弱化了文書檔案的管理績效。對此,需要在問題導向下尋找到有效對策。由于文書檔案所涵蓋的內(nèi)容十分廣泛,為了使本文的討論更為收斂,這里選擇學校管理層的“會議記錄”作為文書檔案管理對象。會議記錄承載了學校管理層歷次會議所做出的意向、決策和討論過程。從這些會議記錄中可以反映出學校在發(fā)展過程中的內(nèi)在邏輯,也能為學校在發(fā)展中的路徑偏離提供糾錯依據(jù)。基于以上所述,筆者將就文章主題展開討論。

      一、制約文書檔案管理績效的因素分析

      結合筆者的工作實踐,這里可從以下三個方面來對制約因素進行分析:

      (一)傳統(tǒng)工作習慣所導致的制約因素

      學校會議記錄承載著許多重要信息,但受到傳統(tǒng)工作習慣的影響在會議記錄中主要存在著這樣的問題,即習慣于以“流水賬”的形式來記錄會議談話全過程,而未能突出會議主題和會議決議的核心環(huán)節(jié)。這樣一來,就為今后的文書檔案資源開發(fā)帶來了不必要的麻煩。該制約因素的產(chǎn)生,根源于會議記錄人員的崗位能力存在著缺失??梢?,在提升文書檔案管理績效時,還需要重視“人”的因素。

      (二)傳統(tǒng)工作流程所導致的制約因素

      傳統(tǒng)工作流程仍然遵循著特定的檔案管理制度,但這種依據(jù)時間為標準的文書檔案保管流程,將直接降低未來在查找檔案信息時的“交易成本”。學校在發(fā)展過程中必然存在著完善制度機制的需要,而學校管理層在會議商討中所作出的民主決策,將作為制度機制完善的原則和依據(jù),而且也是迎接上級檢查的重要書面材料。由此,受到傳統(tǒng)工作流程所導致的因素制約,便降低了文書檔案管理的績效。

      (三)傳統(tǒng)工作模式所導致的制約因素

      傳統(tǒng)工作模式下的文書檔案管理,主要以靜態(tài)模式而存在。所謂“靜態(tài)模式”是指,學校辦公室、檔案管理部門并未形成主動開展檔案資源開發(fā)的意識。不難知曉,隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,基于互聯(lián)網(wǎng)技術的檔案資源開發(fā)將能為學校發(fā)展帶來意想不到的推動作用。

      二、破解制約因素的著眼點

      在問題導向下,破解制約因素的著眼點可歸納如下:

      (一)著眼于提升文書檔案記錄的工作能力

      從目前相關文獻的論述中可以感知到,許多作者并沒有正視“人”的因素對檔案管理的影響,而主要聚焦檔案管理的制度優(yōu)化問題。筆者認為,會議記錄質量作為影響文書檔案管理績效的事前環(huán)節(jié)十分重要,其將對文書檔案應用產(chǎn)生系統(tǒng)性影響。作為主體因素的會議記錄人員,需要具備規(guī)范和專業(yè)的會議速記能力。只有這樣,才能確保會議記錄的精要與準確。

      (二)著眼于再造文書檔案管理的流程形態(tài)

      前面已經(jīng)指出,目前學校文書檔案在保管上仍主要以時間為序列,這就直接影響到今后在檔案資料查找上的效率。因此,這里就需要著眼于再造文書檔案管理的流程形態(tài)。再造的目的在于彌補當前檔案管理所存在的短板,并為文書檔案資源開發(fā)提供便利。再造的重點在于,根據(jù)學校文書檔案管理需要建立校本歸類標準。

      (三)著眼于增強文書檔案管理的能動特性

      筆者認為,需要充分挖掘文書檔案資源來助力學校各項事業(yè)的發(fā)展。特別在涉及到教師職稱評定、薪酬分配、干部晉級等重要事項上,學校管理層的會議記錄都將成為原始依據(jù)和支撐材料。因此,還需著眼于增強文書檔案管理的能動性。

      三、對策

      根據(jù)以上所述,對策可以從以下四個方面來構建:

      (一)開展文書檔案相關人員的崗位培訓

      前面已經(jīng)指出,需要加強對會議記錄人員的崗位能力培訓。由于學校會議記錄人員并不一定為專職,甚至在中層會議中擔任記錄的人員往往是筆記工整的工作人員。因此,這里首先需要在各個部門設置會議記錄專職和兼職崗位,并在定崗定員的基礎上對這些人員進行基礎性的會議記錄培訓。培訓的重點可放置在:速記要點、抓關鍵詞、突出中心內(nèi)容等環(huán)節(jié)。

      (二)建立校本要求下文書檔案歸類標準

      打破按時間、按部門進行文書檔案保管的短板,則需要對會議記錄開展分類管理。由于會議職能本身的特殊性,所以目前還未形成標準化的檔案歸類辦法。在這一背景下,學校則可以根據(jù)自己特點設計出校本要求下的歸類標準。如,設計出教學改革類、日常教學管理類、人事方面決議類、薪酬安排類、學校后勤管理類等歸類標準。

      (三)完善信息化文書檔案管理平臺建設

      順應大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的要求,學校在文書檔案管理中需要完善信息化平臺建設,通過建立信息化文書檔案管理模式來提高管理績效。針對會議記錄的信息化平臺打造,則可以以電子圖片的方式來保存會議記錄。同時,根據(jù)上文所設計出的檔案歸類標準來建檔。通過建立信息化文書檔案管理平臺,就為檔案資源開發(fā)提供了物理保證。

      (四)依托標準化目錄挖掘文書檔案資源

      為了更好的使用大數(shù)據(jù)分析方法,這里需要依托標準化目錄來挖掘文書檔案資源。首先,在一級目錄可以按照文書檔案管理內(nèi)容進行標準:如,會議記錄、公告、通告等。在二級目錄中則可以根據(jù)校本要求下的檔案歸類標準來進行。同時,學校應與第三方信息化平臺供應商建立起良好溝通關系,從而強化信息化平臺建設實效性。

      四、展望

      以下,再從兩個方面對文書檔案管理作出展望:

      (一)增強大數(shù)據(jù)分析能力提升服務品質

      大數(shù)據(jù)分析已成為解決海量信息和數(shù)據(jù)的重要工作內(nèi)容,大數(shù)據(jù)分析的目的在于從海量的數(shù)據(jù)資源中,尋找到滿足特定工作崗位的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。以此類推,檔案管理人員不僅需要掌握大數(shù)據(jù)分析能力,還應對需求方主營業(yè)務的各個環(huán)節(jié)具備基礎性專業(yè)知識。

      (二)優(yōu)化檔案分類標準與平臺搭建同步

      可以根據(jù)需求方主營業(yè)務的功能模塊來作為分類標準,進而使得檔案的歸類能夠形成相對獨立的信息模塊。同時,在局域網(wǎng)建設中需要完善信息共享平臺的搭建,從而切實便利職能部門對檔案信息的查詢之需。

      五、小結

      本文以會議記錄為例的影響因素主要由三個方面構成,即:傳統(tǒng)工作習慣所導致、傳統(tǒng)工作流程所導致、傳統(tǒng)工作模式所導致。由此,需要在問題導向下尋找到有效對策。應對策略可圍繞著:開展文書檔案相關人員的崗位培訓、建立校本要求下文書檔案歸類標準、完善信息化文書檔案管理平臺建設、依托標準化目錄挖掘文書檔案資源等四個方面來構建。

      參考文獻:

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