淺淡信息化系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

楊?lèi)?ài)東

摘 要：在當(dāng)今這個(gè)信息時(shí)代，企業(yè)的生存與發(fā)展離不開(kāi)對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，企業(yè)通過(guò)對(duì)各種相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、分析與運(yùn)用，可以有助于在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策中作出準(zhǔn)確判斷和風(fēng)險(xiǎn)管控。這些數(shù)據(jù)信息需要通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員利用相應(yīng)的信息化工具對(duì)管理流程的設(shè)計(jì)及應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)。建筑企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要產(chǎn)業(yè)之一，也同樣需要加強(qiáng)信息化建設(shè)來(lái)促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)管理水平，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，本文擬從建筑企業(yè)的信息化管理現(xiàn)狀入手，談?wù)勑畔⒒谄髽I(yè)財(cái)務(wù)管理中如何有效運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：信息化 建筑企業(yè) 財(cái)務(wù)管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）06（a）-091-02

建筑企業(yè)的財(cái)務(wù)管理主要特點(diǎn)：（1）資金周轉(zhuǎn)額較高；（2）供應(yīng)商信息量較大；（3）生產(chǎn)進(jìn)度對(duì)項(xiàng)目總成本直接影響較大；（4）項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)財(cái)務(wù)工作和總部財(cái)務(wù)管理需要有機(jī)結(jié)合等。隨著企業(yè)的發(fā)展，項(xiàng)目規(guī)模也會(huì)更大，為了提升財(cái)務(wù)管理效率和效果，對(duì)財(cái)務(wù)管控相關(guān)信息采集的準(zhǔn)確性和及時(shí)性要求會(huì)越來(lái)越高，因此，信息化系統(tǒng)在建筑企業(yè)，尤其是較大規(guī)模的建筑企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的重要性也日益凸顯起來(lái)。

1 建筑企業(yè)信息化應(yīng)用的現(xiàn)狀分析

1.1 企業(yè)對(duì)信息化重視程度

建筑企業(yè)信息化應(yīng)用起步相對(duì)較滯后，尤其是營(yíng)改增以前，基于控成本因素考慮，大多數(shù)建筑施工企業(yè)更傾向于向個(gè)體工商戶(hù)或個(gè)人購(gòu)買(mǎi)材料、設(shè)備和勞務(wù)。由于此類(lèi)供應(yīng)商較正規(guī)企業(yè)相比，雖有一定價(jià)格優(yōu)勢(shì)，但產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)定性不足，履約能力也難以保障，生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)大多依靠建筑企業(yè)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)判斷來(lái)把握。

1.2 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)信息化應(yīng)用意愿不強(qiáng)

建筑企業(yè)多以項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，而資深的項(xiàng)目經(jīng)理大多已有相對(duì)穩(wěn)定的長(zhǎng)期供應(yīng)商和合作伙伴，合同談判及成本管控也大多親自主導(dǎo)進(jìn)行?；趦?nèi)部競(jìng)爭(zhēng)等因素的考慮，有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人甚至不愿意主動(dòng)分享已有信息資源，從自身角度對(duì)信息化需求并不強(qiáng)。

1.3 外部聯(lián)系單位數(shù)據(jù)采集困難

信息化平臺(tái)建設(shè)中，數(shù)據(jù)采集的質(zhì)與量相當(dāng)于人的血液，由于建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息中涉及大量的外部單位，例如建設(shè)單位、政府部門(mén)、供應(yīng)商、公共資源交易價(jià)格網(wǎng)站等，這些信息往往需要主動(dòng)采集，有的信息采集需要對(duì)方必要的配合，因此，能否及時(shí)準(zhǔn)確采集到有價(jià)值的信息，存在一定難度。

2 信息化應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

既然建筑企業(yè)對(duì)信息化應(yīng)用的現(xiàn)狀不盡理想，為什么還要分析信息化建設(shè)的必要性呢？信息化的科學(xué)運(yùn)用，能給企業(yè)帶來(lái)什么益處呢？

2.1 資源共享、優(yōu)勢(shì)整合

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資源等信息來(lái)自于企業(yè)各個(gè)部門(mén)，以及外部各相關(guān)渠道，通過(guò)信息化平臺(tái)的建設(shè)，將企業(yè)所需共性信息進(jìn)行整合，可以建立有效的信息資源庫(kù)，各個(gè)部門(mén)可以高效查詢(xún)信息，進(jìn)行方案比對(duì)，有利于提高選擇質(zhì)量和效率。通過(guò)大數(shù)據(jù)的橫向和縱向分析，也可以更全面、更客觀地做出科學(xué)的判斷和管控。

2.2 及時(shí)分析、動(dòng)態(tài)預(yù)警

傳統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)職能為事后反映，即業(yè)務(wù)發(fā)生后進(jìn)行財(cái)務(wù)記錄與核算，相對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)生過(guò)程有一定滯后性，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析原因和及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)管控。通過(guò)信息化平臺(tái)應(yīng)用，由于各相關(guān)業(yè)務(wù)流程的環(huán)節(jié)可以聯(lián)動(dòng)，可以隨時(shí)查詢(xún)和監(jiān)控業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，調(diào)取相關(guān)信息進(jìn)行分析決策，這樣更有助于企業(yè)財(cái)務(wù)管理職能前置，進(jìn)行事前計(jì)劃、事中管控，事后分析全方位的財(cái)務(wù)管理。

2.3 提高效率、降低管理成本

財(cái)務(wù)核算中涉及大量數(shù)據(jù)信息的記錄、計(jì)算與歸集，由于企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)具有一定的周期循環(huán)性，財(cái)務(wù)核算和分析也同樣有大量重復(fù)性質(zhì)的工作內(nèi)容。隨著企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)量的增加，如果不依靠信息化系統(tǒng)工具，就需要大量投入人力，一方面管理成本會(huì)增加；另一方面隨著數(shù)據(jù)的日益龐雜，工作差錯(cuò)率也可能增加。如果提前做好財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)建設(shè)，完全可以實(shí)現(xiàn)既解放了相應(yīng)的人力資源，又能提高財(cái)務(wù)工作效率和工作質(zhì)量。

3 信息化應(yīng)用的難點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)

3.1 明確需求分析

信息化建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程，不僅需要熟悉企業(yè)管理運(yùn)行情況，還要掌握一定IT知識(shí)。對(duì)企業(yè)自身而言，就是要盡可能準(zhǔn)確描述信息化建設(shè)目標(biāo)，主要包括明確組織構(gòu)架、審批流程及相應(yīng)權(quán)限、預(yù)算管理控制要點(diǎn)、客戶(hù)及供應(yīng)商等數(shù)據(jù)的采集與引用，信息數(shù)據(jù)的輸出及共享范圍等。對(duì)軟件服務(wù)商而言，首先要了解企業(yè)需求，通常進(jìn)場(chǎng)第一步就是先進(jìn)行詳細(xì)的需求調(diào)研，梳理企業(yè)審批流程、管控模式，分析各操控點(diǎn)及各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)信息之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性等。一般情況下，軟件商的標(biāo)準(zhǔn)模塊不能完全滿(mǎn)足企業(yè)的個(gè)性化需求，軟件服務(wù)商還需評(píng)估二次開(kāi)發(fā)的可行性。如未進(jìn)行詳細(xì)的需求確認(rèn)就草率簽約上線，實(shí)際運(yùn)行效果往往大打折扣，企業(yè)和軟件商互不滿(mǎn)意，難以實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)初衷。

3.2 產(chǎn)品工具選擇

目前的財(cái)務(wù)EPR管理軟件、OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、項(xiàng)目管理軟件等各類(lèi)軟件中都可以實(shí)現(xiàn)涵蓋財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、供應(yīng)商信息管理、生產(chǎn)信息管理等各管理模塊，但真正能將各個(gè)數(shù)據(jù)有效融合應(yīng)用卻并非易事。首先要考慮的是全部整合到同一管理平臺(tái)，還是分別應(yīng)用不同的軟件，通過(guò)各軟件相同的代碼進(jìn)行關(guān)聯(lián)。兩種方案各有利弊，根據(jù)筆者的工作實(shí)踐，規(guī)模小的企業(yè)由于數(shù)據(jù)精細(xì)化程度相對(duì)不高，建議考慮第一種方案；術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻，規(guī)模較大的集團(tuán)公司建議根據(jù)企業(yè)需求，分別篩選各模塊相對(duì)成熟的供應(yīng)商，再整合起來(lái)。

3.3 成本投入決策

信息化建設(shè)包括軟件、硬件等各項(xiàng)成本投入，有的可以直接采購(gòu)，但企業(yè)管理模式各不相同，標(biāo)準(zhǔn)化的管理系統(tǒng)往往難以滿(mǎn)足企業(yè)個(gè)性化管理需求。大部分有規(guī)模較大的建筑企業(yè)仍會(huì)選擇軟件二次開(kāi)發(fā)。包括硬件配置、軟件開(kāi)發(fā)和實(shí)施費(fèi)用等總體成本投入從幾萬(wàn)、幾拾萬(wàn)，到上百萬(wàn)甚至數(shù)千萬(wàn)不等。由于信息化建設(shè)周期一般較長(zhǎng)，且需要先投入才可能逐漸見(jiàn)到成效。企業(yè)首先要量力而行，明確信息化投入預(yù)算如何達(dá)到最佳的投入產(chǎn)出比，需要全面系統(tǒng)的分析需求、評(píng)估可行性與成本效益后方能做出準(zhǔn)確的決策。

3.4 相關(guān)人員培訓(xùn)

所有的管理系統(tǒng)都需要相應(yīng)的人員進(jìn)行操作。雖然通用的信息化軟件操作越來(lái)越人性化，但對(duì)信息輸入和使用仍需要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和要求。前面提到信息采集的重要性，信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)是否能充分體現(xiàn)，對(duì)信息的輸入準(zhǔn)確性和及時(shí)性要求較高，準(zhǔn)確及時(shí)有效的信息有助于進(jìn)行科學(xué)分析和判斷，反之，錯(cuò)誤的信息也會(huì)誤導(dǎo)決策。另外對(duì)信息使用人而言，除了加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，職業(yè)道德教育也不容忽視。核心的信息數(shù)據(jù)是企業(yè)的財(cái)富，也是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，保障企業(yè)信息安全、加強(qiáng)流程管理、數(shù)據(jù)分級(jí)共享和人員管理也是企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

4 信息化具體實(shí)施運(yùn)用

4.1 財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用

財(cái)務(wù)軟件是企業(yè)管理軟件之一。財(cái)務(wù)軟件有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版，主要應(yīng)用于資金管理、往來(lái)賬目以及財(cái)務(wù)收支狀況等方面的核算與管理。大型財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)即ERP（Enterprise Resource Planning）軟件，一般包含如下子模塊或子系統(tǒng)：總賬管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、銷(xiāo)售管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、客戶(hù)及應(yīng)收應(yīng)付管理系統(tǒng)、報(bào)表管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)等。

應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件可以使財(cái)務(wù)人員將編制記賬憑證、登記明細(xì)賬、總賬、對(duì)賬和編制財(cái)務(wù)報(bào)表等工作壓縮，以錄入記賬憑證和對(duì)賬為主，自動(dòng)完成登記明細(xì)賬和總賬，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成按財(cái)務(wù)報(bào)表。將財(cái)務(wù)人員從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)繁雜重復(fù)勞動(dòng)中解放出來(lái)，有助于提高財(cái)務(wù)管理職能的發(fā)揮。

4.2 財(cái)務(wù)軟件和OA辦公系統(tǒng)的結(jié)合

OA辦公系統(tǒng)中OA是Office Automation的簡(jiǎn)寫(xiě)，即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及應(yīng)用，以及建筑企業(yè)項(xiàng)目異地管理的需要，項(xiàng)目初具規(guī)模的建筑企業(yè)會(huì)選擇使用OA系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程審批、會(huì)務(wù)管理、內(nèi)部信息溝通等。

財(cái)務(wù)軟件和OA辦公系統(tǒng)相結(jié)合，可以將合同管理、項(xiàng)目生產(chǎn)進(jìn)度與收支財(cái)務(wù)核算進(jìn)行關(guān)聯(lián)，集合同審批與登記、項(xiàng)目進(jìn)度動(dòng)態(tài)更新和按合同節(jié)點(diǎn)開(kāi)票到賬確認(rèn)收入等業(yè)務(wù)流程為一條線，每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的使用人可以即時(shí)了解相關(guān)動(dòng)態(tài)，財(cái)務(wù)人員一次錄入財(cái)務(wù)收支信息，多點(diǎn)共享數(shù)據(jù)，大大提高協(xié)同辦公的效率。舉例說(shuō)明以下幾點(diǎn)。

（1）經(jīng)營(yíng)部門(mén)在OA系統(tǒng)中發(fā)起新增合同審批表，錄入合同收款條件和相應(yīng)節(jié)點(diǎn)、履約擔(dān)保等信息，相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到項(xiàng)目動(dòng)態(tài)信息表中。

（2）項(xiàng)目部在OA系統(tǒng)中每月根據(jù)實(shí)際進(jìn)展情況在項(xiàng)目動(dòng)態(tài)信息表中更新完工產(chǎn)值、形象進(jìn)度等實(shí)際生產(chǎn)信息，涉及到與合同收款節(jié)點(diǎn)匹配的信息關(guān)聯(lián)至開(kāi)票申請(qǐng)表。

（3）財(cái)務(wù)部根據(jù)開(kāi)票申請(qǐng)表辦理開(kāi)具發(fā)票、催收應(yīng)收賬款及時(shí)到賬，并自動(dòng)在財(cái)務(wù)軟件中生成記賬憑證，登記應(yīng)收賬款、收入和貨幣資金等明細(xì)賬。

（4）項(xiàng)目部OA填報(bào)付款申請(qǐng)單，審批后財(cái)務(wù)辦理支付，并在財(cái)務(wù)軟件中生成記賬憑證，登記應(yīng)付賬款、項(xiàng)目成本和貨幣資金等明細(xì)賬。

（5）需要注意的是，財(cái)務(wù)軟件和OA系統(tǒng)中項(xiàng)目代碼應(yīng)保持一致，以保障數(shù)據(jù)可以準(zhǔn)確的相互引用，并且財(cái)務(wù)軟件用的項(xiàng)目收支數(shù)據(jù)可以即時(shí)映射到OA系統(tǒng)中項(xiàng)目相關(guān)表單中，便于OA流程中各使用人及時(shí)了解本項(xiàng)目收支情況。

4.3 財(cái)務(wù)軟件和網(wǎng)站平臺(tái)的結(jié)合

較大企業(yè)基于自身發(fā)展和宣傳需要，會(huì)建設(shè)自己的企業(yè)網(wǎng)站。有助于展示企業(yè)自身的實(shí)力，使更多的客戶(hù)和其他合作伙伴了解企業(yè)、認(rèn)同企業(yè)。由于財(cái)務(wù)軟件和OA辦公系統(tǒng)均為企業(yè)內(nèi)部人員使用，外部人員的有效信息不便于自動(dòng)采集。但由于企業(yè)網(wǎng)站是對(duì)外公開(kāi)的平臺(tái)，在網(wǎng)站門(mén)戶(hù)開(kāi)通供應(yīng)商等外部使用人輸入端口，設(shè)定相關(guān)錄入窗體，更方便企業(yè)和合作伙伴雙方的信息交流，財(cái)務(wù)系統(tǒng)也可直接關(guān)聯(lián)供應(yīng)商信息，并動(dòng)態(tài)進(jìn)行供應(yīng)商信用管理和分析。項(xiàng)目管理人員也可以了解和掌握更全面的供應(yīng)商數(shù)據(jù)，及時(shí)把控風(fēng)險(xiǎn)，提高議價(jià)和談判能力。舉例說(shuō)明以下幾點(diǎn)。

（1）供應(yīng)商通過(guò)企業(yè)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站可查詢(xún)招標(biāo)信息，如有意向，可注冊(cè)ID，填寫(xiě)供應(yīng)商基本情況信息表，達(dá)成初步意向后即可自動(dòng)關(guān)聯(lián)入企業(yè)OA辦公系統(tǒng)，列入企業(yè)供應(yīng)商庫(kù)。

（2）生產(chǎn)部門(mén)在OA系統(tǒng)中完成合同審批及根據(jù)合同節(jié)點(diǎn)進(jìn)行付款審批。

（3）財(cái)務(wù)部門(mén)辦理后在OA系統(tǒng)更新支付信息并導(dǎo)入財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，生成記賬憑證和供應(yīng)商往來(lái)賬。

（4）最終通過(guò)網(wǎng)站、OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件的信息關(guān)聯(lián)，供應(yīng)商可以自助核對(duì)往來(lái)賬，生產(chǎn)部門(mén)也可以即時(shí)掌握付款進(jìn)度，防范超付風(fēng)險(xiǎn)。

5 結(jié)語(yǔ)

信息化建設(shè)對(duì)建筑企業(yè)而言是個(gè)系統(tǒng)工程，不能一蹴而就。俗話(huà)說(shuō)：“磨刀不誤砍柴工”，每個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理都有其個(gè)性化需求，企業(yè)的信息化建設(shè)需要充分認(rèn)證，必須做好頂層設(shè)計(jì)，信息化建設(shè)也不是僅依靠財(cái)務(wù)一個(gè)部門(mén)就能實(shí)現(xiàn)的，需要決策層的高度重視，由各相關(guān)部門(mén)的協(xié)同配合來(lái)完成。在建設(shè)期和使用初期勢(shì)必會(huì)增加一定工作量和成本投入，但隨著企業(yè)業(yè)務(wù)量的增長(zhǎng)，信息化系統(tǒng)也需要不斷完善，科學(xué)的信息化系統(tǒng)運(yùn)用的優(yōu)勢(shì)一定會(huì)日益顯現(xiàn)出來(lái)，持續(xù)為企業(yè)的發(fā)展助力。

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