試析內(nèi)控管理工作中的合同管理問(wèn)題

彭海云

摘 要：合同管理是企業(yè)內(nèi)控管理的重要內(nèi)容之一，規(guī)范合同管理，既是財(cái)務(wù)人員了解掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，準(zhǔn)確核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，更是企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化管理，提高經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。對(duì)企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益具有深遠(yuǎn)意義。本文從內(nèi)控管理的角度，闡述了合同管理的重要性，剖析了企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀，指出了從設(shè)計(jì)合同審批簽署到實(shí)施全過(guò)程中有可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策及建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)控管理 合同管理 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）05（c）-082-02

合同作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為往來(lái)的法律及信用的依據(jù)，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，通過(guò)對(duì)合同流程的優(yōu)化、合同各環(huán)節(jié)目標(biāo)責(zé)任的解析，可以規(guī)范合同管理、規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)、提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。但很多企業(yè)目前的現(xiàn)狀是：沒(méi)有建立健全完善的合同管理體系，合同風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)淡薄，財(cái)務(wù)管理與合同管理嚴(yán)重脫節(jié)。財(cái)務(wù)部門對(duì)涉及到采購(gòu)、銷售等業(yè)務(wù)部門的合同履行情況無(wú)法做到參與及全程監(jiān)控，結(jié)算業(yè)務(wù)來(lái)了后也只能根據(jù)自己的理解進(jìn)行簡(jiǎn)單的核算，即“死記賬、記死賬”，財(cái)務(wù)核算內(nèi)容不全面、不準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)信息嚴(yán)重滯后，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)失真，背離企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，在一定程度上影響了企業(yè)的健康發(fā)展。因此，加強(qiáng)企業(yè)合同管理已經(jīng)刻不容緩。

1 企業(yè)合同管理的重要性

1.1 合同管理有助于監(jiān)控和規(guī)避企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

合同是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、取得經(jīng)濟(jì)效益的依據(jù)，合同管理包括：合同策劃、調(diào)查立項(xiàng)、談判、擬定文本、審核、簽署、履行等環(huán)節(jié)，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也貫穿于各個(gè)環(huán)節(jié)中，規(guī)范的合同管理，首先能從調(diào)查立項(xiàng)的開(kāi)始就能發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目合同隱藏的投資風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)立項(xiàng)的審查，能判斷并避免企業(yè)的無(wú)利益投資，也可從合同管理的其他各個(gè)環(huán)節(jié)監(jiān)控到合同執(zhí)行過(guò)程中的動(dòng)態(tài)，對(duì)可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，可以有效規(guī)避，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，保障企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)。

1.2 合同管理有助于提高企業(yè)的管理水平，提升企業(yè)的整體形象

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈，這些競(jìng)爭(zhēng)已不僅僅是單純的產(chǎn)品價(jià)格和質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)，更重要的還有企業(yè)信用及企業(yè)形象上的博弈。規(guī)范、有序的合同管理不僅有助于員工建立良好的信用意識(shí)，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的管理水平，更能使企業(yè)的合作者與客戶感受到企業(yè)的嚴(yán)謹(jǐn)與守信，從而樹(shù)立誠(chéng)信、守規(guī)的良好企業(yè)形象。

1.3 合同管理有助于節(jié)約成本

經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力及方向標(biāo)。規(guī)范的合同管理能有效地控制非理性的投資決策、發(fā)揮科學(xué)的談判技能，通過(guò)對(duì)合同條款的設(shè)計(jì)，正確引導(dǎo)合同的履行，最大限度地降低、規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)，可以大大降低合同成本，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。

2 企業(yè)合同管理存在的問(wèn)題

2.1 合同授權(quán)審批管理制度不健全

很多企業(yè)的合同管理機(jī)制建設(shè)滯后，對(duì)外的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)僅由企業(yè)的法人代表作為合同的簽約人，沒(méi)有健全的逐級(jí)授權(quán)審批制度。而實(shí)際工作中，由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的繁雜，很多簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)往往原本僅需負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的二級(jí)單位自行完成，但因企業(yè)沒(méi)有建立有效的逐級(jí)授權(quán)審批制度，造成簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)也要走繁瑣的流程，很多業(yè)務(wù)因沒(méi)有及時(shí)簽約，而痛失良機(jī)；也有一些企業(yè)的合同沒(méi)有有效的審批管理，金額不論大小，均由某一人審批，對(duì)合同的立項(xiàng)、協(xié)商、擬定、審核、簽約沒(méi)有全面的布署，缺少崗位牽制，不能形成相互監(jiān)督的機(jī)制。

2.2 信息化、保密性管理落后

近年來(lái)，很多企業(yè)雖然都在提倡無(wú)紙化辦公，但對(duì)于合同管理范疇，大多數(shù)企業(yè)仍是耗費(fèi)大量人力物力施行手工管理或簡(jiǎn)單的電子表格查閱，管理手段落后，信息化、無(wú)紙化管理也只是口號(hào)而已，并未能真正實(shí)施。執(zhí)行中的合同文本大多由辦公室人員代管或業(yè)務(wù)部門內(nèi)勤人員兼管，缺少系統(tǒng)的管理流程；合同履行也是部門之間各自為政，特別是因經(jīng)辦人員工作崗位發(fā)生變動(dòng)，或調(diào)離本單位后，合同資料更是無(wú)處查詢，經(jīng)常會(huì)發(fā)生合同遺失，甚至導(dǎo)致企業(yè)重要資料泄露的現(xiàn)象。即便有少數(shù)企業(yè)引入了相關(guān)的合同管理系統(tǒng)，卻也往往忽視了與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，從而無(wú)法提取財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的相關(guān)信息，財(cái)務(wù)人員也不能做到全程跟蹤、監(jiān)控合同的動(dòng)態(tài)，增加了合同執(zhí)行、監(jiān)管過(guò)程中潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 合同履行缺乏相應(yīng)的評(píng)審環(huán)節(jié)

合同審計(jì)評(píng)估是合同管理的總結(jié)階段，一些企業(yè)往往重視合同的調(diào)研、決策、簽訂，履行，卻忽視對(duì)合同執(zhí)行情況的審計(jì)評(píng)估。以至于合同執(zhí)行完后，對(duì)合同好壞，管理得失、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的成敗都無(wú)從評(píng)價(jià)，即使出現(xiàn)投資失誤也無(wú)法實(shí)施責(zé)任追究制度。其實(shí)，合同后的審計(jì)評(píng)估工作相當(dāng)重要，它可為下一工程或下一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)提供可借鑒的經(jīng)合。通過(guò)合同的審計(jì)評(píng)估，總結(jié)合同的利弊得失，對(duì)合同履行好、管理好的經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)推廣，對(duì)不嚴(yán)謹(jǐn)、不合規(guī)或是不適宜的條款加以調(diào)整及改進(jìn)，可以有效預(yù)防后期的合同風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避合同陷阱、增強(qiáng)防范措施。

3 加強(qiáng)合同管理的對(duì)策及建議

3.1 優(yōu)化合同管理的流程

合同管理包括合同策劃、調(diào)查立項(xiàng)、合同談判、擬定文本、審核、簽署合同、履行、執(zhí)行情況評(píng)審、合同整理歸檔保管等環(huán)節(jié)。如圖1所示，將合同管理流程化、制度化、規(guī)范化，有利于明確責(zé)任主體、目標(biāo)任務(wù)和工作措施，有針對(duì)地實(shí)施對(duì)合同全過(guò)程監(jiān)控，有效控制和防范合同風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 加強(qiáng)合同管理內(nèi)控制度的執(zhí)行力

3.2.1 賦予財(cái)務(wù)人員對(duì)合同管理的權(quán)限

財(cái)務(wù)人員是企業(yè)內(nèi)部控制的主要參與者，賦予其對(duì)合同管理的權(quán)限及職責(zé)，對(duì)合同的規(guī)范管理有著積極的推進(jìn)作用。理由一：財(cái)務(wù)人員掌握的企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息比較全面、專業(yè)、準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)人員參與進(jìn)來(lái)，能夠更科學(xué)、更全面地理解合同的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、項(xiàng)目獲利能力、結(jié)算方法等。從而在合同履行時(shí)確保合同不產(chǎn)生歧義，順利結(jié)算。理由二：因職業(yè)性質(zhì)原因，財(cái)務(wù)人員對(duì)合同條款中涉及賬務(wù)處理的內(nèi)容會(huì)更專業(yè)和專注，能夠從賬務(wù)處理的角度提出意見(jiàn)，有助于企業(yè)在實(shí)際業(yè)務(wù)操作過(guò)程中更規(guī)范、更嚴(yán)謹(jǐn)。理由三：確定財(cái)務(wù)人員參與合同全程監(jiān)控的權(quán)限及職責(zé)，可切實(shí)發(fā)揮自身應(yīng)有的監(jiān)督與管理的職能，有利于企業(yè)財(cái)務(wù)的公開(kāi)、透明，防止業(yè)務(wù)部門為了簽約方便或是其他的什么目的隨意變更合同內(nèi)容、損害企業(yè)利益。理由四：對(duì)于企業(yè)的重大投資項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部在合同簽約前通過(guò)對(duì)方提供的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)等，可以有效分析對(duì)方的經(jīng)濟(jì)狀況、財(cái)務(wù)狀況、現(xiàn)金流等信息，從而為合同的簽訂提供更為專業(yè)、可靠的決策依據(jù)。因此說(shuō)，賦予財(cái)務(wù)人員對(duì)合同管理的職責(zé)和權(quán)限，使其參與到合同的監(jiān)督、管理中來(lái)，可以保證合同管理工作的良好運(yùn)行，從而達(dá)到全方面提高財(cái)務(wù)監(jiān)督。

3.2.2 對(duì)合同的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面部署，實(shí)行崗位分離

合同是經(jīng)濟(jì)行為法律依據(jù)，是企業(yè)信用的保證，合同履行過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)若操作不慎，勢(shì)必會(huì)引起企業(yè)的經(jīng)濟(jì)糾紛，甚至法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)要根據(jù)企業(yè)自身的情況建立合同管理相關(guān)的配套制度，制定合同執(zhí)行重要環(huán)節(jié)中的實(shí)施細(xì)則，逐級(jí)規(guī)定審批權(quán)限、考核追究制度辦法等，使每個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行都有據(jù)可依、有章可循。根據(jù)企業(yè)精細(xì)化管理要求，全面細(xì)致測(cè)算合同執(zhí)行過(guò)程的預(yù)算，財(cái)務(wù)部門定期提供合同預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告；審計(jì)部門對(duì)報(bào)告進(jìn)行分析并提出建設(shè)性意見(jiàn)；業(yè)務(wù)分管部門詳細(xì)登記合同的訂立、履行、轉(zhuǎn)讓、變更撤銷等情況；合同歸口管理部門還要定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類整理；從而合理確定各部門的權(quán)利與責(zé)任、分工與制衡，實(shí)行崗位分離，有效牽制，使合同管理有章可循、有章必循、違章必究。

3.3 完善合同的事后評(píng)價(jià)及歸口存檔管理

3.3.1 完善合同的事后評(píng)價(jià)

對(duì)于經(jīng)濟(jì)合同特別是項(xiàng)目合同尤其重要，合同履行過(guò)程中如出現(xiàn)人為異常，監(jiān)管對(duì)方須將異常情況、原因分析和初步判斷及擬處理意見(jiàn)等形成報(bào)告，報(bào)經(jīng)監(jiān)管主體審核后予以處理或?qū)嵤?；合同履行完畢或終止后，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益指標(biāo)進(jìn)行檢查和總結(jié)，對(duì)項(xiàng)目的作用、影響等進(jìn)行系統(tǒng)、客觀的分析，并做有效、合理的評(píng)價(jià)；建立并完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度；通過(guò)分析評(píng)價(jià)，特別是對(duì)虧損的項(xiàng)目，應(yīng)找出虧損的原因和問(wèn)題的根源，提出有效的解決方法，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)并吸取失敗的教訓(xùn)，通過(guò)及時(shí)的后評(píng)價(jià)工作，為未來(lái)新項(xiàng)目的決策提供依據(jù)，有效預(yù)防和減少投資風(fēng)險(xiǎn)，提高管理層投資決策水平。

3.3.2 完善歸口存檔管理

劃定合同歸口管理部門或單位、規(guī)定合同借閱的審批流程，明確相關(guān)責(zé)任人員的職責(zé)；實(shí)行合同簽收管理，并制定配套的責(zé)任追究制度；防止經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成合同的缺失；定期和不定期對(duì)合同保管、存檔情況進(jìn)行抽查，防止合同泄密、濫用。

3.4 提升財(cái)務(wù)人員合同管理的水平

合同管理是企業(yè)運(yùn)行發(fā)展中的一項(xiàng)長(zhǎng)期、重要的工作，為了保證簽訂合同的質(zhì)量以及履行的順暢，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員在合同管理知識(shí)的考核和培訓(xùn)、提升財(cái)務(wù)人員合同管理水平的工作勢(shì)在必行。為了更好地提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)行質(zhì)量，結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍、工作出現(xiàn)的問(wèn)題情況，“量體裁衣”，可通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“走出去”等方式，定期不定期地組織財(cái)務(wù)人員合同及合同管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)人員的合同管理水平。并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，有針對(duì)性的對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行法律等相關(guān)知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，規(guī)避合同陷阱、著實(shí)解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中過(guò)程遇到的經(jīng)濟(jì)問(wèn)題及法律盲點(diǎn)，使財(cái)務(wù)人員能夠?qū)W(xué)習(xí)到合同管理、法律知識(shí)，更好地融入到財(cái)務(wù)管理工作中，提升合同管理的水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 王春暉，曹越.內(nèi)部控制視角下對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的思考[J].會(huì)計(jì)之友，2016（19）.

[2] 宋玉雍.淺議公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理[J].衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2017（3）.

[3] 孫培清，梁桑.淺議新形勢(shì)下高校經(jīng)濟(jì)合同管理[J].教育財(cái)會(huì)研究，2015（6）.