電力工程檔案管理工作的優(yōu)化策略研究

張柳

【摘 要】 隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技水平的不斷提高，我國(guó)電力建設(shè)事業(yè)也在飛速發(fā)展，為此，電力建設(shè)相關(guān)的工程檔案的收集整理和管理應(yīng)用等方面也越來(lái)越復(fù)雜化、精細(xì)化，也更加趨向于專業(yè)化的理論建構(gòu)。本文介紹了供電企業(yè)工程檔案管理中普遍存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)電力工程檔案管理的主要措施，從而不斷提高電力檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】 電力；工程建設(shè)；檔案管理

【Abstract】 With the development of economy and the continuous improvement of the level of science and technology， Chinas power construction industry is also rapidly developing. For this reason， the collection， management， and application of engineering archives related to electric power construction are becoming more and more complicated and refined. The theoretical construction tends to specialization. This article introduces the common problems in the engineering archives management of power supply enterprises， and proposes major measures to improve the management of power engineering archives so as to continuously improve the level of power file management.

【Key words】 Electricity；Engineering；Archive Management

電力工程檔案管理，由于受工程項(xiàng)目投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等因素的影響，雖然投入大量人力、物力，卻往往不能滿足檔案管理的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性“三性”要求。通過(guò)對(duì)供電系統(tǒng)有關(guān)單位工程檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)并分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，不斷提高電力檔案管理水平。

1. 電力建設(shè)工程檔案管理的重要價(jià)值

隨著科技化與信息化的發(fā)展，對(duì)于大規(guī)模的電力建設(shè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)其檔案管理工作非常必要，它可為施工建設(shè)過(guò)程中的各種工作流程提供極為方便的指導(dǎo)，也可為今后的工程項(xiàng)目的預(yù)決算提供可靠資料保存，有很重要的參考價(jià)值。把電力工程項(xiàng)目管理作為重點(diǎn)對(duì)象，為其中的多種專業(yè)性、技術(shù)性、服務(wù)性工作程序提供了有效保障，使電力建設(shè)逐步趨向科學(xué)化管理發(fā)展目標(biāo)。做好電力工程建筑的檔案管理也是一項(xiàng)不可或缺的重要內(nèi)容，由于零星的存在工期長(zhǎng)短不統(tǒng)一、施工項(xiàng)目有差別，施工地點(diǎn)較分散等特點(diǎn)，為確保有效的集中管理，根據(jù)實(shí)時(shí)記載和反映工程建設(shè)詳細(xì)情況的檔案，必須重點(diǎn)關(guān)注，及時(shí)整理材料，對(duì)有問(wèn)題的地方及時(shí)提出應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于較大的電力基本建設(shè)項(xiàng)目，則因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，參與的施工單位多，技術(shù)性要求高和專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，導(dǎo)致管理的精細(xì)和繁雜，更離不開(kāi)實(shí)時(shí)有效的檔案管理。

2. 電力工程檔案管理中存在的問(wèn)題及其原因

2.1 主要問(wèn)題。（1）工程檔案不能及時(shí)歸檔。按工程項(xiàng)目管理要求，檔案應(yīng)隨工程項(xiàng)目竣工而及時(shí)歸檔，但在實(shí)際工作中，由于檔案管理人員不能及時(shí)整理，往往造成工程檔案遲遲不能建賬立冊(cè)。特別是基建與技改項(xiàng)目的竣工圖紙，電力部門通常要求在三個(gè)月內(nèi)完成，更加劇了檔案歸檔及時(shí)性不能滿足要求。（2）檔案資料經(jīng)常缺失。工程檔案涉及面廣、數(shù)量巨大，任何一個(gè)環(huán)節(jié)疏忽都有可能造成資料丟失，且經(jīng)過(guò)多層環(huán)節(jié)傳遞、移交，最終到達(dá)檔案人員手上就已缺乏。特別是對(duì)于工程中的一些細(xì)節(jié)資料，普遍不被人們重視，所以在實(shí)際工作中的遺失幾率較高。（3）歸檔信息與實(shí)際不相符。該類問(wèn)題主要體現(xiàn)在設(shè)計(jì)與實(shí)際產(chǎn)品的不一致或替代性信息資料方面。一些設(shè)計(jì)單位不了解設(shè)備廠家產(chǎn)品信息，而設(shè)備廠家定型產(chǎn)品沒(méi)能按典型設(shè)計(jì)生產(chǎn)產(chǎn)品； 一些集成廠商只提供設(shè)備總裝資料，而沒(méi)能提供單元設(shè)備資料或提供的是通用替代性資料。

2.2 原因探究。

（1） 各級(jí)人員對(duì)工程檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足。不少工程項(xiàng)目建設(shè)與施工單位有“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的現(xiàn)象，尤其是工程檔案資料的收集、報(bào)送、利用的意識(shí)比較淡薄。有的認(rèn)為工程檔案是單位檔案主管部門的事，與已無(wú)關(guān)； 有的認(rèn)為建設(shè)工程“一份合同、一張圖紙”足以說(shuō)明問(wèn)題，沒(méi)有必要搞得太復(fù)雜； 還有的甚至把檔案作為“私人財(cái)產(chǎn)”，不愿移交歸檔。顯而易見(jiàn)，認(rèn)識(shí)不到位是造成工程檔案不到位的首要原因。

（2） 工程檔案管理責(zé)任制落實(shí)不力。電力工程檔案缺乏有效的管理制度，部門責(zé)任未明確，造成“推諉扯皮”的現(xiàn)象。工程檔案往往全部由檔案室人員一抓到底，沒(méi)有落實(shí)專人具體負(fù)責(zé)，即使有也只是兼職。檔案網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有延伸到各個(gè)具體工程，未能形成一個(gè)覆蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各個(gè)方面的立體化的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案主管部門下現(xiàn)場(chǎng)少，對(duì)下監(jiān)督指導(dǎo)不夠。制度缺少、管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。

（3） 工作量加大而各類工作人員匱乏?；鶎庸╇娖髽I(yè)每年都有大量的工程建設(shè)與改造項(xiàng)目，而隨著企業(yè)定編、定員工作的推進(jìn)，各環(huán)節(jié)的人力資源都在優(yōu)化減少。設(shè)計(jì)人員不足影響設(shè)計(jì)質(zhì)量，極易造成準(zhǔn)確性偏差； 施工人員不足直接影響了檔案收集中的完整性要求； 建設(shè)單位檔案專業(yè)人員不足致使大量完工檔案遲遲不能整理歸檔。

（4）對(duì)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)不夠。在信息化迅猛發(fā)展的今天，很多電力企業(yè)還沒(méi)有使用數(shù)字化檔案管理，導(dǎo)致電力工程的檔案不能得到有效和長(zhǎng)久的保存，造成重要的檔案遺失，無(wú)法查找，造成很大的損失。

3. 改進(jìn)電力工程檔案管理的主要措施

3.1 提高各級(jí)人員對(duì)工程檔案重要性認(rèn)識(shí) 電力工程檔案是電力工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)電力檔案的重要組成部分，要切實(shí)提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)。無(wú)論是規(guī)劃、設(shè)計(jì)還是施工、建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)從推動(dòng)電力經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的高度對(duì)待電力工程檔案管理工作。提高工程全過(guò)程參與人員的認(rèn)識(shí)。電力工程檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)等多個(gè)單位多個(gè)環(huán)節(jié)，工程項(xiàng)目管理過(guò)程形成不同的過(guò)程管理檔案資料，這要靠工程參與者精心收集與整理，否則極易發(fā)生檔案資料流失。

3.2 建立健全工程檔案管理與考核制度。

（1） 建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細(xì)化到每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去。建立檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，做到檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。

（2）全面做好檔案管理人員教育與培訓(xùn)。加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德教育，培養(yǎng)檔案人員吃苦耐勞、樂(lè)于為基層服務(wù)的精神，增強(qiáng)其工作責(zé)任感和使命感。加強(qiáng)各級(jí)檔案工作的相關(guān)法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，以及電力系統(tǒng)內(nèi)關(guān)于檔案工作的文件規(guī)定學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員法律意識(shí)，提高其遵守國(guó)家法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)定的能力，做到規(guī)范管理，依法治檔。

（3）進(jìn)一步加強(qiáng)電力建設(shè)工程檔案信息化管理。當(dāng)前，很多企業(yè)已經(jīng)完成了檔案工作的數(shù)字化管理，也就是在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體的轉(zhuǎn)化，并能夠在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，完成檔案的信息化建設(shè)與管理。但是在實(shí)施檔案工作數(shù)字化的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行好類別規(guī)整，進(jìn)一步完善檔案數(shù)字化管理中的各類體系索引，使檔案的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

（4）建立良性的檔案人員激勵(lì)機(jī)制。目前，在縣級(jí)的各級(jí)部門檔案工作中，由于檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和保密性，通常是一人負(fù)責(zé)，工作比較繁重，同時(shí)又不能出現(xiàn)差錯(cuò)。因此，在各級(jí)企事業(yè)單位應(yīng)該推行完善的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案工作人員的繁重工作予以肯定，并對(duì)工作優(yōu)秀的檔案人員進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

4. 結(jié)語(yǔ)

電力工程檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性與復(fù)雜性共存的工作，需要以工程建設(shè)單位為主導(dǎo)、電力系統(tǒng)各相關(guān)單位通力配合才能達(dá)到滿意效果。有效的、科學(xué)化、信息化完備的工程檔案是一個(gè)工程全過(guò)程的真實(shí)反映，是一種能夠長(zhǎng)久利用的信息化與科技化完美結(jié)合的寶貴財(cái)富，是建筑工程史上的重要參考資料與文化資源。相信在今后不斷實(shí)踐的基礎(chǔ)上，針對(duì)電力工程檔案管理中不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題，不斷改進(jìn)管理的方式方法，從而使電力工程檔案管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階。

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[文章編號(hào)] 1619-2737（2018）01-25-677