現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策

【摘 要】 隨著全球大數(shù)據(jù)的發(fā)展，人事檔案在當(dāng)今社會(huì)中發(fā)揮著日益重要的作用，它不僅是個(gè)人能力和思想品德的重要體現(xiàn)，也是各個(gè)單位選拔人才的重要憑證。人事檔案在流動(dòng)人員管理、數(shù)據(jù)查詢、犯罪偵破等方面均有著重要的作用。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理的難度也在逐步加大，原有的人事檔案管理制度的弊端正逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，給我國(guó)人力資源管理和社會(huì)發(fā)展帶來(lái)了很多不利影響。因此，我們必須對(duì)人事檔案系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行深入研究，改進(jìn)人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，為我國(guó)的人事檔案領(lǐng)域做出貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】 人事檔案 管理 問(wèn)題 解決對(duì)策

一、什么是人事檔案

人事檔案記載著每個(gè)人的個(gè)人信息。是對(duì)一個(gè)人的學(xué)歷、個(gè)人能力、思想品德、自身狀況的綜合記載。對(duì)國(guó)家來(lái)說(shuō)，建立健全人事檔案可以高效利用各個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)人才，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展；對(duì)于企業(yè)來(lái)講，人事檔案是選拔人才的重要標(biāo)準(zhǔn)，有了詳細(xì)的人事檔案企業(yè)能夠快速篩選出自己出自身需要的人才，從而進(jìn)行聘用；對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，人事檔案對(duì)于每個(gè)人的求職，生活等方面都有著重要的作用，是自身能力的證明。在現(xiàn)代社會(huì)中，無(wú)論是辦理社會(huì)業(yè)務(wù)還是求職上學(xué)都要對(duì)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查。用詞，人事檔案是各用人單位的選拔人才的重要的依據(jù)以及信息來(lái)源，對(duì)每個(gè)人都是十分重要的[1]。

二、現(xiàn)代人事檔案存在著哪些問(wèn)題

（一）現(xiàn)代人事檔案的設(shè)備落后，制度不完善

很多企業(yè)以及人力資源市場(chǎng)對(duì)人事檔案部門的關(guān)注度不夠，不設(shè)立專門人員進(jìn)行檔案管理工作，這對(duì)人事檔案的管理工作是十分不利的。為了發(fā)揮人事檔案的作用，首先要建立一個(gè)完善的檔案管理部門，其次要配備先進(jìn)的辦公設(shè)備進(jìn)行日常工作，而且早期的紙質(zhì)檔案也要妥善保存并進(jìn)行電腦備份，以防有需要時(shí)找不到相應(yīng)的資料。如果不能給人事檔案管理部門配備合適的辦公設(shè)施，就不能發(fā)揮人力資源管理部門的作用，不利于整個(gè)企業(yè)開(kāi)展工作[2]。而且有很多的人事檔案部門沒(méi)有明確的規(guī)定和考核制度，這不僅會(huì)造成工作人員的自由散漫，也不利于檔案管理人員自身素質(zhì)的提升。部分工作人員在上崗后依然不清楚自身的工作職責(zé)。要想杜絕以上現(xiàn)象，就要建立檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，定期進(jìn)行考核建立獎(jiǎng)懲制度。只有這樣才能提高工作人員的積極性，促進(jìn)工作人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，為企業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

（二）缺乏專業(yè)人才

很多企業(yè)的人事檔案管理部門或多或少的存在人員缺乏的情況，而且招收到的新成員也很難保證其專業(yè)性和工作效率。如果工作人員的數(shù)量太少，就很容易產(chǎn)生工作超量問(wèn)題，加重工作人員的工作負(fù)擔(dān)；甚至有些單位的人事檔案管理部門使用臨時(shí)工進(jìn)行人事檔案管理，一方面這些臨時(shí)工并沒(méi)有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，工作效率低下，不利于人事檔案工作的順利進(jìn)行；另一當(dāng)面人事檔案記載著很多的個(gè)人信息，任用臨時(shí)工進(jìn)行人事檔案管理很容易發(fā)生個(gè)人信息泄露的情況，不僅給個(gè)人造成很大隱患，也不利于公司的發(fā)展。

（三）大部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理部門不夠重視

進(jìn)行人事檔案的管理并不會(huì)有明顯的經(jīng)濟(jì)效益，也不會(huì)有明顯的實(shí)際收益和突出的業(yè)務(wù)成績(jī)，所以很容易被上層領(lǐng)導(dǎo)所輕視，部分企業(yè)認(rèn)為人事檔案管理工作只是記錄一下個(gè)人信息，并沒(méi)有實(shí)際的作用，是一個(gè)可有可無(wú)的部門。如果一個(gè)企業(yè)長(zhǎng)期認(rèn)為人事檔案管理工作并不重要只是應(yīng)付工作外調(diào)，只要不泄露企業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私就沒(méi)問(wèn)題，那這種想法不僅會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理部門的人員輕視自己的工作，還會(huì)對(duì)整個(gè)企業(yè)的人才任用造成會(huì)很大的影響[3]。

（四）很難對(duì)人事檔案進(jìn)行高效利用

很多企業(yè)只關(guān)注人事檔案的保密性，不能對(duì)人事檔案進(jìn)行高效合理的利用。但對(duì)于信息記錄來(lái)說(shuō)，進(jìn)行人事檔案作用就是為了能對(duì)人事信息進(jìn)行利用，為企業(yè)選拔人才，為人員安排等人事調(diào)動(dòng)提供數(shù)據(jù)支持，所以進(jìn)行人事檔案整理的根本目的就是進(jìn)行人事資源的合理利用。如果只注重信息的保密，而不進(jìn)行合理的利用，就體現(xiàn)不出人事檔案管理部門存在的意義。有些公司在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，一般只進(jìn)行簡(jiǎn)單的學(xué)歷職稱等方面的記錄，能夠真正作為人才發(fā)掘的依靠性數(shù)據(jù)較少。

三、現(xiàn)代人事檔案管理問(wèn)題的解決方案

（一）加大資金投入，進(jìn)行設(shè)備更換

在進(jìn)行企業(yè)的設(shè)備升級(jí)時(shí)，首先應(yīng)該對(duì)檔案管理部門的設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代?？梢砸肴碌挠?jì)算機(jī)，照相機(jī)，掃描儀等設(shè)備作為人事檔案管理部門錄入數(shù)據(jù)的輔助手段，這樣不僅可以極大的減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，還可以提高工作效率，提升錄入信息的豐富度與精細(xì)度；在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)可以利用計(jì)算機(jī)把早期的紙質(zhì)檔案錄入電腦進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，既可以防止信息丟失，也可以更方便的進(jìn)行信息查詢。

（二）吸引專業(yè)人才，建設(shè)高效隊(duì)伍

可以引進(jìn)高學(xué)歷與豐富經(jīng)驗(yàn)并存的專業(yè)人才，幫助本單位建立高效的人事檔案管理室。而且要對(duì)本單位的人事檔案的工作人員定期舉行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立科學(xué)的考核制度。對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的員工應(yīng)該進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，最大限度的激發(fā)員工的學(xué)習(xí)意識(shí)，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)該幫助工作人員與時(shí)俱進(jìn)，熟練地操作各現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。只有這樣才能保證本單位的人事檔案管理部門的專業(yè)性與高效性，給各個(gè)部門提供高效的信息查詢服務(wù)。

（三）認(rèn)識(shí)檔案管理部門的重要性

人事檔案管理對(duì)整個(gè)工作單位和企業(yè)都是十分重要的，整個(gè)單位對(duì)人才的選擇都由人事檔案管理部門提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持，但有些人甚至單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理部門的重視程度并不夠，所以要想提高對(duì)人事檔案管理部門的重視程度首先應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)層做起，如果領(lǐng)導(dǎo)層能夠重視檔案管理部門，給予檔案管理部門人力物力的支持，不斷對(duì)人事檔案管理部門的辦公設(shè)施進(jìn)行升級(jí)，那整個(gè)人事管理部門的工作效率一定會(huì)持續(xù)上升，更好的為工作單位做貢獻(xiàn)[4]。

（四）健全工作制度，提高數(shù)據(jù)水平

人事檔案工作的工作十分繁雜，為了提高數(shù)據(jù)的記錄水平，需要一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行硬性規(guī)定，只有這樣才能增加整個(gè)人事檔案管理部門的數(shù)據(jù)的利用率。在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)收集工作時(shí)，要保證收集的資料可利用程度更高，便于企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才，應(yīng)該有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行約束對(duì)材料的數(shù)據(jù)的查詢與調(diào)出，避免發(fā)生機(jī)密資料外泄或個(gè)人信息外泄等情況的發(fā)生。有些特定數(shù)據(jù)，要保證其透明度，便于整個(gè)企業(yè)進(jìn)行監(jiān)督。例如企業(yè)員工的年齡，職稱，學(xué)歷，作出的貢獻(xiàn)，研究成果等或者作為職位升遷參考的相關(guān)數(shù)據(jù)都要保證公平公正，以便于接受企業(yè)內(nèi)部以及相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督與審查；但企業(yè)機(jī)密和職工個(gè)人隱私一定要保證企業(yè)機(jī)密性，不可外泄，防止帶來(lái)不必要的損失。

（五）加強(qiáng)人事檔案的利用率

要想提升檔案的利用率，首先要保證人事檔案的質(zhì)量問(wèn)題，要收錄具有代表性和關(guān)鍵性的數(shù)據(jù)。其次檔案管理部門要更加規(guī)范，提高自身的服務(wù)意識(shí)，更加主動(dòng)的為檔案調(diào)取者進(jìn)行服務(wù)；例如在進(jìn)行檔案調(diào)取時(shí)，可以利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案調(diào)取平臺(tái)。當(dāng)某個(gè)部門需要檔案時(shí)，將自身的需求上傳到檔案管理系統(tǒng)中，由檔案管理部門進(jìn)行搜集，搜集成功后通知該部門進(jìn)行接收。通過(guò)這種方式，可以極大的提升檔案的利用率，提升整個(gè)企業(yè)的工作效率。

總 結(jié)

人才對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常重要的一種資源，每個(gè)企業(yè)人才的數(shù)量與質(zhì)量在很大程度上決定著企業(yè)的發(fā)展深度；而人事檔案的管理工作就是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才。隨著社會(huì)的發(fā)展，以前人事檔案部門的管理方式已經(jīng)不適用于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，人事檔案的管理必須與時(shí)俱進(jìn)。我們可以通過(guò)制定全新的人事檔案管理系統(tǒng)建立一支有責(zé)任心，業(yè)務(wù)熟練的人事檔案管理隊(duì)伍，加大對(duì)檔案管理人才的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高人事檔案工作人員的管理水平，進(jìn)而使人事檔案促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的不斷發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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作者簡(jiǎn)介：田軍 性別：男 民族：土家族 籍貫：貴州省德江縣，出生年月：1982.10.21 研究專業(yè)和方向：人事檔案管理工作。