關(guān)于國(guó)有企業(yè)文字秘書的專業(yè)素養(yǎng)與文書檔案管理探討

劉怡

摘要：當(dāng)前我國(guó)國(guó)有企業(yè)為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，已經(jīng)開始逐漸施行內(nèi)部改革，新時(shí)期對(duì)文字秘書的專業(yè)素養(yǎng)與文書檔案管理能力提出了新的要求?；趯?duì)國(guó)有企業(yè)文字秘書專業(yè)素養(yǎng)與文書檔案管理要求的了解和探究，本文提出了提升文字秘書專業(yè)素養(yǎng)與文書檔案管理能力的措施，讓文字秘書能夠更好投入工作，以協(xié)助企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；文字秘書；專業(yè)素養(yǎng)；文書檔案管理

引言：

當(dāng)前國(guó)有企業(yè)的文字秘書對(duì)各種新技術(shù)、新要求的了解存在不足，導(dǎo)致文字秘書無法與管理層進(jìn)行優(yōu)質(zhì)高效溝通，從而對(duì)文字秘書的發(fā)展形成了限制。同時(shí)由于文字秘書對(duì)各項(xiàng)新事物的了解存在不足，會(huì)逐漸導(dǎo)致其無法勝任本職工作，嚴(yán)重的甚至?xí)I(yè)，所以需要對(duì)新時(shí)期的工作要求進(jìn)行了解和解讀。

一、國(guó)有企業(yè)文字秘書專業(yè)素養(yǎng)與文書檔案管理的要求

（一）能夠做好協(xié)調(diào)工作

在我國(guó)國(guó)有企業(yè)全面面臨內(nèi)部深化改革的時(shí)期，文字秘書的工作會(huì)更加繁重，這就要求文字秘書能夠做好更方面的協(xié)調(diào)工作，這些協(xié)調(diào)工作不但涉及文字秘書工作領(lǐng)域內(nèi)的事物，還涉及其它方面的事務(wù)協(xié)調(diào)，從而能夠?yàn)楣芾韺尤藛T減輕負(fù)擔(dān)。然而在該過程中要求文字秘書能夠根據(jù)新時(shí)期的要求建立適合自己的工作模式和體系，通過事務(wù)間的合理協(xié)調(diào)提升工作效率，但是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)的一些文字秘書對(duì)這一點(diǎn)的認(rèn)識(shí)存在不足，導(dǎo)致其無法合理協(xié)調(diào)各項(xiàng)相關(guān)事務(wù)，逐漸降低了專業(yè)素養(yǎng)以及無法滿足企業(yè)文書檔案管理要求。

（二）擁有較強(qiáng)數(shù)據(jù)敏銳性

當(dāng)前國(guó)有企業(yè)發(fā)展中，越來越重視企業(yè)發(fā)展中涉及的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展過程提供指導(dǎo)，保證企業(yè)改革過程中的科學(xué)性，這就要求文字秘書能夠?qū)Ω黝悢?shù)據(jù)有很強(qiáng)的敏感性，能夠通過數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)一些問題并通過稿件撰寫將問題反映給管理層。同時(shí)在文書檔案管理過程中，各類文書檔案都有其特有編號(hào)，文字秘書需要能夠根據(jù)編號(hào)進(jìn)行資料調(diào)閱，而較強(qiáng)的數(shù)據(jù)敏銳性能夠極大提升文字秘書在該過程中的工作效率，使文字秘書能夠最大程度上滿足工作要求。

（三）擁有較高情商

當(dāng)前的文字秘書相較于舊有企業(yè)中的文字秘書，與各類人員的交流頻率獲得極大提升，而要實(shí)現(xiàn)與各類人員的優(yōu)質(zhì)高效交流，需要通過較高的情商對(duì)不同人員的訴求和心理情況進(jìn)行快速解讀，從而與其更好交流。另外較高的情商還體現(xiàn)在同事間的相處上，擁有較高情商的人能夠更好地與團(tuán)隊(duì)融合，并在團(tuán)隊(duì)中充分發(fā)揮重要作用，在遇到工作困難時(shí)能夠被周圍人快速提供幫助，逐漸成為團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的最大化。然而當(dāng)前很多國(guó)有企業(yè)中的文字秘書對(duì)這一點(diǎn)的認(rèn)識(shí)存在不足，這一點(diǎn)需要被引起足夠重視[1]。

二、提升國(guó)有企業(yè)文字秘書專業(yè)素養(yǎng)與文書檔案管理能力的措施

（一）提升溝通能力

良好的共同能力是文字秘書實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的基礎(chǔ)，良好的溝通能力能夠讓文字秘書與企業(yè)管理層人員進(jìn)行溝通，從而對(duì)管理層的訴求有深入了解，并且在文書檔案管理時(shí)，能夠通過溝通尋求其他人的幫助，使自身能力獲得提升。而要提升溝通能力，最主要的做法就是鼓勵(lì)自己進(jìn)行相關(guān)方面的訓(xùn)練，文字秘書要在日常生活中與不同的人進(jìn)行溝通和談話，從而鍛煉自己溝通過程中的應(yīng)變能力，同時(shí)還要培養(yǎng)自己的情商，在其他人員的工作出現(xiàn)困難時(shí)主動(dòng)提供幫助，并且摒棄各種攀比心理，在提升溝通能力的同時(shí)讓自己變得更受歡迎。

（二）加強(qiáng)道德教育

文字秘書需要接觸企業(yè)的管理層，并對(duì)企業(yè)的核心情況有較為深入的了解，所以在企業(yè)運(yùn)行中需要加強(qiáng)對(duì)文字秘書的道德教育，保證企業(yè)各類資料的安全。除了這種被動(dòng)式的道德教育方式，文字秘書也需要主動(dòng)提升自己的道德素養(yǎng)，該過程的基礎(chǔ)為文字秘書要摒棄自己的攀比、虛榮等性格因素，對(duì)企業(yè)有深厚的認(rèn)同感，并在此基礎(chǔ)上逐漸逐漸對(duì)其他人提供幫助，在被別人幫助時(shí)主動(dòng)道謝，這種方式能夠快速活躍同事間的氛圍，各位文字秘書在這種氛圍下工作能夠在不自覺間提升自己的道德素養(yǎng)，逐漸轉(zhuǎn)變心態(tài)并認(rèn)真對(duì)待工作，協(xié)助企業(yè)發(fā)展[2]。

（三）主動(dòng)分擔(dān)工作

在文字秘書工作過程中，由于每個(gè)人個(gè)人能力間存在差別，會(huì)導(dǎo)致不同人員的工作效率存在差異，所以當(dāng)發(fā)現(xiàn)其他人工作上遇到困難時(shí)，要主要提供幫助，提供幫助的主要方式為分擔(dān)工作。但是需要注意的是，分擔(dān)工作過程主要針對(duì)文書檔案管理工作，由于該工作對(duì)個(gè)人文學(xué)素養(yǎng)要求較低，只需保證文書檔案的正確管理即可，而對(duì)于相關(guān)文件的撰寫，不同人的行文思路上會(huì)存在一定差異，分開撰寫的方式可能會(huì)導(dǎo)致文章最終結(jié)構(gòu)分散，無法滿足稿件使用要求。另外在幫助其他人時(shí)，需要合理選擇幫助方式，防止對(duì)其他人的自尊造成破壞，從而影響同事間關(guān)系。

（四）提升個(gè)人能力

當(dāng)前很多國(guó)有企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，這就要求文字秘書能夠?qū)Ω黝愞k公軟件有深入了解，常見的辦公軟件涉及Word、Excel等，企業(yè)要在文字秘書上崗前對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證其能夠熟練應(yīng)用，并將圖表、文件存儲(chǔ)格式等方面的要求告訴參與培訓(xùn)的人員，保證稿件質(zhì)量。另外文字秘書也需要對(duì)自己進(jìn)行培訓(xùn)，從而讓自己能夠更好地順應(yīng)時(shí)代要求，自我培訓(xùn)的主要方式為文字秘書通過各種相關(guān)資料的查找和學(xué)習(xí)提升自己的辦公軟件應(yīng)用水平，另外文字秘書的自我培訓(xùn)過程還包括對(duì)自己文字素養(yǎng)的培訓(xùn)，充分提高業(yè)務(wù)能力。

結(jié)論：

綜上所述，國(guó)有企業(yè)文字秘書工作中需要有較高的專業(yè)素養(yǎng)，從而勝任本領(lǐng)域以及文書檔案管理工作，這些專業(yè)素養(yǎng)包括事務(wù)協(xié)調(diào)能力、溝通能力以及較高數(shù)據(jù)敏感性。而要滿足這些要求，可以通過提升溝通能力、加強(qiáng)道德教育、主動(dòng)分擔(dān)工作以及個(gè)人能力培養(yǎng)達(dá)成目的，從而更好地進(jìn)行工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]莊方琪.談?wù)勎淖置貢木C合職業(yè)能力培養(yǎng)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（14）：53-54.

[2]鐘曉蕓.文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質(zhì)初探[J].檔案天地，2013（01）：56-57.