談如何提高小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量

鐘晶

摘 要：學(xué)籍檔案管理工作看似與教育教學(xué)之間不存在直接關(guān)系，只是一種對(duì)學(xué)生個(gè)人基本信息及學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)情況的記錄，但實(shí)際上其對(duì)于提升教育治理水平，促進(jìn)學(xué)生的學(xué)習(xí)、發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要的作用意義，為此我們必須要重視并切實(shí)的做好小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作。本文基于作者自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)，首先簡(jiǎn)單分析了學(xué)籍檔案管理工作的重要性，以及當(dāng)前小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題，然后主要就如何提高小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量提出了部分探討性建議，以期能為小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞：小學(xué)；學(xué)籍檔案管理；工作質(zhì)量

學(xué)生的學(xué)籍檔案管理是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在國(guó)家、社會(huì)越來(lái)越重視教育問題，越來(lái)越關(guān)注學(xué)生學(xué)習(xí)與發(fā)展的情況下，我們應(yīng)當(dāng)要進(jìn)一步抓好學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，提高學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量，以更加全面、詳細(xì)、完整的記錄學(xué)生學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)情況，為教育教學(xué)決策提供參考與輔助，提升教育治理水平，從而促進(jìn)學(xué)生的學(xué)習(xí)、發(fā)展。

一、學(xué)籍檔案管理工作的重要性

學(xué)籍指的是學(xué)生作為學(xué)生身份，在學(xué)校當(dāng)中的一種信息記錄，其包括的具體信息內(nèi)容非常廣泛，如學(xué)生的個(gè)人信息情況、家庭情況，以及學(xué)生在學(xué)校當(dāng)中的各學(xué)科學(xué)習(xí)表現(xiàn)情況、學(xué)習(xí)成績(jī)，學(xué)生的身心健康狀況、獎(jiǎng)懲情況、活動(dòng)參與情況，還有學(xué)生的部分作業(yè)、手工制作等等。從小學(xué)開始學(xué)生便擁有了正式、規(guī)范的學(xué)籍檔案，且學(xué)籍檔案會(huì)始終伴隨學(xué)生，直至學(xué)生永久的完成學(xué)業(yè)，所以說(shuō)學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)生涯的學(xué)習(xí)、發(fā)展情況，是學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的一種記錄和見證。學(xué)籍檔案管理工作主要是對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行收集、整理、編排、保管，隨時(shí)更新學(xué)生學(xué)籍信息、處理學(xué)生學(xué)籍信息變更，并在需要時(shí)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行調(diào)閱利用[1]。需要一提的是，學(xué)籍檔案不僅僅可以記錄學(xué)生的個(gè)人基本信息，反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)情況，其同時(shí)還可以為教育教學(xué)決策提供參考與輔助，使教育教學(xué)更加符合、滿足學(xué)生的主觀發(fā)展需求，提升教育治理水平，促進(jìn)學(xué)生的主體性發(fā)展，也就是說(shuō)學(xué)籍檔案管理其實(shí)是教育教學(xué)事業(yè)不可或缺的一個(gè)組成部分，其重要性非同一般，必須引起我們的高度重視，并切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理工作，提高學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量。

二、當(dāng)前小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題

（一）重視與投入力度稍顯不足

當(dāng)前我國(guó)的小學(xué)教育教學(xué)工作都非常重視思想理念與措施方法的革新，非常重視教學(xué)研究與改革工作，希望學(xué)生能夠?qū)崿F(xiàn)更好的主體性素質(zhì)能力發(fā)展。但是在學(xué)籍檔案管理工作方面，很多小學(xué)卻并沒有認(rèn)識(shí)到其重要性，認(rèn)為其與教育教學(xué)之間不存在直接關(guān)系，對(duì)教育教學(xué)的影響不大，所以相關(guān)的重視與投入力度稍顯不足，環(huán)境與技術(shù)設(shè)備條件等較為欠缺、落后，不利于高質(zhì)量的開展學(xué)籍檔案管理[2]。

（二）管理制度尚待健全

當(dāng)前，小學(xué)的辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大，學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，同時(shí)學(xué)籍管理又非常的繁瑣、復(fù)雜，所以需要規(guī)范、科學(xué)、合理的制度作為指導(dǎo)，才能確保學(xué)籍管理工作有序的開展。但當(dāng)前很多小學(xué)在學(xué)籍管理制度方面還不是非常的完善，欠缺規(guī)范、科學(xué)、合理的學(xué)籍管理指導(dǎo)，管理制度尚待健全，這也不利于提高學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）信息化程度偏低

如前所述，學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)非常繁瑣、復(fù)雜的工作，而且工作量較大，只有借助信息化技術(shù)，才能降低工作人員的工作壓力，同時(shí)提高學(xué)籍檔案管理工作的效率、質(zhì)量。而現(xiàn)目前很多小學(xué)雖然在教學(xué)方面的信息化程度已經(jīng)達(dá)到了較高的水平，但是在學(xué)籍檔案管理方面的信息化程度卻還偏低，降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（四）工作人員的素質(zhì)能力較低

學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化程度較高的工作，但當(dāng)前很多小學(xué)的學(xué)籍檔案管理工作人員都并非是專業(yè)出身，對(duì)檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力了解、掌握較少，這使得很多學(xué)籍檔案管理過(guò)程當(dāng)中的技術(shù)性問題、專業(yè)性問題都得不到很好的解決，從而降低了檔案管理工作的質(zhì)量。

三、提高小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量的建議

（一）增強(qiáng)重視力度、加大相關(guān)投入

學(xué)校管理層必須要首先認(rèn)識(shí)到學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重要性，認(rèn)清學(xué)籍檔案管理和教育教學(xué)乃至學(xué)生學(xué)習(xí)、發(fā)展之間的關(guān)系，從而增強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視力度，對(duì)內(nèi)加強(qiáng)宣傳、教育，使所有的教職工都可以積極的參與、配合學(xué)籍檔案管理，為學(xué)籍檔案管理營(yíng)造良好的氛圍。同時(shí)，要加大相關(guān)的投入，如完善學(xué)籍檔案管理工作環(huán)境建設(shè)，配備換氣扇、除濕機(jī)、空調(diào)，注意防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲，增加計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃錨儀等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，為學(xué)籍檔案管理工作提供良好的條件保障[3]。

（二）健全管理制度建設(shè)

小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，非常繁瑣、復(fù)雜，學(xué)校需要建立健全的學(xué)籍檔案管理制度，以《檔案法》和《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》為基本框架，從自身實(shí)際情況出發(fā)，將學(xué)籍檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范明確下來(lái)，讓學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等工作能夠統(tǒng)一開展。通過(guò)對(duì)學(xué)籍檔案的全面整理，確保其完整性與真實(shí)性。檔案管理人員在收集學(xué)籍檔案的過(guò)程中，還應(yīng)該根據(jù)規(guī)定的分類要求，認(rèn)真做好整理工作，避免學(xué)籍檔案出現(xiàn)遺漏。學(xué)籍檔案在歸檔以后，檔案管理人員應(yīng)定期做好檢查工作，將存在的安全隱患查找出來(lái)，及時(shí)采取有效的解決措施。同時(shí)要根據(jù)學(xué)籍檔案的變動(dòng)情況，做好相應(yīng)的調(diào)整，讓學(xué)籍檔案更具實(shí)用性。

（三）加快管理信息化進(jìn)程

要把學(xué)籍檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校的總體規(guī)劃，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快推進(jìn)運(yùn)用信息化技術(shù)管理學(xué)籍檔案的進(jìn)程，提高學(xué)校學(xué)籍檔案室的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平。加強(qiáng)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)與教學(xué)網(wǎng)絡(luò)、辦公網(wǎng)絡(luò)的對(duì)接，動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的更新學(xué)生的學(xué)籍檔案信息，便于學(xué)生學(xué)籍檔案信息的全方位收集。小學(xué)學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)還要遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，既要滿足當(dāng)前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，便于今后的技術(shù)升級(jí)和設(shè)備擴(kuò)展。進(jìn)一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平，從而提高學(xué)籍檔案管理工作的效率與質(zhì)量[4]。

（四）提高工作人員的素質(zhì)能力

學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)能力，是學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量的決定性因素，針對(duì)當(dāng)前小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作人員素質(zhì)能力較低的現(xiàn)狀，一方面我們可以引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理工作人員，另一方面也可以對(duì)現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)能力，使其能夠更好的做好學(xué)籍檔案管理相關(guān)工作。培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能，甚至還應(yīng)當(dāng)包括一些教育教學(xué)方面的理論知識(shí)，培訓(xùn)工作的開展還必須要加強(qiáng)監(jiān)督與考核，避免培訓(xùn)工作流于形式，確保培訓(xùn)的質(zhì)量，真正增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。

四、結(jié)語(yǔ)

學(xué)籍檔案管理工作和教育教學(xué)之間其實(shí)存在很大的關(guān)系，其能夠?yàn)榻逃虒W(xué)決策提供參考與輔助，使教育教學(xué)更加符合、滿足學(xué)生的主觀發(fā)展需求，從而提升教育治理水平，促進(jìn)學(xué)生實(shí)現(xiàn)更好的學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)與發(fā)展，為此我們必須要重視并切實(shí)的做好小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作，不斷提高學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]李銀銀.也談“學(xué)生類”檔案與學(xué)生個(gè)人檔案、“教學(xué)類”檔案的關(guān)系[J].蘭臺(tái)世界，2018（03）：45-46.

[2]王惠玲.淺議如何加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的措施[J].時(shí)代教育，2017（24）：46-47.

[3]黃映紅.做好中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的意義和途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（18）：146-148.

[4]劉穎艷，張國(guó)瑞.學(xué)籍檔案管理改革方向分析[J].現(xiàn)代交際，2016（07）：233-234.