FSSC的信息系統(tǒng)定位研究

閆 春

（西安郵電大學(xué)，西安 710121）

一、FSSC的基本論述

1.FSSC概述。眾所周知，“財務(wù)共享”這個概念是在20世紀(jì)80年代在西方被提出的，是個“舶來品”。雖然目前這個話題在國內(nèi)被炒得很熱，但是一部分企業(yè)對于財務(wù)共享的概念理解并不清楚。根據(jù)A-Share發(fā)布的《2017中國財務(wù)共享服務(wù)調(diào)研報告》可知，仍有75%的被調(diào)研企業(yè)認(rèn)為財務(wù)共享是核算集中或核算共享，是簡單的企業(yè)財稅共享[1]。隨著云計算、大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)的發(fā)展和數(shù)字化經(jīng)濟(jì)時代的到來，財務(wù)共享愈加向管理會計層面靠攏，而正處于轉(zhuǎn)型期的企業(yè)的管理人員也要面臨財務(wù)共享定位與價值的全新轉(zhuǎn)變。從所涉及業(yè)務(wù)的角度來講，財務(wù)共享體現(xiàn)了一種全業(yè)務(wù)的共享形態(tài)，它包括了應(yīng)收、應(yīng)付、總賬、費用報銷、資金管理、單據(jù)憑證、預(yù)算和稅務(wù)管理等所有業(yè)務(wù)的共享，而FSSC則是實現(xiàn)財務(wù)共享的一種組織架構(gòu)形式。FSSC的目的是實現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的集中管控，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，縮減財務(wù)管理人員和降低運(yùn)營成本。它是一系列管理信息系統(tǒng)的集成，也是一系列標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化流程的結(jié)合[2]。

2.FSSC信息系統(tǒng)簡述。在全球市場加速整合和新興經(jīng)濟(jì)的迅猛攻勢下，企業(yè)為達(dá)到降本增效的目的，對內(nèi)部資源進(jìn)行了一系列整合，調(diào)整了自身的組織架構(gòu)、管理模式和戰(zhàn)略定位。大多數(shù)企業(yè)為適應(yīng)發(fā)展都以實施財務(wù)共享作為加強(qiáng)內(nèi)部管控、保持市場競爭優(yōu)勢的手段，而一個強(qiáng)大的信息系統(tǒng)平臺則是支撐FSSC有效運(yùn)行的關(guān)鍵。

作為建立FSSC的技術(shù)支持，信息系統(tǒng)的建設(shè)有別于傳統(tǒng)的財務(wù)管理信息系統(tǒng)或者ERP系統(tǒng)的構(gòu)建，需要強(qiáng)硬的信息技術(shù)應(yīng)用和業(yè)務(wù)整合能力做支撐，其本質(zhì)是通過集成軟件實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)、財務(wù)、管理的一體化，進(jìn)而實現(xiàn)對經(jīng)營管理過程中的數(shù)據(jù)和信息共享，達(dá)到高效的實施企業(yè)戰(zhàn)略財務(wù)規(guī)劃的目標(biāo)。通過對信息系統(tǒng)的建設(shè)，可以在平臺上設(shè)計模板，實現(xiàn)讓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動處理并生成可用的財務(wù)信息，大量減少重復(fù)的人工作業(yè)和計算偏差；也可以自主開發(fā)使內(nèi)外部各個子系統(tǒng)之間無縫對接，降低各種潛在風(fēng)險并實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)[3]。同時，功能強(qiáng)大的軟件和服務(wù)器不僅可以存儲容量巨大的數(shù)據(jù)信息，確保了數(shù)據(jù)的安全性，還方便了企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的提取和實現(xiàn)人機(jī)交互。所以，有效推進(jìn)FSSC信息系統(tǒng)的建設(shè)，對于實施財務(wù)共享企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重大意義。

二、FSSC信息系統(tǒng)定位的總體框架

1.開發(fā)FSSC信息系統(tǒng)的需求分析。對于已經(jīng)開始運(yùn)行信息系統(tǒng)的共享中心和線上企業(yè)，無論是自行開發(fā)還是購買成套軟件的信息系統(tǒng)，都在使用過程中遇到了許多問題。軟件開發(fā)商不能深刻理解企業(yè)的業(yè)務(wù)財務(wù)需求的整體規(guī)劃，無法根據(jù)企業(yè)自身情況量身定做，開發(fā)人員只能根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行的情況不斷完善，而企業(yè)內(nèi)部的操作人員對于系統(tǒng)的使用界面不能熟練操作，軟件開發(fā)商疲于應(yīng)付，且開發(fā)成本較高，一些企業(yè)難以負(fù)擔(dān)。而購買的成套系統(tǒng)軟件雖然大大節(jié)約了成本，且系統(tǒng)界面的操作簡單易學(xué)，但并不適合大多數(shù)企業(yè)的需求規(guī)劃，有的模塊設(shè)計可能過于復(fù)雜，與企業(yè)簡單的業(yè)務(wù)流程處理不符；而有的模塊又是“殘垣斷壁”，設(shè)計不夠完善，反而造成了經(jīng)營管理效率低下。從管理層的角度來說，利用信息系統(tǒng)可以對公司的經(jīng)營狀況進(jìn)行實時監(jiān)控而無須等待手工編制報表，也避免了錯誤，信息也可通過信息系統(tǒng)在不同的組織結(jié)構(gòu)、職能單元之間流動，極大提升了運(yùn)行效率。鑒于以上情況，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際的發(fā)展需求合理規(guī)劃設(shè)計，搭建和整合與之對應(yīng)的信息系統(tǒng)平臺，雖然考慮到建設(shè)前期的費用和時間成本耗用較大，但其后期為企業(yè)帶來的收益也是不可估量的。

2.FSSC信息系統(tǒng)定位的結(jié)構(gòu)框架設(shè)計。企業(yè)的財務(wù)共享信息系統(tǒng)的設(shè)計并不僅僅是考慮目前僅有的會計核算和運(yùn)營管理，還要將提取的數(shù)據(jù)信息與戰(zhàn)略規(guī)劃和財務(wù)決策掛鉤，同時要考慮后臺系統(tǒng)的整體支撐和內(nèi)外系統(tǒng)間的對接，然后依據(jù)這些因素設(shè)計和搭建總體的信息系統(tǒng)[4]。從搭建的框架來看，總體平臺主要由ERP核心系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、影像掃描平臺、業(yè)務(wù)報銷系統(tǒng)、運(yùn)營管理平臺和IT系統(tǒng)幾部分構(gòu)成，而ERP系統(tǒng)中的財務(wù)系統(tǒng)則主要進(jìn)行基礎(chǔ)的會計核算和財務(wù)信息處理，同時與資金管理平臺和銀企直聯(lián)系統(tǒng)對接[5]。共享服務(wù)平臺是信息系統(tǒng)設(shè)計的源頭，也可以與IT系統(tǒng)相配合在后臺運(yùn)作。運(yùn)營管理平臺是為了對企業(yè)所涉及的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行分配處理，同時與ERP系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理和供應(yīng)商關(guān)系管理對接。IT系統(tǒng)主要是為整個信息系統(tǒng)做技術(shù)支撐，在形成信息共享的同時還要確保數(shù)據(jù)信息的安全性，而這又涉及到了信息系統(tǒng)的制度建設(shè)。當(dāng)然，也可以建立云平臺存放數(shù)據(jù)和進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，分、子公司以訪問云端的方式實現(xiàn)財務(wù)共享。下圖是一個搭建好的FSSC核心信息系統(tǒng)的總體框架。

FSSC的信息系統(tǒng)總體框架圖

三、FSSC信息系統(tǒng)的各個模塊的搭建

1.IT系統(tǒng)。作為技術(shù)支撐的IT模塊，首先應(yīng)該確定服務(wù)器結(jié)構(gòu)是基于B/S結(jié)構(gòu)還是C/S結(jié)構(gòu)，C/S結(jié)構(gòu)可以有效降低服務(wù)器運(yùn)算量和網(wǎng)絡(luò)通信量，但由于其限制性，只適用于在局域網(wǎng)內(nèi)且用戶數(shù)目較少的情況下使用。而B/S結(jié)構(gòu)是一種基于Internet的全新的軟件系統(tǒng)構(gòu)造，客戶端在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時只需瀏覽器即可。C/S結(jié)構(gòu)看到的數(shù)據(jù)都是事后數(shù)據(jù)，因局域網(wǎng)故障會造成內(nèi)部數(shù)據(jù)庫不能同步，各時點的數(shù)據(jù)不一致則無法用于決策。而B/S結(jié)構(gòu)相較其的最大優(yōu)點是可集中存放數(shù)據(jù)，不存在安全問題也可適用于任何網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。除此之外，對于大型集團(tuán)企業(yè)來說，如果想高效率地獲取和處理財務(wù)數(shù)據(jù)，必須構(gòu)建以移動互聯(lián)和云計算技術(shù)為基礎(chǔ)的云平臺，可設(shè)計通過客戶端的應(yīng)用程序直接進(jìn)入云端訪問[6]。其次，因為信息系統(tǒng)的用戶多為非IT專業(yè)人員，為了開發(fā)出達(dá)到用戶期望的操作界面，開發(fā)人員應(yīng)該在與企業(yè)進(jìn)行充分的溝通后，著手設(shè)計界面并在一段時間后進(jìn)行用戶試操作，這樣可以確保最大程度地貼合企業(yè)需求。然后在設(shè)計出界面的初步框架后，逐步開始設(shè)計企業(yè)的數(shù)據(jù)流程模型，繪制數(shù)據(jù)流程圖和ER圖，也有利于后期的設(shè)計和系統(tǒng)維護(hù)。

2.共享服務(wù)平臺。共享服務(wù)平臺也是FSSC信息系統(tǒng)運(yùn)作的基礎(chǔ)，實現(xiàn)的主要功能有：分析建立動態(tài)模型、自動化的工作流程、訪問系統(tǒng)和數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理、防范潛在風(fēng)險的預(yù)警平臺、內(nèi)部業(yè)務(wù)信息搜索引擎、任務(wù)作業(yè)池，以及企業(yè)FSSC相關(guān)知識信息庫和用戶的個人管理中心。動態(tài)建模主要是通過對業(yè)務(wù)流程的分析，建立能夠自動化執(zhí)行業(yè)務(wù)流程操作的模型，減少人工和時間成本。設(shè)置訪問權(quán)限，除重要的管理層外，一般用戶不能訪問系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)共享的程度按照級別設(shè)置，防止公司的信息泄露和病毒入侵。預(yù)警平臺是依據(jù)信息系統(tǒng)存在的潛在風(fēng)險進(jìn)行設(shè)計，比如系統(tǒng)的服務(wù)器突然崩潰、界面癱瘓等等，可以提前做出應(yīng)對措施。搜索引擎只與訪問權(quán)限內(nèi)的業(yè)務(wù)信息相連接。所有待處理的任務(wù)都會被集中到一個任務(wù)池中，然后與運(yùn)營管理平臺的任務(wù)分配中心和作業(yè)管理相接。對于不熟悉FSSC的員工，可以在知識信息庫中查閱相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)。共享服務(wù)平臺主要是針對信息系統(tǒng)邊緣的建設(shè)，以服務(wù)業(yè)務(wù)為主，并不涉及核心系統(tǒng)。

3.運(yùn)營管理平臺。運(yùn)營管理平臺主要是對作業(yè)業(yè)務(wù)的處理、質(zhì)量稽核管理和運(yùn)營考核管理，系統(tǒng)依據(jù)受理的服務(wù)在工作臺中實時監(jiān)控業(yè)務(wù)流程自動化運(yùn)行的狀態(tài)，并對流程績效進(jìn)行分析。與共享服務(wù)平臺對接的任務(wù)分配和作業(yè)管理會根據(jù)崗位將任務(wù)分配給工作人員，并利用績效看板反映的動態(tài)統(tǒng)計數(shù)據(jù)和獲得的績效評價來進(jìn)行分析，考核員工完成任務(wù)的效率，以此與員工信用管理模塊連接，這一模塊也同時與人力資源管理系統(tǒng)的員工薪酬績效對接。質(zhì)量稽核管理和運(yùn)營考核管理作為有效運(yùn)行FSSC信息系統(tǒng)的手段，對已處理完成的任務(wù)進(jìn)行質(zhì)量把控，監(jiān)控共享中心整體的運(yùn)營管理情況并確保風(fēng)險可控。

4.影像掃描平臺。影像掃描平臺主要是通過影像化掃描識別實現(xiàn)核算流程，分為影像管理、條形碼管理和原始單據(jù)跟蹤三個模塊，以票據(jù)掃描和審核流程為主。條形碼掃描單據(jù)后，影像管理將所有的實務(wù)單據(jù)影像化并進(jìn)行集中存儲處理，通過系統(tǒng)識別后按不同類別分組，將數(shù)據(jù)傳輸?shù)紼RP系統(tǒng)。同時，影像管理與業(yè)務(wù)報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，財務(wù)人員調(diào)用影像審核單據(jù)確認(rèn)信息，部門領(lǐng)導(dǎo)可針對已審核無誤的單據(jù)進(jìn)行審批。其中，所有的原始單據(jù)都可通過影像掃描識別后實時跟蹤并歸檔。

5.業(yè)務(wù)報銷系統(tǒng)。業(yè)務(wù)報銷系統(tǒng)主要分為各類賬單管理和結(jié)算兩大模塊構(gòu)成，賬單管理又由資金報賬單、稅金報賬單、員工個人報賬單和日常支出管理報賬單等構(gòu)成，前與影像掃描平臺對接可直接將已審核審批完成的電子發(fā)票或是提取的單據(jù)信息傳輸?shù)綀箐N系統(tǒng)中。另一方面，報銷系統(tǒng)也可直接與企業(yè)關(guān)聯(lián)的報賬APP對接，員工可利用APP輸入個人信息直接查詢報賬流程進(jìn)入到哪一階段。同時，ERP系統(tǒng)中的預(yù)算管理為業(yè)務(wù)報銷的控制提供基礎(chǔ)保障，而費用管理則直接與銀企直聯(lián)系統(tǒng)對接，使得業(yè)務(wù)報銷效率大大提高。

6.人力資源管理。人力資源系統(tǒng)主要以人事管理、薪酬績效和培訓(xùn)體系為基礎(chǔ)管理。人事管理主管員工的電子檔案和崗位調(diào)動情況，相當(dāng)于人力資源系統(tǒng)的后臺，同時也與共享服務(wù)平臺的權(quán)限管理對接，當(dāng)員工的崗位做出重大調(diào)整后，上級領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)職位級別變動其訪問權(quán)限。薪酬績效主要與員工的工資福利掛鉤，可與績效看板關(guān)聯(lián)并設(shè)計以基本工資與績效獎勵結(jié)合的方式確定薪資，并與薪酬發(fā)放模塊和銀企直聯(lián)對接。如績效獎勵是以非薪資的形式發(fā)放，則與ERP的財務(wù)系統(tǒng)對接進(jìn)行處理，而培訓(xùn)體系模塊則依據(jù)員工在個人中心的信息自動匹配培訓(xùn)方案。

7.ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是信息系統(tǒng)建設(shè)的核心，幾乎所有的模塊都圍繞其運(yùn)轉(zhuǎn)，它以財務(wù)系統(tǒng)為主并同時對接資金管理系統(tǒng)和銀企直聯(lián)系統(tǒng)。應(yīng)收管理與CRM關(guān)聯(lián)，涉及業(yè)務(wù)有發(fā)票、收款和催款處理。應(yīng)付管理與SRM關(guān)聯(lián)，涉及業(yè)務(wù)有發(fā)票和付款處理?？傎~管理分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、憑證處理、期末處理和賬簿登記四個部分，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和憑證從業(yè)務(wù)工作池、影像管理和其他模塊中獲取，賬簿登記的信息直接傳至財務(wù)報告模塊。固定資產(chǎn)模塊用來處理與固定資產(chǎn)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動，可根據(jù)固定資產(chǎn)的信息記錄自動生成對應(yīng)業(yè)務(wù)處理的憑證，直接傳至總賬管理。

財務(wù)系統(tǒng)中幾乎內(nèi)含了業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售和庫存等所有模塊做了集成和優(yōu)化，如采購模塊根據(jù)生產(chǎn)管理提供的產(chǎn)能數(shù)據(jù)確定下材料訂單的時間；生產(chǎn)模塊根據(jù)銷售訂單、庫存管理自動確定生產(chǎn)計劃；銷售管理能自動計算和預(yù)測毛利；庫存管理可根據(jù)生產(chǎn)和銷售情況實時更新存貨數(shù)據(jù)。系統(tǒng)在受理業(yè)務(wù)單后會根據(jù)輸入的業(yè)務(wù)內(nèi)容自動生成合同并傳輸?shù)截攧?wù)系統(tǒng)，財務(wù)人員審核無誤后再形成相關(guān)數(shù)據(jù)。ERP系統(tǒng)會自動檢測與業(yè)務(wù)財務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息并傳輸?shù)綉?yīng)收、應(yīng)付管理模塊中進(jìn)行處理，然后對待處理的業(yè)務(wù)進(jìn)行任務(wù)分配，財務(wù)人員對業(yè)務(wù)往來賬單審核后交審核人員，確認(rèn)無誤后在憑證上留下電子簽名簽章，再通過系統(tǒng)自動登記總賬、明細(xì)賬并按期自動編寫財務(wù)報告。業(yè)務(wù)處理完成后，財務(wù)系統(tǒng)會自動將業(yè)務(wù)處理后的所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行編碼并存儲到數(shù)據(jù)庫中。

綜上所述，F(xiàn)SSC信息系統(tǒng)的各個模塊之間彼此關(guān)聯(lián)、相輔相成且缺一不可。管理層可根據(jù)編碼信息直接查詢相關(guān)業(yè)務(wù)的處理流程，同時，系統(tǒng)會根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的信息自動分析財務(wù)數(shù)據(jù)并建立模型，結(jié)合企業(yè)的特點做出恰當(dāng)?shù)呢攧?wù)決策，管理層再參照決策分析的結(jié)果確定戰(zhàn)略規(guī)劃的方向，極大提高了企業(yè)的現(xiàn)代化管理能力，并促使財務(wù)人員更多地向管理決策方向發(fā)展。

四、對FSSC信息系統(tǒng)升級優(yōu)化的一些建議

信息系統(tǒng)的構(gòu)建和整合是一個循序漸進(jìn)的過程，不能一蹴而就，搭建出的系統(tǒng)也不可能完全達(dá)到企業(yè)的預(yù)期效果，只能在實施的過程中不斷進(jìn)行升級優(yōu)化，盡量最大限度地滿足企業(yè)的信息化需求。以下是信息系統(tǒng)升級優(yōu)化的幾條思路：第一，按照企業(yè)的實際需求開發(fā)。如ERP系統(tǒng)應(yīng)該緊貼該企業(yè)的日常業(yè)務(wù)處理，即使是一些業(yè)務(wù)特殊的行業(yè)，也應(yīng)該開發(fā)適合其使用的業(yè)務(wù)模塊。第二，強(qiáng)化系統(tǒng)間各模塊的關(guān)聯(lián)關(guān)系。只有各子系統(tǒng)之間的模塊相互嵌套對接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程處理過程接近全自動化，信息系統(tǒng)才能有效發(fā)揮其價值。第三，建立與信息系統(tǒng)管理配套的制度體系。信息系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)該盡可能地實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，將制度規(guī)范嵌入其中，降低財務(wù)人員的審核控制點，提升系統(tǒng)運(yùn)行效率[7]。第四，加強(qiáng)系統(tǒng)設(shè)計與管理會計之間的配合。從業(yè)務(wù)財務(wù)、共享財務(wù)到最終的戰(zhàn)略財務(wù)，系統(tǒng)設(shè)計的方向應(yīng)該逐漸向管理會計靠攏，結(jié)合模型實現(xiàn)財務(wù)決策分析功能，幫助管理層制定戰(zhàn)略規(guī)劃。