事業(yè)單位財務檔案管理工作淺探

耿霞

摘要：本文從事業(yè)單位財務檔案管理入手，分析事業(yè)單位財務檔案中存在的突出問題，進而提出在新形勢下提高財務檔案管理工作水平的相關建議。

關鍵詞：財務檔案；管理；信息；建議

財務檔案是對事業(yè)單位、企業(yè)以及國家機關各項經濟活動的反映和記錄，也是體現機關企業(yè)和事業(yè)單位進行經濟交易的主要資料，在檔案管理工作中具有關鍵地位。因此，我國事業(yè)單位一定要充分重視財務檔案管理工作，并對其進行合理規(guī)劃，促使財務檔案發(fā)揮自身價值，為事業(yè)單位的進步和發(fā)展奠定良好的基礎。

一、當前財務檔案管理工作中存在的主要問題

（一）缺乏管理意識

檔案管理的目標是為單位發(fā)展提供決策參考，服務現在、保存歷史，但是由于當前在檔案管理中出現的各種問題，例如經費緊張、工作繁雜、人員較少等問題，嚴重制約了財務檔案管理水平的提高。究其根本原因是由于事業(yè)單位領導和工作人員缺乏管理意識，檔案管理趨于形式，很多財務信息失真或流失，一些檔案資料被個別領導據為己有，在崗位調整、工作調動時一并帶走。

（二）管理不夠規(guī)范嚴謹

當前，我國事業(yè)單位財務檔案管理不夠規(guī)范和嚴謹，主要由以下幾點因素導致：第一，工作人員素質及配備因素。一些事業(yè)單位往往以兼職的形式配備財務檔案管理人員，導致人員工作任務繁重，對管理工作無法做到全面投入。第二，經濟活動與財務管理的矛盾因素。事業(yè)單位在執(zhí)行經濟項目的過程中，其內部資金管理辦法與職能部門產生沖突，導致項目無法順利開展，給會計核算及財務管理等工作帶來困難，影響了財務檔案的可靠性、真實性。

（三）信息化不全面

隨著我國信息技術的快速發(fā)展，電子檔案已經基本取代了以往的紙質檔案，但是在對電子檔案進行管理的過程中，尚存在一些問題沒有得到解決。例如，紙質檔案在裝訂及整理的過程中分類不清，嚴重影響了檔案的權威性。因此，在檔案實現信息化后，很多檔案被遺棄，沒有得到利用，數據重復、冗繁的現象層出不窮。同時，由于信息化不全面，很多財務信息也出現不準確及遺漏的情況，一些事業(yè)單位為了追求經濟效益，擅自更改財務數據，在處理外債的過程中漏稅偷稅，對財務檔案管理工作帶來嚴重影響。

二、提高財務檔案管理工作水平的相關建議

（一）強化管理意識

想要提高財務檔案管理工作的水平和質量，事業(yè)單位的領導和相關工作人員一定要強化管理意識，充分認識到檔案管理的意義和重要性，認清財務檔案對事業(yè)單位的發(fā)展所起到的巨大作用，尤其是單位領導要不斷加強學習，深刻認識到財務檔案對事業(yè)單位健康運行和經濟活動所發(fā)揮的積極意義，提高單位所有人員的財務檔案意識，進而為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)設良好的環(huán)境。

（二）完善管理制度

事業(yè)單位要在遵守《檔案法》、《會計法》的前提下，不斷完善單位內部的相關管理工作，制定各項管理制度，嚴格執(zhí)行各項規(guī)范和法律，建立財務檔案管理細則，科學劃分各項管理工作，根據事業(yè)單位的實際情況，制定工作目標，完善檔案查閱、員工守則、檔案保管、檔案歸檔、檔案移交等制度，促使檔案管理工作做到有據可依，進而推動財務檔案管理工作的健康開展。

（三）提高人員要求

事業(yè)單位的相關領導要充分認識到人才的對檔案管理的重要性，重視人才建設，提高財務管理工作的效率和質量。要以單位的經營現狀和實際情況為出發(fā)點，在人員管理、人員安排、崗位設置方面制定科學規(guī)劃。在人員管理方面，在保證檔案工作有效開展的同時，還要合理配置人力資源，提高管理質量和效率。工作人員還要具備檔案人員及財務人員的雙重從業(yè)資格，并具備一定的管理能力，單位要為工作人員創(chuàng)設良好的學習環(huán)境，定期舉辦相關培訓，提高工作人員的能力和水平，進而適應當前檔案管理工作的變化和發(fā)展。

（四）借助信息技術

想要實現財務檔案管理水平的提高，還要借助信息技術的建設和更新，實現檔案管理的網絡化、信息化、數字化，提高工作效率和質量，利用先進的信息技術讓管理工作變得更加方便和快捷。同時，事業(yè)單位還要引進和借鑒發(fā)達國家的一些管理方法，提高自身的管理水平。首先，事業(yè)單位要加強檔案管理的設施建設。硬件及軟件設施是檔案管理的關鍵組成部分，只有依靠現代化的管理技術、管理手段，以網絡為依托構建完善的管理模式，才能全面提高檔案管理工作的水平。財務人員要從檔案管理和財務管理的雙重角度進行充分考慮，防止在硬件建設中出現資源重疊的情況，在軟件建設中，要通過相關措施提高檔案安全性、真實性，實行簽單制度，充分落實安全日志制度、簽出制度、簽入制度、責任制度，避免財務檔案丟失及損壞。同時，還要做好軟件的更新，提高檔案儲存的可續(xù)性、一致性、標準性。其次，加強信息化實踐戰(zhàn)術。當前，信息化是財務檔案管理發(fā)展的關鍵措施，因此，在具體工作中，事業(yè)單位一定要將經濟活動與檔案管理充分結合，在促使各項經濟活動有序開展的同時，推動檔案管理的健康發(fā)展：第一，要及時整理和采集財務數據，建立并完善數據庫，提高檔案管理的信息化水平。以往的紙質文件不僅容易出錯，還不利于保存和管理，因此，檔案管理一定要向信息化轉變，及時捕捉財務信息，并深度挖掘其隱藏的各種信息，根據事業(yè)單位的需要創(chuàng)立各個子數據庫，例如，債務管理、核算預算、資產管理等子數據庫，不斷更新和升級數據庫。第二，構建財務檔案管理網絡化，提高檔案使用的時效性。利用網絡的高效率使用和傳輸優(yōu)勢，發(fā)揮檔案的使用價值。財務檔案管理網絡化可以將文檔轉換或直接存入數據庫，減少工作人員的工作程序，提高檔案管理的效率。同時，由于事業(yè)單位所產生的財務信息很多，如果財務人員憑借自身的工作經驗進行數據處理，難免會出現各種問題。因此，借助網絡技術還可以提高檔案管理的準確性。

三、結語

財務檔案對事業(yè)單位的健康發(fā)展具有積極作用。隨著我國科學技術和社會經濟的持續(xù)發(fā)展和進步，事業(yè)單位一定要正視財務檔案管理中存在的問題，采取針對性措施做好檔案管理工作，為單位領導做出正確決策提供有效、真實的服務。促進事業(yè)單位發(fā)揮其社會效益和經濟效益，進而促進我國社會發(fā)展。