做好貧困學生資助檔案歸檔管理工作的若干思考

張養(yǎng)民

摘 要 貧困學生資助工作已經(jīng)成為社會關注的焦點，貧困學生的檔案歸檔管理工作也愈發(fā)受到學校和資助管理中心的重視。為提高貧困學生檔案工作的開展效率，解決貧困學生檔案歸檔難點，在具體工作中，可收集貧困學生原始檔案，建立貧困學生檔案數(shù)據(jù)庫，同時運用信息化管理方法，切實推進貧困學生資助檔案歸檔工作的深入開展。

關鍵詞 貧困學生 資助 檔案歸檔

加強對貧困學生的資助管理工作是地方貫徹落實黨中央“以人為本”執(zhí)政理念的具體體現(xiàn)，已納入院校辦學水平評估指標體系。讓每一名貧困家庭出身的學生都能如愿讀上自己報考的大學，是一項關系到我國教育事業(yè)持久發(fā)展乃至社會安定的大事，也是廣大公民平等享受教育的具體表現(xiàn)。

一、貧困生資助檔案內容

貧困生資助檔案是開展學生資助工作的重要依據(jù)。學生家庭收入情況，鎮(zhèn)/鄉(xiāng)、街道/村委會、村民組三級材料證明，輔導員/班主任調查報告等相關證明材料，貧困生后期獲得的相關資助活動記錄等，都屬于資助檔案范圍內容。

（一）基本信息

主要包括學生本人基本信息、家庭成員信息（工作情況、收入及來源）、家庭困難原因及現(xiàn)狀、入學前獲得資助情況等內容。其中，家庭成員信息是重點，要保證信息收集的真實性和完整性。

（二）審批資料

審批資料包括學生家庭成員的收入證明、身份證、戶口簿復印件，能夠反映學生貧困狀況的其他證明材料（如低保證等），還需要有《學生家庭經(jīng)濟困難調查表》以及院校分管負責人的簽字和蓋章等。

（三）資助情況

學生受到資助情況，如年度獎學金、助學金、助學貸款、社會捐助等都要形成檔案材料進行保管，并定期審查，已脫貧學生要及時注銷檔案材料，新陷入貧困的學生則需按照相關資料進行建檔。對于在資助工作開展過程中形成的具有保存價值的文件資料，須及時歸檔保存。

二、貧困生資助檔案管理原則

促進教育公平是我國長期以來的基本教育政策。其中，貧困生資助工作的開展是國家為促進教育公平所作出的巨大努力，而貧困生資助檔案是學校和地方管理中心落實國家政策舉措的重要依據(jù)。對于貧困生資助檔案管理工作，我們必須堅持真實性與動態(tài)性相結合的原則，確保政策落到實處。

（一）真實性

真實性是檔案工作的生命線，就貧困生資助檔案所扮演的角色而言，其更應該視真實性為己身生命。建立貧困生資助檔案的目的在于摸清狀況，為后期資助工作的開展提供現(xiàn)實依據(jù)。貧困生資助檔案的真實性既包括檔案形成過程的真實，也包括檔案內容的真實，即貧困生資助檔案中所記載的內容應與實際情況保持一致。為保證其真實性，貧困生資助檔案應包含貧困生所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處、民政局、村委會的相關證明材料，還需有班委會、學生代表的觀察分析和意見。

（二）動態(tài)性

鑒于內外因素的發(fā)展變化，貧困生往往會通過勤工儉學、社會資助等擺脫困境，部分非貧困學生也會因家庭變故或其他因素陷入貧困。這種貧困資格的變化應在貧困生資助檔案中進行體現(xiàn)和反映，脫貧要及時注銷，陷入貧困則通過個人申請，學校、班委調查等確認情況屬實后，由學生管理處負責統(tǒng)一錄入，并接受所在地學生資助管理中心統(tǒng)一監(jiān)管。

三、加強貧困學生資助檔案歸檔管理工作措施

在資助工作具體開展的過程中，如何將政府資助資金和慈善人士愛心捐款及時準確地用到真正需要資助的困難學生身上，并使之化為學生未來回報社會、報效祖國的思想動力，是值得我們深入思考的問題。具體而言，我們可從三個方面入手，努力提升貧困生資助工作的有效性。

（一）加強制度管理

一是建立嚴格的學生資助檔案集中管理制度。具體而言，可通過整合資助工作將貧困學生資助檔案集中到資助管理中心，形成的資助檔案統(tǒng)一由資助管理中心收集、整理、歸檔，做到集中管理。二是盡快出臺資助檔案規(guī)范標準，做到有章可循。同時，要明確管理部門，部門職責落實到人，遣專人進行管理監(jiān)督。三是凡助學金、減免學費等各類資助材料必須有學校領導簽字，以保證歸檔材料的完整性，在資助過程中形成的電子文件材料應當還原成紙質文件進行歸檔，并加蓋單位公章存檔。

（二）強調檔案的真實性

在學生貧困情況認定過程中，民政部門要出面對家庭收入情況進行嚴格核實，如果發(fā)現(xiàn)證明材料有偽造成分應即刻作駁回處理。因為這些失真材料一旦進入資助檔案中，就會影響資助金發(fā)放的公平性和公正性，使得很多真正貧困的學生無法獲得應有的資金資助，會給資助工作帶來嚴重的負面影響。

（三）明確歸檔范圍和時間

學生資助檔案的歸檔范圍應包括行政檔案、資助業(yè)務檔案等，行政檔案材料包括上級資助機構文件材料以及本單位資助工作需要貫徹執(zhí)行的上級機關文件材料和重要問題批示及學校資助管理制度、資助工作計劃、總結等。資助業(yè)務材料應包括學生資助申請表、證明材料、學生減免學費資助名單、專項資金撥付文件、專項資金發(fā)放憑證、資金測算和落實情況等。各校和資助管理中心可在每學年末對于學生資助檔案進行系統(tǒng)收集、整理，以備長期存查。

四、結語

夯實高校貧困生檔案工作對于助力教育精準扶貧有著重大的現(xiàn)實意義。高校應高度重視貧困生檔案工作，為其發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。貧困生檔案工作者責任重大、使命光榮。每有一個貧困生在國家和社會的幫助下順利完成學業(yè)，用知識改變命運，都是一次精準有效的扶貧。

（作者單位為鄒城市學生資助管理中心）

參考文獻

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