高校二級學(xué)院檔案管理的信息化研究

彭云

摘要：目前普通高校檔案管理在高校的管理工作中占有一定的比重；高校檔案不僅具有較高的保存、使用和借鑒價值，更對目前高校的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)等提供基本信息。本文通過對高校檔案管理發(fā)展歷程的回顧、檔案信息化管理的內(nèi)容以及高校檔案管理規(guī)范化問題的探討，認(rèn)為在目前高校二級學(xué)院的檔案工作中應(yīng)嚴(yán)格管理，逐步規(guī)范化、信息化。

關(guān)鍵詞：高校檔案；規(guī)范化；信息化

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）24-0022-02

引言

社會已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，在實施國家信息化戰(zhàn)略過程中，檔案管理信息化建設(shè)發(fā)揮著重要的作用，同時也是當(dāng)代檔案管理事業(yè)的發(fā)展需求，對此，高校二級學(xué)院要抓住機(jī)遇，做好檔案管理工作，應(yīng)用有效的管理措施來促進(jìn)高校檔案管理的信息化建設(shè)。

一、檔案管理信息化建設(shè)概況

中國著名的檔案學(xué)學(xué)者張照宇曾著有一書《檔案信息化理論與實踐》，在該書中曾對檔案信息做出解釋，檔案信息化主要由國家檔案行政管理部門統(tǒng)一組織和規(guī)劃，將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動當(dāng)中，從而對相關(guān)的信息資源實施有效的管理、處置。從客觀的角度來說，檔案信息化指的是檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來對檔案信息實施有效的利用、整理、開發(fā)以及收集工作，有效地促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，將實質(zhì)的檔案和信息管理技術(shù)進(jìn)行有效的融合。在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，主要涵蓋以下幾方面內(nèi)容，首先是檔案信息安全保障體系和檔案信息化人才隊伍的建設(shè)；其次是檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)；最后是檔案信息資源建設(shè)和檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

二、高校二級學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）高校二級學(xué)院檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置有待提升

首先，大部分高校在進(jìn)行檔案管理過程中已經(jīng)應(yīng)用到了基本的信息處理設(shè)備，例如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)以及計算機(jī)等，但是對專業(yè)的管理基礎(chǔ)設(shè)備有待完善，比如數(shù)碼相機(jī)、掃描儀以及檔案管理專用服務(wù)器等，對管理設(shè)備的更新和維護(hù)效率較低。其次，大部分高校二級學(xué)院應(yīng)用的檔案管理軟件比較落后，仍舊使用單機(jī)版的管理軟件，盡管能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的基本需求，但是依舊達(dá)不到檔案管理信息化的水平，特別是早期應(yīng)用的軟件缺少相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口，導(dǎo)致和OA系統(tǒng)難以進(jìn)行數(shù)據(jù)互通。第三，很多高校二級學(xué)院沒有設(shè)置檔案管理的專用網(wǎng)絡(luò)，盡管小部分建設(shè)了管理網(wǎng)絡(luò)，但是得不到有效的完善和更新，難以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案的信息化管理。

（二）高校二級學(xué)院檔案信息資源數(shù)量和質(zhì)量問題

首先，高校二級學(xué)院都設(shè)置有檔案管理機(jī)構(gòu)，但是大部分管理機(jī)構(gòu)囊括的檔案信息資源缺少檔案全部數(shù)據(jù)，只有基本的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。其次，部分高校二級學(xué)院一味追求檔案資源的數(shù)量，但是在引入資源過程中存在片面性，不加選擇就擴(kuò)大資源數(shù)量，對學(xué)院的實際需求沒有進(jìn)行探究，導(dǎo)致應(yīng)用了大量的財力、物力、人力來擴(kuò)充價值比較低的檔案數(shù)據(jù)，占據(jù)了大量的儲存空間，不僅不利于高校檔案信息化管理，還為高校的發(fā)展帶來了一定的負(fù)擔(dān)。綜合分析，在檔案信息化建設(shè)中，高校二級學(xué)院對信息資源的數(shù)量和質(zhì)量關(guān)注度較低，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

（三）檔案管理信息化缺乏有效的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

第一，因為檔案管理信息化缺乏有效的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致大部分高校二級學(xué)院應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)也缺乏通用性、兼容性。致使在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)交流過程中，不同學(xué)院之間的系統(tǒng)難以直接利用，導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源識別出現(xiàn)問題。盡管有的管理軟件已經(jīng)可以對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，但是依舊難以保障將原數(shù)據(jù)完整地轉(zhuǎn)移到新的管理系統(tǒng)當(dāng)中。第二，高校二級學(xué)院在實施管理過程中，相關(guān)的學(xué)生管理、教學(xué)管理、科研管理以及辦公自動化等管理系統(tǒng)分別由不同的企業(yè)開發(fā)得來，甚至出現(xiàn)了各自管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)難以和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對接，大大降低了檔案資源管理的共享效率和利用效率，不僅不利于檔案管理的信息化，同時也加大了高校檔案管理信息化建設(shè)和維護(hù)成本。

（四）高校二級學(xué)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

在進(jìn)行高校二級學(xué)院的檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要專門的管理人員通過專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件來進(jìn)行管理，但針對當(dāng)前的實際情況來分析，部分高校二級學(xué)院的檔案信息化管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。第一，盡管很多高校二級學(xué)院檔案管理部門具有豐富的實踐經(jīng)驗和檔案管理理論基礎(chǔ)，但是，管理人員的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)水平較低，難以達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理信息建設(shè)的需求。第二，部分高校二級學(xué)院盡管有專業(yè)的信息技術(shù)人員，但是實踐操作和檔案管理知識水平較低，難以實施有效的檔案管理信息化工作。所以，專業(yè)的檔案管理人員是當(dāng)前高校檔案管理所面臨的重要挑戰(zhàn)之一，尤其是既懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。又熟知檔案管理業(yè)務(wù)的綜合性人才非常少，導(dǎo)致檔案管理信息化發(fā)展緩慢。

三、高校二級學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)改善措施

（一）加大檔案管理信息化的資金投入

針對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不足問題，主要從兩個方面入手，首先，增加檔案管理資金的投入，實行?？顚Ｓ?，依照學(xué)院的實際需求來購置穩(wěn)定性高、性能高的專業(yè)設(shè)備，例如專用的掃描儀、計算機(jī)以及服務(wù)器等。其次，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)高校檔案管理朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，及時更新檔案管理系統(tǒng)，保障管理系統(tǒng)的開放性、共享性。最后是依照學(xué)校檔案管理建立專業(yè)的網(wǎng)站，依托校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的共享、利用以及采集，從而提供專業(yè)的檔案咨詢服務(wù)和信息檢索，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。同時要及時更新管理系統(tǒng)，保障檔案管理的高效穩(wěn)定運(yùn)行。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案資源標(biāo)準(zhǔn)體系

在實施檔案管理時，高效檔案管理部門要樹立全程管理理念，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的積極性。首先要依照檔案電子文件的要求和標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)制定，比如數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)，同時要將管理標(biāo)準(zhǔn)和校園信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行連接，從而保障檔案資源符合管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，學(xué)院檔案管理工作人員要和系統(tǒng)開發(fā)人員建立有效的聯(lián)系，對于檔案資源的歸檔等問題，構(gòu)建專業(yè)的系統(tǒng)接口，保障系統(tǒng)文件能夠自動的實施歸檔，在經(jīng)過檔案管理人員的收集和篩選后再實施歸檔，從而提升數(shù)據(jù)輸入的效率，提升檔案信息化管理的效率。

（三）加強(qiáng)檔案資源庫的建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才

以檔案目錄數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案特色數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，保障檔案信息應(yīng)用效率的提升。首先，加強(qiáng)電子文件的收集力度。第一，在學(xué)院OA系統(tǒng)和教學(xué)系統(tǒng)文件辦結(jié)后要及時進(jìn)行歸檔。第二，對學(xué)院不同部門的電子文件要進(jìn)行邏輯歸檔，如果是紙質(zhì)文件，及時收集相關(guān)原版電子件，提升文件數(shù)字化的效率。第三，加大視頻、聲音以及圖像等文件的收集力度，擴(kuò)大檔案信息資源的種類。其次，依照學(xué)院的實際需求來進(jìn)行檔案的數(shù)字化加工，可以引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化公司來輔助學(xué)院完成檔案數(shù)字化工作，不僅增加了檔案管理部門的壓力，同時也提高了管理設(shè)施的利用率。其次，加強(qiáng)高校二級學(xué)院檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作，積極應(yīng)用獎懲機(jī)制和考核機(jī)制來激發(fā)管理人員的工作積極性，穩(wěn)定檔案管理的人才數(shù)量，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而滿足當(dāng)下檔案信息化建設(shè)的需要。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校二級學(xué)院在檔案信息化建設(shè)過程中存在諸多問題，對此，要進(jìn)行深入的探究和分析，依照高校的實際需求和要求，構(gòu)建專業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，組建專業(yè)的檔案管理人才隊伍，促進(jìn)高校二級學(xué)院檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

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