基層單位人事檔案管理存在的問題及對策

楊書彩

【摘要】人事檔案管理工作是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是每一個(gè)單位日常管理工作中不可缺少的一部分。結(jié)合單位檔案管理工作，分析基層事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題，提出提高基層事業(yè)單位人事檔案管理的對策。

【關(guān)鍵詞】基層；人事檔案管理；現(xiàn)狀；問題；對策

一、基層事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)中組部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案管理工作條例》（組通字〔1991〕13號）第六條規(guī)定，“干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制。”我州所有事業(yè)單位在編人員的人事檔案都統(tǒng)一集中存放在人社部門進(jìn)行管理。每隔一段時(shí)間，在人事部門指定的時(shí)間內(nèi)，各個(gè)單位的管理員輪流到檔案室根據(jù)要求整理自家單位的檔案或是裝訂零星材料，平時(shí)做好收集移交材料等相關(guān)工作。德宏州農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中心屬于州直事業(yè)單位，目前在職人員58人，離退休人員60人，共118人的人事檔案全部存放于德宏州人力資源社會保障局檔案室。

二、存在的問題

（一）硬件設(shè)施落后。大部分基層事業(yè)單位檔案管理設(shè)施落后，大多利用相對閑置的房間堆放檔案，個(gè)別單位沒有檔案室，存在辦公室兼檔案室的情況，有的單位檔案多，檔案室狹小、潮濕。缺乏必要的空調(diào)、電腦、掃描儀、除濕、溫濕度監(jiān)測儀，有極少數(shù)單位連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都未添置齊全。

（二）檔案專職管理員缺乏。目前基層事業(yè)單位缺少專職的人事檔案管理人員，絕大多數(shù)是兼職。只從事單位全部檔案管理工作的管理員屈指可數(shù)，大部分是收發(fā)兼檔案管理、電子公文管理兼檔案管理、打印復(fù)印兼檔案管理、辦公室后勤管理兼檔案管理等。

（三）檔案管理意識弱?；鶎邮聵I(yè)單位絕大多數(shù)人事檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)正規(guī)的崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，致使部分人事檔案管理人員不精通檔案管理業(yè)務(wù)，對收集歸檔的內(nèi)容和要求不夠明確。由于絕大部分人事檔案管理員是兼職，平時(shí)工作繁忙而瑣碎，所以工作僅停留在“你督促，我上交”，工作被動，僅在人事部門通知上交材料時(shí)才急急忙忙趕著收集資料上交，存在應(yīng)付式的工作。人事檔案產(chǎn)生的來源有單位形成的，也有個(gè)人形成的，由于一般人員檔案管理意識淡薄，不了解檔案的重要性，不懂得上交檔案，自行保管。再者州直所有事業(yè)單位及公務(wù)員單位的人事檔案都集中在州人社局檔案室，由2名管理人員統(tǒng)一管理，工作人員雜事多，工作量大，對每一個(gè)單位的具體情況不了解，因此對于個(gè)人形成的檔案和部分單位形成的檔案無法審查出來，這部分檔案被遺忘，導(dǎo)致人事檔案不齊全，檔案與個(gè)人實(shí)際情況存在著差距。

（四）不便于查閱。人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人的工作、學(xué)習(xí)和一生經(jīng)歷的重大事件，個(gè)人的功績、過錯(cuò)與失誤、家庭和生活中的隱私等方面的情況和材料，因此具有保密性，屬于國家機(jī)密，任何人不得泄露。日常工作中，單位查閱檔案時(shí)必須按照嚴(yán)格的審批手續(xù)方可到人事部門查檔。平時(shí)查檔只要協(xié)調(diào)好，提供完整的審批手續(xù)就可查檔，也不覺得不方便，可是一旦需要大面積查檔，所有單位同時(shí)查檔時(shí)，就體會到了很多不便之處。如2015年我省機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革工作，為了完成養(yǎng)老保險(xiǎn)參保準(zhǔn)備工作，由于查檔單位多，檔案室里檔案多、空間狹小，又沒有查閱室，加上檔案室工作人員少，所以查檔需提前預(yù)約，各個(gè)單位還復(fù)印了許多相關(guān)材料，給人事部門增添了一筆不必要的辦公經(jīng)費(fèi)，類似的例子還有多次。

三、對策

（一）根據(jù)單位實(shí)際情況，不斷增加檔案管理資金，逐步完善檔案管理設(shè)施，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。如果條件具備，盡量配備專職人員管理檔案；重視檔案管理員的崗前培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能培訓(xùn)等。

（二）加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識。利用網(wǎng)絡(luò)、電視、書刊或采用授課的形式向全體職工宣傳檔案知識，幫助大家了解人事檔案，明確歸檔的要求和范圍；人事檔案與每個(gè)人息息相關(guān)，是一個(gè)人存在于社會的“印跡證據(jù)”，是維護(hù)個(gè)人利益和福利的法律信證，是澄清問題的可靠憑證。積極宣傳人事檔案的重要性，讓所有人員了解人事檔案，積極配合檔案管理工作，提高大家主動歸檔的自覺性和積極性；加強(qiáng)檔案法及國家關(guān)于人事檔案管理辦法的宣傳，進(jìn)一步增強(qiáng)職工檔案意識。

（三）建立健全收集補(bǔ)充制度。人事檔案材料的收集與補(bǔ)充，是一項(xiàng)貫徹始終的經(jīng)常性工作，不能單純?yōu)榱藨?yīng)付人事部門搞突擊工作，應(yīng)建立健全的收集工作制度。明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求，做好日常收集工作，對每一位職工的檔案做到心中有數(shù)，掌握形成人事檔案的信息，在第一時(shí)間里找相關(guān)部門收集資料，認(rèn)真整理，仔細(xì)鑒別，做到取之有據(jù)。針對個(gè)別情況可以上門催要，一旦收集好資料，不拖延、不隨便堆放、不轉(zhuǎn)借他人，及時(shí)主動移交人事部門檔案室。我單位是我州重要的農(nóng)業(yè)科研示范單位，個(gè)人榮獲國家級、省級、州級獎(jiǎng)勵(lì)多個(gè)，因此獎(jiǎng)勵(lì)材料是收集內(nèi)容的重點(diǎn)之一，特別是國家勞模、省級勞模，國家津貼、省級貼津貼獲得者的獲獎(jiǎng)材料收集。

四、結(jié)語

隨著人事檔案制度的建立健全，人事檔案管理工作逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，但是在基層單位人事檔案管理實(shí)際工作中仍然存在著各種各樣的問題，這就要求我們基層檔案管理員必須不斷學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，更新觀念，積極創(chuàng)新人事檔案管理工作，根據(jù)文件精神和上級部門的要求，針對問題及時(shí)采取有效措施。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉明，李紅芹.干部人事檔案收集歸檔工作初探[J].北京檔案，2016（6）：22-23.