論人事檔案材料的收集與整理

王斌

【摘要】當(dāng)今社會(huì)，我們對(duì)于人事檔案管理要求越來越高，人事檔案管理的重要性也越來越明顯。但是，關(guān)于人事檔案的管理還有許多不足之處，急需我們進(jìn)行改進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；收集；整理

人事檔案的主要功能是集中展示人才基本信息，通過人事檔案我們可以評(píng)定一個(gè)人才是否符合要求。人事檔案有這樣的特點(diǎn)，所以整理起來十分的復(fù)雜，因?yàn)槲覀円_保人事檔案中的信息準(zhǔn)確無誤，所以在人事檔案的收集時(shí)，我們一定要保證科學(xué)化、準(zhǔn)確化、規(guī)范化，對(duì)于人事檔案材料的收集和整理，是人事工作中最為重要和基本的工作，人事檔案材料的收集和整理的好壞直接決定著人事工作是否能順利進(jìn)行。

一、人事檔案在收集整理過程中存在的問題分析

（一）不具備良好的檔案管理意識(shí)。目前我國的人才管理都是有專門的部門，配備專門的人員來負(fù)責(zé)。就我們個(gè)人而言，我們一生不太可能接觸到自己的檔案材料，而且就我國而言，我們對(duì)于檔案重要性的宣傳力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。所以，我們有一大部分人沒有意識(shí)到檔案材料對(duì)于自己今后生活的重要性。這樣就造成了在我們的學(xué)習(xí)和工作中，對(duì)于自己的檔案缺少應(yīng)有的關(guān)注，重視程度低，沒有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的保護(hù)和存放，從而導(dǎo)致我們對(duì)于自己的個(gè)人實(shí)際情況不了解，不能夠?qū)ψ约旱膶?shí)際情況進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷。正是因?yàn)樵絹碓蕉嗟娜艘驗(yàn)檫@種意識(shí)，所以對(duì)于自己的工作生活造成了不好的影響，這樣不僅耽誤了自己，也耽誤了別人。

（二）收集和整理方式仍需加強(qiáng)。當(dāng)今社會(huì)科技不斷地進(jìn)步，新四大發(fā)明應(yīng)用的范圍廣泛提高，大多數(shù)領(lǐng)域我們實(shí)現(xiàn)了信息化管理。但是我國人事檔案的管理始終長時(shí)間處于紙版的形式儲(chǔ)存，一直得不到很好的提升，關(guān)于這個(gè)，根本原因就是我國現(xiàn)階段對(duì)于人事檔案的管理始終用的是極為傳統(tǒng)的方式，所以我們的檔案管理始終不能夠完善。我們現(xiàn)在一直用的紙板的載體進(jìn)行檔案的保存和管理，這種形式的管理工作效率極其低下，長時(shí)間實(shí)施這樣的管理，一定會(huì)對(duì)我們的工作造成很大的不便。

二、提升檔案管理意識(shí)

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案宣傳工作的力度。我國之前對(duì)于檔案管理的宣傳力度一直不夠，所以我們必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳力度，我們可以通過主要媒體帶動(dòng)其他媒體的方式來對(duì)檔案進(jìn)行宣傳，在主要媒體中大力宣傳檔案管理的重要性，可以拍一些關(guān)于重視檔案管理的宣傳片，請(qǐng)名人過來當(dāng)代言，發(fā)揮名人效應(yīng)。其次政府真正重視其檔案管理的重要性，發(fā)揮一帶一片政策，積極宣傳檔案管理的重要性。

（二）在高校設(shè)立檔案管理課程。從基礎(chǔ)抓起，我們可以在高校設(shè)置相關(guān)課程，讓那些即將進(jìn)入社會(huì)的學(xué)生真正了解檔案管理，讓他們真正意識(shí)檔案管理的重要性，只有這樣，才能讓他們?cè)诓饺肷鐣?huì)后，重視人事檔案，才會(huì)對(duì)其進(jìn)行關(guān)注。只有讓他們意識(shí)到檔案管理的重要性，他們才會(huì)在畢業(yè)后把自己的檔案存放在相關(guān)部門。我們只有通過宣傳和設(shè)置課程，從而提高整個(gè)社會(huì)大眾對(duì)于人事檔案的關(guān)注度，這樣我們才可以提高人事檔案管理的工作質(zhì)量。

三、構(gòu)建信息化的收集和整理檔案材料系統(tǒng)

（一）檔案信息化管理。當(dāng)今社會(huì)科技不斷進(jìn)步，意味著我國開始進(jìn)入全面的信息化和無紙化辦公模式，我國的檔案管理也將全面實(shí)施信息化和無紙化，一旦如此，那我們的工作效率將不知比現(xiàn)在高出多少倍。檔案的信息化管理對(duì)于當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展至關(guān)重要，檔案信息化管理可以提高相關(guān)部門的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案處理的及時(shí)性，所以說檔案信息化管理的發(fā)展是水到渠成的。

（二）檔案的收集和整理。在我們進(jìn)行檔案的收集和整理時(shí)，我們一定要熟悉檔案初始的情況，我們要對(duì)檔案先進(jìn)行分層，分階段逐步進(jìn)行了解。第一，我們要先對(duì)人事檔案的整個(gè)系統(tǒng)來進(jìn)行重新的開發(fā)，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)一步幫助管理者對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，這樣我們可以更準(zhǔn)確地找出未能及時(shí)存儲(chǔ)人事檔案的人，及時(shí)提醒他們，這樣可以促使人事檔案管理工作順利進(jìn)行。第二，我們可以開發(fā)類似于公安系統(tǒng)一樣的軟件，把公民的信息都能對(duì)應(yīng)起來，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化進(jìn)程，這樣我們就可以從一些相關(guān)的信息中找到相對(duì)應(yīng)的人，這樣可以使我們的工作事半功倍。系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)還在于，在系統(tǒng)中所登記的人，只要符合搜索條件，那么我們就可以從茫茫人海中找到你，及時(shí)為你處理問題。還有，可以主動(dòng)對(duì)人事檔案材料進(jìn)行收集和整理，對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充，讓每一個(gè)公民的檔案都可以變得更加具有時(shí)效性。

四、結(jié)語

總的來說，我們對(duì)人事檔案進(jìn)行的所有有效的收集和整理，都能夠促使人事檔案管理可以健康地發(fā)展，可以為檔案的查找提供一定的方便，還可以很好地對(duì)人事檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，幫助相關(guān)部門更好地進(jìn)行管理。雖然我國現(xiàn)在的人事檔案管理還存在著很多不足，但是我們相信，通過努力，我們一定可以讓人事檔案管理更好地發(fā)展，為和諧社會(huì)作貢獻(xiàn)。

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