辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

王洪濤

【摘要】在醫(yī)院檔案管理過程中，可以利用信息數(shù)據(jù)化進(jìn)行分類儲存和管理，可以提高檔案管理工作效率，加快實(shí)際工作的落實(shí)，降低由于人為因素產(chǎn)生的失誤，辦公自動化對于醫(yī)院檔案管理具有非常大的意義，所以醫(yī)院應(yīng)該逐漸完善辦公自動化管理和實(shí)施體系。本文對辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和存在的問題進(jìn)行分析，并介紹一些相關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；醫(yī)院檔案管理；探討

醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院日常工作中的重要組成部分之一，在醫(yī)療技術(shù)研究、醫(yī)療器械配置與醫(yī)療人員服務(wù)上有很大的幫助，對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展有重要的意義。辦公自動化作為新時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)針對辦公室工作及其涉及的信息進(jìn)行集中處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息傳輸與接收，以及數(shù)據(jù)儲存，加快信息的流動速度，從而提高辦公的可靠性與準(zhǔn)確性。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，改變了原始的管理方法，在辦公自動化的環(huán)境下，利用合理有效的方法進(jìn)行檔案管理，可以極大的提高醫(yī)院檔案管理工作水平，提升醫(yī)療服務(wù)水平，促進(jìn)我國醫(yī)療衛(wèi)生體系更好、更快地發(fā)展。

一、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的基本特點(diǎn)

（一）工作效率提高。醫(yī)院工作內(nèi)容多，涉及范圍廣，從前都是醫(yī)院管理工作人員對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行分類、整理和歸檔，工作任務(wù)量大，管理水平低?，F(xiàn)在實(shí)現(xiàn)辦公自動化以后，可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行合理有效的處理，同時(shí)可以很容易查詢和提取材料，也很容易進(jìn)行儲存和傳送，可以提高工作過程中的醫(yī)療信息檢索速度和歸檔速度。

（二）在特定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。以往醫(yī)院各個(gè)部門分散管理保存檔案，檔案的完整和有效利用很難實(shí)現(xiàn)。在辦公自動化環(huán)境下，利用科學(xué)的管理手段，可以大大提高檔案管理和利用工作的質(zhì)量，針對想要瀏覽的檔案信息，可以達(dá)到很快查找速度和保證信息的準(zhǔn)確性，其他任意部門的醫(yī)療信息也可以通過電腦來查看，距離的限制得以擺脫，在特定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了資源共享。在辦公自動化過程中可以對檔案使用管理設(shè)置權(quán)限，使檔案的保密性得以提高。

（三）儲存方式安全。醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，不僅占據(jù)空間，而且很容易受潮或者發(fā)生失火，保存時(shí)間有限，長時(shí)間的保存，檔案資料很難保存完整，文字和影像資料會漸漸模糊，檔案管理質(zhì)量會越來越差。但是辦公自動化環(huán)境下，則完全避免了這個(gè)問題，將所有的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子信息，使儲存方式更安全，完全節(jié)省了檔案管理的時(shí)間和空間，檔案的使用壽命無限化，提高了醫(yī)院檔案管理水平和使用效率。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案的保密性存在隱患。世間萬物有利有弊，網(wǎng)絡(luò)科技給人們帶來很多好處的同時(shí)也存在很多弊端，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客也相擁而出，醫(yī)院檔案的保密性也存在隱患。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案有特殊的筆記，一旦被外人入侵極易被更改和泄露，而醫(yī)院的檔案資料會涉及到患者的隱私和醫(yī)療安全，所以要加大醫(yī)院檔案資料的保密性。

（二）檔案管理工作人員綜合能力不強(qiáng)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作人員往往學(xué)歷較低，知識范圍窄，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理知識的培訓(xùn)，認(rèn)為檔案管理工作十分簡單，對工作沒有積極性，在管理過程中就會出現(xiàn)各種各樣的問題，在自動化環(huán)境下，管理工作人員無法適應(yīng)形勢的發(fā)展，無法熟練掌握檔案信息化管理。

（三）辦公自動化系統(tǒng)不完善。辦公自動化系統(tǒng)存在以下幾個(gè)問題：第一，軟件投入少；第二，軟件技術(shù)水平低；第三，管理重，負(fù)擔(dān)大，導(dǎo)致系統(tǒng)整體水平無法提高。由于每一個(gè)系統(tǒng)開發(fā)商的開發(fā)能力不同，開發(fā)模式不合理，缺乏開發(fā)經(jīng)驗(yàn)等原因，軟件管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)無法融合，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)漏洞。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的有效方法

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全和醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有可靠、安全、高效的特點(diǎn)，要想讓計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全不受侵害，讓計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正常運(yùn)行，可以進(jìn)行信息數(shù)據(jù)加密、設(shè)置防火墻、攻擊檢測和丟失數(shù)據(jù)恢復(fù)等。醫(yī)院的檔案信息安全關(guān)系到醫(yī)院和患者的雙方利益是否受到保護(hù)。

（二）提高管理人員綜合素質(zhì)。隨著醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了很多新的內(nèi)容，檔案信息不斷增多，形勢變化多端，管理方式也越來越復(fù)雜。所以醫(yī)院應(yīng)注意提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，其中，可以招聘一些專業(yè)的檔案管理技術(shù)型人才，對已有的管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員對檔案管理法規(guī)和管理工作內(nèi)容的培訓(xùn)，讓每一個(gè)管理工作人員詳細(xì)了解工作職責(zé)和工作內(nèi)容，熟練運(yùn)用辦公軟件的同時(shí)必須具備檔案管理知識，加強(qiáng)檔案管理工作意識，創(chuàng)建更完善的檔案管理工作體系。

（三）科學(xué)地制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格按照醫(yī)院檔案管理流程開展工作，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，符合國家標(biāo)準(zhǔn)的情況下，確定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性，對于每一項(xiàng)歸檔資料必須嚴(yán)格審核，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。并且要定期完善醫(yī)院檔案管理制度，對檔案管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的責(zé)任劃分，將檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

四、結(jié)語

綜合來說，在新時(shí)代的機(jī)遇和挑戰(zhàn)下，醫(yī)院的信息檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，通過利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，打破原有的管理模式，建立完善的管理制度，培養(yǎng)專業(yè)的管理工作人員，并且要定期提升管理工作人員的整體素質(zhì)，及時(shí)進(jìn)行升級檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)建既科學(xué)又規(guī)范的檔案管理體系。醫(yī)院檔案管理與新時(shí)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，將會推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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