試析如何做好新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作

付蓉

【摘要】文書檔案管理工作，是事業(yè)單位資料集中收集的主要構成部分，該工作與事業(yè)單位人事檔案管理、公共物資管理等都有著直接關聯(lián)?；诖?，本文結合現(xiàn)代事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展實際，提出新形勢下文書檔案管理工作優(yōu)化的措施，以達到有效整合事業(yè)單位內部資源的目的。

【關鍵詞】新形勢；事業(yè)單位；文書檔案管理

事業(yè)單位是我國政府工作實踐的主要分支，是國家經(jīng)濟財產(chǎn)綜合利用的實踐渠道。隨著新形勢下事業(yè)單位的全面改革，事業(yè)單位內部也逐步進行管理調整。文書檔案管理作為工作實踐的主要構成方面，在事業(yè)單位內部工作改革中占有主要地位。由此，做好事業(yè)單位文書檔案管理調整工作，是促進事業(yè)單位內部結構轉換的基礎。

一、事業(yè)單位文書檔案管理的實際情況

事業(yè)單位文書檔案管理，事業(yè)單位工作開展的基礎，包括事業(yè)單位的人事檔案、經(jīng)濟財務檔案等相關內容，與事業(yè)單位工作的正常運轉有著密切聯(lián)系。結合我國事業(yè)單位實踐工作開展的實踐情況來看，事業(yè)單位文書檔案管理信息整合能力較差，70%-80%的文書檔案管理信息集中在一起，一旦事業(yè)單位需要進行檔案應用時，需要大量的時間尋找。同時，部分事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視程度不夠，導致單位內部泄漏、丟失的問題發(fā)生。由于文書檔案管理體系與人員工作上的缺失，致使現(xiàn)代事業(yè)單位文書檔案管理工作開展效果不佳。

二、新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作

（一）文書檔案管理工作意識要增強。事業(yè)單位內部管理工作，適應社會發(fā)展需要，實行事業(yè)單位工作管理全面化改革，應將內部改革理念的變革作為基礎部分。一方面，加強事業(yè)單位文書檔案管理人員對檔案的重視程度，應看到檔案內容與事業(yè)單位自身發(fā)展、物資運用之間的關系，這是增強管理人員工作意識的主要環(huán)節(jié)。另一方面，文書檔案管理工作開展過程中，應重視檔案管理的科學分配，樹立良好的檔案管理信息歸類理念。例如：按照事業(yè)單位財務資源、人事檔案、公共物質檔案等進行歸類，從理念上加強事業(yè)單位文書檔案信息歸類整合的思維定向。此外，事業(yè)單位文書檔案管理工作的全面開展，也必須轉變事業(yè)單位資源管理理念，與事業(yè)單位新時期的轉型相互承接，科學進行事業(yè)單位內部管理工作的調整。例如：按照國家事業(yè)單位管理新政策，做好文書檔案管理信息的規(guī)劃等，這些都是事業(yè)單位工作理念意識增強的有效措施。

（二）文書檔案管理工作科學規(guī)劃。事業(yè)單位文書檔案管理工作能夠有序實施，進一步發(fā)揮文書檔案管理在事業(yè)單位工作中的作用，應做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的科學規(guī)劃。一般而言，現(xiàn)代事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)劃分為公共資產(chǎn)檔案、人事檔案、流動性檔案三部分。公共資產(chǎn)檔案，主要是事業(yè)單位中公共財物的綜合統(tǒng)計，包括購進時間、作用、使用情況等等；而人事檔案部分，主要是對事業(yè)單位中從業(yè)人員的信息管理，包括編制，福利待遇等方面；流動性檔案主要記錄事業(yè)單位日常工作開展的相關性信息，包括日常會議記錄，項目工作實踐人物分配等。這樣分門別類的文書檔案管理方式，能夠使事業(yè)單位檔案管理工作始終圍繞事業(yè)單位工作開展的實踐情況歸類，發(fā)揮文書檔案管理工作在事業(yè)單位工作實踐中的作用。同時，事業(yè)單位文書檔案管理工作科學開展，也可以充分借助現(xiàn)代化技術平臺，采取事業(yè)單位信息資料數(shù)字化管理，應用數(shù)字程序，進一步提升事業(yè)單位中文書檔案信息的整合歸納能力，形成更為流暢的檔案信息收集分析模式。例如：某事業(yè)單位在2017年年初，采取事業(yè)單位文書檔案管理數(shù)字程序記錄模式，管理人員可以直接通過紅外掃描的方式，進行檔案內容的整合。數(shù)字化文書檔案管理工作的開展，不僅大大縮減了事業(yè)單位檔案管理人員的工作量，同時，程序化記錄文書檔案方式，能夠自動進行檔案分別存儲，從而保障了事業(yè)單位文書檔案的綜合利用率，在現(xiàn)代事業(yè)單位內部資源規(guī)劃中發(fā)揮著重要作用。

（三）文書檔案管理工作機制完善。新形勢下我國事業(yè)范圍全面性調整，加強事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展，也要進一步完善事業(yè)單位文書檔案的應用管理機制。首先，嚴格控制事業(yè)單位人員對文書檔案的應用情況，可以采取終端電子視頻監(jiān)控、檔案應用備案記錄的方式，加強對事業(yè)單位文書檔案的安全管理，避免事業(yè)單位檔案文書資料泄露的問題發(fā)生。其次，重新調整事業(yè)單位文書檔案管理制度，要使管理制度的制定更加符合實際需要，發(fā)揮制度管理的實際作用。

三、結論

綜上所述，基于新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點分析，將是事業(yè)單位資源管理整合的理論代表。在此基礎上，為解決當前事業(yè)單位文書檔案管理中的問題，應增強文書檔案管理工作意識、文書檔案管理工作科學規(guī)劃，完善文書檔案管理工作機制，推進事業(yè)單位內部改革深入實施。淺析新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作，將是事業(yè)單位改革工作深入實施的前提。

【參考文獻】

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