試論如何做好企業(yè)文書(shū)檔案歸檔管理

姚媛

【摘要】企業(yè)文書(shū)檔案歸檔，對(duì)企業(yè)、社會(huì)乃至國(guó)家都有重要作用，但是很多企業(yè)對(duì)檔案歸檔管理不重視，存在諸多問(wèn)題。對(duì)此，本文提出了做好企業(yè)文書(shū)檔案歸檔管理的指導(dǎo)建議，以期引起企業(yè)重視文書(shū)檔案歸檔整理工作并掌握科學(xué)有效的歸檔管理方法。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；文書(shū)檔案；歸檔

一、企業(yè)文書(shū)檔案歸檔管理的必要性

企業(yè)文書(shū)檔案是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有重要保存價(jià)值的資料，包括企業(yè)企劃文件、審計(jì)和考核相關(guān)材料等，不但記錄著過(guò)去，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展以及管理改進(jìn)都具有基礎(chǔ)依據(jù)性作用，尤其是企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的大事件是企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃，具有重要參考價(jià)值。對(duì)于一些大企業(yè)，各個(gè)部門(mén)工作開(kāi)展不但要進(jìn)行全局考慮，更需要保證企業(yè)持續(xù)性發(fā)展，這就需要檔案提供輔助服務(wù)。有的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中會(huì)產(chǎn)生涉訴問(wèn)題，有的文書(shū)檔案是可以作為證據(jù)使用的，因此文書(shū)檔案歸檔整理有著十分的必要性。檔案要經(jīng)過(guò)收集、整理和歸檔才能形成完整檔案，保證檔案的完整性、真實(shí)性，這是檔案管理的基礎(chǔ)，作為企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視自身檔案歸檔管理工作，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展發(fā)揮最大作用。

二、企業(yè)文書(shū)檔案歸檔管理中存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案歸檔管理普遍不夠重視。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中所形成的各種文件資料不但缺少檔案歸檔管理部門(mén)，對(duì)于各個(gè)部門(mén)保管來(lái)說(shuō)，沒(méi)有歸檔保管意識(shí)，許多文件資料用完后被隨意丟棄，有的被銷毀，使得許多企業(yè)想要找回以前相關(guān)資料都十分困難，無(wú)論是作為管理參考依據(jù)還是應(yīng)對(duì)各種檢查或者作為證據(jù)使用都形成掣肘，這些都是缺乏檔案管理意識(shí)的表現(xiàn)，歸根結(jié)底在于企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案歸檔管理不夠重視。

（二）企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員工作落實(shí)不到位。當(dāng)前有些企業(yè)在文書(shū)檔案歸檔管理方面安排了專人負(fù)責(zé)，但是相關(guān)管理人員在具體工作中存在著許多問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量的水平。首先，企業(yè)文書(shū)檔案歸檔管理人員思想上不重視該項(xiàng)工作，許多任職該崗位的管理人員不是專業(yè)人員，還有屬于兼職，在企業(yè)還有其他崗位，對(duì)檔案歸檔工作不重視，對(duì)歸檔管理工作也缺乏責(zé)任意識(shí)。其次，現(xiàn)有檔案管理人員在文書(shū)檔案歸檔管理方面缺乏規(guī)范性和邏輯性，從收集檔案就不夠全面，有的只管收集重要檔案而不管普通檔案，有的普通文書(shū)檔案與重要文書(shū)檔案一起歸檔，對(duì)歸檔檔案真實(shí)性缺乏考量，不問(wèn)出處，導(dǎo)致檔案歸檔的全面性、真實(shí)性和連貫性嚴(yán)重受影響，使檔案能夠發(fā)揮的作用也有限。再次，現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)文書(shū)檔案歸檔管理的安全性不強(qiáng)，尤其是一些紙質(zhì)文書(shū)檔案，經(jīng)常存放在檔案柜或者倉(cāng)庫(kù)，時(shí)間較長(zhǎng)或者存放檔案越來(lái)越多，就會(huì)忽視之前檔案，處理時(shí)也缺乏對(duì)檔案涉密以及重要性的劃分，隨意處理，給企業(yè)帶來(lái)不安全因素。

（三）企業(yè)文書(shū)檔案管理信息化水平不高。在信息化發(fā)展應(yīng)用中專業(yè)規(guī)范的檔案管理信息化已經(jīng)有了很大進(jìn)展，但是在企業(yè)文書(shū)檔案歸檔管理方面，信息化水平卻不高，與上文所述企業(yè)不重視等都直接關(guān)系，同時(shí)由于企業(yè)的文書(shū)檔案歸檔規(guī)模較小，不夠?qū)I(yè)。在有檔案管理的企業(yè)中，文書(shū)檔案一般是在資料室、檔案柜中進(jìn)行存放，這種傳統(tǒng)管理方式不但無(wú)法保證檔案安全，也不便于檔案使用，信息化管理在檔案歸檔分類、管理利用等方面都有著明顯優(yōu)勢(shì)，作為企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理的信息化建設(shè)。

二、做好企業(yè)文書(shū)檔案歸檔管理的對(duì)策建議

（一）強(qiáng)化企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案歸檔管理的重視。作為企業(yè)應(yīng)當(dāng)全面充分認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展重要的價(jià)值意義，重視文書(shū)檔案歸檔管理工作，只有企業(yè)重視才能在各方面保障和支持具體工作的落實(shí)。因此企業(yè)不但要安排專人負(fù)責(zé)，還要由具有專業(yè)檔案管理知識(shí)技能的人員擔(dān)任，確保按照規(guī)范流程和要求對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集、歸檔和管理，保證檔案全面性、真實(shí)性和連貫性，力求在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中發(fā)揮文書(shū)檔案的依據(jù)效用。

（二）提高企業(yè)文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)水平。首先，企業(yè)檔案管理人員要強(qiáng)化自身思想素質(zhì)，從思想上認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案歸檔管理的重要性，樹(shù)立起對(duì)檔案管理的責(zé)任意識(shí)，只有發(fā)自內(nèi)心認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，才能在具體歸檔管理中做到規(guī)范有序。其次，企業(yè)檔案管理人員要強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案歸檔管理知識(shí)和技能，熟練掌握相關(guān)規(guī)范要求，包括檔案收集如何保證全面真實(shí)、檔案歸檔如何進(jìn)行分類都是需要檔案管理人員在理論和實(shí)踐中不斷提高的。作為企業(yè)也應(yīng)當(dāng)支持檔案管理人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。再次，企業(yè)檔案管理人員還要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案歸檔安全管理。這還需要企業(yè)制定相關(guān)檔案管理制度，包括對(duì)文書(shū)檔案歸檔、管理進(jìn)行歸檔時(shí)限、歸檔范圍、更新等方面進(jìn)行規(guī)定，對(duì)于不同重要程度檔案設(shè)置不同歸檔時(shí)限，避免出現(xiàn)進(jìn)來(lái)新檔案就將舊檔案一律遺棄的現(xiàn)象。

（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案歸檔管理信息化。雖然本文所探討的是文書(shū)檔案歸檔管理，但并不意味著只有傳統(tǒng)保存一種方式，利用信息化加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案歸檔管理還是十分必要和有益的。上文提到傳統(tǒng)檔案保存有損壞的風(fēng)險(xiǎn)性，筆者認(rèn)為可以利用現(xiàn)代信息化技術(shù)方式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行掃描、復(fù)印等形成電子版來(lái)進(jìn)行保存，兩種方式同時(shí)保存更有利于安全，同時(shí)電子歸檔還能夠進(jìn)行多種分類保存，方便查找應(yīng)用，電子歸檔管理還有益于長(zhǎng)期保存，對(duì)企業(yè)發(fā)展能夠提供完整資料。

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