加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策及建議

張榮

摘 要：在最近幾年來，伴隨著我國社會(huì)保險(xiǎn)制度改革不斷深化，保險(xiǎn)所涉及的領(lǐng)域越來越寬泛，在這樣的背景下怎樣做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)于整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)部門來說具有重要意義，深層次講，對(duì)于整個(gè)社會(huì)發(fā)展都具有重要作用。筆者通過和自身的工作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，進(jìn)一步分析了怎樣有效率的做好社會(huì)保險(xiǎn)工作。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)檔案；管理工作；優(yōu)化策略

從現(xiàn)在來看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)于整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)體系來說具有重要意義，如果社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作到位，那么社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)就會(huì)更好的發(fā)展。不過，現(xiàn)在的很多問題極大的阻礙了我國的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)更好的發(fā)展，所以，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)分析了現(xiàn)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的問題存在，進(jìn)一步提出了進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒，下面是筆者的具體分析。

1 強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要意義

1.1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦操作的關(guān)鍵依據(jù)

對(duì)于整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦操作來說，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是關(guān)鍵的依據(jù)，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)制度能否合理運(yùn)行具有重要意義。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)辦理和服務(wù)的記載，是考量經(jīng)辦工作是否依法進(jìn)行的依據(jù)。無論是績效考核、內(nèi)部控制和外部監(jiān)督都需要依托檔案資料，總而言之，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作對(duì)于整個(gè)社會(huì)的社會(huì)保險(xiǎn)工作具有重要意義。

1.2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案是服務(wù)參保對(duì)象的重要媒介

對(duì)于用人單位來說，社會(huì)保險(xiǎn)是其義務(wù)之一，通過社會(huì)保險(xiǎn)可以證明有關(guān)的人員有沒有繳納保險(xiǎn)，這是一種關(guān)鍵的證據(jù)，在這一證據(jù)下有關(guān)的人員才可以獲得相關(guān)的權(quán)益。伴隨著最近幾年來社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的推動(dòng)，人們的維權(quán)意識(shí)越來越高，而且相關(guān)的單位和員工對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)的要求也越來越高，其和民眾的聯(lián)系也越來越大，不僅記錄著人民群眾的社會(huì)保險(xiǎn)情況，還記錄著不同個(gè)體或單位的個(gè)人記錄情況，而且未來其服務(wù)范圍也會(huì)越來越廣泛。

1.3 做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是建立健全社會(huì)保險(xiǎn)體系的重要保證

最近幾年來，黨和國家的社會(huì)保險(xiǎn)體系越來越完善，國家對(duì)于人民群眾的生活越來越關(guān)心，這對(duì)于建設(shè)社會(huì)主義和諧國家具有重要意義，只有這樣才可以更快全面建成小康社會(huì)。做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是提高社會(huì)保險(xiǎn)部門服務(wù)質(zhì)量的重要前提。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史資料。在整理了有關(guān)的資料以后，可以為相關(guān)的保險(xiǎn)信息需求者提供資料，有利于進(jìn)一步完善當(dāng)前的保險(xiǎn)管理體系，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 當(dāng)前階段我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 檔案管理制度亟待完善

伴隨著社會(huì)上的保險(xiǎn)項(xiàng)目越來越多，涉及的范圍越來越廣，所以越來越多的人開始辦理社會(huì)保險(xiǎn)，通過保險(xiǎn)項(xiàng)目經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，不管是文件數(shù)量還是圖標(biāo)數(shù)量，其總額越來越大，相應(yīng)的，檔案管理的難度越來越高，而且管理上涉及的寬度也越來越大，在進(jìn)行檔案信息的保管時(shí)耗費(fèi)的時(shí)間也越來越長，保存的方法也不斷增多，很多時(shí)候沒有做好相關(guān)規(guī)范。在實(shí)際的檔案管理過程里，由于能力和技術(shù)有限，難免會(huì)出現(xiàn)各種問題。

2.2 檔案信息資源共享程度不高

在辦理有關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)工作中，必須提交一些重要的證明，例如身份證和死亡證，這些證明都是由其他的部門發(fā)布的，通過其他的網(wǎng)站下載，這樣依賴數(shù)據(jù)資料大量累積會(huì)直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)膨脹，而目前來看，由于一些單位進(jìn)行的是封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費(fèi)。同時(shí)檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費(fèi)。

2.3 檔案信息化管理水平較低

從現(xiàn)在來看，紙質(zhì)檔案還是占據(jù)大多數(shù)，計(jì)算機(jī)信息檔案依然占據(jù)少數(shù)。而由于紙質(zhì)檔案比較消耗資源，加上其成本比較高，所以在檔案借閱是提供原件或進(jìn)行復(fù)印時(shí)，很容易造成實(shí)體的損壞，紙質(zhì)的檔案調(diào)閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低，信息化管理水平也不高，不利于整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理事業(yè)發(fā)展。

2.4 檔案資源利用不夠充分

對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案來說，在進(jìn)行管理過程里方式并不多，一般的工作就是整理檔案，閱覽檔案，復(fù)制檔案等等。檔案信息可以在信息需求者之間進(jìn)行溝通，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術(shù)的多媒體化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，如果檔案保密工作沒做好，檔案安全性不高就不能充分的利用檔案信息的利用。

3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1 全面健全與之相關(guān)的管理制度，規(guī)范管理工作流程

按照我國的相關(guān)法律可以明確社會(huì)保險(xiǎn)檔案的一些具體要求，明確其保管的時(shí)間等等。除此之外，必須做好相關(guān)的分類工作，明確相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，完善相關(guān)的制度體系，按照工作的章程合理進(jìn)行工作。對(duì)于相關(guān)的工作人員來說，針對(duì)這些檔案必須仔細(xì)歸納，做好檔案的保管工作，同時(shí)還要做好檔案的記錄工作。在工作進(jìn)行過程中必須規(guī)定工作程序，有效地對(duì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)于日常生活中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、圖表等，需要及時(shí)地進(jìn)行歸納整理并存檔。嚴(yán)格遵循集中管理的工作原則，最大限度地避免社會(huì)各保險(xiǎn)職能部門間由于復(fù)雜的連帶關(guān)系進(jìn)而造成的人力物力資源的無辜浪費(fèi)，全面實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理。

3.2 制定社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作方法

對(duì)于國家的有關(guān)部門來說，必須規(guī)范好社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作，在實(shí)際的管理過程里，必須按照整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案存儲(chǔ)的情況，借助于相關(guān)的機(jī)器設(shè)備等等進(jìn)行檔案管理，而這些相關(guān)人員來說，必須意識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要性，同時(shí)對(duì)于需要承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)等方面全部做出細(xì)致的制定，并以此來徹底解決我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作無序問題，逐漸構(gòu)成上下管理一致的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，做好相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。

3.3 軟件，硬件，雙管齊下，全面落實(shí)社會(huì)保險(xiǎn)。

從我國目前的情況來看，各個(gè)層級(jí)的社會(huì)保險(xiǎn)部門組織必須解決好現(xiàn)在的資金問題，優(yōu)化當(dāng)前的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備。從檔案室來看，必須做好規(guī)范工作，有利于為社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作提供充分的數(shù)據(jù)。與此同時(shí)，相關(guān)的工作人員必須了解工作核心，將檔案錄入到有關(guān)的軟件當(dāng)中。對(duì)于各個(gè)省份的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門來說，必須做好下面的一些工作：對(duì)保險(xiǎn)檔案的分類統(tǒng)計(jì)、相關(guān)信息資料全局統(tǒng)計(jì)等；檔案借閱的自動(dòng)化管理，以便對(duì)信息需求者的情況、時(shí)間、歸還時(shí)間等進(jìn)行精準(zhǔn)的把控；進(jìn)而全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上互聯(lián)的工作狀態(tài)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.4 提高社保檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力

從現(xiàn)在來看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作不僅存在一定的政治性，還存在一定的業(yè)務(wù)性，所以有關(guān)的檔案管理人員必須具有一定的法律意識(shí)，而且還要有一定的操作能力。同時(shí)還需要進(jìn)一步地增強(qiáng)檔案工作人員的工作意識(shí)、綜合素質(zhì)、作風(fēng)建設(shè)等活動(dòng)，以此來保證檔案管理工作的有序性，進(jìn)而打造出一支業(yè)務(wù)精良的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

4 結(jié)束語

總的來說，由于我國的社會(huì)保險(xiǎn)工作水平越來越高，所以我國的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作必須和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，做好創(chuàng)新工作，進(jìn)一步推動(dòng)整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)工作的發(fā)展，從現(xiàn)在來看，整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)檔管理工作到位，那么整個(gè)社會(huì)就會(huì)有更好的發(fā)展。為此，必須要及時(shí)加強(qiáng)對(duì)其社會(huì)保險(xiǎn)體系的構(gòu)建，使其可以更加高效地發(fā)揮出自身的工作效能，進(jìn)而不斷推進(jìn)我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。

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