科技檔案管理中存在的問題與對策

摘 要：科技檔案是科學(xué)研究人員在工作過程中出現(xiàn)的各種有價(jià)值的材料。保證科技檔案的完整性不但可以顯示科技人員的工作成果，而且有利于今后的科學(xué)技術(shù)研究，本文主要研究了科技檔案的概念與主要特點(diǎn)，指出了科技檔案管理中存在的不利因素并提出了解決性策略，希望有利于科技檔案管理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：科技檔案；特點(diǎn)；管理；收集；歸檔。

1 科技檔案概念界定與主要特點(diǎn)

科技檔案是國家檔案的重要組成部分，也是科技人員從事科學(xué)研究活動(dòng)的材料，不但記錄著科技工作人員的勞動(dòng)成果，而且為以后的科學(xué)研究積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。因此，做好科技檔案的管理工作有利于單位生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，國家對科技檔案的管理提出了較高的要求，科技檔案主要表現(xiàn)為下面這些特點(diǎn)：第一，科技檔案的形式，完整性是科技檔案最為明顯的一個(gè)特點(diǎn)；第二，科技檔案材料通常是科技人員在科學(xué)研究過程中出現(xiàn)的技術(shù)材料，在科學(xué)研究中具有非常重要的作用；第三，科技檔案涉及方方面面的內(nèi)容，并且科技檔案間具有千絲萬縷的聯(lián)系，通常情況下，一個(gè)完整的科技檔案通常包括項(xiàng)目文件、圖紙、電子文件等各個(gè)方面的內(nèi)容；第四，科技檔案能為以后的科學(xué)研究提供豐富經(jīng)驗(yàn)，所以具有較強(qiáng)的保管意義，主要內(nèi)容有科學(xué)方面、技術(shù)方面、研究成果等，在進(jìn)行學(xué)術(shù)研究、工程設(shè)計(jì)中具有較高的借鑒意義，必須要長時(shí)間保存，通常情況下不得銷毀；第五，需要保證科技檔案的安全性，有的科技檔案涉及商業(yè)秘密或國家機(jī)密，因此科技檔案必須要保證安全，不得發(fā)生泄露現(xiàn)象。

2 科技檔案管理中存在的不利因素

在社會的快速發(fā)展過程中，對科技檔案管理提出了更高的要求，但科技檔案管理中依然存在著一定數(shù)量的不利因素，影響科技檔案管理工作的順利開展，為了保證科技檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，推動(dòng)科技檔案管理的健康發(fā)展，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理模式，對當(dāng)前科技檔案管理中存在的不利因素進(jìn)行深入研究，并提出解決性策略具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，科技檔案管理中存在的不利因素主要有下面這些方面：

2.1 基層檔案人員認(rèn)識不到檔案管理的重要性

我國頒布《檔案法》以后，各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作給予了高度重視，但有的基層管理人員還存在著思想麻痹、工作不負(fù)責(zé)等現(xiàn)象，一些基層檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作不重要，在檔案管理工作中不熱情、不積極，同時(shí)檔案管理工作也沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的大力關(guān)注，沒有建立完善的基層檔案管理制度與人員激勵(lì)制度，進(jìn)一步制約了基層檔案管理工作的順利開展，導(dǎo)致基層檔案管理工作中存在著大量問題。在過去較長時(shí)期內(nèi)，檔案管理工作主要依靠手工進(jìn)行整理歸檔，這種操作模式效率不高，勞動(dòng)強(qiáng)度較大，而且基層檔案管理人員在工作中不敢創(chuàng)新，也影響了基層科技檔案管理工作的順利開展。

2.2 不能認(rèn)真對待科技檔案原始資料收集工作

有的單位在收集科技檔案材料時(shí)不完整不齊全，一部分科技工作人員在工作中不能及時(shí)上交各種科技材料，單位其他部門不能配合檔案管理部門的工作。有的單位在檔案管理工作中不明確科技檔案的歸檔范圍，阻礙了科技檔案的規(guī)范化發(fā)展。科技是科技人員在科學(xué)研究過程中出現(xiàn)的、具有較高價(jià)值的科學(xué)信息，如果不能保證科技檔案材料的完整性則會嚴(yán)重影響其使用價(jià)值。

2.3 科技檔案的歸檔及管理工作能力過低

有的單位在檔案管理工作中人員配備過少，不能及時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，不具備高素質(zhì)專業(yè)管理人才，不組織檔案管理人員外出參加交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，沒有對當(dāng)前檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，造成檔案管理人員不了解科技檔案的價(jià)值、不懂得科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、不能認(rèn)真對待科技檔案的收集工作、業(yè)務(wù)操作能力不高等，從而不具備較高的檔案歸檔意識。有的單位科技檔案管理人員還需承擔(dān)其他方面的工作，他們在檔案管理工作中精力分散，工作積極性不高，想及時(shí)收集本單位產(chǎn)生的科技材料但存在著時(shí)間少、任務(wù)重的問題，導(dǎo)致科技檔案管理工作不能順利進(jìn)行。

3 提高科技檔案管理工作水平的主要策略

3.1 激發(fā)基層檔案管理人員的檔案管理積極性

科技檔案管理工作涉及內(nèi)容繁多、種類復(fù)雜，要求領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視科技檔案的管理工作，要加大宣傳力度提高檔案管理人員的思想意識，使其對本職工作高度負(fù)責(zé)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任制的做法，建立完善的科技檔案管理監(jiān)督制度，鼓勵(lì)各個(gè)部門相互監(jiān)督，制訂科技檔案長期發(fā)展規(guī)劃，在部門發(fā)展中引入科技檔案管理內(nèi)容，利用建立合理的科技檔案管理制度可以規(guī)范管理人員的行為，保證科技檔案管理工作的順利開展。

3.2 及時(shí)做好科技檔案原始資料的收集工作

科技檔案管理人員還要及時(shí)收集本單位產(chǎn)生的科學(xué)研究材料，利用定期收集與不定期收集相結(jié)合的做法，如有的科學(xué)研究處于實(shí)驗(yàn)室當(dāng)中，就需隨時(shí)做好收集工作，防止檔案材料丟失。各個(gè)單位要根據(jù)自身實(shí)際情況建立科技檔案管理制度，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等各項(xiàng)內(nèi)容，提高科技檔案材料的完整性?？萍紮n案管理人員要隨時(shí)與科技人員交流，掌握本單位科學(xué)研究進(jìn)度與資料的形成情況，防止發(fā)生檔案材料丟失現(xiàn)象。

3.3 認(rèn)真對待科技檔案歸檔工作

第一，為了保證檔案材料的安全，可以將科技檔案材料分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級，處于絕密的檔案材料要永久保存，機(jī)密材料要長期保存，秘密材料經(jīng)過一段時(shí)間后銷毀。第二，在歸檔過程中可以應(yīng)用豐富多樣的組合方法，在歸檔管理時(shí)，依據(jù)科學(xué)研究的設(shè)計(jì)書、課題總結(jié)、研究成果等分別組卷，依據(jù)時(shí)間發(fā)展排列順序，相同研究內(nèi)容的材料歸為一卷，還可依據(jù)研究種類對其分類，有利于以后的查閱與保管。第三，在歸檔過程中還可以根據(jù)不同階段、不同專題、不同成果進(jìn)行，依據(jù)一定的時(shí)期對檔案材料歸檔，依據(jù)不同的專題進(jìn)行歸檔，依據(jù)專題研究產(chǎn)生的成果進(jìn)行歸檔，有效保證科技檔案歸檔工作的妥善運(yùn)行，建立完整的科技檔案資料，隨時(shí)解決科技檔案歸檔過程中出現(xiàn)的問題，保證科技檔案整理與組卷的科學(xué)性與完整性，推動(dòng)今后科技檔案管理工作的順利開展。

4 總結(jié)

總之，提高本單位的科技檔案管理工作水平，才能促進(jìn)本單位科學(xué)研究的順利開展，檔案管理部門要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，及時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段與管理技術(shù)，明確科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)解決科技檔案管理中出現(xiàn)的不利因素，并采取合理措施保證科技檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行，使科技檔案管理工作在單位發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用，促進(jìn)本單位健康發(fā)展。

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作者簡介

范佳莉（1967-），女，漢，四川綿竹，檔案管理員，助理館，大專，研究方向：企業(yè)產(chǎn)品或信息化或科技檔案管理。