論辦公室計算機辦公軟件的應(yīng)用

黃麗莎

摘 要：當(dāng)今是個信息化時代，計算機技術(shù)廣泛地應(yīng)用到了各個行業(yè)之中，特別是計算機辦公軟件在辦公室的應(yīng)用，由于其自身的獨特優(yōu)勢，極大地提高了辦公效率。在政府大力推進“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，計算機辦公軟件已經(jīng)在教育科研、政府辦公、企業(yè)商務(wù)中等方面廣泛應(yīng)用，各類先進的辦公軟件充分展現(xiàn)著各種功能，在未來仍然有著非常廣闊的應(yīng)用前景。本文在分析了計算機辦公軟件優(yōu)劣勢的基礎(chǔ)上，主要論述了辦公室計算機辦公軟件的應(yīng)用，并對未來發(fā)展進行了展望，以供參考交流。

關(guān)鍵詞：辦公室；計算機；辦公軟件；應(yīng)用

在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展進步的背景下，辦公室引入計算機辦公軟件的，促使辦公室成為了自動化和無紙化的辦公形式，有效的提升了辦公室工作人員的辦公效率，辦公自動化已經(jīng)成為了現(xiàn)今企業(yè)辦公的必然發(fā)展趨勢。當(dāng)前我國正在開展信息化改革，為了緊隨時代發(fā)展步伐，實現(xiàn)辦公效率的提升，如何有效的提升辦公自動化管理技術(shù)，加強計算機軟件的開發(fā)與應(yīng)用，這成為辦公工作面臨的首要問題。

一、計算機辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)劣勢分析

計算機技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)、圖像、視頻、音頻等信息的數(shù)據(jù)資料進行有效的收集與儲存，使得信息資源的分配更加的科學(xué)化、合理化，使辦公人員能夠更加輕松、更加容易的進行辦公，從而實現(xiàn)辦公自動化管理。

（一）計算機辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)勢分析

1.實現(xiàn)了跨地域應(yīng)用

在使用計算機辦公軟件中，我們可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的跨地域應(yīng)用，在數(shù)據(jù)資料的傳遞過程中，只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以在極短的時間內(nèi)將所需資料傳出或接入，極大程度上縮短了資料傳遞所需的時間，非常適合現(xiàn)今這個節(jié)奏感超快的社會。

2.提升資料收集與整理的準(zhǔn)確性

辦公人員經(jīng)常需要對辦公資料與數(shù)據(jù)進行歸納和整理，此過程非常的繁瑣，極易出現(xiàn)問題。在使用計算機辦公軟件后，對數(shù)據(jù)資料的整理變得非常輕松，而且準(zhǔn)確性變得非常高，極大地提升了辦公人員的工作效率[1]。

（二）計算機辦公軟件應(yīng)用的劣勢分析

在運用計算機辦公軟件進行資料的編輯與整理時，如果計算機設(shè)備出現(xiàn)問題或者計算機軟件的運行出現(xiàn)問題，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失或出錯。如果計算機網(wǎng)絡(luò)中了木馬或者病毒，可能會導(dǎo)致信息的泄露或被他人盜取，如果丟失了重要信息，比如國家的機密信息或企業(yè)的機密文件被他人盜取，會為國家的安全帶來巨大的威脅，為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟損失，對此需要采取有效的殺毒措施防范[2]。

二、辦公室計算機辦公軟件的實際應(yīng)用

常用的計算機辦公軟件，有Microsoft office系列軟件和WPS office系列軟件。Microsoft office系列軟件包括文字處理軟件Word，數(shù)據(jù)處理軟件Excel，幻燈片制作軟件PowerPoint，電子郵件軟件Outlook，出版物制作軟件Publisher，數(shù)據(jù)庫管理軟件Access和流程圖制作軟件Visio等。

WPS office系列軟件，根據(jù)中國人使用習(xí)慣和需求開發(fā)的國產(chǎn)化軟件，與Microsoft office相比，新增了更多適合中國人使用的功能。例如在Excel中增加了個人所得稅的計算公式，在Word中增加了中國節(jié)假日相關(guān)的模板等。WPS還可直接將數(shù)據(jù)在云端備份，為數(shù)據(jù)的有效使用提供了保障。WPS的軟件功能已基本能夠滿足日常辦公需要，在知識產(chǎn)權(quán)問題被廣泛關(guān)注的當(dāng)下，已經(jīng)被越來越多的人使用，更多使用功能也在不斷的被開發(fā)和升級[3]。

（一）在教育科研中的應(yīng)用

計算機辦公軟件在教育科研中的應(yīng)用直接改變了傳統(tǒng)的教課模式，教師可以有效的利用計算機辦公軟件如 PPT 等進行備課，這些計算機辦公軟件能夠?qū)⒁磉_的信息直觀的呈現(xiàn)在學(xué)生面前，讓學(xué)生更加容易理解教學(xué)內(nèi)容，從而有效的提升教學(xué)質(zhì)量。而且教師可以要求學(xué)生使用如 word 等軟件進行學(xué)科總結(jié)，這樣可以使教學(xué)更加的生動，更加的多樣化。

（二）在政府部門中的應(yīng)用

政府部門工作中引入計算機辦公軟件能夠起到良好的輔助效果，可以通過計算機軟件制作對外公開的網(wǎng)站，用來傳達相關(guān)信息，這樣公民可以隨時的從政府網(wǎng)站獲取所需的相關(guān)信息，從而提升政府的日常工作質(zhì)量。而且政府部門可以使用相應(yīng)的辦公軟件與公民進行良好的溝通，解決公民的疑問乃至問題，從而更好的提升政府部門的服務(wù)質(zhì)量?！笆率戮W(wǎng)辦”，繼續(xù)推廣電子證照應(yīng)用，推進網(wǎng)上辦事大廳拓展提升和應(yīng)用工作，推動政務(wù)服務(wù)從PC端延伸到移動端，提升全流程網(wǎng)上辦事水平。推行電子政務(wù)，是貫徹以人民為中心的發(fā)展思想的重大舉措，是推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然選擇，是全面深化改革的迫切要求。

（三）在商務(wù)辦公中的應(yīng)用

對于商務(wù)領(lǐng)域來說，計算機辦公軟件所體現(xiàn)出來的功能更為顯著，商業(yè)的核心是錢，精準(zhǔn)的說是時間與效率，時間與效率就等同于金錢，對于一些事件或情況需要第一時間做出反應(yīng)，抓住瞬來即失的機遇，計算機辦公軟件可以在最短的時間內(nèi)做出有效的處理。而且辦公軟件還可以為商務(wù)辦公中各種事務(wù)的處理帶來良好的輔助效果，利用相關(guān)辦公軟件對一些產(chǎn)品的信息進行有效的加工處理，這樣可以使得產(chǎn)品更加的有吸引力。而且現(xiàn)在商家與客戶在網(wǎng)絡(luò)平臺上進行交易更加的方便了商家的銷售，商家與客戶可以通過相應(yīng)的軟件在網(wǎng)上直接進行有效的溝通，這樣更加的促進了商業(yè)的發(fā)展，也使得商業(yè)模式簡單[4]。

三、計算機辦公軟件的未來發(fā)展

（一）加強軟件開發(fā)人才的培養(yǎng)

很有必要加強我國軟件開發(fā)的人才培養(yǎng)，要讓這個領(lǐng)域的人才隊伍建設(shè)更加充實，能夠培養(yǎng)出更多這個領(lǐng)域的專業(yè)人才。一方面，高校應(yīng)當(dāng)在這個專業(yè)的人才培養(yǎng)上進行加強，另一方面，要給這些人才提供更多實踐的機會和平臺，這是讓他們在這個領(lǐng)域有更深的鉆研，并且更加了解我國辦公室的真實需求的方法，這對于提升軟件開發(fā)的質(zhì)量很有幫助。很多國外引進的軟件和我國的一些辦公室的實際需求并不是完全匹配，造成了使用中的一些不便，加大我國辦公軟件的自主開發(fā)力度非常有必要。

（二）基于WEB的協(xié)同辦公軟件開發(fā)

隨著通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，單一的個人辦公軟件已無法滿足信息交流日益頻繁的現(xiàn)代辦公需求，將WEB技術(shù)與office軟件技術(shù)有機的結(jié)合起來，開發(fā)可以實現(xiàn)資源共享、協(xié)同工作的辦公軟件?；赪EB的協(xié)同辦公軟件可以實現(xiàn)文件資料共享、信息交流傳遞、資料系統(tǒng)管理等，為企業(yè)打造了一個科學(xué)、開放、自動化程度較高的信息化辦公平臺，在線辦公軟件極大的拓展了企業(yè)的辦公地點和參與辦公的人員[5]。

四、結(jié)語

總之，計算機辦公軟件的獨特優(yōu)勢非常明顯，與傳統(tǒng)辦公模式相比，辦公效率實現(xiàn)了極大的提升。在當(dāng)今這個信息化時代，各行業(yè)要更加注重計算機辦公軟件在辦公室中的應(yīng)用，及時深入開展信息化改革，構(gòu)建電子辦公平臺，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的東風(fēng)，實現(xiàn)整個行業(yè)的繁榮發(fā)展。在以后，我國應(yīng)大力發(fā)展計算機軟件的自主研發(fā)，根據(jù)各類辦公需求開發(fā)個性化辦公軟件，讓信息化帶動我國社會經(jīng)濟的可持續(xù)繁榮發(fā)展。

參考文獻

[1]陳玉霞.探討如何利用計算機辦公軟件提高審計的效率[J].電子制作，2014（14）：85-86.

[2]李源.計算機辦公軟件在辦公室的應(yīng)用[J].電子制作，2015（12）：105-106.

[3]張海平.辦公室計算機辦公軟件的應(yīng)用探討[J].黑龍江科技信息，2015（32）：52-53.

[4]林文發(fā).辦公室計算機辦公軟件的應(yīng)用價值探究[J].數(shù)碼世界，2017（02）：68-69.

[5]黃進杰.辦公室計算機辦公軟件應(yīng)用探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2017（05）：95-96.