淺析新形勢下對檔案保密與利用工作思考

楊健萍

摘 要：社會的飛速發(fā)展使得人們越來越重視檔案資源的管理工作，主要是檔案的保密問題和檔案的合理利用。在注重檔案保密的同時，還要重視檔案的有效開發(fā)利用，這是我國市場經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢。加強水電企業(yè)的檔案管理和合理利用，對社會的發(fā)展和國民經(jīng)濟是非常重要的。本文主要分析了水電企業(yè)檔案管理存在的常見的問題，提出了一些筆者認為可以完善水電企業(yè)檔案安全管理體系的方案，望對水電企業(yè)檔案管理的提高有一定的意義。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；保密；合理利用

目前檔案資源巨大的社會價值逐漸的被人們所重視，這也是加強檔案資源的保密和合理利用工作的重要性的原因，既要重視檔案資源的保護，同時也要注意這些檔案資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)資源的有效共享。檔案科學、合理的利用是現(xiàn)代發(fā)展的需要，其所起的作用是其它信息資源無法取代的，因此，檔案的合理利用是非常契合現(xiàn)實的。每個企業(yè)都有涉密信息，職員應該盡自己的義務保守涉密事項，也是檔案管理人員的第一職責，檔案管理人員在做好涉密文件的保管同時還應該不斷的完善自身的工作職能，使檔案資源得到充分的、科學的、合理的利用。

一、新形勢下水電企業(yè)檔案資源所具有的價值

近幾年，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的水電企業(yè)工程不斷的增加，水電企業(yè)在對于水資源的合理分配、洪水災害的防御和經(jīng)濟的發(fā)展等領(lǐng)域發(fā)揮著重要的作用。水電工程在成立、建成與生產(chǎn)運行過程中產(chǎn)生大量的文件材料，這些文件材料都是反映該水電工程的原始記錄，能夠更加準確、真實地記錄水電工程的實際情況。這些原始檔案雖然不能夠直接產(chǎn)生一些經(jīng)濟效益，但是它具有更大的潛在的價值。

首先，在水電項目建設(shè)的過程中，各個環(huán)節(jié)的檔案文件可以給相關(guān)的單位部門提供重要的參考依據(jù)，使其做出更加準確的決策；其次，在水電項目施工結(jié)束之后，需要對整個工程進行驗收和質(zhì)量評估，這些檔案文件是最重要的參考因素；再次，水電企業(yè)的檔案文件還具有一定的研究價值，在這些檔案文件的基礎(chǔ)上能夠研究出更加先進的技術(shù)，促進科技的創(chuàng)新，因此，水電企業(yè)的檔案文件是一項重要的財富。水電企業(yè)必須從最初的項目的核準、施工以及后期的生產(chǎn)運行等各個環(huán)節(jié)都要做好原始文件材料的搜集和分類整理保存工作，確定水電企業(yè)檔案的科學性與真實性，充分發(fā)揮該水電企業(yè)檔案的價值。

二、新形勢下檔案保密管理與利用工作中存在的問題

1.檔案管理工作分配不清晰（此段需要重新修改）建議從涉密文件與非涉密文件界定不嚴格，未執(zhí)行分庫保管來入手寫

大部分企業(yè)的檔案保管不集中，且檔案的管理工作明確，許多企業(yè)可能沒有設(shè)立專門的檔案室。企業(yè)的檔案資料應該按照所設(shè)部門進行分類存放，有的企業(yè)則是直接混亂放在一起，給檔案在之后使用的時候造成了很大的不便，而且檔案的管理沒有具體的制度，導致檔案文件亂放一通，容易將一些機密性的文件資料夾雜其中，嚴重時會導致企業(yè)的機密泄露。

2.提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)（此段需要重新修改）建議從檔案人員責任心和業(yè)務素質(zhì)來入手寫

日常工作中員工在上班時間玩忽職守已經(jīng)屢見不鮮，尤其是檔案管理工作人員，他們沒有意識到檔案管理的重要性，嚴重的忽視了檔案保密的工作，這是員工自身的素質(zhì)低下、沒有做好自己的本職工作導致的。管理好檔案可以為企業(yè)以后的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)，根據(jù)以往檔案記錄的經(jīng)驗可以讓企業(yè)的領(lǐng)導做出對企業(yè)最有利的決策，進而使得企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。檔案資源的管理還要根據(jù)具體的時間、地點等進行不同級別的保密和合理利用的工作，從而使得檔案的保密盡可能做到完美。在保密和合理利用之間要盡可能使他們之間維持平衡，不可偏向于任何一方，這樣才能避免企業(yè)的利益受到損害。

3.計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案管理應用中存在的問題

互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理管理中的應用使得企業(yè)檔案資源的安全問題擴大，尤其是電子檔案的盛行。企業(yè)信息的安全問題主要體現(xiàn)在：一是互聯(lián)網(wǎng)本身的安全系數(shù)的問題，比如說網(wǎng)絡的穩(wěn)定性相對較差，經(jīng)常有網(wǎng)絡病毒入侵的情況，這些都會造成檔案資源信息的損毀，這將會影響檔案管理管理工作的運行；二是互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的訪問權(quán)限問題的設(shè)置，如何才能夠確保檔案資源信息的準確性、可信度，這需要對企業(yè)檔案信息的權(quán)限管理進行高級設(shè)置，防止檔案信息被人私自修改等，務必要保證檔案管理信息的真實可靠。

三、做好企業(yè)檔案保密和合理利用的工作

1.提高企業(yè)檔案管理的監(jiān)督力度

檔案資源在利用的時候，要實時的監(jiān)督利用檔案的人員，觀察其思想和動機，如果有條件的話可以安裝一定的監(jiān)控設(shè)備，但是不能泄露檔案的秘密。對于查閱檔案的人員，防止他們偷偷的撕毀檔案或者涂改檔案，對于一些有閱讀不良習慣的人要及時的提醒對方。在查閱檔案的人閱讀完成之后，要進行詳細的檢查，確保被翻閱過的檔案資料未被動過手腳，如果發(fā)現(xiàn)問題要進行及時的查處。

2.堅守檔案管理的每一步流程

檔案的管理工作主要是檔案的搜集、分類整理并保存、最后歸檔。檔案的搜集是檔案保密工作的基礎(chǔ)性的環(huán)節(jié)，搜集完成之后便是檔案的分類整理，這一步至關(guān)重要，特別是對以后檔案的調(diào)閱。檔案信息整理時必須保證檔案信息的完整和各檔案之間的連貫。檔案如果出現(xiàn)混亂，就需要及時的重新分類整理并重新歸檔，如果檔案記錄信息有誤，一定要及時的改正檔案的信息。

3.企業(yè)應該做好檔案庫房管理工作，處理好檔案保密和利用之間的關(guān)系

計算機的應用使得檔案管理方便、快捷，但是卻也帶來許多問題，尤其是網(wǎng)絡電子檔案庫房的安全問題。針對這個問題，筆者認為可以采用防范措施將局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)相互隔離開來，尤其是用來辦公的計算機必須提前防范。企業(yè)的檔案保密性可以設(shè)立相應的規(guī)定，將檔案的保密分為不同的等級，查閱時也根據(jù)規(guī)定來處理，不同保密等級的檔案查閱條件也應該有所限制，避免檔案的混亂和泄露。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著社會的快速發(fā)展，企業(yè)的檔案資源的利用已經(jīng)突顯出其重要的作用，做好企業(yè)檔案的管理和合理利用可以使其發(fā)揮更有效的價值。因此，企業(yè)必須加大力度解決檔案管理中檔案的保密性和利用性工作之間存在的問題，處理好他們之間的關(guān)系，加強檔案資源管理的監(jiān)督。

參考文獻

[1]趙昕.新形勢下企業(yè)檔案保密工作的問題與對策[J].陜西檔案， 2017（1）： 56-56.

[2]廖致棋，劉宇. 新形勢下檔案保密工作存在的問題及對策[J].經(jīng)營管理者，2017（25）.

[3]呂文杰.關(guān)于做好檔案管理保密工作的幾點思考[J].卷宗， 2017（15）.