檔案管理工作中存在的問題和對(duì)策研究

劉潔

摘 要：隨著科技的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展，企事業(yè)單位必須不斷深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，要做到從觀念上重視、從技術(shù)上支持，以制度建設(shè)為前提，以人才保障為后盾對(duì)于檔案管理中存在的問題要及時(shí)分析，不斷總結(jié)，積極探索新的有效對(duì)策，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。為此，本文首先對(duì)檔案管理工作存在的種種問題進(jìn)行了概述，詳細(xì)探討了檔案管理的對(duì)策，旨在加強(qiáng)檔案管理，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；問題；對(duì)策

隨著我國科技的突飛猛進(jìn)刺激著信息化時(shí)代的發(fā)展。檔案學(xué)界也隨之迎來了一次新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。作為檔案學(xué)界的重點(diǎn)研究課題之一，檔案管理的工作也越來越重要。但是檔案檔案管理在很多方面還存在著很多問題，這就需要我們?cè)谝院蟮墓ぷ髦屑皶r(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

1 檔案管理工作存在的種種問題分析

1.1 檔案管理淪為雞肋，各單位重視程度不夠

在新形勢(shì)下檔案管理的現(xiàn)代化成為發(fā)展的重點(diǎn)，我們要讓檔案管理信息化，但是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理這個(gè)內(nèi)勤工作重視度顯然不夠，以筆者所在的單位，檔案管理人員多次向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)資金，用于更新檔案錄人設(shè)備，但是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于此事并不重視，這就造成了投人經(jīng)費(fèi)較少，由于管理缺乏資金，只能讓檔案管理者用一些陳舊的計(jì)算機(jī)，工作速度很慢，以至于工作無法順利開展，不管是人員上還是檔案存放的條件上，都達(dá)不到要求的標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 制度不健全，檔案管理管理不規(guī)范

檔案管理，在我國各單位，基本上是一個(gè)“雞肋”工作，所以對(duì)于檔案管理也沒有規(guī)范性的管理制度，只有一些保密規(guī)章，但是如何做好管理工作，還缺乏制度，很大一部分的單位對(duì)于檔案管理工作沒有完善的管理制度，也沒有一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理無法規(guī)范化管理。沒有制度，就無法約束檔案管理人員，所以就不能對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類和管理，導(dǎo)致在單位需要的時(shí)候，不能及時(shí)的找出檔案，浪費(fèi)了人力和精力，也無法達(dá)到檔案管理的效率

1.3 需要加強(qiáng)檔案管理信息化水平

檔案管理工作和業(yè)務(wù)是非常重要，所以為了加強(qiáng)檔案管理工作和業(yè)務(wù)，必須先進(jìn)的技術(shù)手段，來打破原有系統(tǒng)之間的隔離壁障，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和交流。與此同時(shí)不斷增加的檔案管理工作量對(duì)于整個(gè)管理決策都是一個(gè)莫大的障礙，采用新型的技術(shù)和系統(tǒng)能夠有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行分析，幫助公司的管理者對(duì)公司的整體的經(jīng)營的概涅進(jìn)行了解，實(shí)現(xiàn)信息化手段對(duì)檔案管理工作和業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充，是非常有意義的。紙質(zhì)檔案是有很多缺陷的，再加上單位對(duì)檔案室的環(huán)境、保管條件無法對(duì)電子數(shù)據(jù)和影像資料進(jìn)行保存，造成丟失，損壞，這樣單位的資料不能妥善的保管，對(duì)后續(xù)的使用造成嚴(yán)重的影響。

1.4 解答問題不及時(shí)

對(duì)于檔案管理者來說，要時(shí)刻保持高度的熱情，全身心投人工作中檔案管理是一項(xiàng)幕后工作，是無私奉獻(xiàn)的工作，它的工作需要你積極的學(xué)習(xí)新理、新知識(shí)，與檔案管理工作相結(jié)合。大部分檔案信息網(wǎng)站存在該種問題：對(duì)于網(wǎng)站訪問者的留言回復(fù)不及時(shí)或者長(zhǎng)久未回復(fù)。這樣一來，會(huì)大大降低訪問者對(duì)該網(wǎng)站的興趣及信任度，造成訪問者與工作者的溝通出現(xiàn)障礙，訪問者將認(rèn)為該網(wǎng)站不能及時(shí)提供有效信息供其使用，從而逐漸減少對(duì)該網(wǎng)站的瀏覽，最終使得該網(wǎng)站的持續(xù)發(fā)展受到極大阻礙。為使網(wǎng)站的使用有效性得到提高，加大廣大群眾對(duì)檔案網(wǎng)站的關(guān)注度和利用率，檔案網(wǎng)站建設(shè)者和管理者應(yīng)及時(shí)對(duì)訪問者的留言進(jìn)行回復(fù)，重獲訪問者信任。

2 檔案管理的對(duì)策分析

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作取決于檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。作為專業(yè)的檔案管理工作人員，要作風(fēng)正派、有較強(qiáng)的責(zé)任心，還需要不斷提高自身的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力。同時(shí)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，要把住人才人口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前，社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服各等各項(xiàng)下作棵出了新的要求和桃戰(zhàn)。其次，除了專業(yè)素質(zhì)的提升，必須同時(shí)注意管理人員思想覺悟的提升。

檔案管理人員須端正思想，充分重視檔案管理的重要性，服務(wù)大局，腳踏實(shí)地，做事有耐心，工作須細(xì)心，富有責(zé)任心。只有專業(yè)能力和文化素養(yǎng)同時(shí)具備的管理人員才是合格的檔案管理人員，才能為檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有力保障。

2.2 建立健全檔案管理制度

建立科學(xué)、合理的檔案管理規(guī)章制度，其必須要符合企業(yè)特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際要求，適應(yīng)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。建立可操作性較強(qiáng)的檔案管理制度，發(fā)揮其規(guī)范化的作用，并保持制度的嚴(yán)肅性。

2.3 改進(jìn)和完善檔案功能

檔案管理不但要對(duì)原有的部分予以保留，還需要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理的內(nèi)涵，讓檔案管理工程適應(yīng)企業(yè)對(duì)相關(guān)信息的需求，更好地為企業(yè)提供服務(wù)，為社會(huì)主義建設(shè)提供必要的服務(wù)。

2.4 采用信息化的管理手段

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息化管理模式是未來檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)，它對(duì)檔案管理提出了新的要求。所以，要盡可能地運(yùn)用現(xiàn)代化的科技成果和新型的管理手段提高檔案管理的工作效率和管理水平，實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式。利用信息化網(wǎng)絡(luò)模式不僅可以保證檔案管理的安全性，還可以及時(shí)、有效、準(zhǔn)確地找到相關(guān)的檔案文件。檔案資料管理與信息網(wǎng)絡(luò)相融合的新方式是未來檔案管理工作的依據(jù)和基礎(chǔ)。

2.5 增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制

檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2.6 提高檔案管理的服務(wù)意識(shí)

從事檔案管理工作的人員要明確檔案服務(wù)的方向，端正自己的服務(wù)態(tài)度，樹立一種新的思維模式，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要標(biāo)尺，讓檔案管理中的工作內(nèi)容充分為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)是檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理作為企事業(yè)員工人事管理工作中的一個(gè)重要組成部分，不僅在員工職位晉升、績(jī)效考評(píng)等活動(dòng)中的作用日益重要，而且檔案信息資源的利用也逐步受到社會(huì)的重視二檔案管理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)于企事業(yè)單位的工作展開都有著十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)

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