淺談醫(yī)院合同檔案的規(guī)范化管理

摘 要：伴隨經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們維權(quán)意識(shí)的增強(qiáng)。在出現(xiàn)醫(yī)療事故的時(shí)候，必須要有相關(guān)的資料為事故中責(zé)任的確認(rèn)提供一定依據(jù)。而規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障，同時(shí)實(shí)施《合同法》，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)法制的必然要求。認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《合同法》，建立和管理合同檔案，應(yīng)引起醫(yī)院檔案工作者的重視。因此，醫(yī)院合同檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，從而促進(jìn)我國(guó)醫(yī)行事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文主要從醫(yī)院合同檔案管理的特點(diǎn)入手，對(duì)醫(yī)院合同檔案當(dāng)前存在的問題進(jìn)行了闡述，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際談?wù)労贤瑱n案中的管理方法，旨在為醫(yī)院合同檔案的規(guī)范化管理提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；合同檔案；問題；管理

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同與人類生活息息相關(guān)。尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，簽訂的合同越來越多，合同在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起著越來越重要的作用。因此，對(duì)合同檔案管理的要求也日益嚴(yán)格與專業(yè)化，也越來越為世人所重視。同時(shí)，醫(yī)院合同檔案的管理，使得醫(yī)療質(zhì)量和工作水平不斷提高，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著督導(dǎo)、評(píng)估作用，也有效促進(jìn)了醫(yī)院健康發(fā)展。但是目前，傳統(tǒng)檔案管理方法存在諸多例如管理、收集程度、職責(zé)不明等的問題，并不能適應(yīng)醫(yī)院合同檔案管理工作的需要。這就需要全面改革和創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理工作，不斷提高醫(yī)院合同檔案管理水平。

1.合同檔案形成的特點(diǎn)

為了適應(yīng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的不斷發(fā)展，各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)關(guān)系得到合理化。為了根據(jù)主體在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的不同性質(zhì)形成合同檔案，必須訂立有效的合同并構(gòu)建相關(guān)的合同檔案。合同檔案是合同簽訂、履行以及合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止等活動(dòng)全過程的真實(shí)記錄和客觀反映。衛(wèi)生系統(tǒng)的社會(huì)功能不同，所以合同檔案具有以下特點(diǎn)：

1.1權(quán)威性

衛(wèi)生系統(tǒng)合同的訂立、變更、終止，既要遵守國(guó)家法律、章程和各類經(jīng)濟(jì)合同的實(shí)施條例和細(xì)則，又要符合國(guó)家企事業(yè)合同管理辦法方面的有關(guān)規(guī)定。合同一經(jīng)簽訂，即擁有了法律效力，其條款中明確規(guī)定了雙方所擁有的權(quán)利、應(yīng)盡的義務(wù)、應(yīng)履行的責(zé)任及其相互關(guān)系，而這種關(guān)系是建立在法律范疇內(nèi)，為法律所制約的。例如，醫(yī)院與外簽訂合同，必須以法人名義簽訂，由醫(yī)院負(fù)責(zé)人承擔(dān)書面和書面委托，然后簽署批準(zhǔn)制度。

1.2廣泛性

合同的職能管理和具體承辦部門的管理是財(cái)務(wù)、審計(jì)和監(jiān)督部門，各個(gè)部門因?yàn)槁氊?zé)、制度的不同，在合同管理中的撰寫中，就對(duì)不同的崗位明確崗位職責(zé)，明確了合同管理的專（兼）職人員，形成一個(gè)較為完整的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。只有這些部門共同努力，才能充分發(fā)揮醫(yī)院簽訂合同的重要作用。在醫(yī)院和醫(yī)院，醫(yī)院和患者主體之間出現(xiàn)了不可協(xié)商解決的矛盾的時(shí)候，根據(jù)合同的重要程度，把相關(guān)的檔案材料調(diào)出，同時(shí)決定由承辦部門，或綜合管理部門進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)糾紛的解決。而在調(diào)解過程中形成的有關(guān)材料，都應(yīng)作為各醫(yī)院的檔案進(jìn)行歸檔。

1.3分散性

醫(yī)院合同種類繁多，散在院辦、醫(yī)務(wù)科、科教科、護(hù)理部、人保科、財(cái)務(wù)科、總務(wù)科、餐飲科、設(shè)備科和幾十個(gè)附屬部門，如藥房科和檢查科。特別是對(duì)于大型項(xiàng)目，許多配套合同需要簽訂，時(shí)間跨度較長(zhǎng)，中間工作管理過程涉及多部門，客觀上造成合同文件分散性。

2.合同檔案形成和管理問題

近年來，雖然相關(guān)的法律法規(guī)被我們大力宣傳，但因?yàn)榉N種原因，各部門在檔案工作力一面的認(rèn)識(shí)參差不齊，對(duì)合同檔案的工作重視力度不夠，主要有著以下幾個(gè)方面的問題：

2.1對(duì)合同檔案管理工作的重視不夠

目前，許多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同檔案管理重視不夠，認(rèn)為合同檔案管理不會(huì)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，忽視了對(duì)合同檔案管理的投資。當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一是由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，讓管理中的隨意性存在，使得合同檔案的質(zhì)量直接影響，無法實(shí)現(xiàn)檔案的準(zhǔn)確性、完整性以及系統(tǒng)性。

2.2合同檔案管理職責(zé)不明

在合同簽訂工作中，未能明確兼職檔案人員對(duì)合同檔案的收集職責(zé)。因?yàn)獒t(yī)院工作的繁忙性，使得一些兼職檔案人員在實(shí)際工作中身兼數(shù)職，每天的工作狀態(tài)滿負(fù)荷，根本抽不出時(shí)間學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。對(duì)合同中的檔案收集責(zé)任做不好，形成兼職檔案保管員只了解業(yè)務(wù)而不了解檔案的現(xiàn)狀。同時(shí)，隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)的加快，原有合同檔案管理人員因缺乏信息技術(shù)而無法適應(yīng)新時(shí)期合同檔案管理的要求。

2.3收集程度不完整

檔案收集程度不夠完整，主要是由三個(gè)力一面決定的。第一由于醫(yī)院形成的合同部門比較多，有很多環(huán)節(jié)。相同的合同文件從開始到完成整個(gè)操作過程，分散到不同的部門和環(huán)節(jié)，在歸檔時(shí)，會(huì)分散，歸檔不完整的現(xiàn)象。第二是合同有很多種，合同的內(nèi)容也各不相同。既有法律規(guī)定的合同文件，又有行業(yè)特點(diǎn)形成的合同文件。由于檔案保管員對(duì)文件類型的熟悉程度不同，也影響文件的完整性和完整性。第三是一般醫(yī)院大型項(xiàng)口合同檔案在收集力一面比較重視，忽略了小型項(xiàng)目及零星合同的檔案收集。

3.改善醫(yī)院合同檔案管理的思考

3.1加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高人員素質(zhì)

做好合同檔案的管理工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，除了檔案人員自身努力外，也離不開各方面的支持和配合。因此，醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。第一要加強(qiáng)合同檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，糾正他們的工作態(tài)度，從思想上重視這項(xiàng)工作。其次積極組織檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《合同法》及相關(guān)的法律知識(shí)和醫(yī)院的檔案管理制度，進(jìn)一步增強(qiáng)合同檔案管理人員的綜合能力。

3.2創(chuàng)新管理意識(shí)，創(chuàng)新管理機(jī)制

在創(chuàng)新管理機(jī)制方面，醫(yī)院必須積極借鑒國(guó)內(nèi)外各行各業(yè)在合同檔案管理和先進(jìn)管理技術(shù)方面的最佳經(jīng)驗(yàn)，在兼顧醫(yī)院實(shí)際情況、工作性質(zhì)和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)以往合同檔案管理渠道不暢通，發(fā)展適應(yīng)醫(yī)院需要的合同檔案管理體系，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以醫(yī)院名義簽訂合同。醫(yī)院合同加蓋合同專用章，醫(yī)院辦公室保管合同專用章。同時(shí)，在日常工作中，也要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的監(jiān)督，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性。

3.3嚴(yán)格登記，分類存放，統(tǒng)一管理

根據(jù)合同內(nèi)容，編制合同登記簿，并在合同印制之初進(jìn)行登記，是中途避免合同滅失、加強(qiáng)合同檔案管理、提高合同收錄率的有效措施。在進(jìn)行收集歸檔時(shí)候，要對(duì)合同文件材料主要來源區(qū)分，所有的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，落實(shí)事業(yè)檔案管理的原則。同時(shí)，兼職檔案保管員定期向部門主管報(bào)告合同執(zhí)行情況，并報(bào)告合同執(zhí)行中的任何違規(guī)情況。如果發(fā)現(xiàn)醫(yī)院的利益可能受到損害，檔案保管員在向部門首長(zhǎng)報(bào)告時(shí)，應(yīng)提出避免損失的措施。

4 總結(jié)

實(shí)踐證明，醫(yī)院合同檔案正確建立，合同檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，其主旨在于保護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，維護(hù)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)秩序，在醫(yī)院管理中具有重要意義。除以上改善醫(yī)院合同檔案管理，我們應(yīng)當(dāng)考慮對(duì)保管期限起始時(shí)間的劃定，凡屬于本年度內(nèi)履行終結(jié)的，以下一年度為歸檔年度算起。只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的觀點(diǎn)看問題有助于增強(qiáng)了全體職工的檔案意識(shí)，又強(qiáng)化了檔案材料的收集工作和檔案信息資源的開發(fā)利用。

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作者簡(jiǎn)介

郭維婭（1984-），女，漢族，山東省青島市，合同檔案管理員，助理館員，本科，檔案管理。