從內(nèi)部控制的視角淺談航天研究所采購管理存在的問題及對策分析

剛申坤 宋娟 陶然

摘 要：在航天企業(yè)三級管理體制下，航天研究所承擔(dān)了大量的采購業(yè)務(wù)。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，采購的數(shù)量、規(guī)模也越來越大，同時也面臨缺乏頂層制度、以采購預(yù)算代替采購計劃、非招標(biāo)采購管理不完善等問題。從內(nèi)部控制的視角看，可在設(shè)計有效性和執(zhí)行有效性兩方面采取對策。在設(shè)計有效性方面，明確歸口管理部門，建立頂層采購制度；健全制度體系，細(xì)化采購流程。在執(zhí)行有效性方面，事前加大采購計劃審核力度，形成正式采購計劃；事中相應(yīng)機(jī)構(gòu)、職能部門、人員各司其職；事后開展多種形式的審查，形成管理閉環(huán)。

關(guān)鍵詞：內(nèi)控 采購管理 問題 對策

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）04-00-01

引言

當(dāng)前，航天企業(yè)實行的是集團(tuán)公司-研究院-研究所（一般包括總體部、研究所、工廠等，以下統(tǒng)稱研究所）的三級管理體制。其中，集團(tuán)公司、研究院的機(jī)構(gòu)設(shè)置均為職能機(jī)關(guān)，而研究所除對口上級設(shè)置了相應(yīng)的職能機(jī)關(guān)外，還設(shè)置了大量的研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)部門。因此，研究所的機(jī)構(gòu)設(shè)置“麻雀雖小，五臟俱全”。在此管理體制下，研究所承擔(dān)了大量的采購業(yè)務(wù)。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，研究所采購（本文所指采購，不包括航天科研生產(chǎn)任務(wù)的外包外協(xié)）的數(shù)量越來越多、規(guī)模越來越大，潛在的風(fēng)險也越來越高。因此對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行合理管控就顯得十分必要而迫切。內(nèi)部控制作為企業(yè)全面風(fēng)險管理的一種手段，是推動企業(yè)管理變革，實現(xiàn)強(qiáng)基固本、提升效率、防范風(fēng)險的重要途徑。本文試圖從內(nèi)部控制的視角對當(dāng)前航天研究所采購管理存在的問題進(jìn)行闡述，并嘗試給出針對性的對策建議。

一、航天研究所采購管理面臨的問題

1.缺乏頂層制度

主要體現(xiàn)在兩個方面，一是缺少上級文件的指導(dǎo)。集團(tuán)公司、研究院制定下發(fā)的對研究所具有指導(dǎo)意義的法規(guī)性文件體系并不健全，研究所往往是直接參照政府采購法、招標(biāo)投標(biāo)法等國家法律、法規(guī)中的相關(guān)規(guī)定來制定本單位的相關(guān)制度。二是研究所內(nèi)部無頂層采購制度。受職能分工的影響，研究所的各項具體采購業(yè)務(wù)分由不同的職能部門主管，如物資采購中，型號物資（如元器件、電線電纜、機(jī)電產(chǎn)品等）由科研生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)，保障物資（如消耗品、低值類辦公營具）由行政保障部門負(fù)責(zé)，各職能機(jī)關(guān)制定其分管采購業(yè)務(wù)的相關(guān)制度，但各制度之間存在不匹配、不協(xié)調(diào)的問題。

2.以采購預(yù)算代替采購計劃

當(dāng)前，研究所普遍實行全面預(yù)算制度，各職能部門于每年末先后完成采購需求的匯總、初審等工作，并向財務(wù)部門申報下一年度的預(yù)算。但在此過程中，并未形成統(tǒng)一的、明確的采購計劃。預(yù)算審批通過后，各職能部門是按照預(yù)算的批復(fù)總額度而不是具體的采購條目進(jìn)行管控。這就造成在實際的采購活動中，在“有預(yù)算”的條件下，部分業(yè)務(wù)可繞過相關(guān)的必要性、可行性審查直接進(jìn)行采購，而在申報預(yù)算時列出的部分業(yè)務(wù)，則會面臨因“無預(yù)算”而無法實施采購的問題。

3.非招標(biāo)采購管理不完善

在對部分研究所的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，對于需通過招標(biāo)進(jìn)行采購的業(yè)務(wù)，研究所能夠做到按照政府采購法、招標(biāo)投標(biāo)法等國家法律、法規(guī)制定相應(yīng)的制度并采取邀請或公開招標(biāo)的形式進(jìn)行招標(biāo)活動。但對于非招標(biāo)類的采購業(yè)務(wù)，在采購需求與審批、供應(yīng)商管理與選擇、后評價等相關(guān)環(huán)節(jié)，管理仍相對薄弱，如存在請購與審批為同一部門、詢比價記錄不規(guī)范、對供應(yīng)商無準(zhǔn)入程序及評價機(jī)制、采購業(yè)務(wù)監(jiān)督與后評估制度未有效執(zhí)行等問題，也存在職能部門權(quán)力過大等“牛欄關(guān)貓”的現(xiàn)象。

二、從內(nèi)部控制的視角淺談規(guī)范研究所采購管理的對策建議

1.設(shè)計有效性方面，建立、健全采購業(yè)務(wù)相關(guān)規(guī)章制度體系

1.1明確歸口管理部門，建立頂層采購制度

一方面，集團(tuán)公司、研究院應(yīng)盡快依據(jù)國家法律、法規(guī)，并結(jié)合單位實際，制定頂層的采購制度，以對研究所的制度建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)。另一方面，研究所應(yīng)明確采購業(yè)務(wù)的歸口管理部門，由其制定單位內(nèi)部的頂層采購制度，在此制度中，至少應(yīng)明確采購種類、定價方式的標(biāo)準(zhǔn)、各主管職能部門在采購業(yè)務(wù)中的分工與職責(zé)權(quán)限、采購流程及關(guān)鍵節(jié)點的風(fēng)險管控等內(nèi)容，如請購與審批、詢價與供應(yīng)商、采購合同的訂立與審批、采購驗收與相關(guān)會計紀(jì)錄、采購付款的申請審批與執(zhí)行應(yīng)符合崗位不相容原則的要求

1.2健全制度體系，細(xì)化采購流程

一是行使招投標(biāo)、合同、法律、財務(wù)、審計等管理職責(zé)的職能部門應(yīng)細(xì)化本部門制度，對采購業(yè)務(wù)提出通用性、規(guī)范化要求，如在招投標(biāo)制度中應(yīng)明確指出，包括但不限于主管職能部門、需求提出部門、經(jīng)營、財務(wù)、審計、法律等相關(guān)職能部門對招標(biāo)方案（文件）進(jìn)行審核，并明確責(zé)任追究制度。二是各采購業(yè)務(wù)主管職能部門完善本部門采購相關(guān)制度，細(xì)化采購流程，在流程中將采購管理相關(guān)要求落到實處。尤其是應(yīng)加強(qiáng)非招標(biāo)采購業(yè)務(wù)的管理，嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的要求制定相關(guān)制度。三是規(guī)章制度主管部門應(yīng)加大對采購相關(guān)制度的審理力度，確保各制度之間匹配、協(xié)調(diào)。

2.執(zhí)行有效性方面，嚴(yán)格落實制度要求，開展多種形式的審查，落實整改形成閉環(huán)

2.1事前，加大采購計劃審核力度，形成正式采購計劃

在預(yù)算申報過程中，加大對采購需求必要性、可行性的審查力度，改變以往相對粗放的“總盤子”審核方式，對大額采購項目的預(yù)算額度進(jìn)行精細(xì)化審核。預(yù)算審批通過后，形成正式的采購計劃。在執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照采購計劃的條目進(jìn)行管控。對于計劃外的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)首先按照相應(yīng)流程進(jìn)行事項申請，申請通過后，方可組織開展采購行為。

2.2事中，相關(guān)機(jī)構(gòu)、職能部門、人員各司其職

作為基層單位，研究所職能機(jī)關(guān)設(shè)置的特點是小而全，一個崗位對應(yīng)的往往是上級的一個處甚至是一個部，因此在人員業(yè)務(wù)能力的深度上，與集團(tuán)公司、研究院的人員相比一般存在一定差距，且當(dāng)前的采購數(shù)量越來越多、規(guī)模越來越大，復(fù)雜程度也越來越高，這就需要研究所的各相應(yīng)職能部門、人員各司其職，認(rèn)真做好相關(guān)文件的審核把關(guān)工作，如招標(biāo)方案（文件）的審核。同時，對于大額采購還應(yīng)充分引進(jìn)外腦，借助同行業(yè)專家的力量，提高對文件的審核質(zhì)量。

2.3事后，開展多種形式的審查，形成管理閉環(huán)

研究所內(nèi)設(shè)置的內(nèi)控、審計、法律、紀(jì)檢監(jiān)察等職能部門應(yīng)定期開展獨立審查或聯(lián)合審查，針對檢查出的問題，責(zé)令相關(guān)責(zé)任部門限期進(jìn)行整改，對于已經(jīng)造成不可逆損失的，嚴(yán)格落實責(zé)任追究制度，以起到相應(yīng)的警示作用。對于大額采購業(yè)務(wù)，也可委托專業(yè)的事務(wù)所進(jìn)行外部審計。在實踐中不斷完善、提高采購管理水平，形成管理閉環(huán)。

作者簡介：剛申坤，男，（1987.10-），山東商河人，碩士研究生學(xué)歷，研究方向：組織管理，職稱：工程師。