淺談新形勢下人事檔案管理信息化建設

王海霞

摘 要：經(jīng)濟的高速發(fā)展和科學技術水平的不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術在全國范圍內(nèi)得到極大地普及。人事檔案管理工作與單位的高效有序發(fā)展有著很大的關系。本文從存在的問題，人事檔案管理工作的重要性以及合理化建議三個方面進行了闡述。

關鍵詞：人事檔案管理 信息化建設 信息資源 制度保障

中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）04-00-01

人事檔案，就是對一個人的個人信息、工作、學習經(jīng)歷、工作成績、家庭狀況等方方面面信息的一種記錄載體，可以說是一個比較完善的個人信息儲存庫，其對于企事業(yè)單位進行人才的選拔、晉級和晉升等方面工作有著重要作用。而隨著時代的進步和發(fā)展，信息化水平不斷提高，人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也逐漸摒棄傳統(tǒng)的手工錄入，向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉變。

一、存在的一些問題

1.缺乏足夠的重視

目前，許多企事業(yè)單位都沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視，忽略了對人事檔案管理的投入，包括人力、物力及財力的投入，導致檔案管理工作薄弱，沒有專人管理檔案，沒有完善的完整的管理制度，導致檔案管理工作的收效甚微。

2.缺乏專業(yè)的人才

當前，在我國大多數(shù)的企事業(yè)單位中，有的單位的檔案管理人員年齡偏大，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓和訓練，素質較低，思想陳舊，專業(yè)水平低下，不接受新的、高科技技術，缺少管理人事檔案的基礎原則、知識和流程，給檔案管理的有效性和信息化發(fā)展帶來了諸多的阻礙，因此，專業(yè)人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來了很大難度。

3.缺乏先進的手段

我國很多企事業(yè)單位在進行人事檔案的管理工作還依然墨守成規(guī)、故步自封，跟不上時代的步伐，依靠傳統(tǒng)紙質檔案建立和保管的方式，即使部門配備了電腦，卻無法充分利用，沒有建立電子檔案、進行網(wǎng)絡查詢與檢索的意識，也使得人事檔案管理的工作效率極低，甚至阻礙單位的自身發(fā)展。

二、信息化建設的意義

1.有助于提高工作效率

當前社會的飛速發(fā)展，信息化程度不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術成為人們身邊不可缺少的工具和手段，信息成了這個時代最有價值的東西。因此對企業(yè)的人事檔案管理進行信息化的管理建設是當前我們?nèi)耸聶n案管理的發(fā)展和努力的方向，只有這樣摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡來提高檔案管理工作的效率，為今后的查檔等工作提供便利。

2.有助于共享人事檔案管理的信息資源

信息化時代的背景之下，信息成為最有價值的資源，因此對人事檔案的管理進行信息化的建設，也是促進企事業(yè)高效、有序發(fā)展的一個重要途徑。傳統(tǒng)紙質的人事檔案在查閱時通常要花費很多時間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計算機對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質檔案，在網(wǎng)絡上進行檢索，信息能在最快時間內(nèi)被查閱出來，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價值。因此，推動人才的建設發(fā)展，不僅能夠發(fā)揮出人才的最大價值，而且通過信息資源的共享也能更好地服務現(xiàn)代化建設。

三、意見和建議

1.強化認識

目前，很多企事業(yè)單位的領導并未真正認識到人事檔案管理的價值和意義，沒有給予足夠的認識和重視，導致在日常的管理工作中并未投入足夠的時間和精力。檔案管理能夠打破傳統(tǒng)取得大突破，就需要有單位領導能意識到人事檔案管理信息化建設的重要性，轉變傳統(tǒng)的觀念和想法，才能跟上時代的步伐，依靠信息化技術，提高人事檔案管理的工作效率，促進單位管理的高效化。同時，企事業(yè)單位必須要結合當前信息化時代的背景特點以及自身單位檔案管理工作的實際來制定出一套科學合理的規(guī)章制度，以保證工作人員在進行檔案管理工作時能有據(jù)可依、有章可循，從而促進檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，最終發(fā)揮出檔案管理的真正效益。

2.配備設備

想要成功的開展人事檔案管理的信息化建設，除了要有足夠的思想重視之外，還需要實實在在的“物質條件”，所以企事業(yè)必須要加大對人事檔案管理的財力的投入，引進各種必備的先進技術設備，如電腦等，同時也需要建立一套完善的網(wǎng)絡信息的管理系統(tǒng)，這是開展檔案信息化管理的一個重要的硬件設備和物質基礎，同時也是主要的信息傳輸與共享的方式和途徑。

3.加強培訓

在新形勢下，想要做好人事檔案管理的信息化建設工作，還有一個重點就是要加強對檔案管理工作人員的培訓，不能讓一些不負責、應付、敷衍的人管理人事檔案，這就需要引進和培養(yǎng)高素質的人才，兼具管理和高科技的人員管理隊伍，才能保證信息化建設能順利進行。同時，還要對新入職以及現(xiàn)職人員都進行專業(yè)的培訓，同時開展各種技術交流，不定期的進行培訓，以確保檔案管理的工作人員能促進檔案管理的高效性而不會對檔案管理工作造成阻礙。

結語

綜上所述，在當前信息化的時代背景之下，企業(yè)的人事檔案管理工作也必須與時代相結合，要勇于創(chuàng)新，不能再因循守舊、墨守成規(guī)，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式給工作帶來阻礙和制約，因此，促進人事檔案管理工作的信息化的建設，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮出其真正作用，對最終促進企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義。

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