計算機技術(shù)在檔案管理工作中的實踐應用

薛紅艷

摘 要：當前是互聯(lián)網(wǎng)信息時代，各個行業(yè)都實現(xiàn)了信息化的發(fā)展和建設，計算機技術(shù)也應用在了檔案管理工作中，在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎上進行了轉(zhuǎn)變，提高檔案管理工作的效率，實現(xiàn)了檔案管理工作的信息化建設，推動了檔案管理工作的進一步發(fā)展。計算機技術(shù)在檔案管理工作的應用中還存在著一些問題，無法體現(xiàn)出計算機技術(shù)的真正作用，進而，本文對計算機技術(shù)應用中的問題進行了分析，并對提出了相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；實踐應用

引言：我國開始進入信息化時代，信息化時代為實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理創(chuàng)造了條件，計算機和檔案管理共組中的應用，不僅可以提高工作效率，還能提高信息化的發(fā)展，對開展檔案管理工作具有非常重要的意義。信息技術(shù)在促進檔案管理發(fā)展時，也對檔案管理產(chǎn)生了一定的阻礙問題，這時就要針對信息技術(shù)在檔案管理中的問題提出相應的解決措施，提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、檔案管理中計算機技術(shù)應用的重要性

我國是人口大國，而且人口流動性較大，也增加了檔案管理工在的復雜性，傳統(tǒng)的檔案管理工作的工作效率和及時性較差，難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，計算機技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來了方便，解決了檔案管理難的問題，并且憑借著自身可以容納海量數(shù)據(jù)及強大的篩選、分類等的功能，成功的為檔案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了檔案管理效率。

在目前的檔案管理工作中，越來越多的單位加大了對檔案管理工作的重視力度，同時也提高了對相關(guān)工作的要求，相關(guān)工作人員需要提高自身的工作素養(yǎng)，也需要學習和掌握現(xiàn)代化的科學技術(shù)，并將其應用到檔案管理工作中，合理應用計算機技術(shù)可以的保證檔案信息資料的準確性，并且可以在短時間內(nèi)完成工作任務，提高工作效率。想要實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設，不光要融入先進科學技術(shù)，還需要進行現(xiàn)代化的設備。檔案信息資料的安全性和有效性是檔案管理工作必須有所保證的，這對檔案信息資料的應用和各單位的人力資源管理有著直接的影響。利用計算機信息技術(shù)可以在一定程度上滿足這個要求，可以對檔案進行信息化管理，提高了檔案工作的整體管理水平，保證了檔案管理工作中各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性，并且對檔案信息進行高效管理和分類，為以后檔案信息的查閱提供了方便，同時在單位的網(wǎng)絡平臺中，可以實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

二、計算機技術(shù)在檔案管理應用中存在的不足

1、電子檔案保存

計算機技術(shù)在電子檔案管理中的應用檔案的存儲也出現(xiàn)了一定的問題。在存儲的過程中，電子檔案管理程序可以滿足文字處理存儲，對著計算機系統(tǒng)的優(yōu)化更新，文檔資料可以存放在不同的數(shù)據(jù)庫和存儲盤中，在確保文檔安全性的同時也提高了文檔讀取和長期保存的難度。

2、缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準

在日常生活中，做什么都要有一個標準，“無規(guī)矩不成方圓”。現(xiàn)在很多的部門檔案管理內(nèi)容不斷細化，在管理制度和管理方式方面都是大同小異，如果說管理標準不能實現(xiàn)統(tǒng)一也是必然的。而且，很多單位之間或是部門之間的溝通也是比較缺少的，這樣也給實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一增加了難度。

3、檔案管理信息化程度不高

很多單位和部門都建立了信息化檔案管理模式，利用計算機技術(shù)進行現(xiàn)代化檔案管理，但很多的檔案館還是熱衷于傳統(tǒng)的手工管理模式，計算機就成了管理的輔助工具。檔案管理工作的工作仍然采用紙質(zhì)資料，沒有建立現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫下的信息化檔案管理，計算機信息化的優(yōu)勢就不能夠體現(xiàn)，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展，影響了檔案管理工作的效率和管理質(zhì)量。

4、檔案管理安全問題

計算機技術(shù)在檔案管理中的應用，雖然提高了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，但同時也增加了檔案信息安全問題管理的難度，安全性和可靠性問題成為人們所關(guān)注的。現(xiàn)在很多的網(wǎng)絡都受到黑客、計算機病毒、保密信息泄露等的威脅，使人們的信息不在安全。隨著計算機網(wǎng)絡用戶的劇增，網(wǎng)絡的危險性也在倍增。網(wǎng)絡的不安全性和不穩(wěn)定性也給檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。

三、優(yōu)化計算機檔案管理工作可采取的幾點措施

1、完善檔案管理制度

把計算機信息技術(shù)應用在檔案管理工作中，可以改善傳統(tǒng)管理模式中存在的問題。但是在實際應用過程中，還缺少完善的檔案管理制度。相關(guān)單位需要根據(jù)實際的發(fā)展情況和檔案管理部門的實際工作情況來進行管理制度的制定，讓相關(guān)的工作人員在工作中可以按照管理制度去執(zhí)行，在應用現(xiàn)代化科學技術(shù)的過程中，規(guī)范自己的操作行為，避免由人為原因?qū)n案管理造成影響。計算機技術(shù)在應用的過程中會出現(xiàn)問題，工作人員需要根據(jù)實際情況來設置科學的解決方案，讓計算機技術(shù)可以高效的應用在檔案管理工作中。

2、實現(xiàn)信息化檔案安全管理

保證檔案信息資料的安全是檔案管理工作中工作人員需要重視的問題。利用計算機技術(shù)進行檔案管理過程中，由于網(wǎng)絡平臺中沒有制定相關(guān)的管理制度，導致檔案信息的隱私和安全受到威脅，這就需要管理人員在日常的管理工作中要提高電子檔案信息的安全意識，對計算機進行防火墻設置。同時對檔案信息進行分類，一級保密檔案信息要進行絕對的保護，在盡可能的情況不要進行網(wǎng)絡的連接，避免信息泄露。普通的檔案信息可以在網(wǎng)絡環(huán)境下進行操作，但是也需要采取相關(guān)的保護措施，為檔案管理工作提供一個安全的網(wǎng)絡環(huán)境，加強檔案管理人員安全意識的培養(yǎng)。

3、提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員利用計算機系統(tǒng)進行檔案管理，不僅要具備相應的計算機知識，還應具備信息化安全管理意識并了解科學的管理?，F(xiàn)代化的管理水平，管理過程中的計算機信息庫體現(xiàn)，以實現(xiàn)改革和檔案管理。在實際工作中不斷完善的計算機管理系統(tǒng)，并不斷學習更方便的文件管理程序的先進的知識。

4、文檔一體化管理

為了防止檔案管理中存在文檔分離問題，具體工作落實在單位的內(nèi)部文件整合，避免進行重復的檔案管理工作，應該針對現(xiàn)代化檔案管理建設，對文件檔案的管理內(nèi)容進行總體規(guī)劃，徹底改變了文檔管理問題已被隔離，并逐步整合文件檔案管理工作。與此同時，應結(jié)合計算機網(wǎng)絡技術(shù)研究文檔處理軟件，利用現(xiàn)代化管理軟件實現(xiàn)文檔的綜合管理，積極面對以文檔管理的挑戰(zhàn)存檔載體的虛擬非傳統(tǒng)的形式。

綜上所述，結(jié)合計算機技術(shù)進行檔案管理是現(xiàn)代信息化檔案管理的需求，針對檔案管理過程中總會產(chǎn)生一些新的問題，這時就需要工作者認真對待這些問題，并且及時的解除這些問題，這樣才能使計算機技術(shù)在檔案管理工作中得到良好的應用。

參考文獻：

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