如何做好住房保障工作中檔案審核工作

南勤合

摘 要：本文針對(duì)住房保障資格審核過程中形成檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)以及整理方法進(jìn)行了探討，希望對(duì)住房保障資格審核檔案工作能有所借鑒。

關(guān)鍵詞：住房保障 資格審核檔案 整理方法

目前住房保障工作已成為社會(huì)各方廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)問題，這項(xiàng)工作保障了中低收入階層基本住房需求，極大地改善了其住房條件，是一項(xiàng)深得人心的惠民工作。理論上講政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房兩類。

一、資格審核過程中形成的檔案材料

住房保障工作起步時(shí)間不長，在實(shí)際工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的資格申請(qǐng)核定材料，主要包括：居民購買經(jīng)濟(jì)適用住房申請(qǐng)核定表（或家庭購買限價(jià)商品住房申請(qǐng)核定表或廉租房申請(qǐng)核定表）；申請(qǐng)人及家庭人員身份證明、戶口本；已婚家庭成員婚姻狀況證明（包括結(jié)婚證明或離婚證明）；居住地住房情況證明（包括申請(qǐng)家庭現(xiàn)地址、戶口所在地地址、戶口遷入本地原地址及有他處住房的所有這些地址的房屋租賃合同、房屋所有權(quán)證或房屋產(chǎn)權(quán)單位的證明以及申請(qǐng)家庭成員、共居人現(xiàn)居住地居委會(huì)或村委會(huì)出具的居住證明）；學(xué)生在校證明；申請(qǐng)家庭成員收入證明（包括工作單位出具的收入證明或街道居委會(huì)出具的收入證明或離退休的需提供離退休證及領(lǐng)取退休金存折復(fù)印件或享受失業(yè)保險(xiǎn)待遇的失業(yè)人員提供由管理部門出具的領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金期限、標(biāo)準(zhǔn)證明）；原有住房已拆遷的，需提供《拆遷補(bǔ)償協(xié)議書》；其他需要提供的證明材料（如殘疾證、軍官證等需特殊證明的材料）；需要優(yōu)先輪候配售家庭在提供上述材料的同時(shí)要提供拆遷證明或重殘證明或大病證明或危房證明或優(yōu)撫證明或軍轉(zhuǎn)干證明等等。

二、資格審核過程中形成檔案的特點(diǎn)

每一個(gè)申請(qǐng)購買經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請(qǐng)廉租住房的家庭或個(gè)人都必須按要求提供上述材料，以致所形成的檔案材料具有以下特點(diǎn)：

1.內(nèi)容單一。不論申請(qǐng)什么性質(zhì)的住房，都須提供相應(yīng)的材料，這些材料所涉及的范圍、內(nèi)容大體與上述所列審核材料雷同，沒有本質(zhì)上的區(qū)別，只是材料數(shù)量上有多有少。因此，住房保障資格審核過程中形成的檔案材料內(nèi)容比較單一。

2.形成時(shí)間的不定性。對(duì)申請(qǐng)購買經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請(qǐng)廉租住房的家庭或個(gè)人實(shí)行三級(jí)審核、兩級(jí)公示制度。雖說審核程序、審核工作的時(shí)限是有具體規(guī)定的，但每一批次上報(bào)備案的戶數(shù)是不確定的。有時(shí)一批會(huì)達(dá)到上百戶，有時(shí)一批只有幾十戶，也有可能年底上報(bào)，第二年年初完成備案的?？傊?，住房保障資格審核是一項(xiàng)具有連續(xù)性的工作，不能以自然年度確定住房保障資格審核材料形成的時(shí)間，所以住房保障資格審核材料形成的時(shí)間具有不定性。

三、審核過程中形成檔案材料的整理方法

由于審核檔案材料內(nèi)容單一，數(shù)量大，以備案時(shí)間作為審核工作的結(jié)束，因此在現(xiàn)實(shí)工作中，住房保障部門通常采用的整理方法有兩種：

（一） “年度——問題——保管期限”

首先，要按備案完成時(shí)間劃分立卷歸檔年度。由于住房保障資格審核文件材料要經(jīng)過“三級(jí)審核、兩級(jí)公示”后，才算完成此項(xiàng)工作。一方面審核時(shí)間較長；另一方面每一批次形成的文件材料數(shù)量不等（實(shí)際工作中每一批次形成的文件材料還是比較多的）。因此，筆者認(rèn)為不宜采用檔案常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間，即等到下一年度的上半年再進(jìn)行立卷歸檔。如按照此常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間，勢必會(huì)造成大量資格審核文件材料的積壓，不利于文件的管理和利用、易丟失，而且整理工作量也會(huì)很大。

其次，由于檔案內(nèi)容同屬于住房保障資格審核材料，而且申請(qǐng)保障性住房或政策性住房的主體是以家庭為主（也有少數(shù)超過30歲的大齡青年），每一份申報(bào)材料相對(duì)獨(dú)立、穩(wěn)定，變化不大，只是在數(shù)量上小有變化，筆者認(rèn)為住房保障資格申請(qǐng)核定檔案應(yīng)采取“一戶一卷”的形式立卷歸檔。采用“一戶一卷”的形式整理，既便于擬寫題名（由于檔案材料內(nèi)容單一，只需將房屋坐落、申請(qǐng)人姓名、申請(qǐng)房源類型錄入即可），又便于錄入檢索，簡便、實(shí)用。

第三，案卷的排列。住房保障工作中資格審核檔案應(yīng)在一個(gè)目錄號(hào)下按照備案時(shí)間的先后順序大流水排列。后續(xù)工作產(chǎn)生的檔案材料按形成的時(shí)間排在資格審核檔案的后面。

（二） “一人一檔、一檔一盒”

首先，根據(jù)住房保障工作中每個(gè)申請(qǐng)人從資格申請(qǐng)到選房結(jié)束，整個(gè)過程所產(chǎn)生材料的多少?zèng)Q定裝檔案盒的厚度。筆者認(rèn)為現(xiàn)實(shí)工作中使用3公分的檔案盒較為合適。

其次，每盒中的檔案材料按照形成時(shí)間的先后（一般的順序是資格審核形成的材料在前、配售形成的材料在后，同一類的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號(hào)章）裝入盒中?？稍跈n案盒的脊背上用統(tǒng)一的格式標(biāo)上申請(qǐng)人的房屋坐落和姓名，便于查找、利用。

四、實(shí)際工作中存在的問題及解決方法

住房保障部門在實(shí)際工作中存在以下兩種做法是不可取的。第一種：將申請(qǐng)購買經(jīng)濟(jì)適用住房資格審核材料、申請(qǐng)購買兩限房資格審核材料、申請(qǐng)廉租住房資格審核材料，給三個(gè)目錄各自大流水編號(hào)。這種問題形成的原因主要是工作人員認(rèn)為各自大流水排列能夠清楚的反映出“三房”資格審核各自的具體數(shù)量。但這種做法會(huì)對(duì)后期檔案管理及庫房空間預(yù)留等問題產(chǎn)生不利影響。第二種：將一年內(nèi)每種房的資格審核材料按照申報(bào)地區(qū)排列，同一申報(bào)地區(qū)的檔案材料排在一起。工作人員認(rèn)為這種排列可以清晰地看到各申報(bào)地區(qū)每種房的資格審核檔案材料數(shù)量，但這種做法需要等到下一個(gè)年度再對(duì)其立卷歸檔，勢必造成檔案整理工作量急劇加大，且對(duì)“三房”資格審核材料的日常管理、利用造成不利的影響。

為解決此類問題，首先，要充分理解所涉及業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容、程序、目的。只有充分理解其內(nèi)容、程序、目的后，才能根據(jù)檔案整理規(guī)范制定出合理的整理方案，將所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、合理的整理。其次，要擺脫傳統(tǒng)的檔案整理模式的束縛，具體問題、具體分析。第三，要充分利用好檔案管理軟件在實(shí)際工作中的便利性。作為檔案管理人員熟練掌握、應(yīng)用檔案管理軟件及辦公軟件是非常必要的，只有熟練應(yīng)用這些軟件，才能將檔案信息正確地錄入，便于查找、利用。

參考文獻(xiàn)

[1]楮元秋、白爽、孫秀英：《 城鎮(zhèn)廉租住房保障檔案管理初探》，《黑龍江檔案》，2017年第8期：第23頁