醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理存在的問題及解決措施

段強

摘 要：醫(yī)院電子檔案建設(shè)可以說是其檔案管理在發(fā)展過程中的主要方向，這樣才能保證其可以適應(yīng)信息技術(shù)及現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展要求，但是在實際的醫(yī)院電子檔案建設(shè)及管理中，其仍然存有許多的不足之處亟待改進，本文則針對這些問題來進行分析，立足于此提出了相應(yīng)的處理及解決措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理；問題；措施

檔案作為歷史留存依據(jù)其對醫(yī)院的發(fā)展有著極大的價值，而目前在檔案管理中其電子檔案管理形式已經(jīng)逐漸從紙質(zhì)向著電子化的方向發(fā)展，尤其是在各類信息技術(shù)不斷的更新及完善的情況下，使得醫(yī)院電子檔案的信息化建設(shè)得到了良好的技術(shù)支持，而這也推動了其管理工作的進一步的更新及改進，有效的提升了其電子檔案建設(shè)與管理的效率及質(zhì)量。

1 醫(yī)院電子檔案建設(shè)的優(yōu)勢

1.1 解決紙質(zhì)檔案易耗損問題

以往的紙質(zhì)檔案在潮濕、高溫、低溫等環(huán)境下都不易保存，易出現(xiàn)受潮、腐蝕、氧化、蟲蛀等現(xiàn)象，并且紙質(zhì)文件在反復(fù)使用的過程中不可避免地會產(chǎn)生一些損耗。而電子檔案的建設(shè)在極大程度上解決了這一問題的限制，可以存儲在光盤、硬盤等存儲設(shè)備中，可以有效地保護紙質(zhì)檔案原件。電子檔案不僅占用空間小、花費成本低、可重復(fù)使用，還具有節(jié)能環(huán)保、易操作、使用壽命長等優(yōu)勢。

1.2 提升檔案信息的利用率

以往的紙質(zhì)檔案管理模式只能依靠手工處理的方法，不僅處理過程繁瑣、效率低，還容易出現(xiàn)信息錯漏、檔案丟失、不易查詢整理等問題，導(dǎo)致檔案信息的利用率大大降低。在此情況下，電子檔案不僅能夠解決以上紙質(zhì)檔案管理過程中存在的問題，還能極大地保障檔案信息的完整性、真實性，便于各部門查詢使用，有效地提升了檔案信息的利用率。

1.3 為醫(yī)院數(shù)據(jù)分析提供可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

以往的紙質(zhì)檔案文件很難使醫(yī)院獲得較為有效、準確的內(nèi)部運行數(shù)據(jù)，而使用電子檔案不僅可以很快對醫(yī)院運行各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析，還可以通過對醫(yī)院日常運行產(chǎn)生數(shù)據(jù)、臨床診療情況等數(shù)據(jù)的調(diào)取、自動歸檔、安全存儲，來為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策指導(dǎo)、未來的發(fā)展規(guī)劃等提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)保障。

2 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理中存在的問題分析

2.1 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理體系中存在不足

在我國的醫(yī)院檔案管理工作中其主要是以紙質(zhì)檔案管理形式為主，經(jīng)過長時間的實踐、改革及調(diào)整，其已經(jīng)逐漸形成了相對完善的管理體系及較為成熟的管理形式。但是在電子檔案其建設(shè)及管理工作中仍然處于實踐探索的階段，整體來說，其沒有形成統(tǒng)一、系統(tǒng)、標(biāo)準的管理體系，因此在實際的實施過程中，其方案存有許多的不成熟部分。并且在醫(yī)院電子檔案的建立及管理工作中，涉及了許多的專業(yè)知識及內(nèi)容，其對信息化系管理技術(shù)及檔案管理技術(shù)的要求較高，這也導(dǎo)致在實際的電子檔案管理中其綜合能力水平較低的問題，此種管理體系的缺乏嚴重的限制了相關(guān)工作的正常有序開展。

2.2 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理中安全系數(shù)不足

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中其存有許多的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險及漏洞，而這些因素會為醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理帶來一定的安全威脅。本身在醫(yī)院檔案管理工作中其許多檔案信息就具有一定的機密性及保密性特征，若是在實際中出現(xiàn)檔案信息的泄露、遺失等問題，將會嚴重的影響其檔案信息的真實度及安全性，并且在電子檔案的應(yīng)用中，其容易受到病毒的感染，若是電子檔案受到病毒的影響，會導(dǎo)致其內(nèi)容被復(fù)制、篡改、刪除等，同時也可能會造成電子檔案管理系統(tǒng)的崩潰，此種安全隱患會為醫(yī)院權(quán)益帶來一定的威脅。并且許多的網(wǎng)絡(luò)病毒存有較高的隱蔽性特點，若是在實際的管理活動中安全意識不足，極易使得攜帶病毒的程序感染到電子檔案管理系統(tǒng)中。

2.3 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理中工作人員的素質(zhì)能力問題

在電子檔案建設(shè)與管理中，其不僅對管理人員的檔案管理能力有一定的要求，還對檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平有一定的要求，這樣才能保證其可以更好的應(yīng)對醫(yī)院檔案的信息化管理要求。但是在實際中許多檔案部門的工作人員存在著身兼數(shù)職的情況，這使得其在管理活動中存在著專業(yè)度不足的現(xiàn)象，而這也導(dǎo)致及管理人員無法更好的應(yīng)對電子檔案管理的發(fā)展需求及管理方式的轉(zhuǎn)變，在許多的管理活動中，其無法更好的應(yīng)用相關(guān)的專業(yè)技術(shù)來提升醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平，不利于電子檔案建設(shè)與管理的實際執(zhí)行及發(fā)展。

3 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理中存在的問題的解決措施，

3.1 制定完善健全的電子檔案建設(shè)與管理制度

首先，需要對管理職責(zé)進行明確，其主要包括了對電子檔案的收集、登記、管理、儲存等相關(guān)職責(zé)，以此來保證各項管理內(nèi)容可以在實際中得到有效的落實，并且在電子檔案建設(shè)與管理制度的確定上還需以實際的醫(yī)院運行及發(fā)展特點為主，從而保證其可以對各項檔案管理行為進行有效的約束。其次，制定完善的電子檔案檢查制度，為了避免出現(xiàn)電子檔案的缺失、遺漏、損壞等情況，要定期的對電子檔案內(nèi)容進行檢查及確定，保證電子檔案的真實性及完整性，在保存電子檔案時至少要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套實行異地保存，電子檔案的查閱應(yīng)在許可范圍，通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用電子文檔，要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障，并且檔案管理人員要嚴格遵守保密規(guī)定。最后，醫(yī)院封存的電子檔案不得利用和外借，最好使用電子檔案的復(fù)制件，醫(yī)院任何人員要銷毀電子檔案時，必須需經(jīng)醫(yī)院負責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)批準，并經(jīng)有關(guān)部門審核，編制銷毀清冊，確保載體與信息徹底銷毀。

3.2 提升電子檔案建設(shè)與管理的安全性

第一，操作層面的安全電子檔案的安全性與人為操作有直接的聯(lián)系，為了提升電子檔案管理工作的規(guī)范、安全性，有效規(guī)避人為操作帶來的安全問題，醫(yī)院要制定電子檔案工作人員的安全守則，并不斷強化電子檔案管理工作人員的安全防范意識。檔案管理人員在對電子檔案進行管理操作時，要事先對計算機系統(tǒng)、軟件進行殺毒，并避免使電子檔案專用電腦進行外部網(wǎng)絡(luò)的訪問。對于自己不清楚不熟悉的文件不輕易地打開，避免一些誘惑性欺騙性很強的病毒被誤打開。第二，法律方面的保障醫(yī)院的檔案關(guān)乎患者的隱私與醫(yī)院各部門的數(shù)據(jù)文件，是具有一定法律效力的，因此電子文檔需要在法律的基礎(chǔ)上建立一套有效的安全機制。在法律法規(guī)的保障下，電子文檔管理工作將杜絕一大部分有意無意的破壞活動，使電子檔案工作做到有法可依、有理可循。

3.3 提升電子檔案管理者的專業(yè)能力

醫(yī)院電子檔案工作的正常運轉(zhuǎn)離不開高素質(zhì)、高能力的檔案管理人員，檔案工作人員的職業(yè)能力也體現(xiàn)了醫(yī)院的整體水準。為了進一步提升檔案管理人員的專業(yè)水準，醫(yī)院檔案管理部門要定期對所有檔案管理人員進行電子文檔業(yè)務(wù)知識、技能培訓(xùn)，提高其現(xiàn)代化信息運用和處理的能力，擔(dān)負起對電子文檔監(jiān)督管理的責(zé)任。

4 結(jié)論

針對現(xiàn)今醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理實情來看，其存有幾點問題對其電子化發(fā)展有著較大的影響，結(jié)合電子檔案的特點及醫(yī)院檔案管理需求來看，必須要針對這些問題采用適當(dāng)?shù)拇胧﹣磉M行處理。上文從多角度、多層次提出了在實際中可以采用的解決措施，其可以有效的對電子檔案建設(shè)與管理的內(nèi)容、流程及體系進行改進及完善，使得其整體的效率得到有效提升。

參考文獻

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