“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案潛在用戶研究

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略深刻影響著檔案事業(yè)的發(fā)展，改變了檔案管理的傳統(tǒng)模式，豐富了檔案利用的形式。在此基礎(chǔ)上，檔案行業(yè)應(yīng)積極研究如何適應(yīng)這種變化，以更好的吸引用戶，將檔案潛在用戶轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)用戶，提高檔案利用率，更好的實(shí)現(xiàn)檔案價值。

關(guān)鍵字：互聯(lián)網(wǎng)+；潛在用戶；研究；轉(zhuǎn)化

我們生活在互聯(lián)網(wǎng)時代，互聯(lián)網(wǎng)正在并將繼續(xù)改變和改善我們的生活。2015年3月5日，李克強(qiáng)總理在兩會政府工作報告中提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”的戰(zhàn)略規(guī)劃。同年7月1日，國務(wù)院公開發(fā)布《國務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》（國發(fā)[2015]40號），從國家層面明確了行動要求、重點(diǎn)行動、保障支持。各行業(yè)在此戰(zhàn)略指導(dǎo)下，都在積極謀劃改變，檔案行業(yè)也做了多方面的探索?？傮w來說，“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下檔案利用方面的研究成果不多，關(guān)于潛在用戶的研究更是寥寥。然而檔案信息的利用是檔案工作的終極目的，因此我們要重視檔案利用工作中檔案潛在用戶轉(zhuǎn)化的研究。尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，用戶需求、管理工具和手段都有不同程度的變化。而我們要適應(yīng)這種變化，就要順勢而為，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的便捷與快速，更高效的為用戶提供檔案利用服務(wù)，使更多的潛在用戶參與到檔案的實(shí)際利用中來。

一、檔案潛在用戶概述

（一） 檔案潛在用戶

“潛在用戶”的概念是相對于“現(xiàn)實(shí)用戶”提出來的，檔案潛在用戶是指，社會上的組織或個人具有檔案利用的潛在需求，但是由于自身能力的限制或者外部條件不足，沒辦法與檔案館取得交流，事實(shí)上也沒有與檔案館建立聯(lián)系的這部分群體。[1]具有現(xiàn)實(shí)信息需要的用戶稱之為現(xiàn)實(shí)用戶，具有潛在信息需要的用戶稱之為潛在用戶。相對于現(xiàn)實(shí)用戶，潛在用戶具有數(shù)量多、潛力大的特點(diǎn)。[2]

（二） 檔案潛在用戶的需求

檔案潛在信息需求包括檔案潛在用戶的信息需求及檔案現(xiàn)實(shí)用戶未表達(dá)出來的真實(shí)的檔案信息需求，這種潛在的需求在一定引導(dǎo)下可變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的需求?；跈n案潛在用戶數(shù)量龐大的特點(diǎn)，從提高檔案利用的角度來說，促使?jié)撛谟脩舻霓D(zhuǎn)化比尋找新的檔案需求更容易獲得較大社會效益。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案利用要求的變化

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，用戶檔案利用的要求發(fā)生了諸多變化，主要有：（1）時效要求高?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，效率和速度決定成敗，因此用戶對檔案利用的時效要求更高；（2）形態(tài)多樣化。各種檔案利用終端的出現(xiàn)，使被利用的檔案形態(tài)多樣化。比如針對不同的系統(tǒng)，需要不同格式的電子文件；（3）服務(wù)主動化。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下大信息共享平臺的出現(xiàn)，要求檔案資源建設(shè)更全面且質(zhì)量高。傳統(tǒng)的被動服務(wù)方式被徹底改變，換而代之的是主動全面的搜集開發(fā)檔案資源并及時通過平臺共享，才能滿足增長且日益?zhèn)€性化的檔案利用需求。了解這些變化是滿足信息利用需求，最大可能的轉(zhuǎn)化檔案潛在用戶的前提。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案潛在用戶轉(zhuǎn)化的不利因素分析

（一）檔案服務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)參差不齊

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施要求更高，需要配備成套的檔案數(shù)字化和新形態(tài)檔案利用的相關(guān)設(shè)備設(shè)施。這些設(shè)備設(shè)施的成本一般都比較高，維護(hù)管理也需要長期的經(jīng)費(fèi)支持。在大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)配備計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，還需要投入非常多的經(jīng)費(fèi)增加其他的設(shè)施設(shè)備。所以在經(jīng)費(fèi)投入不斷加大的同時，總量是供不應(yīng)求的，導(dǎo)致了發(fā)展不平衡的情況，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施相對完善先進(jìn)，欠發(fā)達(dá)地區(qū)建設(shè)進(jìn)程緩慢，總體參差不齊。

（二）檔案人才的知識結(jié)構(gòu)有待完善

一方面，歷史原因?qū)е聶n案工作者的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能差距較大，檔案管理人才緊缺。另一方面，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，信息形態(tài)的變化，信息內(nèi)容的多樣化，外文文獻(xiàn)的增加，新技術(shù)新設(shè)備的應(yīng)用與維護(hù)，對檔案工作者的要求更高了。原有人才并不能完全滿足需求的前提下，這種素質(zhì)要求的提高，對檔案人才的培養(yǎng)來說是個難題。

（三）檔案資源的挖掘力度不夠深入

檔案資源基礎(chǔ)數(shù)量龐大，“互聯(lián)網(wǎng)+”深入影響檔案行業(yè)后，檔案資源的數(shù)量更加飛速增長?？傮w上來講，被挖掘利用的數(shù)量占總量的比重較小。如何廣泛發(fā)掘、深入研究這些檔案資源，對檔案價值的實(shí)現(xiàn)與用戶需求的滿足影響重大。

（四）相關(guān)行業(yè)的信息共享參與擴(kuò)大

主要體現(xiàn)在參與信息共享的行業(yè)進(jìn)一步擴(kuò)大對市場的競爭與爭奪，圖書館、博物館、出版界、網(wǎng)絡(luò)媒介等都是檔案部門的競爭對手，用戶需求能在其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)獲得滿足的機(jī)率越高，則潛在用戶流失越大。而檔案利用的程序越繁瑣，查全查準(zhǔn)率越低，信息獨(dú)占的比例越小，檔案用戶轉(zhuǎn)而尋找其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)獲取信息的意愿越強(qiáng)烈。

（五）檔案用戶的信息獲取能力欠缺

我國檔案歷史上曾長久的重藏輕用，且檔案與檔案利用的宣傳過少。導(dǎo)致普通百姓心理上對檔案有種距離感，認(rèn)為檔案離自己生活遙遠(yuǎn)，不想利用檔案；或無法判斷自己是否可以利用所需檔案信息，不敢利用檔案；又或者限于知識水平和檔案利用工具使用技能，不會查找檔案。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境下，檔案管理信息化程度進(jìn)一步提高，新的設(shè)備和管理模式的引進(jìn)，使原本就欠缺信息獲取能力的大多數(shù)普通百姓更加望檔案而卻步。

（六）法規(guī)政策的完善更新速度緩慢

我國現(xiàn)有的檔案法規(guī)政策體系對于檔案利用和檔案鑒定的條款大多比較抽象，導(dǎo)致檔案的鑒定無法保證準(zhǔn)確性，也就使檔案開放工作存在一系列不規(guī)范。加之檔案信息化的速度加快，檔案開放相關(guān)的安全問題、保密問題等也需要配套的具操作性的法規(guī)政策加以指引。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案潛在用戶的轉(zhuǎn)化路徑

（一）加大對基礎(chǔ)建設(shè)的投入

要加大對檔案信息服務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)的資金投入，同時要注重投入的地區(qū)性公平，對于經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)尤其要注意政策和資金的雙向扶持。對于實(shí)際建設(shè)部門，應(yīng)充分利用獲得的資金投入，針對自身的不足，制定總體的規(guī)劃和切實(shí)可行的計(jì)劃，穩(wěn)打穩(wěn)扎、逐步實(shí)施，做好“互聯(lián)網(wǎng)+”下的檔案利用設(shè)施基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

（二）加強(qiáng)對檔案人才的培養(yǎng)

檔案工作以人為本，我們要高度重視這個問題，依托《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形式下檔案工作的意見》與《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》等政策支持，加大對人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。一是要通過系統(tǒng)教育加強(qiáng)對檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，二是要通過繼續(xù)教育完善檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)，三是要認(rèn)識到“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對檔案管理人才信息素質(zhì)、信息能力、安全意識、保密意識方面提出的新要求，并加以培養(yǎng)。

（三）深入對檔案信息的挖掘

運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下關(guān)聯(lián)規(guī)則、遺傳算法、回歸分析等信息挖掘新技術(shù)，全面深入的挖掘檔案信息的價值。同時對檔案潛在用戶的檔案利用需求和行為習(xí)慣方面進(jìn)行信息搜集和研究，挖掘需求，針對性的服務(wù)，提高檔案利用的效率。

（四）提高對行業(yè)競爭的實(shí)力

要提高行業(yè)的競爭力，首先要加大檔案宣傳工作的力度，鼓勵用戶來了解檔案和檔案工作，進(jìn)而在有需求時想到向檔案管理部門求助；其次要優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，加大獨(dú)占信息的比例，只有在擁有結(jié)構(gòu)合理，獨(dú)特信息數(shù)量眾多的優(yōu)勢資源前提下，才能在競爭中獲得用戶的認(rèn)可，爭取到更多的潛在用戶轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)用戶；再有就是信息化時代檔案利用的途徑增加，互聯(lián)網(wǎng)、移動終端的使用，需求的多元化要求檔案服務(wù)的全面化；最后，面對競爭，要加強(qiáng)和相關(guān)行業(yè)的合作交流，學(xué)習(xí)他們的先進(jìn)理念和成果，彌補(bǔ)自身的不足。除此之外，國際同行的優(yōu)勢和特點(diǎn)也是值得拿來對比研究學(xué)習(xí)的。

（五）重視對檔案用戶的培訓(xùn)

對檔案用戶的培訓(xùn)要用貼近生活的方式，通過免費(fèi)講座、培訓(xùn)班、利用指南等形式，使用戶知道檔案的載體、類型、作用和利用方式，才能有效拉近他們與檔案的距離，產(chǎn)生利用需求，促使?jié)撛谟脩艮D(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)用戶。這方面可以向美國的超前宣傳、超前教育學(xué)習(xí)。美國國會于1966年通過《信息自由法案》，旨在保障美國國民充分實(shí)現(xiàn)利用各政府部門所藏檔案信息的權(quán)利，從20世紀(jì)70年代到90年代，又六次發(fā)布《美國公民運(yùn)用信息<信息自由法案>指南》，這些指南相當(dāng)于具體的實(shí)施細(xì)則。“法案”與“指南”全面肯定了開放公開信息的原則，并使之成為現(xiàn)代社會的一項(xiàng)基本原則。美國公民從小接受這一法案的教育，據(jù)稱，在10歲左右即已開始學(xué)習(xí)。[3]這就很好的奠定了全民利用檔案的氛圍。

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案用戶的信息素質(zhì)也是培訓(xùn)的必要內(nèi)容，還要讓用戶學(xué)會使用檔案技術(shù)設(shè)備。對于互聯(lián)網(wǎng)、移動終端這些便捷的檔案資源獲取途徑，也要讓用戶體驗(yàn)并多加利用，對提升利用體驗(yàn)，增加檔案利用效率都有幫助。

（六）加快對法規(guī)政策的修訂

對比國內(nèi)相關(guān)法規(guī)政策的不夠完善，國外有很多值得我們引以學(xué)習(xí)的做法，我們可以借鑒并依據(jù)我國國情加以修訂。如《俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗和檔案館法》規(guī)定：俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗中含有國家機(jī)密或受法律保護(hù)的秘密的國有文件，自形成之日起滿30年，如果法律沒有再做新的規(guī)定，可以提供利用。再如法國對公布和利用的時間劃分更為具體：與司法事務(wù)有關(guān)的文件、人事案卷、個人醫(yī)療文件，從產(chǎn)生之日起，分別滿100年、120年、150年，方可供公民自由查閱，其他所有公共檔案的封閉期限只有30年。[4]再則，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息安全問題、保密問題等也需盡快制定配套的具操作性的法規(guī)政策。

五、結(jié)語

在國家戰(zhàn)略層次的布局下，“互聯(lián)網(wǎng)+”必將在近年獲得更大的發(fā)展。檔案行業(yè)須要把握好新的機(jī)遇，積極全方面的發(fā)展。其中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案資源進(jìn)一步挖掘是檔案價值充分得到利用的基礎(chǔ)。做好自身的建設(shè)，具備更優(yōu)勢的競爭力，才能更好的將用戶從其他信息獲取渠道吸引過來，廣泛的將潛在用戶轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)用戶，使檔案工作獲得廣泛的認(rèn)可。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊靜.檔案潛在用戶研究[D].合肥：安徽大學(xué)，2013.

[2] 范文蘭.長尾理論指導(dǎo)下的檔案管理實(shí)踐[J]. 檔案，2009（03）：55.

[3] [4] 朱玉媛.檔案法規(guī)學(xué)新論[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2004：76-77.

作者簡介

蔣旭君，女，在讀碩士，職稱館員，專業(yè)方向檔案學(xué)。