關(guān)于電子檔案的保存生命周期及其科學(xué)應(yīng)用的研究

李昌睿

摘 要：本文以大連開發(fā)區(qū)一中學(xué)生成績管理系統(tǒng)“必由學(xué)”為例，將理論與實例相結(jié)合，對學(xué)生電子信息檔案保存生命周期及其科學(xué)應(yīng)用進行了深入探析，并分析了電子檔案生命周期的六個階段和實際情況下的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子信息 電子檔案 生命周期 科學(xué)應(yīng)用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）02-00-01

引言

隨著計算機技術(shù)的不斷普及，檔案電子化業(yè)已成為一種必然。近年來，電子信息技術(shù)快速發(fā)展，信息量也急劇攀升，信息泛濫儼然成為困擾人類生活的嚴重問題。檔案作為重要信息的一種，需要時刻保持其有效性、共享性、可讀性等特點，那么電子檔案的生命周期及其科學(xué)應(yīng)用是使用者不得不考慮的問題之一。

一、學(xué)生信息電子檔案有效保存的科學(xué)應(yīng)用理論依據(jù)

因為校園學(xué)生電子檔案信息管理化是當(dāng)前發(fā)展的重要趨勢，實現(xiàn)校園管理科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、個性化勢在必行。為了達到科學(xué)管理和完善學(xué)生信息電子檔案的網(wǎng)絡(luò)電子信息應(yīng)用，利用教與學(xué)的過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)來診斷教與學(xué)完成的情況百分比以及目標達成的程度。并對學(xué)生的各科成績進行統(tǒng)計分析和測評，使教與學(xué)得到更大的改進，更加有序的向科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展。最終讓每位學(xué)生的每次學(xué)習(xí)都得到及時反饋，讓每次反饋都促進更有效率的教與學(xué)，達到學(xué)生信息電子化的科學(xué)效應(yīng)。

二、學(xué)生信息電子檔案的生命周期管理階段

學(xué)生信息電子檔案的生命周期可以分為創(chuàng)建、保護、訪問、遷移、歸檔、刪除這六個階段，這六個階段承載了學(xué)生信息電子檔案的整個生命周期管理過程。學(xué)生成績管理系統(tǒng)“必由學(xué)”是筆者所在高中日常使用的電子信息系統(tǒng)之一，系統(tǒng)中的信息管理遵循電子檔案生命管理周期的六個階段，下文將結(jié)合“必有學(xué)”系統(tǒng)對此六個階段進行詳細說明。

1.學(xué)生信息電子檔案的創(chuàng)建

學(xué)生信息電子檔案的數(shù)據(jù)創(chuàng)建階段，應(yīng)采用掃描紙質(zhì)文件、介質(zhì)導(dǎo)入或系統(tǒng)手工錄入，進行方便快捷的學(xué)生信息電子檔案的系統(tǒng)創(chuàng)建工作。同時配合學(xué)生檔案庫房的使用以及檔案存放的位置?！氨赜蓪W(xué)”微測評的數(shù)據(jù)來源是通過人工批量新建檔案條目，進行學(xué)生成績信息錄入，系統(tǒng)進行統(tǒng)計并形成分析數(shù)據(jù)，這樣數(shù)據(jù)源和分析得到的二次信息都會保存到學(xué)生或班級的獨立檔案中。通過多次數(shù)據(jù)的錄入，最終形成三年高中學(xué)習(xí)生活的完整成績檔案。

2.學(xué)生信息電子檔案的保護

信息被收集和創(chuàng)建以后，要考慮到檔案信息的隱私、儲存以及安全保護的需求，此階段尤為重要，需要保證儲存空間、可訪問性、和可用性，為區(qū)域性和學(xué)校教育提供安全的專業(yè)化服務(wù)?！氨赜蓪W(xué)”微測評管理系統(tǒng)在此階段稍顯薄弱。雖然儲存空間不存在問題，但是在可用性方面做得還不夠好，因為學(xué)生的電子檔案目前只具有可讀性，信息的導(dǎo)出以及共享存在一定的障礙，使用起來也不是很方便。在可訪問性方面，“必由學(xué)”系統(tǒng)把學(xué)生的信息儲存到相應(yīng)的區(qū)域班級空間，學(xué)生、老師和家長可以隨時訪問不受任何影響。

3.學(xué)生信息電子檔案的訪問

電子檔案信息的首要目標是保證信息的可用性，實現(xiàn)信息的價值，為其他工作提供數(shù)據(jù)處理和分析的數(shù)據(jù)來源，并支持大數(shù)據(jù)的挖掘工作。因此，信息必須能夠被訪問到，而且可以被使用信息的各個部門提供訪問信息資源的渠道?！氨赜蓪W(xué)”微測評系統(tǒng)根據(jù)所屬教育部門規(guī)劃，開展教育評估監(jiān)測，規(guī)范學(xué)生的綜合素質(zhì)評價，獲取每位學(xué)生的信息并對成績信息的動態(tài)變化做出詳細分析，最后的數(shù)據(jù)為學(xué)生與教育組織部門所共享。

4.學(xué)生信息電子檔案的遷移

由于電子信息技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，只有滿足100%的兼容舊型電子檔案軟件的新型信息存儲設(shè)備才能夠代替舊信息時代，并在儲備比較短的時間內(nèi)就實現(xiàn)一定程度的更新遷移，考慮到此問題，新型電子檔案系統(tǒng)的建立就必須考慮舊型電子檔案軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)問題，從而避免信息遷移過程出現(xiàn)格式不對等，無法進行數(shù)據(jù)遷移的問題。由于“必由學(xué)”微測評管理系統(tǒng)之前為紙質(zhì)化檔案管理，所以此遷移階段與電子檔案的遷移存在一定的區(qū)別，而需要考慮的是未來系統(tǒng)換新時數(shù)據(jù)類型的一致性以及包容性。

5.學(xué)生信息電子檔案的歸檔

電子檔案信息的歸檔階段，是保證信息齊全完整的一項重要措施，把好這一關(guān)是至關(guān)重要的。將一些歷史信息數(shù)據(jù)儲存在與它們相對應(yīng)的儲存空間。并保證以后這些信息仍有目可查，安全完整，運作有序。更好的達到對檔案信息進行自動分析，使用者利用此分析對現(xiàn)有的工作進行借鑒。當(dāng)學(xué)生由高一進入高二后，學(xué)生和班級高一學(xué)年的的電子信息就成為檔案，需要進行歸檔，“必由學(xué)”系統(tǒng)會將這部分信息存入后臺的指定區(qū)域內(nèi)，在對信息進行儲存的同時也保證信息不被泄露，而且通過賦予特定用戶權(quán)限，可以對這部分已成為檔案的信息進行查詢。

6.學(xué)生信息電子檔案的刪除

電子檔案達到一定儲存年限，確已失去其原有價值時，為了避免信息的冗余和儲存空間的浪費，就必須進行刪除處理。被刪除信息數(shù)據(jù)要從數(shù)據(jù)庫或相對應(yīng)的儲存空間中清除。這并不是一件輕松的工作，要想徹底清除所有無用的電子檔案信息，需要同時不影響其他有用的信息，并且還要有足夠的工作效率?！氨赜蓪W(xué)”微測評系統(tǒng)也遵循電子檔案信息生命周期的刪除階段，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)數(shù)年后，作為檔案存在的普通成績數(shù)據(jù)將進入刪除程序，以此保證電子檔案信息的有效性和儲存空間的高效利用。

三、電子檔案在“必由學(xué)”信息系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用

1.“必由學(xué)”軟件實現(xiàn)的功能程序

“必由學(xué)”微測評系統(tǒng)的輸入數(shù)據(jù)由以下部分組成.

學(xué)年、班級、學(xué)號、成績、成績報告、成績診斷。

“必由學(xué)”微測評系統(tǒng)的輸出數(shù)據(jù)由以下部分組成。

學(xué)年、班級、學(xué)號、成績、成績報告、成績診斷、成績評價。

2.“必由學(xué)”學(xué)習(xí)成績查詢

學(xué)生登入自己的個人賬號后，可以對自己以往的成績和排名進行查詢，并且可以修改密碼以及其他一些基本信息。

老師有權(quán)限上傳自己所教授班級課程成績，老師需要首先登錄進入上傳成績單的界面，然后直接上傳成績到系統(tǒng)中。

3.“必由學(xué)”的科學(xué)測評與診斷

學(xué)生登陸“必由學(xué)”微測評系統(tǒng)頁面可以一目了然的看見自己的各科成績單，以及歷史數(shù)據(jù)按照自己的學(xué)習(xí)成績報告測評出在學(xué)年的占位百分比，以及各科的知識點得分率的比較。對歷史成績的比較，診斷系統(tǒng)為你分析出失分點來查找原因，更好的抓緊時間回顧之前的學(xué)習(xí)內(nèi)容，鞏固基礎(chǔ)知識，強化薄弱環(huán)節(jié)。“必由學(xué)”微測評系統(tǒng)為老師和學(xué)生提供學(xué)習(xí)參考數(shù)據(jù)，不但提高了教師的教育質(zhì)量更大大提高了學(xué)生的學(xué)習(xí)效率，使老師教學(xué)發(fā)揮更大的余力，使學(xué)生學(xué)習(xí)勁頭發(fā)揮到最大的潛力。教師通過診斷數(shù)據(jù)和成績測評來發(fā)現(xiàn)自身教學(xué)中的問題，對今后教學(xué)重點及難點更好的解決。使學(xué)生發(fā)現(xiàn)自己的學(xué)習(xí)薄弱環(huán)節(jié)更好的查遺補漏提高成績。

四、結(jié)束語

本文從科學(xué)應(yīng)用視角出發(fā)，結(jié)合具體案例，概述了學(xué)生信息電子檔案保存生命周期中的科學(xué)管理理論，學(xué)生信息電子檔案系統(tǒng)的生命周期機及其科學(xué)應(yīng)用。為校園學(xué)生檔案電子信息管理提供了一套實用性的科學(xué)管理及其應(yīng)用方案，但是隨著電子軟件的不斷更新?lián)Q代與發(fā)展，筆者相信相關(guān)應(yīng)用還會不斷的深入，不斷的科學(xué)化、合理化，使得校園學(xué)生信息電子檔案得到更完善的系統(tǒng)。

參考文獻

[1]李文生，楊吉江.基于信息生命周期管理的政務(wù)電子郵件管理策略[J].情報科學(xué)，2011，（8）：1154-1157.

[2]張文浩.電子檔案信息保存生命周期研究[J].檔案學(xué)通訊，2006，（1）：59-61.

作者介紹：大連開發(fā)區(qū)一中學(xué)生

導(dǎo)師：徐占魁

導(dǎo)師介紹：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)