大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究

耿偉娜

摘 要：隨著我國技術(shù)的飛速發(fā)展，我們已經(jīng)在不知不覺中進入了一個新的時代，那就是大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)成為了社會上一個十分重要的資源，它成為我們獲取各類生活、學(xué)習(xí)、工作等信息的來源。同樣，對高校學(xué)生的檔案管理工作來說也不例外，學(xué)生檔案信息的收集和分析等也都依賴著各種各樣的數(shù)據(jù)，學(xué)生的檔案也越來越豐富，在這樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理就很難完成，所以檔案的管理模式和理念就要進行改革，本文就結(jié)合個人多年實踐工作經(jīng)驗，對當(dāng)前我國高校的學(xué)生檔案管理工作進行一個分析，希望能起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 高校 學(xué)生檔案 管理 分析

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）02-00-02

一、在大數(shù)據(jù)時代背景下高校學(xué)生檔案所面臨的機遇和挑戰(zhàn)

在當(dāng)前高速發(fā)展的時代背景下，大數(shù)據(jù)的價值和大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用率在很多的行業(yè)中都越來越得到了體現(xiàn)。尤其是在現(xiàn)在的高校中，這一現(xiàn)象更是十分明顯，在當(dāng)前高校的學(xué)生檔案管理工作中已經(jīng)具備了大數(shù)據(jù)的特點。比如職能手機在高校學(xué)生中的普及、校園網(wǎng)在校園內(nèi)的覆蓋等等，可以說我們當(dāng)前的高校學(xué)生已經(jīng)完全處在了全網(wǎng)時代中，不論是學(xué)習(xí)還是生活，都離不開網(wǎng)絡(luò)。高校學(xué)生每天在校園網(wǎng)絡(luò)中的使用都會產(chǎn)生由文字、圖片、視頻和音頻等組成的現(xiàn)代數(shù)據(jù)，通過這些數(shù)據(jù)就可以很好的反應(yīng)出學(xué)生當(dāng)前的生活和學(xué)習(xí)狀態(tài)，這些數(shù)據(jù)中蘊含著十分豐富的信息資源。所以說，如何科學(xué)合理的收集整理這些數(shù)據(jù)，然后科學(xué)的分析、匯總這些信息，最終以一種更為直觀的形式來表現(xiàn)出來，從而便于學(xué)生檔案管理工作更好的進行就成為我們應(yīng)該考慮的問題。

檔案是一種最為原始的記錄方式，它所具有的材料是最為直觀的，是其他材料無法替代和參考的。各行各業(yè)的人們都可以利用檔案來分析一些數(shù)據(jù)，從而得出最客觀和真實的社會需求，最終做出最正確的決定。運用檔案來進行管理和創(chuàng)新是時代發(fā)展不變的潮流。數(shù)據(jù)管理在檔案管理中一種處于一個很重要的位置，尤其是在大數(shù)據(jù)時代下，這種重要性更是體現(xiàn)的淋漓盡致。高校的學(xué)生檔案管理工作要順應(yīng)大時代的發(fā)展，通過學(xué)生的數(shù)據(jù)信息來反映他們真實的發(fā)展?fàn)顩r，從而提升高校的學(xué)生檔案管理水平。另外，高校學(xué)生檔案管理部門要利用學(xué)生在大數(shù)據(jù)下反映出來的信息全面的分析和整體信息資源，然后更好的服務(wù)于學(xué)生和學(xué)校。舉個例子來說，比如對學(xué)生心理狀況檔案的管理，就可以利用大數(shù)據(jù)來準(zhǔn)確的分析學(xué)生當(dāng)前的心理狀態(tài)，通過這些數(shù)據(jù)所反映出來的學(xué)生的心里變化和趨勢，來有效的防范學(xué)生可能會遇到的心理危機，這有利于保護學(xué)生心理健康工作的開展和進行。因此，高校要抓住大數(shù)據(jù)時代所提供的機遇，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理理念，革新檔案管理技術(shù)，在大數(shù)據(jù)時代下做好學(xué)生的檔案管理工作。

二、當(dāng)前我國高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.高校學(xué)生檔案管理技術(shù)比較落后

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，高校的學(xué)生檔案管理應(yīng)該是以“大數(shù)據(jù)”和“大服務(wù)”為發(fā)展方向的，“大數(shù)據(jù)”的理念是將一些有價值的文字、圖片、視頻等轉(zhuǎn)換為電子文件，然后進行存儲，而“大服務(wù)”的原則有以下四個，分別是開放性、先導(dǎo)性、多元化和社會化，在滿足了這四個原則之外，然后制定出能滿足用戶個性的服務(wù)。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理基本已經(jīng)無法滿足人們的這些需求，成為學(xué)生檔案管理工作的絆腳石。當(dāng)前雖然有不少高校已經(jīng)建立了電子檔案，但是，他們收集學(xué)生信息的方式較為落后，對已收集數(shù)據(jù)的處理和分析時間較長，完全不符合大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展節(jié)奏，也顯然無法滿足大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)信息的實時更新，而且，有些高校在這樣的檔案管理工作中不能保證系統(tǒng)化和持續(xù)化，在收集完學(xué)生的數(shù)據(jù)信息以后，就不再對其進行關(guān)注，使得學(xué)生的信息滯后，無法為高校提供更加準(zhǔn)確和完整的學(xué)生信息，這給高校的學(xué)生檔案管理工作帶來了不小的挑戰(zhàn)。

2.高校學(xué)生的檔案存儲量較低

從目前的高校學(xué)生檔案存儲來看，高校的學(xué)生檔案一般都是由學(xué)生管理部門來負(fù)責(zé)，這其中主要包括學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、日常重要表現(xiàn)和一些獎懲資料等，隨著近些年來素質(zhì)教育的不斷改革，我國高校學(xué)生的檔案存儲量也越來越大，其中包括著學(xué)生各個方面的內(nèi)容，相較以前又增加了他們的在校期間信用情況，以及他們的心理發(fā)展?fàn)顩r和學(xué)生們在科研和社會實踐方面的能力體現(xiàn)等。但是，當(dāng)前仍有一大部分的高校的學(xué)生檔案依舊是以紙質(zhì)檔案為主，這與大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求背道而馳，而且很不利于資源的回收再利用，傳統(tǒng)的高校學(xué)生紙質(zhì)檔案很難滿足越來越豐富的學(xué)生檔案存儲量，庫房資源的緊張也在很大程度上限制了學(xué)生檔案管理工作的開展。所以，就目前的這種情況來說，將過去的紙質(zhì)檔案進行信息化處理和管理是十分有必要的，以此來極大的提高學(xué)生檔案的存儲能力。

3.高校學(xué)生的檔案信息缺乏一定的預(yù)測性

在過去傳統(tǒng)的學(xué)生檔案中，檔案存儲的主要任務(wù)就是進行學(xué)生基本資料的備份和存儲，在一定程度上很難實現(xiàn)對學(xué)生接下來的發(fā)展?fàn)顩r的預(yù)測，而在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時代背景下，利用現(xiàn)代信息化的“云存儲”技術(shù)就可以極大的提高檔案資源的實時性，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)只是把學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、在校期間獎懲情況和簡單的誠信記錄進行了收集，而沒有對其進行必要的整合和分析，這就使得高校的學(xué)生檔案管理在開展工作的時候不能很好的掌握學(xué)生們的發(fā)展情況，無法對學(xué)生接下來的發(fā)展動向進行一個合理的預(yù)測，使得檔案管理失去了很大的意義。比如，在研究某位學(xué)生在校期間的科研成績時，就可以把他的科研數(shù)據(jù)做成一個表格或者視頻等來更加直觀的分析它的整體科研水平，而且可以對他以后的發(fā)展方向有一個初步的了解，更加有利于學(xué)生以后的發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)時代下如何做好高校學(xué)生的檔案管理工作

1.創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作理念

目前高校學(xué)生檔案管理要樹立一個“大數(shù)據(jù)”的概念，才能更好的做好高校學(xué)生的檔案管理工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源上的融合。高校學(xué)生檔案全面的記錄了學(xué)生的政治思想、學(xué)習(xí)成績、參加活動、心理健康、身體健康等重要基本信息，而該檔案又是高校檔案信息的重要組成部分。當(dāng)前數(shù)據(jù)技術(shù)不斷更新，而高校檔案管理的傳統(tǒng)管理理念則比較落后，如果高校學(xué)生檔案管理工作者可以樹立新的管理意識，把學(xué)生檔案和教學(xué)信息、學(xué)生管理工作等結(jié)合起來而實現(xiàn)資源的重新配置，進一步保證了高校的科研、教學(xué)、管理工作的進行。高校學(xué)生檔案管理融入“大數(shù)據(jù)”的理念之后，能夠使各個學(xué)生檔案管理工作形成一個系統(tǒng)的管理合力，能為高校開展教學(xué)工作和學(xué)生管理工作形成一個有力的決策依據(jù)。高校還可以設(shè)置學(xué)生的信息資源庫，將學(xué)生的心理情況、寢室信息、學(xué)習(xí)信息、身體狀況等統(tǒng)一記錄，進而可以利用大數(shù)據(jù)進行學(xué)生的事務(wù)管理。

2.設(shè)立明確的學(xué)生檔案管理目標(biāo)

目前，我國高校多達(dá)千所，學(xué)生更是以萬來計，眾多高校來記錄學(xué)生檔案的時候采取了各種各樣不同的方式，如果要在全國分析這些學(xué)生檔案的時候，問題就出現(xiàn)了，由于學(xué)校的記錄管理標(biāo)準(zhǔn)不一樣，全國范圍內(nèi)沒有一個基本的標(biāo)準(zhǔn)，故在大數(shù)據(jù)時代的來臨之際，做好高校的學(xué)生檔案管理工作，就要在所有高校中采取一個明確的學(xué)生檔案管理目標(biāo)，先搞明白從大數(shù)據(jù)中獲取哪一方面的內(nèi)容，如果按照這樣來做，高校在學(xué)生檔案管理工作時才可以建立一個相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、一個準(zhǔn)確的指標(biāo)來評估。假設(shè)，要分析學(xué)生的心理健康，則需要采取一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來整理分析學(xué)生的心理檔案，才能更好的分析學(xué)生的心理狀況。

3.構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺，使檔案管理可視化

在目前大數(shù)據(jù)的發(fā)展?fàn)顩r下，高校要實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合就要開放數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)變得可視化。比如，高校的學(xué)生檔案管理部門可以對不同年級、不同專業(yè)的學(xué)生的成績進行一個整體的分析，然后構(gòu)建一個數(shù)據(jù)平臺，在這個數(shù)據(jù)平臺上，可以顯示著各個專業(yè)的學(xué)生成績排名以及他們同其他高校同專業(yè)的學(xué)生成績的比較，這樣可以讓他們更好的認(rèn)識到自身的優(yōu)點和不足，高校也能從這一數(shù)據(jù)平臺上了解到自己學(xué)校學(xué)生的信息，在下一階段的學(xué)生管理工作中更好的把握工作方向，同時，在構(gòu)建了這樣的大數(shù)據(jù)平臺以后，高校也能很明確的看到學(xué)校不同學(xué)院之間的橫向發(fā)展對比，使整個高校的發(fā)展都能夠一目了然，極大的促進了高校的發(fā)展。

4.加大投入，積極開發(fā)大數(shù)據(jù)的工具

高校的學(xué)生檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要重視當(dāng)前學(xué)生檔案與大數(shù)據(jù)的相互結(jié)合，二者之間的相互結(jié)合可以更加有效和深入的分析學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)資源，通過對學(xué)生檔案信息的整合與分析，就可以大致區(qū)分出學(xué)生的類型與行為方式，比如，通過研究和分析學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、他們出入圖書館的記錄、所借書籍的類型以及他們的校園一卡通消費情況等就可以預(yù)測出學(xué)生的心理存在著哪些問題，這樣就可以對他們進行及時有效的心理輔導(dǎo)，還有就是對學(xué)生的作弊情況、身體情況和科研創(chuàng)新情況等進行檔案數(shù)據(jù)的分析，都可以得出有效的結(jié)論。高校的學(xué)生檔案管理負(fù)責(zé)人要加大對學(xué)生檔案管理方面的資金投入，積極開發(fā)大數(shù)據(jù)的使用工具，利用信息公司的技術(shù)支持，來對傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)進行改革，使檔案管理發(fā)展的更好。

結(jié)語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景下，高校學(xué)生的檔案管理工作必須要緊跟時代，進行必要的思想理念和模式的改革。大數(shù)據(jù)時代對高校的學(xué)生檔案管理來說是一個不可多得的機會，它為學(xué)生的檔案管理工作提供更多的信息資源和發(fā)展空間，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為發(fā)展驅(qū)動，提升高校學(xué)生檔案管理工作的效率和廣泛性，更好的為學(xué)生、學(xué)校和社會服務(wù)。本文就當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下高校學(xué)生檔案管理工作所面臨的問題和解決方法進行了一個簡單的分析和闡述，但由于本人學(xué)歷的局限性，尚不能做到面面俱到，希望能引起社會學(xué)者和熱心人士的廣泛關(guān)注。

參考文獻

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