小議檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

白小豹

摘 要：當(dāng)前，檔案對(duì)人們的社會(huì)生活和國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要的作用，通過對(duì)檔案的有效利用，能促進(jìn)各行各業(yè)有效的發(fā)展，為社會(huì)帶來巨大的效益。隨著時(shí)代的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的日新月異，現(xiàn)代檔案管理就是利用現(xiàn)代化的手段和管理理念對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程，現(xiàn)代檔案管理具有規(guī)范性強(qiáng)和現(xiàn)代化程度高等特點(diǎn)，對(duì)于我國企事業(yè)單位進(jìn)行高效的管理具有一定的促進(jìn)作用。雖然部分工作可以以電子記錄來進(jìn)行，但檔案管理基礎(chǔ)工作的仍是檔案管理工作的重要內(nèi)容。做好檔案管理基礎(chǔ)工作是有效改善檔案管理工作并將其推向新高度的重要舉措，對(duì)建立現(xiàn)代檔案管理也有著極其重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理；作用

檔案管理工作對(duì)個(gè)人和企業(yè)都是非常重要的，是日常工作的重要環(huán)節(jié)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也進(jìn)入了電子化的時(shí)代，但檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)在檔案管理中仍占據(jù)著重要的位置，其一般包括：檔案的搜集、分類、整理、歸檔及保管等內(nèi)容。做好檔案管理基礎(chǔ)工作對(duì)企事業(yè)單位后期的發(fā)展有著重要的作用，能有效的提高企事業(yè)的工作效率。文章就檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用提出一些建議。

一、現(xiàn)代檔案管理中存在的一些問題

1、管理意識(shí)薄弱，檔案利用率低

檔案對(duì)人們的社會(huì)生活和國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要的作用，通過對(duì)檔案的有效利用，能促進(jìn)各行各業(yè)有效的發(fā)展，為社會(huì)帶來巨大的效益。但在基礎(chǔ)檔案管理中，許多管理人員都認(rèn)識(shí)不到檔案的價(jià)值，只是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行收集和存放，對(duì)檔案管理工作的不夠重視，使檔案不能真正的發(fā)揮自身的價(jià)值，限制了企事業(yè)單位的有效發(fā)展。

2、檔案管理制度不健全

在當(dāng)今社會(huì)中，許多單位在檔案管理中都存在著弊端，一些單位并未設(shè)立檔案管理部門，沒有專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，大多都是一些沒有管理檔案知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，缺乏有效專業(yè)培訓(xùn)的人員進(jìn)行管理的，并且沒有建立完整的檔案管理制度，從而不能做到專人專崗，使檔案管理不正規(guī)。又或者雖然設(shè)有管理制度，但由于人力、財(cái)力等投入有限，致使執(zhí)行力度不夠，形同虛設(shè)，檔案管理混亂

3、軟硬件投入不足，檢索效率低

部分企事業(yè)單位在檔案管理工作中，對(duì)所需要的軟硬件投入不足，缺乏必備的硬件設(shè)施，甚至沒有獨(dú)立的檔案室，而且沒有相關(guān)器材設(shè)備，進(jìn)而出現(xiàn)檔案材料不完整、破損等現(xiàn)象。在進(jìn)行電子版保存時(shí)，沒有對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸納，從而不利用進(jìn)行檢索，致使檢索效率低下。

4、檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

目前大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理人員都存在年紀(jì)大、專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)、綜合素質(zhì)偏低等問題，這已不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)檔案管理的要求。由于管理層對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，在進(jìn)行檔案收集、歸納、整理等業(yè)務(wù)時(shí)，缺乏工作熱情和工作能力不強(qiáng)。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用分析

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理的基礎(chǔ)工作是有效提高檔案管理效率和管理水平的基礎(chǔ)，也會(huì)直接影響到現(xiàn)代檔案管理施行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，所以有必要完善檔案管理基礎(chǔ)工作以實(shí)現(xiàn)提高現(xiàn)代檔案管理工作水平的目的。

1、使檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范

我們知道檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位來說都非常重要，而對(duì)于檔案進(jìn)行規(guī)范化管理就是為企事業(yè)單位和相關(guān)人才提供更好的檔案服務(wù)。而進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作就是將檔案進(jìn)行收集整理和編號(hào)保存等工作，這些工作看似簡(jiǎn)單枯燥，卻是將檔案進(jìn)行整齊劃一地整理，就是運(yùn)用最簡(jiǎn)單的方式將大量且較為雜亂的檔案管理工作串聯(lián)起來，而檔案管理的基礎(chǔ)工作就是將現(xiàn)代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進(jìn)行了優(yōu)秀的檔案管理基礎(chǔ)工作以后，原本繁亂的檔案就已經(jīng)整理到了現(xiàn)代化檔案管理的框架之內(nèi)，只要按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規(guī)范性。

2、有助于提高檔案資源的完整性

一般來講，很多企事業(yè)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，都必須嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮鳎驗(yàn)闄n案資源極易發(fā)生丟失、損壞等情況，在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)，管理人員會(huì)對(duì)檔案的完整性和真實(shí)性進(jìn)行分析，以盡量提高檔案資源的完整性。

3、給檔案快速檢索創(chuàng)造條件

眾所周知，我們進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理的時(shí)候都會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，這樣就大大節(jié)約了我們檢索檔案的時(shí)間，也減少了我們對(duì)檔案進(jìn)行翻找時(shí)將檔案弄亂的可能性。而進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作可以將檔案編號(hào)、分類信息等數(shù)據(jù)輸入電腦，這樣就可以對(duì)檔案進(jìn)行快速檢索。然而在進(jìn)行檔案編號(hào)和信息輸入的時(shí)候不能馬虎，盡量保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。

三、檔案管理基礎(chǔ)工作當(dāng)中幾項(xiàng)重要內(nèi)容

細(xì)心比對(duì)檔案信息是否已經(jīng)失去其實(shí)際意義，及時(shí)清理無用檔案信息，重新組合當(dāng)前檔案，為檔案管理工作鋪好路。隨著時(shí)代的進(jìn)步，過去的檔案管理多多少少會(huì)有不足，定期對(duì)之前的檔案信息重新進(jìn)行分類存檔有助于相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)舊的檔案信息管理的不足之處，并對(duì)其進(jìn)行重新分類存檔，有利于檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。根據(jù)檔案信息里面的關(guān)鍵詞、主要內(nèi)容為檔案信息準(zhǔn)確題名也可以為后期的檔案檢索工作提供便利，但應(yīng)注意切忌題名太過繁雜，這樣反而會(huì)為相關(guān)人員的檔案管理工作造成不便。做好著錄工作也至關(guān)重要。受各種因素的影響，檔案信息的錄入多少會(huì)存在些許偏差，這就要求相關(guān)人員務(wù)必要做好著錄工作，結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，盡量減少誤差，為企業(yè)和個(gè)人提供盡可能精準(zhǔn)的檔案信息。

四、結(jié)語

綜上所述，由于檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的重要性，一旦檔案管理工作在檔案管理基礎(chǔ)工作階段出現(xiàn)問題，將直接影響到檔案信息的查詢和使用，因此只有加強(qiáng)和完善檔案管理基礎(chǔ)工作管理才能有效提高現(xiàn)代檔案管理工作的實(shí)績(jī)，為檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)電子時(shí)代繼續(xù)發(fā)揮作用起到推動(dòng)作用。

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