在大數(shù)據(jù)背景下高職院校人事檔案管理芻議

摘 要：當(dāng)前，隨著我國(guó)職業(yè)教育日新月異的發(fā)展，高職院校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，師資隊(duì)伍建設(shè)工作逐漸被各高職院校所重視，其人事檔案管理工作卻開(kāi)始逐漸顯現(xiàn)出滯后性。本文通過(guò)對(duì)高職院校人事檔案管理工作重要性及現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)，分析了如何建設(shè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代強(qiáng)化人事檔案管理的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；人事檔案；管理

近年來(lái)，由于國(guó)家和全社會(huì)對(duì)發(fā)展職業(yè)教育的重視，特別是國(guó)務(wù)院《關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》實(shí)施以來(lái)，各類高等職業(yè)院校蓬勃發(fā)展。而在高職院校中，檔案工作不僅是學(xué)校工作的重要組成部分，也是衡量高職院校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。學(xué)校越發(fā)展，檔案管理水平的落后與之的矛盾就越尖銳。所以，如何改變當(dāng)前高職院校相對(duì)滯后的檔案管理工作，建立高效的電子化檔案就顯得刻不容緩。

人事檔案即組織人事部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和任用等工作中形成的干部個(gè)人材料，主要記錄了個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、政治思想表現(xiàn)、道德品質(zhì)、工作業(yè)務(wù)能力以及工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容。人事檔案一直以來(lái)都是干部管理的重要內(nèi)容和參考依據(jù)，是黨和國(guó)家選人用人的重要基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的利用逐漸由普通查閱發(fā)展到對(duì)所獲取信息的深入挖掘、分析和整理。然而就當(dāng)前高等職業(yè)院校的實(shí)際狀況而言，人事檔案管理在有效利用、數(shù)據(jù)信息管理等方面仍存在許多亟待改進(jìn)之處。

一、 高職院校人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

高職院校人事檔案信息化建設(shè)一是有利于組織人事部門(mén)“選人用人”，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)化服務(wù)；方便了對(duì)學(xué)校人員進(jìn)行管理，便于充分了解職工隊(duì)伍狀況。二是有利于提高人事檔案從業(yè)人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于實(shí)體檔案，收集、整編、管理，工作量大卻效率低，檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，更多地體現(xiàn)了其自動(dòng)化、規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，切實(shí)提高了工作人員的工作效率。三是有利于檔案工作人員專業(yè)水平的提高。高職院校人事檔案的信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱巨的重要任務(wù)，人事檔案信息化建設(shè)完成后，工作人員便有更加充足的時(shí)間去培訓(xùn)學(xué)習(xí)，從而豐富專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)。

二、 大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校人事檔案管理的必然要求

當(dāng)前，高等職業(yè)院校應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，從而建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，切實(shí)改善人事檔案管理現(xiàn)狀，提高檔案的有效利用率。人事檔案信息管理系統(tǒng)的有效建立，可以使人事檔案數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通，有利于職工基本信息的及時(shí)更新共享；同時(shí)還能對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和預(yù)測(cè)，及時(shí)反饋分析結(jié)果，以便為人事管理工作提供高質(zhì)量的信息等等。

三、 積極建立人事檔案管理云存儲(chǔ)平臺(tái)

由于人事檔案具有私密性，屬于高職院校的保密內(nèi)容，不能將其相關(guān)信息放在公共網(wǎng)絡(luò)上，也不能將檔案的存儲(chǔ)外包給任何廠商，所以筆者認(rèn)為，采用云存儲(chǔ)是當(dāng)前最適合人事檔案管理的新模式。通過(guò)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，不僅可以對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，還可以對(duì)人事檔案及其相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化管理。

四、 積極推進(jìn)人事檔案信息化管理

一是檔案硬件設(shè)施的現(xiàn)代化。檔案的數(shù)字化建設(shè)依賴于一定的物質(zhì)和技術(shù)支持，因此，高職院應(yīng)增加人事檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，構(gòu)建檔案信息資源開(kāi)發(fā)和技術(shù)基礎(chǔ)。因此，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，文字圖片及影像資料的掃描設(shè)備等等，同時(shí)配備打印機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)和掃描儀等裝備，從而保證人事檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施。

二是嚴(yán)格的安全保密措施。檔案信息的安全保密工作是檔案管理中的重中之重，必須切實(shí)加強(qiáng)各項(xiàng)法規(guī)和規(guī)章制度建設(shè)，對(duì)人事檔案信息采取有效的安全保護(hù)措施，防止破壞和泄密，從法治確保人事檔案信息化建設(shè)的有效實(shí)施。同時(shí)，要采取必要的技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)資源的安全管理。

三是建設(shè)專業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍。人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素是人。因此，要積極培養(yǎng)專業(yè)化、高層次的檔案管理人員，使高校人事檔案管理隊(duì)伍符合信息化建設(shè)的新要求。這要求從業(yè)人員既要具備良好的專業(yè)素質(zhì)，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)技能，從而提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

四是檔案利用的信息化。為高職院校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)是加強(qiáng)檔案信息建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的最終目的。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，逐步提高信息利用率是當(dāng)前急需解決的問(wèn)題。高等學(xué)校利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，有效提供信息查詢服務(wù)，拓展服務(wù)功能，進(jìn)一步提高人事檔案管理水平。

高職院校的改革發(fā)展離不開(kāi)人事檔案專業(yè)化、科學(xué)化的管理，我們要進(jìn)一步完善高職院校的人事檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)、利用、保存和共享，強(qiáng)化檔案管理，從而為新時(shí)期高職院校人才管理提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

李超，內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市，內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院。