檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

賀曉東

摘要：我國醫(yī)院當(dāng)前的檔案管理模式普遍存在數(shù)字化管理意識(shí)較弱、缺少專業(yè)復(fù)合型人才、設(shè)施和體系不完善、電子歸檔管理存在漏洞等問題，嚴(yán)重阻礙著醫(yī)院檔案的管理和利用。本文通過闡述檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用，提出檔案管理模式改革的重要性，希望幫助醫(yī)院改善當(dāng)前管理模式的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；模式改革；醫(yī)院

前言：

醫(yī)院檔案包括醫(yī)療資料、黨政信息、財(cái)務(wù)資料和醫(yī)科研資料等，是醫(yī)院發(fā)展歷史的記錄，也是醫(yī)院制定科學(xué)管理決策的重要依據(jù)。所以醫(yī)院必須提高對(duì)檔案管理的重視，加快推進(jìn)檔案管理模式改革的進(jìn)度，在提升醫(yī)院檔案管理水平和效率的同時(shí)，促進(jìn)我國整體醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步發(fā)展。

一、建立并完善檔案管理制度

醫(yī)院的檔案管理模式應(yīng)該是規(guī)范的、嚴(yán)格的，但是實(shí)際上，我國大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理模式普遍存在形式不規(guī)范的情況，尤其是檔案號(hào)碼和案卷標(biāo)題極為不規(guī)范，甚至出現(xiàn)卷內(nèi)目錄缺失、組卷混亂等問題，導(dǎo)致醫(yī)院在查找檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，無法體現(xiàn)檔案的具體使用價(jià)值[1]。為了積極推進(jìn)深化醫(yī)療制改革，醫(yī)院必須對(duì)檔案管理模式實(shí)行改革，充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢。

對(duì)此，醫(yī)院首先應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，將檔案管理工作正式納入醫(yī)院整體管理體系中，改變落后的檔案管理工作方式，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況與社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新，調(diào)動(dòng)全院積極參與到檔案管理模式改革工作中，將檔案管理工作的重要性凸現(xiàn)出來，充分發(fā)揮檔案管理促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的具體作用，進(jìn)一步提升醫(yī)院經(jīng)營質(zhì)量和工作水平。

其次，醫(yī)院必須要建立并完善相關(guān)檔案管理制度，要求檔案管理工作人員對(duì)每一個(gè)檔案內(nèi)容進(jìn)行備案登記處理，使檔案管理能夠有制可循、有法可依，保證檔案管理工作的有序發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作人員的管理與約束，使其能夠更加細(xì)心、耐心的處理如此內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大的管理工作。

再者，醫(yī)院要將檔案的內(nèi)容與登記目錄相匹配，保證卷內(nèi)目錄的完整性和組卷的條理性，以此來確保檔案的準(zhǔn)確性，使得工作人員在查找檔案資料時(shí)能夠更加便捷快速，進(jìn)而保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

最后，醫(yī)院在建立健全檔案管理制度時(shí)，要根據(jù)醫(yī)院當(dāng)前檔案管理模式的實(shí)際現(xiàn)狀進(jìn)行綜合考慮，吸收原有檔案管理模式中的優(yōu)秀精華部分，摒棄傳統(tǒng)落后部分，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代特色制定并完善最適合本醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，為檔案管理模式改革提供制度基礎(chǔ)。

二、利用數(shù)字信息化技術(shù)

檢索功能是醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮使用價(jià)值的基礎(chǔ)，一般包括手動(dòng)檔案檢索和計(jì)算機(jī)電子檢索兩種。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入到數(shù)字化信息技術(shù)時(shí)代，手動(dòng)檔案檢索逐漸暴露出醫(yī)院檔案管理檢索的多項(xiàng)不足，它已經(jīng)無法滿足新時(shí)代的發(fā)展需求。而計(jì)算機(jī)電子檢索正好與之相反，利用計(jì)算機(jī)電子檢索技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行檢測，不僅高速、高效，準(zhǔn)確度還十分高，但是由于我國醫(yī)院當(dāng)前的檔案管理工作中仍舊存在數(shù)字化信息程度不高的問題，使得醫(yī)院的檔案管理效率較為低下。

因此，醫(yī)院必須推進(jìn)檔案管理的數(shù)字信息化基礎(chǔ)建設(shè)，加強(qiáng)檔案檢索數(shù)字信息化過程控制。第一，醫(yī)院要將所有的基礎(chǔ)檔案資料進(jìn)行歸納和整理，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行情況，將檔案信息及進(jìn)行系統(tǒng)化分類，整合醫(yī)院檔案信息，構(gòu)建一個(gè)完善的信息資源庫，保證醫(yī)院能夠?qū)Ω鱾€(gè)科室的檔案資料進(jìn)行妥善保管。

第二，醫(yī)院還應(yīng)加大對(duì)檔案管理的數(shù)字信息化投入，在醫(yī)院內(nèi)部安裝相應(yīng)的電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件，方便檔案管理工作人員及時(shí)查閱檔案信息，并對(duì)其變化情況進(jìn)行定期反饋，例如醫(yī)院歷史信息、病患的資料資料以及醫(yī)院的經(jīng)營狀況等，在提升醫(yī)護(hù)工作人員的在工作效率的同時(shí)，提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平，促使醫(yī)院健康有序發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)我國醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步和可持續(xù)發(fā)展。

第三，檔案管理模式改革的首要內(nèi)容就是：將傳統(tǒng)的文化化管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉犀F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢的數(shù)字化、信息化管理模式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國居民的日常生活中不斷普及，數(shù)字化和信息化在現(xiàn)代化社會(huì)中的到普遍應(yīng)用，所以醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理模式時(shí)，也應(yīng)注重將數(shù)字化管理應(yīng)用到檔案檢索中。強(qiáng)化檔案管理工作中的數(shù)字化比重，可以有效改善人力資源浪費(fèi)的問題，從而提高醫(yī)院檔案檢索工作的實(shí)際效率，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作的不足。

三、提升檔案管理人員的綜合能力

由于醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)繁瑣復(fù)雜的工作，對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平、業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)的要求較高，如果工作人員的綜合能力較低就會(huì)使醫(yī)院的檔案管理工作頻頻出現(xiàn)失誤，嚴(yán)重降低檔案管理工作的質(zhì)量[2]。通過調(diào)查研究顯示，當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作人員的知識(shí)水平普遍不高，大多數(shù)工作人員沒有接受過系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)，再加上醫(yī)院并不重視培養(yǎng)高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才，使得醫(yī)院檔案管理人才極其匱乏。

檔案管理工作人員是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，醫(yī)院只有不斷提升工作人員的綜合能力才能進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)此，醫(yī)院首先應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員定期進(jìn)行專業(yè)技能知識(shí)培訓(xùn)，或者開展相關(guān)知識(shí)的活動(dòng)、座談會(huì)，全面提升工作人員的專業(yè)技能水平，令其明確自身的工作內(nèi)容，減少在實(shí)際檔案管理工作中的失誤。

其次，醫(yī)院應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，令工作人員能夠熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公軟件進(jìn)行檔案管理，使檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，大力提升檔案管理的效率。另外，醫(yī)院應(yīng)該挑選具備耐心和細(xì)心品質(zhì)、勇于改變傳統(tǒng)、敢于突破創(chuàng)新的檔案管理工作人員，如此才能培養(yǎng)出符合現(xiàn)代化檔案管理模式的復(fù)合型人才，保證有效推進(jìn)檔案管理模式改革。

結(jié)束語：

綜上所述，檔案管理模式改革對(duì)醫(yī)院工作具有重要意義，它可以使醫(yī)院發(fā)現(xiàn)自身在發(fā)展中存在的問題并及時(shí)解決，明確未來發(fā)展方向，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性和完整性。所以醫(yī)院應(yīng)該建立完善檔案管理制度，利用數(shù)字化信息技術(shù)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，全面促進(jìn)檔案管理發(fā)揮作用，提升醫(yī)院工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋燕妮.檔案管理模式下的新型方法在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用發(fā)展[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2018，9（11）：17-18.

[2]王志福，崔永濤.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018，15（10）：62-63.