新時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化研究

馬蕓

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要組成部分。隨著醫(yī)院信息現(xiàn)代化管理的快速發(fā)展，目前，我國(guó)醫(yī)院各種門類檔案相對(duì)獨(dú)立的保管模式，已完全不能滿足醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防、保健的多層次的信息需求。相比醫(yī)院人事檔案管理，其管理好壞直接影響醫(yī)院人事工作的效率，改善醫(yī)院現(xiàn)存人事檔案管理困境，建立規(guī)范的人事檔案規(guī)章制度，進(jìn)而提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮好人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，從而為醫(yī)院能夠更好地選拔人才和調(diào)配人才提供真實(shí)而可靠的材料，達(dá)到人才資源的有效開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；醫(yī)院；人事檔案；管理標(biāo)準(zhǔn)化

一、醫(yī)院人事檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院人事檔案是在醫(yī)院人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位保存?zhèn)洳榈母鞣N人事資料。具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

積累性和補(bǔ)充性，醫(yī)院人事部門為了正確地選拔和使用人才，就要形成有關(guān)人員的履歷、社會(huì)關(guān)系、政治表現(xiàn)、文化知識(shí)水平、工作和學(xué)習(xí)狀況等方面的人事材料。人員的成長(zhǎng)是不斷發(fā)展變化的，因此，人事材料的歸檔也不可能一次性完成，需要不斷地收集和補(bǔ)充。

真實(shí)性和機(jī)密性，醫(yī)院人事檔案信息涉及一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，其檔案材料來(lái)源和內(nèi)容應(yīng)完全真實(shí)，理論上不應(yīng)出現(xiàn)殘缺不全的現(xiàn)象，這會(huì)影響單位對(duì)一個(gè)人的了解全面與否；當(dāng)然，人事檔案是員工的私人信息，理應(yīng)保密，不應(yīng)該公開。

獨(dú)立性和排他性，建立人事檔案的目的是真實(shí)地反映一個(gè)人的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，以及政治狀況，以便于人事部門能夠更好地了解人員背景，因此，人事檔案需要單獨(dú)管理，保持檔案的獨(dú)立性。

依附性與流動(dòng)性，和其他單位人事檔案管理類似，醫(yī)院人事檔案的流動(dòng)和人員的流動(dòng)同步進(jìn)行，其應(yīng)具有對(duì)人身的依附性，這樣才能方便流轉(zhuǎn)人事部門及時(shí)掌握轉(zhuǎn)入人員的詳細(xì)情況，管好用好所屬的人員。

二、醫(yī)院人事檔案管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

（一）醫(yī)院人事檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)化

（1）科學(xué)性原則。人事檔案管理工作不僅是一個(gè)一次性工作，檔案室負(fù)責(zé)人員應(yīng)對(duì)人事的檔案管理工作有一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的要求與規(guī)劃，做到后續(xù)人事檔案管理工作的科學(xué)性規(guī)劃。

（2）完整性原則。人事檔案收集工作之后，要把記錄實(shí)際工作和歷史發(fā)展情況的各種類型與各種載體材料的檔案文件收集齊全。

（3）規(guī)范性原則。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)就是對(duì)人事檔案工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)管理，而標(biāo)準(zhǔn)化要從檔案收集初期就要做到，嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的相關(guān)檔案管理法規(guī)，再借鑒國(guó)內(nèi)外檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，從根本上解決檔案收集工作的規(guī)范性。

（二）醫(yī)院人事檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)化

（1）人事檔案管理的有序化。人事檔案整理工作的主要目的是揭示文件之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案的有序化管理，及時(shí)地為醫(yī)院工作人員的提供發(fā)展需要的檔案信息，人事檔案管理人員要制定科學(xué)的分類方案對(duì)人事檔案進(jìn)行分類管理。

（2）人事檔案管理的科學(xué)化。人事檔案整理工作是醫(yī)院檔案管理工作中的重要一環(huán)，將新錄用人員檔案不齊部分及時(shí)通知補(bǔ)齊，為員工后續(xù)晉升和發(fā)展提供必要的文獻(xiàn)資料，這對(duì)提高醫(yī)院人事工作效率具有很大的正面效應(yīng)。

（3）人事檔案管理的現(xiàn)代化。人事檔案管理是一項(xiàng)管理工程，需要以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，對(duì)人事檔案實(shí)體進(jìn)行科學(xué)管理。人事檔案的現(xiàn)代化管理是新時(shí)代背景下中國(guó)人事改革的發(fā)展要求。

（三）人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化保管

（1）建立檔案存放秩序。檔案的存放井然有序，為檔案的完整和迅捷提取提供了保障，也為檔案的保管和后續(xù)維護(hù)提供了良好的條件，因此，檔案保管人員要做好頂層設(shè)計(jì)，為檔案的排序和管理做好準(zhǔn)備工作，形成合理檔案保管體系，更好的為人事部門提供人事檔案信息。

（2）防止和減少檔案的損毀。 人事檔案的保管時(shí)間較長(zhǎng)，保管期間有可能面臨檔案的損壞，因此檔案管理人員應(yīng)學(xué)會(huì)基本的檔案維護(hù)技術(shù)和方法，還有檔案管理人員應(yīng)清理好檔案室衛(wèi)生，調(diào)節(jié)好檔案室溫度，將檔案損壞的自然因素控制和降低在最低范圍之內(nèi)，這樣盡可能延長(zhǎng)人事檔案的保存期限。

（3）確保檔案的完整性與保密性。確保檔案的完整性，指的是檔案存放期間，人事檔案資料不應(yīng)缺失，要保證其完整性；再者，人事檔案涉及部分個(gè)人隱私，非因牽涉法律原因，不應(yīng)隨意給不相關(guān)人員查看員工人事檔案信息，發(fā)生檔案泄密事件的，將有可能觸犯法律，追究責(zé)任。

三、醫(yī)院人事檔案管理幾點(diǎn)原則

（1）預(yù)防為主，防治結(jié)合。人事檔案的損壞是一個(gè)量變到質(zhì)變的過(guò)程，期初階段，人事檔案資料也許只是很小的褶皺，后面很多不經(jīng)意的翻閱，就有可能引起紙質(zhì)人事檔案資料的損壞和缺失，要做到減小或者甚至避免這種情況的發(fā)生，應(yīng)做到未雨綢繆的準(zhǔn)備，要預(yù)防為主，提前做好防止可預(yù)見問題的防范措施，及早發(fā)現(xiàn)問題，及早解決問題，才能延長(zhǎng)人事檔案資料的保管期限。

（2）尋找檔案損毀的因果關(guān)系。檔案保存期間的損壞原因主要可以歸為兩個(gè)方面，其一，人為因素，人事檔案的查閱相比其他檔案更頻繁，檔案資料的損壞可能性更大。還有檔案人事管理人員操作的失誤或者工作上的失職等都會(huì)引起檔案的損壞和遺失。因此，檔案管理人員要學(xué)會(huì)分析檔案損壞和遺失的原因，掌握檔案保管的規(guī)律。

（3）借鑒國(guó)外檔案管理技術(shù)方法，提高檔案管理人員的管理技術(shù)。醫(yī)院人事檔案管理要緊跟新時(shí)代的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外新技術(shù)和新方法，吸收適合本地醫(yī)院人事檔案管理的技術(shù)和方法，根據(jù)本地特色應(yīng)用到工作實(shí)踐當(dāng)中。再者，醫(yī)院要定期組織培訓(xùn)員工人事檔案管理課程，為更好的提高檔案管理的質(zhì)量和水平做更多努力。

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