探索高校實物檔案開發(fā)利用新思路

李巧蘭

摘 要：高校實物檔案主要是從招生環(huán)節(jié)、教學環(huán)節(jié)、科研環(huán)節(jié)到管理環(huán)節(jié)形成的實物檔案，將實物作為載體，具有一定的歷史價值，充分開發(fā)利用實物檔案，使之達到既能記載過去，又可以服務現(xiàn)在，更具有啟示未來的作用。如何在傳統(tǒng)的開發(fā)利用方法中尋求新的思路，創(chuàng)新實物檔案的管理模式，充分體現(xiàn)它在校園文化建設中的重要作用，是我們高校檔案工作者所要完成的一項重要工作。

關鍵詞：高校；實物檔案；開發(fā)利用

一、高校實物檔案的特點分析

（1）直觀性特點分析。

對于實物檔案而言，其載體與內容較為特殊，能夠以各種姿態(tài)把“真實面貌”呈現(xiàn)在人們面前，使得人們可以直接利用感官對其進行觀察、辨識，再通過文字對其內容與作用進行描述，全面展現(xiàn)檔案開發(fā)利用價值。

（2）多樣性特點分析。

高校實物檔案無論其載體還是質地都是多種多樣的，例如：有獎牌、獎章、錦旗等，質地有紙質的、金屬的、木質的等等。還有學校在各種活動中獲得的一些紀念品與禮品，這些都具有一定的歷史價值，能夠體現(xiàn)辦校歷史中的重大事項與榮譽。此外，實物檔案中還包含在教學活動、科研活動中形成的發(fā)明創(chuàng)作、停止使用的印章等物件。

（3）原始記錄特征分析。

高校實物檔案具有原始記錄的特征，可以把過去發(fā)生的人或事向現(xiàn)在和未來的參觀者展示，能夠客觀且真實的記錄學校各個階段的歷史發(fā)展軌跡，是不可復制的珍貴記錄。

二、高校實物檔案傳統(tǒng)開發(fā)利用方式分析

除了要做好實物檔案的收集工作與管理工作，還要對其歷史價值進行深入地挖掘，根據(jù)實物檔案的不同屬性合理開展利用，創(chuàng)建現(xiàn)代化的管理機制。但是，目前一些高校還在使用傳統(tǒng)的方式對實物檔案進行開發(fā)利用，由于開發(fā)力度不夠，導致利用效果不佳，難以真正展現(xiàn)實物檔案本身具有的價值。

（1）實物檔案展覽措施落后。

實物展覽是實物檔案最常用，也是最主要的利用方式。大部分高校的實物檔案在校史館只是擺放在展柜內，而且由于面積限制，參觀者只能看到部分的藏品。由于未能引進聲、光、電等多媒體手段對陳列品品進行全面、系統(tǒng)地展示，導致高校實物檔案開發(fā)利用效果不明顯，未能增強高校的知名度與影響力。

（2）缺乏詳細的實物檔案說明系統(tǒng)。

在編寫實物檔案說明時，只是簡單地列出獲得該物件的時間、地點、事由，未能對其背景信息進行詳盡地描述，導致影響力與可讀性降低，從而影響了利用的效果。

三、高校實物檔案開發(fā)利用新思路

在新時代背景下，高校應從深層次多方面挖掘實物檔案開發(fā)利用的新思路，建立多元化的實物檔案開發(fā)利用途徑，順應時代的發(fā)展，提升開發(fā)利用效果。具體為以下幾點：

（1）創(chuàng)新實物檔案展覽形式。

利用實物檔案豐富的內容，廣泛的來源，特殊性強等特點，通過多形式、多途徑、多層次開展實物檔案展覽工作。如在校慶、新生入學期間、國際檔案紀念日等特殊的日子舉辦展覽；或者在某位知名校友或對學校有重要影響力的人物誕辰之際舉辦專題展覽；又可以按實物檔案的不同種類舉辦各式各樣的展覽，如舉辦榮譽類實物展、廢止印章專題展、名師教案專題展等等。在實物檔案進行展覽的過程中，讓師生在參觀的過程中受到不同文化信息的熏陶、教育，愛校敬師之情由然而生。還可以將實物檔案圖片裝訂成冊作為贈品，對高校進行宣傳，提升其知名度與影響力。[2]

（2）加強對實物檔案說明補充工作。

在實物檔案開發(fā)利用的時候，還要重視、加強實物檔案的編研工作。一件實物檔案的說明資料是否完善，是否詳細，直接決定了參觀者對它的感受程度。生動、詳實的實物檔案說明，能引起參觀者對它產(chǎn)生濃厚的感情和共鳴。還可以深入挖掘實物檔案來源背與之相關的人或事，把這些信息融合在講解員的講解稿中，在講解員引導參觀者觀看實物檔案時娓娓道來，必定會加深參觀者對實物檔案的印象。

（3）高校實物檔案的開發(fā)利用應加強網(wǎng)絡信息技術的應用。

第一，科學開展實物檔案的數(shù)字化工作，提高信息資源檢索。在開發(fā)利用實物檔案的過程中，應將數(shù)字化利用作為核心內容。如將學校獲得某項榮譽的時間、獲獎時間、授予單位、材質類型等信息一一錄入檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)會自動生成相應的實物檔案目錄，查詢者可快速地通過目錄找到所需要的材料，這樣可以縮短查檔時間，從而提高實物檔案的利用率。

第二，高?？梢越ㄔO網(wǎng)上虛擬展廳，導入實物檔案數(shù)字化成果，以圖片形式對其利用。廣大師生不用親臨校史館，只需登錄網(wǎng)上展廳便可瀏覽學校的各類實物檔案。那些因空間或環(huán)境不能現(xiàn)場展示的實物檔案，就能通過數(shù)字化的圖片在網(wǎng)上進行展示，使得更多的人了解學校，擴大高校在社會上的影響力。

（4）搭建起實物檔案與照片檔案、文書檔案之間的橋梁，提高利用價值。

實物檔案由于形狀、規(guī)格大小不一，載體多種多樣，對外提供利用時常常帶來不便，檔案工作者如在收集、整理時對實物檔案進行拍照，曬出相片，做成實物檔案相冊，并在對應的相片下提供簡要的文字說明，利用者可以通過翻查相冊，直接看到實物檔案外形，了解該件實物的概況。這樣不但可以減少翻查實物檔案的次數(shù)，而且可以提高利用效率。實物檔案與照片檔案、文書檔案之間存在著一定的內在聯(lián)系，雖然它們的載體不同，但反映的卻是同一件事物或事情。如某校獲得“XX先進單位”稱號，這個獎項既有牌匾或獎狀，又有獲獎的上級文件，檔案管理者在提供利用時如果可以把同一件事件的照片、文字與實物檔案一并提供，主動搭建起它們之間的橋梁，滿足使用者全方位、多層次、多角度的利用需求，更能立體地展現(xiàn)學校歷史活動記錄的真實性。

（5）充分利用新媒體環(huán)境，發(fā)揮實物檔案的宣傳作用。

手機、移動網(wǎng)絡等新媒體的應用已慢慢成為人們日常生活中密不可分的一部分。在新媒體環(huán)境下，不但使實物檔案的利用渠道得到拓寬，更打破了實物檔案利用的時空限制。檔案工作者可以主動利用這種新興的媒介，在本校的官方微信或新媒體平臺開設實物檔案專題欄目，如“一物一故事”欄目等，把對本校影響深遠、具有極高查考價值的實物檔案的照片結合真實的歷史事件，通過發(fā)文推送，讓更多的人了解學校的光輝發(fā)展歷史，還可以改變人們對實物檔案利用舊有模式的思路，變被動為主動。

四、結語

高校在對實物檔案進行開發(fā)利用的過程中，要改變被的服務方式，要主動收集、擴大館藏、拓寬利用渠道，順應新時代發(fā)展的要求，更好地為學校教育事業(yè)做出積極的貢獻。

參考文獻：

[1]楊偉龍.試述高校實物檔案的收、管、用[J].蘭臺世界，2015（23）：8182.

[2]趙莉.也談高校實物檔案管理[J].時代金融（中旬），2014（7）：240，249.