高校一卡通財(cái)務(wù)內(nèi)部控制研究

湯暉

摘要：隨著信息化技術(shù)的普及，一卡通運(yùn)用于各大高校，一卡通財(cái)務(wù)管理已經(jīng)成為高校財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容。本文從高校一卡通財(cái)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀入手，以一卡通的功能和作用為出發(fā)點(diǎn)，分析了一卡通財(cái)務(wù)管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，提出了完善一卡通內(nèi)部控制的策略，為財(cái)務(wù)內(nèi)部控制在高校一卡通財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用提供參考。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；高校一卡通；財(cái)務(wù)管理

隨著計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的普及，高校一卡通運(yùn)用于各大高校。高校的信息化管理水平已經(jīng)成為評價(jià)高校管理水平和教學(xué)水平的重要指標(biāo)，也是高校綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。一卡通的應(yīng)用提高了高校的管理水平和信息化水平，有效地計(jì)劃和監(jiān)控資金的開支，對高校的內(nèi)部控制具有重要意義，促進(jìn)了高校各項(xiàng)事業(yè)不斷發(fā)展。同時(shí)，校園一卡通作為高校財(cái)務(wù)管理的重要部分，也需要健全內(nèi)部控制，進(jìn)一步提高校管理水平，實(shí)現(xiàn)高校可持續(xù)健康發(fā)展。

一、高校一卡通財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

會(huì)計(jì)內(nèi)部控制是企業(yè)、事業(yè)單位有效的管理體系中不可缺少的一個(gè)組成部分，《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》提出要完善高校內(nèi)部控制制度。2015年12月21日，財(cái)政部以財(cái)會(huì)[2015]24號印發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》提出：“健全內(nèi)部控制體系，強(qiáng)化內(nèi)部流程控制；加強(qiáng)內(nèi)部權(quán)力制衡，規(guī)范內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行；建立內(nèi)控報(bào)告制度，促進(jìn)內(nèi)控信息公開；加強(qiáng)監(jiān)督檢查工作，加大考評問責(zé)力度”。目前內(nèi)控制度已深入高校的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，而一卡通財(cái)務(wù)管理是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，最大限度地避免差錯(cuò)和舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，是一卡通財(cái)務(wù)管理的真正目的。但是，從現(xiàn)實(shí)情況來看，大多數(shù)高校對一卡通財(cái)務(wù)管理中的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識不夠，未建立科學(xué)有效的內(nèi)部控制制度和防范機(jī)制，無相關(guān)的防范制度。因此，如何在一卡通財(cái)務(wù)管理中盡快建立科學(xué)有效的內(nèi)部控制制度，防患于未然，是一個(gè)亟待研究的課題，也是每一個(gè)一卡通財(cái)務(wù)管理者應(yīng)該認(rèn)真思考的問題。

二、高校一卡通的功能和作用

目前校園一卡通系統(tǒng)的主要有以下功能：一是金融功能。一卡通作為電子錢包通過終端實(shí)現(xiàn)消費(fèi)，在一定的范圍內(nèi)替代了貨幣，如餐廳就餐、超市購物、水電費(fèi)、校車費(fèi)等；二是身份管理功能。一卡通的卡面印有持卡人的照片、姓名、編號、院系等個(gè)人信息，通過視覺和電子視別實(shí)現(xiàn)圖書借閱、校車管理、人事考勤、門禁管理等；三是自助功能。通過一卡通與銀行卡綁定實(shí)現(xiàn)圈存機(jī)自助轉(zhuǎn)賬，通過圈存機(jī)、網(wǎng)上支付平臺(tái)、APP實(shí)現(xiàn)上網(wǎng)費(fèi)代繳、水電費(fèi)代繳等，通過自動(dòng)充值機(jī)實(shí)現(xiàn)自助現(xiàn)金充值，通過自助補(bǔ)卡機(jī)實(shí)現(xiàn)自助補(bǔ)卡；四是實(shí)現(xiàn)學(xué)校相關(guān)管理系統(tǒng)的融合，無縫接入第三方管理，如電控收費(fèi)、機(jī)房上機(jī)收費(fèi)、自助復(fù)印等。

高校一卡通的應(yīng)用范圍廣泛，涵蓋學(xué)校飲食、超市、醫(yī)院、機(jī)房和圖書館等學(xué)校生活和學(xué)習(xí)的各個(gè)方面。隨著功能的不斷拓展及數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，校園卡財(cái)務(wù)管理已成為高校財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，并起著積極作用。

1.實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)監(jiān)管

高校經(jīng)濟(jì)秩序的規(guī)范對高校的發(fā)展具有重要作用，校園卡系統(tǒng)能夠?yàn)楦咝Ｘ?cái)務(wù)管理提供了一種新的技術(shù)手段，通過一卡通的應(yīng)用，可以有效杜絕校園小金庫等行為，所有有償服務(wù)的費(fèi)用支付和繳納都接入一卡通平臺(tái)，所有的收入通過校園一卡通結(jié)算賬戶直接劃轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)賬戶中，有效規(guī)范了校園收費(fèi)管理，保證各部門的收入及時(shí)上繳，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，對資金的內(nèi)部控制具有重要意義。

2.提高資金運(yùn)作效率

通過校園一卡通的結(jié)算功能，對所有有償服務(wù)的資金進(jìn)行集中管理，學(xué)?？梢杂行У乩眠@些資金，提高學(xué)校資金的運(yùn)作能力和運(yùn)作效率。

三、一卡通系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.校園一卡通相關(guān)管理制度不健全

高校在校園一卡通建設(shè)過程中往往更關(guān)注一卡通管理技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，而忽視了相關(guān)的管理制度的建設(shè)，在實(shí)際工作中就會(huì)無法可依、無章可循，使校園一卡通存在著資金風(fēng)險(xiǎn)，也給校園一卡通和數(shù)字化校園的可持續(xù)發(fā)展埋下安全隱患。同時(shí)一卡通作為一個(gè)完整的系統(tǒng)，其涉及財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，需要財(cái)務(wù)人員、管理人員、終端操作人員、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員等各方面專業(yè)人員的配合。如果沒有專業(yè)的技術(shù)作為依托，各個(gè)部門的職能、規(guī)定界限不清，缺乏各種規(guī)章和制度，將導(dǎo)致一卡通不能安全并有效地運(yùn)行。

2.校園一卡通資金清算問題

校園一卡通系統(tǒng)的資金結(jié)算分為兩部分，一部分是人工操作形成的，一部分是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，而且一卡通系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)是相互獨(dú)立的復(fù)雜系統(tǒng)，一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)核算的數(shù)據(jù)不同，沒有對應(yīng)關(guān)系，因此，如何將兩部分的數(shù)據(jù)有效結(jié)合統(tǒng)一，是財(cái)務(wù)人員需要面對的問題。很多學(xué)校往往只核對人工操作的數(shù)據(jù)，而對賬務(wù)調(diào)整的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)不夠重視，尤其對于由于網(wǎng)絡(luò)不通或故障產(chǎn)生的數(shù)據(jù)傳輸錯(cuò)誤不做處理，造成記賬不及時(shí)從而產(chǎn)生漏洞，影響了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，對管理層決策也有影響。

3.一卡通的數(shù)據(jù)安全問題

校園一卡通的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)：校園一卡通系統(tǒng)的正常運(yùn)行是依賴于良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)的支撐，為確保校園一卡通平臺(tái)下的財(cái)務(wù)管理模式不受自然因素或其他因素的影響，造成系統(tǒng)的損失或信息丟失、泄密等，必須重視系統(tǒng)的安全性問題。

四、一卡通應(yīng)用的對策和建議

面對高校急需加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的形勢，建立健全校園卡內(nèi)控制度，是高校自身發(fā)展的需要，也是面對管理風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)的需要。高校只有根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r，從實(shí)際需求出發(fā)，制定滿足校園卡管理需要的內(nèi)部控制制度，并加以嚴(yán)格遵循實(shí)施，才能達(dá)到控制目標(biāo)。為防范風(fēng)險(xiǎn)，高校一卡通財(cái)務(wù)管理應(yīng)當(dāng)在以下幾方面重點(diǎn)加強(qiáng)內(nèi)控管理。

1.建立合理的管理模式，清晰權(quán)責(zé)，實(shí)行會(huì)計(jì)委派制

一般高校的一卡通管理有三種管理模式：一是信息部門分管技術(shù)，財(cái)務(wù)部門分管財(cái)務(wù)結(jié)算，實(shí)行財(cái)務(wù)代理核算模式。優(yōu)點(diǎn)是各自發(fā)揮部門的專業(yè)優(yōu)勢；缺點(diǎn)是懂技術(shù)的不懂財(cái)務(wù)，懂財(cái)務(wù)的不了解校園卡系統(tǒng)的特點(diǎn)，無法充分了解系統(tǒng)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，尤其是對系統(tǒng)自動(dòng)生成的部分?jǐn)?shù)據(jù)不了解，無法真實(shí)反映會(huì)計(jì)信息，甚至引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。二是財(cái)務(wù)部門配置專業(yè)信息技術(shù)人員，實(shí)行財(cái)務(wù)統(tǒng)管模式。優(yōu)點(diǎn)是可以充分發(fā)揮校園一卡通的校內(nèi)收費(fèi)管理；缺點(diǎn)是需要配備大量的信息技術(shù)人員，和校園信息化建設(shè)可能脫節(jié)。三是信息技術(shù)部門配置專業(yè)會(huì)計(jì)人員，實(shí)行獨(dú)立核算模式。優(yōu)勢在于技術(shù)和財(cái)務(wù)充分融合；不足是脫離學(xué)校監(jiān)管，不符合高校財(cái)務(wù)的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”的財(cái)務(wù)管理體制。

本人根據(jù)工作實(shí)踐，提出第四種管理模式——會(huì)計(jì)委派制最適合一卡通財(cái)務(wù)管理：由信息部門主管，財(cái)務(wù)部門委派專門財(cái)務(wù)人員參與校園一卡通的整體建設(shè)，掌握和熟悉校園一卡通系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，參與制定相關(guān)的規(guī)章制度。同時(shí)，承擔(dān)校園一卡通的財(cái)務(wù)管理工作，并向財(cái)務(wù)部門及時(shí)提供各種財(cái)務(wù)資料。這樣的管理模式既保證了校園一卡通的建設(shè)和數(shù)字化校園建設(shè)的無縫銜接，又可保證學(xué)校對校園一卡通財(cái)務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理。

2.加強(qiáng)資金清算的管理監(jiān)督

校園一卡通的清算模式主要有兩種，一是通過外部銀行的獨(dú)立賬號進(jìn)行往來清算，二是過高校內(nèi)部的資金結(jié)算中心進(jìn)行往來清算。高校應(yīng)該結(jié)合具體的實(shí)際情況，選擇適合高校的資金清算模式，制定嚴(yán)格的資金清算制度，進(jìn)行管理和監(jiān)督，避免資金被挪用和侵占，切實(shí)維護(hù)學(xué)校師生的合法權(quán)益，保障校園資金的安全。

（1）建立相應(yīng)的財(cái)務(wù)規(guī)章制度，規(guī)范系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)的操作，制定校園卡辦理、充值、補(bǔ)助、扣款、消費(fèi)、退款、銷戶、清算等一系列流程的相應(yīng)配套制度和審核流程，確保正確采集數(shù)據(jù)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確、完整、無誤。如各單位或部門通過校園卡發(fā)放補(bǔ)貼需提交申請報(bào)告，列明補(bǔ)貼的名稱、項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)等詳細(xì)信息，補(bǔ)助資金經(jīng)學(xué)校財(cái)務(wù)處審核后轉(zhuǎn)至校園卡賬戶，校園卡工作人員根據(jù)財(cái)務(wù)處審核的名單及金額發(fā)放補(bǔ)助，并將系統(tǒng)生成的流水清單交至發(fā)放單位或部門核對簽字蓋章后存檔；如持卡人在消費(fèi)過程中發(fā)生被錯(cuò)劃或多劃款額的，須由持卡人填寫“××大學(xué)校園一卡通退款單”，經(jīng)手人簽字、商戶審核簽字后，持卡人憑退款單到卡務(wù)部辦理商戶退款。

（2）建立嚴(yán)格的對賬管理體系，確保入賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，保證一卡通系統(tǒng)和賬務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的一致性，主要包括校園卡的現(xiàn)金充值收入、銀行圈存轉(zhuǎn)賬收入、商戶清算余額的定期對賬等。目前大部分的校園卡系統(tǒng)均采用卡庫不平的可脫網(wǎng)機(jī)制，即在網(wǎng)絡(luò)不通或故障情況下可脫網(wǎng)使用，待網(wǎng)絡(luò)通暢時(shí)再上傳消費(fèi)流水，部分傳輸過程中丟失的數(shù)據(jù)再由系統(tǒng)根據(jù)卡片的余額定期進(jìn)行“平賬”，形成缺失消費(fèi)來源的“補(bǔ)記流水”，這部分系統(tǒng)自動(dòng)處理、生成的數(shù)據(jù)也必須進(jìn)行賬務(wù)處理，以免影響了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完全性、及時(shí)性。

（3）嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)系統(tǒng)的操作權(quán)限，在校園卡業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)不同的崗位設(shè)置不同的管理權(quán)限，在涉及資金變動(dòng)的重要操作可增設(shè)系統(tǒng)操作的復(fù)核流程，做到既便于工作，又可相互制約。如“補(bǔ)助”“扣款”“商戶退款”等操作增設(shè)系統(tǒng)復(fù)核流程，以確保數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

（4）嚴(yán)格不相容職務(wù)分離制度。根據(jù)各學(xué)校的具體情況，分析校園卡工作不同崗位的職責(zé)，嚴(yán)格制定不相容職務(wù)分離制度。如校園卡財(cái)務(wù)出納與會(huì)計(jì)的分離、校園卡的中心數(shù)據(jù)庫管理與應(yīng)用管理人員分離、系統(tǒng)管理員與業(yè)務(wù)操作員分離，等等。

3.保障信息和網(wǎng)絡(luò)安全，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行

信息安全關(guān)系到高校師生的合法權(quán)益，是一卡通系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。對于一卡通系統(tǒng)，如何更有效地保護(hù)用戶數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)主要可以對以下幾方面進(jìn)行加強(qiáng)。

（1）確保系統(tǒng)上線前安全檢查、評估。上線前安全評估能保證所有新上線的系統(tǒng)都能符合一定的安全標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，避免服務(wù)器上線后因安全問題所帶來的隱患及后續(xù)整改的麻煩?？捎傻谌焦具M(jìn)行系統(tǒng)安全灰盒測試，出具測試報(bào)告和整改方向，配合一卡通系統(tǒng)供應(yīng)商，確保系統(tǒng)的安全級別必須符合預(yù)訂的安全保護(hù)等級方可上線。

（2）切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全可行，軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)要合理，配備殺毒軟件和防火墻技術(shù)，避免病毒對電腦的供給，對服務(wù)器要進(jìn)行嚴(yán)格管理，對外來程序不得安裝，外來U盤不得使用，根據(jù)重要性實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、增量、歷史備份，實(shí)現(xiàn)雙機(jī)備份、異地容災(zāi)。

（3）采用嚴(yán)格的訪問控制技術(shù)和管理人員的權(quán)限分配，建立登陸訪問管理，完善日志紀(jì)錄，定期檢查用戶操作，杜絕外來人員對系統(tǒng)的訪問，杜絕越權(quán)操作。

（4）定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，建立巡檢制度，定期安全巡檢及安全事件應(yīng)急支持。安全漏洞總是實(shí)時(shí)發(fā)生，為了能解決因安全設(shè)備相關(guān)規(guī)則升級滯后而帶來的安全隱患，應(yīng)不定期對相關(guān)安全設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全、主機(jī)服務(wù)器進(jìn)行巡檢，確保相關(guān)重要信息系統(tǒng)的安全性。同時(shí)選擇具有良好信譽(yù)和售后服務(wù)的軟件技術(shù)廠家，以確保系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)能及時(shí)得到修復(fù)。

（5）建立一卡通系統(tǒng)、設(shè)備的實(shí)時(shí)合局監(jiān)控系統(tǒng)。我校目前運(yùn)行的校園卡監(jiān)控系統(tǒng)主要包括服務(wù)器的監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫的監(jiān)控、子系統(tǒng)的監(jiān)控、終端設(shè)備等運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控運(yùn)行情況，并以大屏幕LED、業(yè)務(wù)終端等形式呈現(xiàn)，出現(xiàn)異常第一時(shí)間以短信報(bào)警通知維護(hù)人員。自運(yùn)行以來確實(shí)提高了工作效率，發(fā)現(xiàn)問題能快速處理，將影響范圍控制到最小，大大地提高了系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。

4.重視業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)，落實(shí)定期輪崗制度

業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)不僅是業(yè)務(wù)技能的提高，還應(yīng)提高工作人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識，加強(qiáng)內(nèi)部控制方面的知識培訓(xùn)。系統(tǒng)技術(shù)人員應(yīng)該投入到校園卡系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)部控制構(gòu)建中，系統(tǒng)操作人員和財(cái)務(wù)人員應(yīng)該投入到管理過程的內(nèi)部控制制度的建設(shè)中，形成全局、全面、全員內(nèi)部控制的意識。

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（責(zé)任編輯：王文龍）