試論學校檔案管理工作存在的問題及對策

何青

【摘要】學校檔案工作是學校各項事業(yè)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，它包括學校文書、教師業(yè)務(wù)、學生學籍、會計、基建、專業(yè)設(shè)施設(shè)備、聲像檔案等各個方面。因此，學校檔案管理工作具有極其重要性。本文就當前學校檔案管理工作存在的問題提出了幾點對策。

【關(guān)鍵詞】學校；檔案管理；存在的問題；對策

【中圖分類號】G473.3 【文獻標識碼】A

檔案管理是檔案館或相關(guān)機構(gòu)對資料檔案進行管理的一種手段或策略。檔案管理本著為內(nèi)部人員提供服務(wù)的原則，以收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計等一系列舉措服務(wù)于檔案利用者。學校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成的具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。

一、學校檔案管理工作的重要意義

（一）學校發(fā)展的真實記載

學校檔案是廣大教師經(jīng)過長期的教育教學工作、學校管理及其他各項工作和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的文件材料，不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、勤、技、績。在學校檔案中，大量檔案都記錄和保存了學校的發(fā)展進程、教育教學經(jīng)驗與成果，這部分檔案中滲透了學校管理者和教師們長期付出的心血，集中體現(xiàn)了學校的整體教學水平，成為學校教職工的勞動結(jié)晶。

（二）為學校更好發(fā)展服務(wù)

學校檔案是在學校中逐漸形成和發(fā)展的，并且還可能產(chǎn)生改變，在學校教育教學工作、組織、管理中始終存在檔案，它能實現(xiàn)對學校教學、管理、運行軌跡的記錄，成為學校最為關(guān)鍵的信息資源。通過學校檔案能對本學校的歷史、現(xiàn)狀及發(fā)展特點、規(guī)律有全面的把握，對學?，F(xiàn)存檔案分析的基礎(chǔ)上，能更深入地了解學校教育教學工作各個方面的歷史進程，對學校自身形象與價值觀建設(shè)的成果和不足進行歸納。在教育改革進入二十一世紀的今天，搞好學校檔案管理，不僅是社會需要，也是學校自身發(fā)展的需要。檔案工作是學校建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，是評估學校工作的一項重要內(nèi)容，是維護學校真實面貌的永恒事業(yè)。做好檔案管理工作，能更好地為師生、為學校的發(fā)展服務(wù)。

二、學校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不足

學校人員對檔案管理工作的認識不足。這種認識不足上到領(lǐng)導下至普通工作人員，在學校里，檔案管理工作可以說是最不起眼的工作，大多數(shù)學校領(lǐng)導忽視了學校檔案管理工作，總是感覺檔案管理工作是項技術(shù)含量低、工作清閑、人人可兼之的工作。各部門人員對待檔案一貫保持“使用在前，管理在后”的心態(tài)，對工作中產(chǎn)生的檔案材料不注意保存，在檔案管理過程中缺乏主動移交的意識，未能做好檔案移交工作，造成學校檔案管理部門很難搜集材料，難以保證有效開展搜集和管理工作。

（二）檔案管理工作制度不到位

一些學校的檔案管理工作無章可循，并且沒有進行科學管理，雖然大部分地方的教育機構(gòu)都出臺了關(guān)于學校檔案管理的相關(guān)政策，但很多學校仍然沒有認真地將政策落實，容易造成檔案收集不齊全、檔案材料甄別隨意、案件不規(guī)范的現(xiàn)象。學校檔案工作面廣、工作量大、門類繁多，文書檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、教學檔案、學生學籍檔案、聲像檔案等樣樣俱全，在學校檔案管理中容易出現(xiàn)重文書檔案，輕其他門類檔案的現(xiàn)象，有的學校一旦出現(xiàn)人員變動，一些門類的檔案業(yè)務(wù)就沒有人做了，造成部分門類檔案缺失。

（三）檔案建設(shè)薄弱

目前，由于社會經(jīng)濟的發(fā)展，學校基本上改善了辦學條件，然而在檔案室建設(shè)方面仍然較為落后，集中體現(xiàn)在：（1）一些檔案室缺乏一定的檔案管理條件，比如，缺乏檔案保存的防潮、防火、通風等條件；一些檔案擺放隨意，因而造成檔案保管的安全隱患，也不利于檔案的查找利用。（2）一些學校尚未開展檔案信息化建設(shè)，檔案信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，一些學?；蛞蛸Y金投入不夠，或因檔案管理人員對信息化建設(shè)不重視，仍然采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理，局限于采用人工方式進行資料收集、編號、整理和歸檔，忽視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，未能建立有效的數(shù)據(jù)庫，不利于檔案數(shù)據(jù)和信息資料查詢，不僅難以推動檔案信息化建設(shè)，還影響檔案管理水平提升。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）缺乏先進管理技術(shù)?，F(xiàn)今的檔案管理已進入數(shù)字化管理時代，檔案管理是一項煩瑣且需要及時更新知識技能的工作，并且對甄別資料的準確性、針對性都要求比較高，因此此項工作需要專業(yè)性強、細心的工作人員來執(zhí)行，他們中很多人缺乏創(chuàng)新意識，沒有勝任檔案管理工作的技能；（2）學校檔案管理人員兼職情況比較多，并不是專業(yè)出身，缺乏較高的整體素質(zhì)。兼職人員一方面在時間上難以安排，無法確保管理工作處于正常的工作狀態(tài)；另一方面，兼職人員的專業(yè)水平偏低，難以接受系統(tǒng)性培訓，對管理工作一知半解。因為身兼多職，導致工作量大，工作雜，以致于多數(shù)檔案人員業(yè)務(wù)不精，工作上隨意性較強，還有些學校的檔案管理崗位人員變動大，工作缺乏連續(xù)性。（3）檔案人員缺乏責任心。檔案管理不同于其他工作，它要求工作人員保持更大的耐心以及對工作具有飽滿的熱情，全身心投入到工作中。檔案管理人員在工作期間會產(chǎn)生乏味和無聊感，正是由于缺乏職業(yè)認同感，以致對待管理工作興趣索然，繼而導致責任心大大喪失。

三、強化學校檔案管理工作的對策

（一）加強對檔案管理重要性的認識

加強學校全體員工，尤其是學校領(lǐng)導的檔案管理意識。深入學習宣傳《檔案法》，讓學校全體工作人員對檔案管理有更深的認識，充分意識到其重要性。學校管理者要對學校檔案管理工作進行認真檢查，對其中的各項問題進行全面了解和正確處理，保證學校檔案管理工作與時俱進，不斷發(fā)展。學校必須遵行檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，構(gòu)建綜合檔案室等有關(guān)管理機構(gòu)，集中管理學校的文書、教學、基建、學籍、會計、實物檔案等各門類檔案，將學校檔案管理工作落實到位。

（二）建立健全管理制度

學校在建立管理制度時，要根據(jù)學校的實際，建立健全管理制度，使檔案管理工作有章可循。首先，學校要按檔案部門的要求制定出行之有效的《檔案歸檔范圍及保管期限劃分方案》等規(guī)章制度，然后按照制度要求規(guī)范檔案管理全過程，從檔案紙張到檔案的分類、歸檔、編目等，全部做到系統(tǒng)化、制度化、規(guī)范化管理，保證學校各個門類檔案的收集整集、整理、歸檔、利用工作，必須有一系列的規(guī)章制度做保障。要明確學校各個部門、各業(yè)務(wù)人員的責任和義務(wù)，明確各個不同時期檔案工作的側(cè)重點，明確檔案材料收集歸檔的范圍，才能建立檔案工作的良好基礎(chǔ)。

（三）加強檔案建設(shè)

（1）加大資金投入，配置齊全檔案管理工作應(yīng)具備的軟、硬件，只有這樣，檔案工作人員的工作才能順利進行。（2）加強學校檔案建設(shè)的信息化水平，引進合適的計算機管理系統(tǒng)，檔案建設(shè)的信息化在學校檔案管理工作中應(yīng)居基礎(chǔ)性地位。首先，檔案管理人員必須樹立現(xiàn)代化的檔案建設(shè)觀念，促進自身檔案建設(shè)水平的提升；其次，就檔案管理方面而言，學校檔案管理必須跟隨時代同步發(fā)展，不斷創(chuàng)新。信息化檔案管理的創(chuàng)建，有利于提升信息檔案管理的水平，使得檔案管理工作效率得到大幅提升，所提供的信息資源也更有價值和參考意義，為相關(guān)人員的借閱提供方便。

（四）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作能否有良好的質(zhì)量直接受到檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平的影響，加強學校檔案管理人員的綜合素質(zhì)方式如下：（1）組織管理人員參加職業(yè)道德培訓，以提升其思想覺悟，增進安全意識，優(yōu)化服務(wù)意識。（2）加強職業(yè)技能培訓，提高技能水平。任何職業(yè)都是以其職業(yè)技能和專業(yè)知識作為職業(yè)的開始。檔案工作也一樣，只有加強檔案管理人員的自我學習能力，不斷給自己“充電”，積極參加各類培訓和相關(guān)活動，全面提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能。對于新任檔案管理工作人員而言，要參加各地檔案局開展的崗位培訓班，要有從業(yè)資格證書持證上崗；對于部分穩(wěn)定的檔案管理人員，也要注意吸收新的知識技能與方法，需要參加檔案繼續(xù)教育培訓，促進自身綜合素質(zhì)水平的提升。（3）加強對檔案管理人員的關(guān)心力度，建立獎懲機制，提高其責任心。

四、結(jié)語

綜上所述，學校管理人員要對檔案管理工作有更深入的認識，充分意識到其重要性，完善檔案管理制度，強化檔案建設(shè)信息化，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，促進檔案管理工作朝著高效的方向發(fā)展，為學校其他工作的順利開展提供良好的服務(wù)，進一步推動學校的進步與發(fā)展。

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