淺析人事檔案管理中的問題與完善措施

【摘要】隨著目前人事制度日益深化的進(jìn)程，人事檔案管理逐漸面臨著越來越大的挑戰(zhàn)和要求。市場經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，使得整個人力資源市場中對人力資源用工的需求和形式也有了不一樣的要求，總體愈來愈呈現(xiàn)出多元化。因此，如何讓人事檔案有效科學(xué)的管理和完善，對人力資源各項(xiàng)工作的開展，起到推進(jìn)作用。本文的研究思路主要是通過對人事檔案管理中的各種問題進(jìn)行詳細(xì)剖析，并且對癥下藥提出相應(yīng)的完善措施，希望能夠?yàn)椴煌瑱C(jī)構(gòu)的人事檔案管理以啟迪意義。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；人事制度；人力資源

【中圖分類號】R197 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

人事檔案對于人力資源發(fā)揮著不可或缺的作用，它記錄了個人的工作經(jīng)歷、政治思想、工作期間的表現(xiàn)及業(yè)績，是直接影響到人才提拔的寶貴的參考資料和評判依據(jù)。[1]目前，我國各種人事檔案的管理過程中存在不同程度的問題，為了使人事檔案制度更加完善，使整個操作管理過程運(yùn)行順利，常常需要健全一套完善高效且合理的人事檔案管理新模式，尋求切實(shí)有效的措施和對策實(shí)現(xiàn)人事檔案管理。

一、人事檔案管理中，目前存在的問題

（一）內(nèi)容完整性欠缺

目前，從普遍情況來看，一些機(jī)構(gòu)或部門的人事檔案，內(nèi)容完整性上是大大欠缺的，常常會出現(xiàn)材料缺失、不齊等現(xiàn)象。如，單位每年對員工個人都進(jìn)行考核，考核表應(yīng)該進(jìn)入個人檔案。但經(jīng)常造成人員調(diào)動時檔案缺少考核表時有發(fā)生的現(xiàn)象。甚至，大學(xué)生在校讀書期間的學(xué)習(xí)成績表都漏放到學(xué)生個人檔案。同時，對于一些科研、骨干人員的業(yè)務(wù)能力或者科研學(xué)術(shù)水平等，都很難從個人檔案中體現(xiàn)出來。這些問題造成絕大多數(shù)的人力資源部門不能通過人事檔案考察和了解人員的基本情況。

（二）履歷材料嚴(yán)重失真

在一些機(jī)構(gòu)或單位中，存放的一些人事檔案中的履歷材料往往嚴(yán)重失真，缺乏可信度，充滿虛假性。比如，人事檔案前后內(nèi)容不銜接，首尾不齊，對于人員的一些基本資料，比如文化程度、真實(shí)年齡等都有擅自篡改，不具有真實(shí)性。這樣人事檔案整體的利用價(jià)值以及真實(shí)性都難以得到有效保證，也不利于日常人力資源管理工作的開展。

（三）人事檔案管理技術(shù)落后

人事檔案管理技術(shù)相對落后，管理力度也不夠嚴(yán)格。因?yàn)樵谌耸聶n案中，常常出現(xiàn)的一些并不是人事檔案的一些資料或者文件，或者把檔案文件亂涂亂改，不夠規(guī)范或者沒有任何存檔價(jià)值等，進(jìn)入人事檔案。這些材料和真正的人事檔案混雜在一起，嚴(yán)重違反人事檔案管理制度的規(guī)范性，嚴(yán)重影響了人力資源市場的公平性和真實(shí)性，擾亂了人事管理的進(jìn)程和發(fā)展，有很大的負(fù)面影響。目前，還存在很多部門或單位對于人事檔案管理仍然沒有全面普及計(jì)算機(jī)，手工管理仍然占據(jù)很大比重，所以，相應(yīng)的一些工作量非常大，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的工作效率。

（四）收集檔案及時性差

對于人事檔案管理工作來說，有很多環(huán)節(jié)，其中收集檔案是其中非常重要的環(huán)節(jié)之一，很大程度上影響人事檔案管理進(jìn)程，收集人事檔案可以極大程度上對收藏量進(jìn)行豐富和拓展。現(xiàn)在，對人事檔案的收集渠道主要是由人事檔案相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)，他們主動索要一些新形成的人事檔案材料，目的是為了獲取更多更加有內(nèi)涵和價(jià)值的個人材料。舉例子而言，對于干部，他們大都有新的知識更新培訓(xùn)材料，對于教師群體來說，他們也會對科研成果進(jìn)行更新，職稱的變換，職務(wù)的變化，如果在這段更新的過程當(dāng)中，相關(guān)檔案收集部門不能及時對這些信息內(nèi)容進(jìn)行收集的話，在很大程度上會導(dǎo)致材料放入個人檔案，時間上的拖延和浪費(fèi)，最終影響到整個工作的效率和水平，是有百害而無一利的。

（五）檔案相關(guān)管理制度不完善，管理隊(duì)伍參差不齊

人事檔案管理相關(guān)制度在很大程度上還不夠完善，同時，人事檔案管理隊(duì)伍人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平良莠不齊，需要整改?？梢园l(fā)現(xiàn)，目前，很多部門和單位中涉及到一些相關(guān)的人事檔案管理制度，比如審查制度、歸檔制度、鑒別制度、查閱制度等，其中多多少少存在著一些問題和不足，這些問題最終會給正常的人事檔案管理帶來負(fù)面影響。同時，目前社會上的人事檔案管理隊(duì)伍一定程度上是良莠不齊的，質(zhì)量不一，缺少專業(yè)的復(fù)合型人才，一般的管理人員知識不夠鞏固并且文化素質(zhì)較低，掌握多種技術(shù)的復(fù)合型人才緊缺，需求較大。因此，以上問題自然會對人事檔案管理工作形成很大的阻礙，影響管理工作的順利開展，也難以適應(yīng)日新月異的時代發(fā)展需求等。[2]

二、完善人事檔案管理的相關(guān)措施和建議

（一）人事檔案管理創(chuàng)新化

對于目前人事檔案管理過程中存在的問題來說，更好地完善人事檔案需要用創(chuàng)新的思路來看待，緊跟時代的步伐。因?yàn)槟壳坝?jì)算機(jī)技術(shù)和信息水平的飛速發(fā)展和進(jìn)步，人事檔案管理也在日益進(jìn)步和發(fā)展，有更多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)出現(xiàn)，所以，人事檔案管理需要不斷創(chuàng)新，推陳出新，根據(jù)時代的要求，緊緊樹立創(chuàng)新觀念和意識，打開思路，不拘泥與現(xiàn)在，時刻更新觀念，爭取積極探索出一條適合自身實(shí)際情況并且和市場經(jīng)濟(jì)接軌的全新人事檔案管理制度和體系。

（二）人事檔案管理人本化

人事檔案管理需要實(shí)現(xiàn)人本主義精神。因此，人事檔案管理非常需要專業(yè)知識的加持和鞏固的，對操作這項(xiàng)工作的人員總體綜合素質(zhì)需要非常高。所以，人事檔案管理需要時刻加強(qiáng)自身工作人員隊(duì)伍建設(shè)，對專業(yè)人員進(jìn)行知識培訓(xùn)和專業(yè)教育，提高人員的整體專業(yè)知識和精神風(fēng)貌，使得相關(guān)的人事檔案管理工作人員能夠充滿積極性和主動性地去學(xué)習(xí)一些新知識和新理念，用先進(jìn)的專業(yè)知識武裝自己的頭腦，為人事檔案管理人員提供比較常規(guī)并且定期的培訓(xùn)機(jī)會，努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識，從而提高管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。致力于在部門或人事檔案機(jī)構(gòu)中打造一支具有較強(qiáng)大政治意識，精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)處理能力和良好作風(fēng)的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，從根本上促使整個人事檔案管理水平大幅度提高，最終推動其健康順利的發(fā)展。[3]

（三）人事檔案管理信息化

現(xiàn)在這個時代是信息高速發(fā)展的時代，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)日益發(fā)展和進(jìn)步。信息化的社會使人事檔案管理也相應(yīng)地有了一些新的變化和要求。人事檔案管理工作要充分運(yùn)用當(dāng)下更新?lián)Q代的信息化技術(shù)，使信息化滲透到人事檔案管理工作中，使得整個工作的效率能夠得到大幅度的提高和改善。所以，目前的人事檔案管理要引進(jìn)先進(jìn)的信息化軟件。目前，國外很多機(jī)構(gòu)已經(jīng)普遍應(yīng)用，這種趨勢也逐漸轉(zhuǎn)向國內(nèi)，國內(nèi)人事檔案管理信息化的全面普及在日后也是可以得到充分實(shí)現(xiàn)和保證的，對于日常工作的開展可以節(jié)約大量寶貴的時間。

（四）人事檔案管理制度化

為了更好地滿足不斷變化的社會發(fā)展，對于人事檔案管理來說，一套切實(shí)可行的管理制度可以極大程度地保證和規(guī)范人事檔案工作，推進(jìn)人事檔案工作的順利開展。如何實(shí)現(xiàn)人事檔案制度化管理，首先，需要對相關(guān)的人事檔案的審查制度或者鑒別制度進(jìn)行完善，保證其完整性和健全性，對于歸類人事檔案這一個環(huán)節(jié)也要緊密把關(guān)；其次，是對補(bǔ)充制度進(jìn)行完善，補(bǔ)充制度包括了移交和轉(zhuǎn)遞制度、檢查制度以及催交制度等，保證其內(nèi)容能夠跟得上變化的時代，使人事檔案管理的內(nèi)容適應(yīng)日新月異的社會發(fā)展，內(nèi)容也能夠具備時效性、真實(shí)性；最后，對人事檔案管理的安全性和完整性來說，為了保證檔案保存完好，不丟失，建立一套完善的借閱制度、查閱制度以及防火防盜制度是非常有必要的。需要對人事檔案中的一些基礎(chǔ)設(shè)施加強(qiáng)建設(shè)和發(fā)展，對于檔案的防水防潮等方面要格外重視。貫徹落實(shí)“及時、完整、準(zhǔn)確、安全以及保密”的相關(guān)要求和準(zhǔn)則管理人事檔案，建立成熟的人事檔案管理制度。[4]

三、結(jié)束語

綜上所述可以發(fā)現(xiàn)，目前我國的人事檔案管理工作在長期來看是一項(xiàng)非常具有挑戰(zhàn)性的工作和任務(wù)。目前存在內(nèi)容完整性欠缺；履歷材料嚴(yán)重失真；人事檔案管理技術(shù)落后；人事檔案相關(guān)管理制度不健全；專業(yè)人員素質(zhì)較差等不同的問題。因此，不同的機(jī)構(gòu)和部門單位必須根據(jù)自身實(shí)際發(fā)展情況努力探索，仔細(xì)反省，認(rèn)清在自我人事檔案管理過程中存在的一些問題和不足，并向其他部門或公司的人事檔案管理學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，取其精華，棄其糟粕，為我所用，提高整個人事檔案管理工作效率和水平，從而推動管理工作的順利開展和進(jìn)行，對深化人事改革進(jìn)程具有現(xiàn)實(shí)性意義和推動作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張欣.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化分析[J].中國高新區(qū)，2018（9）：225.

[2]王海艷.當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的不足與優(yōu)化策略研究[J].信息記錄材料，2018，19（2）：235-236.

[3]王梅.探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)[J].人力資源管理，2018（1）：190-191.

[4]高小麗.淺析完善人事檔案管理問題的措施[J].人力資源管理，2013（11）：204-205.

作者簡介：陳青嬌（1968-），女，漢族，江西吉安人，本科，井岡山大學(xué)，副研究館員，研究方向：檔案。