訪談法在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用與建議

魏國清

[摘 要]訪談法是現(xiàn)代企業(yè)管理中最常應(yīng)用的一種信息溝通的方法，尤其是在企業(yè)人力資源管理方面應(yīng)用最為廣泛?？茖W(xué)有效的訪談法能夠提高企業(yè)人力資源管理的效率。因此，訪談法在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中起著十分重要的作用。本文將通過對訪談法基本知識的闡述、訪談法在企業(yè)人力資源管理的應(yīng)用以及對訪談法應(yīng)用技巧的建議這三個方面來具體介紹訪談法。

[關(guān)鍵詞]訪談法;人力資源管理;應(yīng)用技巧建議

[中圖分類號]F272.92 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中，訪談法是一種運用廣泛的研究方法，在企業(yè)的招聘、績效管理、培訓(xùn)、勞動關(guān)系管理、工作分析、薪酬等方面都有所涉及。管理者通過使用訪談法與員工面對面地交流，使其了解員工的想法、工作表現(xiàn)、工作態(tài)度等，從而制定管理方案或改進(jìn)管理制度，來達(dá)到企業(yè)經(jīng)營的目標(biāo)。因此，訪談法在企業(yè)管理中是必不可少的。接下來，本文將從三個方面來闡述訪談法的相關(guān)內(nèi)容。

1 訪談法的基本內(nèi)涵

1.1 訪談法的概念

訪談法是訪談?wù)咄ㄟ^有目的地與訪談對象進(jìn)行面對面的溝通交流來收集第一手資料的一種研究方法。它包括兩層含義：一是訪談具有目的性，是在有準(zhǔn)備的情況下展開的。二是訪談的內(nèi)容是一種客觀存在，是一種社會現(xiàn)實。

1.2 訪談法的類型

1.2.1 按訪談?wù)叩脑L談形式劃分，可劃分為：

1.2.1.1 結(jié)構(gòu)化訪談：也稱標(biāo)準(zhǔn)化訪談或封閉式訪談，是指訪談?wù)咴谠L談前根據(jù)訪談目的設(shè)計好訪談的內(nèi)容、問題，按照固定的訪談流程對訪談對象進(jìn)行訪談，這種訪談有較強(qiáng)的可控性，應(yīng)答效率高，目的性較強(qiáng)，易于量化。但這種訪談法不靈活，訪談內(nèi)容也不夠深入，易于忽略某些重要的內(nèi)容。

1.2.1.2 非結(jié)構(gòu)化訪談：也稱自由式訪談，指的是訪談?wù)咭宰杂闪奶斓姆绞?，鼓勵訪談對象自由表達(dá)自己的觀點，以達(dá)到訪談的目的。其優(yōu)點是具有較強(qiáng)的靈活性，訪談內(nèi)容較為深入，能夠在輕松的氛圍下了解訪談對象的觀點，獲得較為全面的信息。但這種訪談費時、費力，難以量化。

1.2.1.3 半結(jié)構(gòu)化訪談：指的是在固有的訪談模式下，給訪談對象留有足夠的空間讓其表達(dá)自己的觀點，訪談?wù)咴谠L談時可調(diào)控訪談的程序和自由度，這種訪談方法具有以上兩者的優(yōu)點，是當(dāng)今企業(yè)管理中最常用的一種訪談方法。

1.2.2 按訪談中訪談對象的人數(shù)劃分，可劃分為：

1.2.2.1 個別訪談：訪談?wù)邔υL談對象進(jìn)行一對一單獨訪談。其優(yōu)點是有利于訪談對象感受到自己被重視，從而認(rèn)真、詳細(xì)地表達(dá)自己的觀點。

1.2.2.2 集體訪談：也稱“座談”，指的是訪談?wù)咄瑫r邀請數(shù)名訪談對象，針對同一問題進(jìn)行訪談。這適用于收集意見等決策方面的訪談，有利于相互啟發(fā)，集思廣益，能在較短的時間內(nèi)收集更全面的信息。

1.2.3 按訪談?wù)吲c訪談對象的接觸情況進(jìn)行劃分，可劃分為：面對面訪談、電話訪談、網(wǎng)絡(luò)訪談等。

1.3 訪談法的實施步驟

1.3.1 準(zhǔn)備階段：確定訪談對象、訪談時間和地點，設(shè)計訪談提綱。

1.3.2 實施階段：恰當(dāng)進(jìn)行提問，認(rèn)真傾聽，適當(dāng)作出回應(yīng)，及時做好訪談記錄。

1.3.3 評價反饋階段：對訪談內(nèi)容進(jìn)行分析、評價，對訪談結(jié)果進(jìn)行反饋。

2 訪談法在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用

2.1 訪談法在培訓(xùn)需求分析中的應(yīng)用

培訓(xùn)需求分析中的訪談法是企業(yè)管理者為了了解培訓(xùn)對象的工作技能、專業(yè)知識、工作態(tài)度表現(xiàn)等方面的信息，進(jìn)行面對面訪談的一種方法。通過訪談法，企業(yè)管理者可以了解到培訓(xùn)對象有哪些培訓(xùn)需求，從而進(jìn)行培訓(xùn)需求分析，制定培訓(xùn)需求方案。

2.1.1 訪談法在培訓(xùn)需求分析中的意義

進(jìn)行培訓(xùn)需求分析，需要考慮企業(yè)、工作、員工三個層面。與企業(yè)高層進(jìn)行訪談，是為了了解企業(yè)對員工有什么樣的培訓(xùn)需求;與相關(guān)工作人員進(jìn)行訪談，是為了了解在工作方面有什么樣的培訓(xùn)需求;與員工進(jìn)行訪談，就是明確員工對于培訓(xùn)有哪些需求。在與企業(yè)、工作負(fù)責(zé)人、員工進(jìn)行訪談之后，將三者的培訓(xùn)需求相結(jié)合，通過分析得出三者的共同培訓(xùn)需求，從而制定出培訓(xùn)目標(biāo)，排除其他沒必要的培訓(xùn)需求。

2.1.2 正確運用訪談法進(jìn)行培訓(xùn)需求分析

2.1.2.1 確定訪談目標(biāo)要與企業(yè)培訓(xùn)目標(biāo)相一致。

2.1.2.2 制定符合訪談目標(biāo)的訪談計劃。

2.1.2.3 編寫全面詳細(xì)的訪談提綱。

2.1.2.4 對訪談的場景進(jìn)行模擬，對訪談過程中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行預(yù)防。

2.1.2.5 運用有效的提問和傾聽的技巧獲得訪談對象的信任，防止發(fā)生分歧。

2.1.2.6 要營造良好的訪談氛圍。

2.1.2.7 做好訪談記錄，尤其是細(xì)節(jié)記錄。

2.1.2.8 訪談要與其他培訓(xùn)需求的方法相結(jié)合使用。

2.2 訪談法在績效管理中的應(yīng)用

在績效管理中，訪談法的實施主要體現(xiàn)在績效面談中。績效面談是企業(yè)主管對其下級的口頭績效反饋，是企業(yè)中最常見的績效反饋形式。通過績效面談，員工知道了自己在過去工作中取得了哪些進(jìn)步，還有哪些需要自己改進(jìn)的不足之處，使自己在以后的工作中提高工作效率。

2.2.1 績效面談的目的

2.2.1.1 讓員工知曉自己在這次績效周期中是否達(dá)到了規(guī)定目標(biāo)，工作表現(xiàn)和行為態(tài)度是否合格，并對這次的績效結(jié)果提出自己的看法。

2.2.1.2 使員工看到自己的進(jìn)步，激發(fā)員工的工作積極性。

2.2.1.3 指出員工需要改進(jìn)的不足之處。

2.2.1.4 探討該員工績效沒合格的原因，并制定績效改進(jìn)計劃。

2.2.1.5 訪談人員向員工傳達(dá)企業(yè)的經(jīng)營理念和目標(biāo)。

2.2.1.6 主管人員和員工協(xié)商下一次的績效目標(biāo)和績效標(biāo)準(zhǔn)。

2.2.2 績效面談的前期準(zhǔn)備工作

2.2.2.1 主管人員應(yīng)做的準(zhǔn)備：選擇合適的面談時間和地點;清楚了解面談對象的工作職責(zé)和績效表現(xiàn);計劃好面談的內(nèi)容、程序和進(jìn)度;對面談中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行預(yù)防和準(zhǔn)備。

2.2.2.2 員工應(yīng)做的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好自己工作績效的證明依據(jù);準(zhǔn)備好自己想要向主管提的問題;準(zhǔn)備好自己個人的發(fā)展計劃;最后要安排好自己的日常工作，再去面談。

2.2.3 績效面談實施的要點

2.2.3.1 績效面談的主要內(nèi)容：工作業(yè)績、行為態(tài)度表現(xiàn)、改進(jìn)的措施、新的績效目標(biāo)。

2.2.3.2 績效面談的技巧：認(rèn)真傾聽;在提問時注意多使用開放性問題;在適當(dāng)?shù)臅r候作出反應(yīng);注意自己的肢體語言是否得體。

2.3 訪談法在工作分析中的應(yīng)用

訪談法是傳統(tǒng)工作分析的方法之一，也是目前國內(nèi)企業(yè)運用最為廣泛、最成熟、最有效的工作分析方法。它主要是訪談人員根據(jù)訪談計劃與員工面對面進(jìn)行交流，收集崗位信息的一種方法。

2.3.1 工作分析中訪談的主要內(nèi)容：工作的目標(biāo)，工作的任務(wù)，工作的性質(zhì)和范圍，工作的責(zé)任，工作中遇到的問題，員工對薪資待遇和績效考核制度的建議等。

2.3.2 訪談法在工作分析中的實施流程

2.3.2.1 前期準(zhǔn)備階段：制定訪談目標(biāo)和計劃，編寫訪談提綱，培訓(xùn)訪談的相關(guān)人員。

2.3.2.2 訪談開始階段：首先，制造輕松的訪談環(huán)境;向訪談對象介紹訪談主要內(nèi)容和流程;強(qiáng)調(diào)本次訪談的目的和預(yù)期目標(biāo)及收集信息的用途;向訪談對象說明此次訪談的重要性，并要求其對此次談話進(jìn)行保密。

2.3.2.3 訪談主體階段：尋找訪談的切入點，詢問工作任務(wù)及任務(wù)細(xì)節(jié)。

2.3.2.4 結(jié)束階段：訪談?wù)吒鶕?jù)訪談計劃控制訪談進(jìn)程，用合理的語音結(jié)束此次訪談，如果還有問題沒解決，應(yīng)及時與訪談對象溝通另外約時間并與上級匯報。

2.3.2.5 整理階段：訪談結(jié)束后，及時整理相關(guān)訪談記錄，為工作分析提供有效依據(jù)。

2.3.3 工作分析中訪談法的優(yōu)缺點

2.3.3.1 優(yōu)點：能夠深入地討論研究與工作相關(guān)的信息;工作分析人員能夠根據(jù)工作的現(xiàn)實情況對訪談的問題進(jìn)行調(diào)整，修正信息缺陷;工作分析人員能夠?qū)σ呀?jīng)獲得的崗位信息與該崗位員工進(jìn)行現(xiàn)場確認(rèn)。

2.3.3.2 缺點：訪談容易受到員工個人因素的影響，導(dǎo)致收集的信息不真實;訪談法的人工成本和時間成本較大。

訪談法在現(xiàn)代人力資源管理中，除了在以上三個方面有所應(yīng)用，在薪酬管理、招聘面試、員工勞動關(guān)系管理等各個方面都有所體現(xiàn)，因此，了解和應(yīng)用訪談法在現(xiàn)代企業(yè)管理中至關(guān)重要。

3 訪談法應(yīng)用技巧的建議

3.1 訪談法的技巧

3.1.1 問的技巧：在訪談前表明本次訪談的目的，與訪談對象像聊天一樣，順其自然地進(jìn)入訪談;根據(jù)不同的訪談對象的性格特征采取不同的提問方式;多使用開放性問題，讓訪談對象充分地表達(dá)自己的觀點。

3.1.2 聽的技巧：抓住有效信息進(jìn)行記錄;在訪談中，通過訪談對象的語氣神態(tài)，判斷其談話內(nèi)容的真實程度;在訪談對象說話時，不得打斷，不能給對方暗示性動作誤導(dǎo)其思路。

3.2 實施訪談法的注意事項

3.2.1 訪談前，訪談人員要熟悉訪談對象的基本資料，準(zhǔn)備好訪談所需要的材料。

3.2.2 以輕松的話題引入訪談的主題。

3.2.3 訪談的問題應(yīng)該由淺到深，自然過渡。

3.2.4 要注意把控訪談的節(jié)奏和流程，避免跑題。

3.2.5 提問的方式和內(nèi)容要適合訪談對象，不能有出格的問題。

3.2.6 在回應(yīng)訪談對象時避免隨意評論。

3.2.7 在訪談中要注意自己的肢體語言。

3.2.8 訪談要有合適的結(jié)束方式。

4 結(jié)語

訪談是一個信息交流最直接的過程。通過訪談，企業(yè)能了解到員工對于企業(yè)的看法，能了解到員工的工作表現(xiàn)和工作態(tài)度，能了解到員工的人際關(guān)系狀況，能了解到員工對自己工作的滿意度和薪酬的滿意度，能了解到員工的心理健康狀態(tài)等。這些信息，促使企業(yè)更好地完善企業(yè)管理制度，更好地滿足員工的需求，切合實際地激勵員工努力工作，發(fā)揮自身最大的價值去為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值，讓企業(yè)與員工共同發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)該重視對訪談法的應(yīng)用，讓企業(yè)走向成功的未來。

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