采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計

李奇霞

內(nèi)部控制 采購業(yè)務(wù)

引言

內(nèi)部控制建設(shè)是公司一項重大的系統(tǒng)工程。一方面不僅要不斷完善公司的內(nèi)部控制環(huán)境，增強全員控制意識；另一方面還需要從公司實際情況出發(fā)，結(jié)合公司的各方面因素，對公司各環(huán)節(jié)存在的問題和存在的風(fēng)險進行系統(tǒng)的評估，根據(jù)公司存在的問題和存在的風(fēng)險點建立一套完整的管理制度、控制流程和手段，加強公司的信息系統(tǒng)建設(shè)，強化內(nèi)部監(jiān)督，制定和實施一系列制度、程序和方法，實現(xiàn)法人治理機構(gòu)各施其職、內(nèi)部控制機制健全、管理層級少、風(fēng)險控制到位，形成一套符合企業(yè)實際的、有效的、健全的對風(fēng)險進行事前防范、事中控制、事后監(jiān)督和糾正的內(nèi)部控制機制。

采購業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的首要環(huán)節(jié)，采購業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁、工作量大、運行環(huán)節(jié)多，容易產(chǎn)生管理漏洞。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計主要是規(guī)范采購與付款行為、防范采購與付款過程中的差錯與舞弊行為。

基本原則

企業(yè)在設(shè)計采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度時應(yīng)遵循內(nèi)部控制制度的一般原則：一是合法性原則，內(nèi)部控制作為一種規(guī)范必須建立在國家有關(guān)法律、法規(guī)、準(zhǔn)則與制度基礎(chǔ)上；二是有效性原則，內(nèi)部控制設(shè)計應(yīng)適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部的治理結(jié)構(gòu)和管理要求，并考慮企業(yè)文化與員工素質(zhì)。內(nèi)部控制作為企業(yè)一項重要的制度，必須能切實可行；三是制約性原則，內(nèi)部控制必須能夠制約單位的經(jīng)濟活動，應(yīng)該賦予企業(yè)內(nèi)部各方面人員相應(yīng)的權(quán)利以及與之匹配的責(zé)任，任何人不得擁有超越內(nèi)部控制制度的權(quán)力；四是全面性原則，內(nèi)部控制應(yīng)涵蓋企業(yè)各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位，并能針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點，落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督與反饋等各個環(huán)節(jié)；五是牽制性原則，內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)保證企業(yè)內(nèi)部涉及不相容職務(wù)的機構(gòu)、崗位的合理設(shè)置及其職責(zé)權(quán)限的合理劃分，做到不相容職務(wù)相互分離；六是效益性原則，企業(yè)在設(shè)計內(nèi)部控制時，必須強化經(jīng)濟效益，應(yīng)以合理的控制成本達(dá)到最佳的控制效果。

采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度及流程

為了加強公司經(jīng)營管理，嚴(yán)格規(guī)范公司物資供應(yīng)管理工作，降低采購成本，減少材料消耗，提高經(jīng)濟效益和企業(yè)核心競爭能力，公司實行“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、供管并舉、降耗提效”管理制度。公司的物資供應(yīng)管理工作在主管經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，由供銷管理中心負(fù)責(zé)。

采購業(yè)務(wù)內(nèi)控流程主要是：

（1）一是，請購與審批。建立采購申請制度，加強采購預(yù)算管理，嚴(yán)格請購審批制度，建立集體決策機制。二是，采購與驗收。建立供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，合理選擇采購方式，完善采購物資定價機制，及時簽訂采購合同，加強物資驗收管理，做好會計記錄工作，加強物資運輸管理，健全退貨管理制度。三是，付款。完善付款流程，嚴(yán)格審批，若不符合規(guī)定，應(yīng)拒絕付款，合理選擇付款方式，選擇適當(dāng)付款方式，如分期，避免資金損失，加強預(yù)付賬款和定金管理，加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)管理。

YH集團案例介紹

YH集團公司是國內(nèi)一家以連鎖方式經(jīng)營超市的現(xiàn)代商業(yè)流通企業(yè)集團公司，以連鎖方式經(jīng)營大型超市、便利超市等業(yè)務(wù)。十年創(chuàng)業(yè)，飛躍發(fā)展，是中國企業(yè)500強之一，是國家級“流通”及“農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化”雙龍頭企業(yè)，獲“中國馳名商標(biāo)”，YH已發(fā)展成為以零售業(yè)為龍頭，以現(xiàn)代物流為支撐，以現(xiàn)代農(nóng)業(yè)和食品工業(yè)為兩翼，以實業(yè)開發(fā)為基礎(chǔ)的大型集團企業(yè)。

存貨采購業(yè)務(wù)流程由公司內(nèi)審部門負(fù)責(zé)制定清晰的業(yè)務(wù)流程圖，存貨管理業(yè)務(wù)主要涵蓋存貨的采購與存貨的倉儲管理兩個部分，該公司需要理清采購與倉儲管理兩項業(yè)務(wù)的工作流程、相關(guān)參與部門以及控制的關(guān)鍵要點，通過調(diào)查訪談和信息反饋及時發(fā)現(xiàn)問題，并對流程圖進行修正加以完善。存貨管理過程中的風(fēng)險主要有以下兩個方面：

（1）存貨采購計劃環(huán)節(jié)

該環(huán)節(jié)潛在的風(fēng)險是采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)銷售停滯或資源浪費。

（2）供應(yīng)商管理

該環(huán)節(jié)潛在的風(fēng)險是供應(yīng)商選擇、信息管理和評價等方面易出現(xiàn)漏洞，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。

配套的信息系統(tǒng)信息技術(shù)的發(fā)展推動著傳統(tǒng)商業(yè)的發(fā)展，利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)管理的自動化、現(xiàn)代化、信息化，把信息技術(shù)充分運用于經(jīng)營中，以最低的成本、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、最快速的反應(yīng)來運作企業(yè)，能夠不斷提高企業(yè)的經(jīng)營效率。其會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要通過以下幾方面實現(xiàn)：企業(yè)在商品流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的會計處理實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的共享；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)核算的內(nèi)容通過預(yù)先與財務(wù)系統(tǒng)設(shè)定的平臺裝載到財務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器中；商品的購進、銷售、成本結(jié)轉(zhuǎn)、貨款結(jié)算各環(huán)節(jié)均實現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫鏈接；通過直接調(diào)用信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成相關(guān)財務(wù)憑證?？刂苾?nèi)部各環(huán)節(jié)成本，加強內(nèi)部管理。

1.采購成本控制。采購成本是企業(yè)成本控制的重點，尤其是零售業(yè)成本控制的關(guān)鍵。要取得較低的采購成本，必須實行全球集中采購，降低供應(yīng)商數(shù)量，并與之建立合作伙伴關(guān)系；從工廠直接進貨，縮短供應(yīng)鏈，并采取后向一體化，改變交易方式，采用各種先進的供應(yīng)鏈管理技術(shù)。將這種大批量低成本進貨優(yōu)勢，進一步轉(zhuǎn)化為相對較低的價格競爭優(yōu)勢，從而形成對消費者購買欲的有效刺激，使零售業(yè)在激烈的競爭中占有主動權(quán)，形成良性循環(huán)。

2.物流成本控制。它是衡量零售業(yè)經(jīng)營管理水平的重要標(biāo)志，也是影響零售業(yè)經(jīng)營成果的重要因素。主要包括：建立物流中心，統(tǒng)一配送；利用第三方物流；采用各種先進的物流技術(shù)等。快捷的信息反饋和高效的物流管理系統(tǒng)，可以使商品存量大大降低，資金周轉(zhuǎn)速度加快，企業(yè)成本自然降低。

3.通過建立了完善的內(nèi)部控制管理和評價體系，案例中的連鎖超市對存貨加強管理，提升了公司的經(jīng)營管理水平和競爭力。