大數(shù)據(jù)背景下科研院所電子采購(gòu)管理探討

王紅娟　黎為　朱海雁

電子采購(gòu) 科研院所 采購(gòu)管理

采購(gòu)業(yè)務(wù)一直是企業(yè)價(jià)值鏈管理的核心環(huán)節(jié)，通過(guò)高質(zhì)量的采購(gòu)工作，在需求部門和供應(yīng)商之間搭建一個(gè)通道，從而保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)順暢，實(shí)現(xiàn)持續(xù)的成本優(yōu)化，對(duì)企業(yè)起到降成本增效益的巨大作用。

同時(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)也是企業(yè)高風(fēng)險(xiǎn)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之一，要規(guī)避過(guò)程中的廉潔風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。近年，國(guó)資委加大了對(duì)央企、國(guó)企采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督檢查力度，通報(bào)了一批典型問(wèn)題：某集團(tuán)所屬公司在庫(kù)存物資一直未領(lǐng)用的情況下，持續(xù)從29家供應(yīng)商采購(gòu)572種相同物資，涉及金額2385.31萬(wàn)元；某公司違規(guī)從無(wú)成品油批發(fā)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)的企業(yè)采購(gòu)成品油29.28萬(wàn)噸，涉及金額25.59億元；某公司未按規(guī)定設(shè)置物資集中采購(gòu)業(yè)務(wù)的歸口管理部門，未建立物資集中采購(gòu)管理制度等。

以上幾個(gè)事例說(shuō)明，集中采購(gòu)已是國(guó)資委的要求，采購(gòu)信息與其他相關(guān)領(lǐng)域信息交流不充分或人工審核漏洞，都會(huì)造成超庫(kù)存采購(gòu)、違規(guī)使用無(wú)資質(zhì)的供應(yīng)商等問(wèn)題。

相對(duì)于傳統(tǒng)的生產(chǎn)制造型、工程建設(shè)類企業(yè)，科研院所采購(gòu)管理具有更多的復(fù)雜性和特殊性，具體表現(xiàn)在采購(gòu)物資不確定導(dǎo)致的計(jì)劃性差，科學(xué)研究的不確定性導(dǎo)致非標(biāo)類物資需求量大，前期研發(fā)需要穩(wěn)定且技術(shù)能力強(qiáng)的供應(yīng)商等等。

總之，采購(gòu)管理不僅要從傳統(tǒng)的提供適合物資的角度出發(fā)，更要與庫(kù)存管理、供應(yīng)商管理等信息融合，建立健全企業(yè)資源、經(jīng)營(yíng)信息大數(shù)據(jù)，為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供更全面的數(shù)據(jù)支持。大數(shù)據(jù)背景下，融合庫(kù)存、供應(yīng)商、市場(chǎng)率等信息，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)管理流程和電子采購(gòu)平臺(tái)，從制度約束、人為監(jiān)管走向電子系統(tǒng)自動(dòng)約束，是解決企業(yè)采購(gòu)難題的對(duì)策之一。

大型企業(yè)采購(gòu)管理模式分析

目前大型企業(yè)采購(gòu)管理模式主要有集中采購(gòu)型、分散采購(gòu)型和把二者相結(jié)合的中央領(lǐng)導(dǎo)型采購(gòu)管理。三種采購(gòu)模式的對(duì)比分析見(jiàn)下表1。

分散采購(gòu)性是在集團(tuán)沒(méi)有涉及中央采購(gòu)部門，所需物資由下屬單位分散實(shí)施采購(gòu)。優(yōu)點(diǎn)是靈活，決策程度低，采購(gòu)效率高；缺點(diǎn)是沒(méi)有規(guī)?；少?gòu)導(dǎo)致的議價(jià)能力弱，采購(gòu)管控難度大，廉潔風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)高。適用于企業(yè)規(guī)模較小，下屬單位少，業(yè)務(wù)范圍廣，對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)非常敏感的行業(yè)。

中央領(lǐng)導(dǎo)型是集團(tuán)設(shè)立中央采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)采購(gòu)歸口管理和戰(zhàn)略采購(gòu)，下屬單位設(shè)采購(gòu)管理部門，主要負(fù)責(zé)采購(gòu)操作，并向中央采購(gòu)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)雙重報(bào)告工作。優(yōu)點(diǎn)是具有統(tǒng)一的制度和流程，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；缺點(diǎn)是兩級(jí)管理增加管理成本和審批流程。適用于大型企業(yè)，下屬單位多，業(yè)務(wù)范圍廣，涉及領(lǐng)域多，物資需求計(jì)劃性不強(qiáng)的情況。

高度集中型是指集團(tuán)設(shè)立中央采購(gòu)部，實(shí)行集中采購(gòu)，采購(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)行垂直化管理，下屬企業(yè)上報(bào)計(jì)劃，由集團(tuán)統(tǒng)籌采購(gòu)。優(yōu)點(diǎn)是統(tǒng)一流程和結(jié)算，統(tǒng)一客戶管理，風(fēng)險(xiǎn)低；缺點(diǎn)是采購(gòu)周期長(zhǎng)，效率低。適用于大型企業(yè)，業(yè)務(wù)范圍相對(duì)一致，物資需求可預(yù)見(jiàn)性強(qiáng)且相對(duì)固定的情況。

通過(guò)分析，中央領(lǐng)導(dǎo)型和高度集中型都可以有效規(guī)避采購(gòu)過(guò)程中的廉潔風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。相比之下，分散采購(gòu)的缺點(diǎn)明顯，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)增加了管理難度。

CAPS RESESRCH是世界著名的采購(gòu)管理研究機(jī)構(gòu)，從其發(fā)布的供應(yīng)績(jī)效標(biāo)桿報(bào)告看出，大多數(shù)大型制造、能源企業(yè)采用高度集中采購(gòu)管控模式，涉及領(lǐng)域較多的大型企業(yè)較多采用中央領(lǐng)導(dǎo)型。同時(shí)，幾乎所有的大型企業(yè)都建立了電子采購(gòu)系統(tǒng)或企業(yè)資源ERP系統(tǒng)。

大型企業(yè)的采購(gòu)管理經(jīng)驗(yàn)同時(shí)告訴我們，制度管理是采購(gòu)管理初期的理念和做法，更科學(xué)地采購(gòu)管理已走向電子系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化，從人防走向技防，極大的減少了采購(gòu)過(guò)程中的人為干預(yù)風(fēng)險(xiǎn)。

科研院所采購(gòu)管理的特點(diǎn)

基于科研院所采購(gòu)工作復(fù)雜的客觀因素，高度集中型采購(gòu)在科研院所的應(yīng)用有較大局限。因此，大多數(shù)科研院所采購(gòu)處于從分散型向中央領(lǐng)導(dǎo)型過(guò)渡的階段。

采購(gòu)過(guò)程中，競(jìng)爭(zhēng)性談判或詢價(jià)的潛在供方從何而來(lái)？市場(chǎng)調(diào)研是否充分？潛在供方是否按要求遞交了響應(yīng)文件？響應(yīng)文件是否在開(kāi)始談判前密封保管？這些都有可能因人因干涉導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生較大的廉潔和法律風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí)從企業(yè)管理的角度，我們有很多無(wú)法通過(guò)人工統(tǒng)計(jì)的重要信息還是未知項(xiàng)：

（1）采購(gòu)方面：采購(gòu)涉及多少個(gè)種類和細(xì)項(xiàng)？哪些是標(biāo)準(zhǔn)的？標(biāo)準(zhǔn)類產(chǎn)品依據(jù)的是哪個(gè)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)？能否進(jìn)行集中采購(gòu)？每種物資全年的采購(gòu)金額是多少？現(xiàn)有庫(kù)存是多少？全年需求量多大？

（2）供應(yīng)商管理方面：同樣的物資全年在多少個(gè)供方處進(jìn)行了采購(gòu)？是否有足夠多的供方能形成競(jìng)爭(zhēng)？是否有長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)鏈？哪個(gè)供方供貨最滿意？每家供方的歷史業(yè)績(jī)?nèi)绾危?/p>

這些重要信息，如果通過(guò)建立統(tǒng)一的電子采購(gòu)平臺(tái)，自動(dòng)記錄和收集，甚至自動(dòng)進(jìn)行趨勢(shì)分析，可以管理者查找漏洞、制定制度提供更多數(shù)據(jù)支持。

電子采購(gòu)平臺(tái)非招標(biāo)采購(gòu)運(yùn)作模式研討

基于以上分析，科研院所非招標(biāo)采購(gòu)方面急需構(gòu)建電子采購(gòu)平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)化，減少采購(gòu)過(guò)程中的人為因素，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；整合供應(yīng)商資源，減輕科研人員調(diào)研工作量，提升供應(yīng)鏈管理水平；收集和分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為管理者進(jìn)行決策提供數(shù)據(jù)支持。

電子采購(gòu)平臺(tái)可以獲取更多數(shù)據(jù)，解決采購(gòu)過(guò)程中的流程標(biāo)準(zhǔn)化，更加公正、陽(yáng)光地進(jìn)行供方選擇，有助于我們培養(yǎng)一批優(yōu)秀的供方作為合作伙伴。與目前模式相比，構(gòu)建電子采購(gòu)平臺(tái)需要從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作。

（1）使用統(tǒng)一的物資編碼，匯總采購(gòu)需求。

在采購(gòu)需求方面，引入統(tǒng)一的物資編碼規(guī)則，各單位報(bào)需求計(jì)劃時(shí)填報(bào)物資編碼，如果是標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，列出對(duì)應(yīng)的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同樣的物資不得重碼，例如010104裂化碳素?zé)o縫鋼管。

各項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃按照流程進(jìn)行審批，審批結(jié)束后系統(tǒng)自動(dòng)歸檔并匯總采購(gòu)需求，形成不斷更新的采購(gòu)計(jì)劃。年底，可以匯總出所有采購(gòu)物項(xiàng)的數(shù)量和金額。

（2）建立優(yōu)質(zhì)、共享、開(kāi)放的供應(yīng)商資源庫(kù)。

在供應(yīng)商選擇方面，按照采購(gòu)物項(xiàng)分類，分類別建立優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源庫(kù)，促進(jìn)公開(kāi)、陽(yáng)光采購(gòu)，規(guī)避采購(gòu)過(guò)程中CAIXUN財(cái)訊的廉潔風(fēng)險(xiǎn)。為保持物資供應(yīng)鏈穩(wěn)定且充分進(jìn)行市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，常用物項(xiàng)一般應(yīng)有不少于5個(gè)不多于10個(gè)供應(yīng)商可供選擇。

每次需采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)人員首先根據(jù)審批表，輸入采購(gòu)需求并確認(rèn)，如下圖1。

確定了采購(gòu)需求后，系統(tǒng)根據(jù)分類，自動(dòng)彈出符合條件的供應(yīng)商列表，可以點(diǎn)擊列表中的潛在供應(yīng)商查看詳細(xì)信息。采購(gòu)人員與列表中所有的潛在供應(yīng)商取得聯(lián)系（一般應(yīng)有5-10家供應(yīng)商），進(jìn)行初步調(diào)研必要時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，確保每家符合條件的供應(yīng)商得到均等的機(jī)會(huì)。見(jiàn)圖2。

匯總這些潛在供應(yīng)商調(diào)研情況后，組織召開(kāi)供方遴選會(huì)議，供方遴選的范圍不應(yīng)少于列表中的供方數(shù)量。會(huì)議決策是否邀請(qǐng)?jiān)摑撛诠┓?，采?gòu)人員根據(jù)會(huì)議紀(jì)要在系統(tǒng)中選擇是否邀請(qǐng)?jiān)摴┓健?/p>

當(dāng)遇到?jīng)]有能夠符合條件的供方或邀請(qǐng)供方數(shù)量不足3家的情況時(shí)，可以選擇新增供方，通過(guò)相應(yīng)的審查后方可邀請(qǐng)。當(dāng)某潛在供方發(fā)生供貨問(wèn)題時(shí)，采購(gòu)主體可以申請(qǐng)將其剔除供應(yīng)商庫(kù)。新增或剔除供應(yīng)商都應(yīng)有充分的理由且經(jīng)過(guò)審批。

建立優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商資源庫(kù)有以下明顯優(yōu)點(diǎn)。一是規(guī)范非招標(biāo)供方選擇，劃定供方遴選范圍，降低調(diào)研和采購(gòu)過(guò)程中的傾向性。二是整合供應(yīng)商資源，避免合格供方名錄內(nèi)存在從未供過(guò)貨的“僵尸”供方。三是更有效地進(jìn)行供應(yīng)鏈管理，培育一批可進(jìn)行長(zhǎng)期合作的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。四是進(jìn)行供應(yīng)商信息共享，供方的供貨業(yè)績(jī)和質(zhì)量都有記錄可追溯。

（3）線上加密遞交響應(yīng)文件，線下談判

采購(gòu)人員通過(guò)電子采購(gòu)平臺(tái)，向邀請(qǐng)的潛在供方發(fā)送采購(gòu)文件。潛在供方收到文件后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)加密提交響應(yīng)文件。采購(gòu)主體組建談判小組，開(kāi)始談判前，當(dāng)場(chǎng)解密和讀取響應(yīng)文件。若潛在供方?jīng)]有按規(guī)定提交，默認(rèn)放棄本次談判，累計(jì)放棄3次或5次，則剔出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商庫(kù)。

線上遞交響應(yīng)文件，可以避免響應(yīng)文件沒(méi)有密封、沒(méi)有提交響應(yīng)文件或響應(yīng)文件丟失的情況。線下談判則體現(xiàn)了競(jìng)爭(zhēng)性談判靈活性的優(yōu)勢(shì)，可以進(jìn)行更多的技術(shù)交流。

總結(jié)

建立電子采購(gòu)平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)高效陽(yáng)光采購(gòu)、采購(gòu)數(shù)據(jù)分析的內(nèi)在需求。電子采購(gòu)平臺(tái)可以幫助實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)，一是建立優(yōu)質(zhì)共享的供應(yīng)商資源庫(kù)，整合現(xiàn)有供應(yīng)商資源和信息，規(guī)范非招標(biāo)采購(gòu)供方選擇，實(shí)現(xiàn)更有效地供應(yīng)商管理。二是科學(xué)收集采購(gòu)信息，匯總?cè)瓴少?gòu)量、采購(gòu)類型等基本信息，為高層提供戰(zhàn)略規(guī)劃的依據(jù)。三是通過(guò)設(shè)置固定的采購(gòu)流程，以技防代替人防，防止人因因素帶來(lái)的過(guò)程失控，規(guī)范采購(gòu)管理。四是為集中采購(gòu)提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有利于推動(dòng)集中采購(gòu)。