新時(shí)代下如何構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理工作

李曉維

摘 要：隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的推進(jìn)，人事檔案管理是企業(yè)人事工作中的重要內(nèi)容，是由人力資源管理部門形成或者審查過的認(rèn)可材料，具有真實(shí)性、機(jī)密性、權(quán)威性、專門性等特點(diǎn)。在現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)中，有效地保護(hù)和利用檔案材料，提高檔案工作的科學(xué)管理，使其更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，是新時(shí)代社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案工作提出的新要求和新任務(wù)。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案；科學(xué)管理

一、現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理存在的問題

1.內(nèi)容不全面。由于受眾多因素的影響和制約，有的人事檔案資料殘余不全，給人力資源部門和企業(yè)組織機(jī)構(gòu)全面考察提供不了完整的信息，有時(shí)容易導(dǎo)致考察失誤和不全。比如，新招聘的員工有的檔案沒有入檔，有的職工考察資料、工資變動(dòng)、申報(bào)材料等沒有入檔，還有個(gè)別的干部任職文件也沒有入檔。有的材料對(duì)員工的歷史記錄發(fā)生偏差，前后記載不同，有的材料因沒有保管好，發(fā)生霉變，這些都檔案工作的管理帶來種種不變，不利于歸類、查詢和存儲(chǔ)。

2.管理方法落后。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)給人們的工作和生活提供了很多便利，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在眾多領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。但是個(gè)別企業(yè)或個(gè)別部門對(duì)于檔案的管理還處于手工填寫，使用檔案袋裝資料等方式，還處于剪刀加膠水的時(shí)代。即使有的企業(yè)雖然使用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，但只是簡單的整理，并沒有將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫作用發(fā)揮到最大，更沒有使用計(jì)算機(jī)的大數(shù)據(jù)和云計(jì)算，這種缺乏科學(xué)的管理方式，使企業(yè)享受不到信息技術(shù)發(fā)展帶來的紅利，并且還給管理工作帶來種種不便。

3.保管條件不完善。對(duì)人事檔案庫房沒有設(shè)置空調(diào)、去濕、恒溫、防塵設(shè)施，沒有合適的閱檔制檔環(huán)境，沒有足夠的合理的檔案保管空間。有的企業(yè)干脆將人事檔案庫房設(shè)在辦公樓一樓，或鄰近機(jī)房揚(yáng)塵較高的地方，對(duì)檔案保管極為不利。

二、構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理措施分析

1.改善現(xiàn)有的檔案管理?xiàng)l件。建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置專用的檔案柜，庫房面積每千卷檔案需要20-25平方米。庫房內(nèi)要具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等安全設(shè)施，要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫度（要求：14-24攝氏度，相對(duì)濕度45%-65%），庫房內(nèi)要配置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，要保持清潔，不準(zhǔn)堆放雜物。

2.實(shí)現(xiàn)員工人事檔案信息化管理。上線運(yùn)行SAP，HR一體化等現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，功能包括有勞動(dòng)人事管理模塊、工資績效管理模塊、人才評(píng)價(jià)模塊、教育培訓(xùn)模塊、社保醫(yī)保模塊等，從而建立一個(gè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，儲(chǔ)存在信息庫的信息要具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性以及及時(shí)性和時(shí)效性。通過數(shù)據(jù)庫，可以進(jìn)行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析，生成各種名冊(cè)和表格，以提高人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)一步挖掘人事檔案的內(nèi)在潛力。

3.做好入檔材料的審查工作。歸檔材料必須是原件，除電傳材料及相關(guān)規(guī)章規(guī)定的可用復(fù)印件的材料外，一般不得使用復(fù)印件代替原件存檔，所有入檔的復(fù)印件必須經(jīng)人資部審核確認(rèn)其真實(shí)性，蓋章后存檔。一旦發(fā)現(xiàn)不符合要求的材料時(shí)，應(yīng)立即退回送交單位部門，并提出要求限期補(bǔ)辦后再歸檔。

4.提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案工作的主體就是工作人員，在新的歷史時(shí)期，為了讓檔案工作更好地服務(wù)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展，提高工作人員的政治素養(yǎng)、文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、職業(yè)道德素養(yǎng)、創(chuàng)新能力、管理能力等是必須的，也是企業(yè)對(duì)檔案工作人員提出的新要求。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案人員的“專業(yè)技術(shù)職稱”，“人力資源管理師”，及“計(jì)算機(jī)操作員”等資格取證工作，當(dāng)然還要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使他們積極主動(dòng)地與各部門溝通、協(xié)作。只有具備這些意識(shí)和過硬的工作能力，才能更好地為企業(yè)組織和人力資源管理提高真實(shí)、有效的決策咨詢。

5.人事檔案信息要全力服務(wù)于企業(yè)的人力資源管理。人事檔案的最終目的就是高效利用，為企業(yè)的發(fā)展提供全方位的服務(wù)，這是檔案工作的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值體現(xiàn)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展完善，企業(yè)在發(fā)展中會(huì)不斷拓展業(yè)務(wù)，因此會(huì)從不同崗位、不同部門抽調(diào)一部分員工重新組建或調(diào)整崗位，這時(shí)檔案管理為人力資源部門的調(diào)配工作提供了詳細(xì)的資料和參考依據(jù)，以便企業(yè)通過員工的工作能力、工作經(jīng)歷、貢獻(xiàn)大小，綜合素質(zhì)、潛在價(jià)值等來綜合考察、合理調(diào)配人事安排，以便使企業(yè)有限的人力資源得到合理地配置和充分地發(fā)揮。

6.檔案的轉(zhuǎn)遞工作要細(xì)致認(rèn)真。有的員工因業(yè)務(wù)發(fā)展或人事調(diào)動(dòng)，需要轉(zhuǎn)遞檔案，要及時(shí)給予處理。在檔案轉(zhuǎn)出前，要仔細(xì)認(rèn)真核實(shí)，防止出錯(cuò)。要依據(jù)《保密法》和《檔案工作條例》整理裝訂，不能分批轉(zhuǎn)出更不能無辜克扣職工的檔案材料。轉(zhuǎn)出途徑不能通過郵局郵寄或交付本人攜帶，這樣容易丟失，發(fā)生信息泄露。為了安全起見，單位必須派專人轉(zhuǎn)遞或通過機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞。對(duì)于轉(zhuǎn)出的檔案，應(yīng)在檔案管理中心做好備注，寫清相關(guān)信息并注明轉(zhuǎn)往的目的地，便于核實(shí)和查詢。對(duì)于轉(zhuǎn)出的檔案，如果一個(gè)月時(shí)間沒有回執(zhí)，要及時(shí)核實(shí)查詢，防止丟失。對(duì)于違反檔案管理?xiàng)l例的行為（如隨意抽取、隨意變更材料、惡意破壞、撕毀等），要依法追究其刑事責(zé)任。

總之，伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的進(jìn)一步完善，人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，將由國家安全、人事管理、信用憑證逐步向開放型的契約、服務(wù)轉(zhuǎn)變。在信息瞬息萬變的今天，檔案管理更應(yīng)向現(xiàn)代化管理、虛擬化管理轉(zhuǎn)變，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)支撐，不斷進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，并加入更多的輔助元素，全力為企業(yè)的人力規(guī)劃、人才開發(fā)、人才使用等服務(wù)，使企業(yè)的發(fā)展始終能夠注入新鮮血液，保持旺盛的生命力。

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