企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新

宗瓊

辦公室作為一個企業(yè)的中樞機構，創(chuàng)新的管理思路和方式，不僅可以提高工作質量和效率，而且對提升企業(yè)的整體管理水平有著舉足輕重的作用。本文結合科研單位辦公室管理的現(xiàn)狀，著重論述企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新思路及實踐策略。

一、企業(yè)辦公室管理的內涵

（一）輔助領導決策

作為一個綜合性的管理組織，國有企業(yè)辦公室具有廣泛的接觸面和廣泛的信息。通過收集資料，提出了多種儲備方案和建設方案，為企業(yè)的經營決策提供了一個全面、詳細的依據(jù)。為提高企業(yè)的整體效率做好企業(yè)管理者的科學決策工作，為員工和助手提供科學依據(jù)。

（二）協(xié)調職能

辦公室是企業(yè)高效有序的協(xié)調人員，主要負責與企業(yè)外部單位和內部部門的溝通、協(xié)調工作，確保各級領導的指導精神得到及時傳達，促進企業(yè)的正常運作和全面發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的目標計劃，各種關系可以為可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，同時協(xié)調企業(yè)內部各部門之間的關系。

（三）信息溝通

現(xiàn)社會是信息溝通的時代，大量的信息接收和傳達是有效的控制和管理的目標基礎，及時的溝通可以保證經濟效益的增長從而提高工作效率。在內部控制活動中信息的透明性和反饋性是實現(xiàn)有效溝通和實現(xiàn)管理目標的關鍵，同時，企業(yè)辦公室需要改善溝通渠道、加強信息網絡管理，培養(yǎng)一批素質高、實力強的信息人才隊伍，建立與業(yè)務目標相關的管理系統(tǒng)，分工明確，嚴格監(jiān)督，保障信息及時傳達，為企業(yè)提供更優(yōu)更快的服務。

二、企業(yè)辦公室管理存在不足

（一）管理觀念缺乏創(chuàng)新

隨著經濟快速發(fā)展，以往舊的管理模式將被新的思想和工作方法取代，新的辦公工作內容和形式也發(fā)生了變化，結合企業(yè)工作的實際情況，創(chuàng)新管理的概念應改善辦公室管理工作的整體性質，進一步規(guī)劃促進企業(yè)完善管理機制，適應激烈的市場競爭環(huán)境。

（二）管理水平有待提高

管理涉及到組織的一切資源和活動，包括一種深刻的辯證關系。正確處理事務，有利于提高管理效率。日常工作，如接收和接收正式文件，接收日常信息，收集和處理信息，促進標準化和制度化，是提高企業(yè)管理效率和整體工作效率的前提。根據(jù)實際情況對企業(yè)來說，充分發(fā)揮辦公室員工的積極性，引導他們挖掘內在潛力，探索新的工作方法，高效地完成分配的各項任務，充分發(fā)揮辦公室的效率。

（三）人員素質需要加強

辦公室工作人員不同于其它部門專業(yè)技術人員，辦公室人員需要綜合知識強能適應更多場所應變能力強的人才，上要知國家政治政策，下要服務與群眾，所以對人員素質要求越來越高，因此在進行人才選擇時，要選取業(yè)務能力強、綜合素質高，有好的協(xié)調能力和組織能力的人。

三、企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新思路及實踐策略。

（一）更新管理理念

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的核心是服務于企業(yè)發(fā)展的全局，保證各部門的工作順利進行。辦公室管理必須打破舊觀念創(chuàng)造新觀念，改進管理方法，挖掘辦公室人員潛力，調動員工的積極性和創(chuàng)造性，確保實施通過制度約束的力量進行管理創(chuàng)新。同時，根據(jù)辦公室管理模式的創(chuàng)新，調整和優(yōu)化企業(yè)文化和制度規(guī)范，為企業(yè)的經營、管理和發(fā)展帶來活力和活力的源泉。

（二）打通信息報告渠道 及時掌握企業(yè)動態(tài)

首先，建立自己的網站既微信公眾號，使企業(yè)網站既微信公眾號成為對外宣傳、形象展示、信息發(fā)布、便于聯(lián)系的窗口和平臺。及時更新內容，積極宣傳企業(yè)發(fā)展成果，展示企業(yè)良好的精神風貌，充分發(fā)揮利用好網站平臺既微信公眾號。其次，歸口管里，專人負責 ，確保網站既微信公眾號正常運行。企業(yè)各部門通力配合，及時有效提供工作動態(tài)、企業(yè)大事件、成果專利、轉型升級等信息稿件及圖片，進一步的更快更及時的做好企業(yè)宣傳工作。

（三）規(guī)范管理制度 建立健全辦公室規(guī)章制度

有效實施辦公室管理工作，進一步優(yōu)化和完善管理工作，為了落實科技發(fā)展觀，體現(xiàn)以人為本的理念，建立健全較為合理的，符合企業(yè)發(fā)展的管理制度，以進一步提高辦公管理的效率，企業(yè)需要從長遠的角度進行改進。在健全制度的基礎上規(guī)范辦公室管理，以進一步調動員工積極性，提高企業(yè)整體效率，使企業(yè)管理逐步走上規(guī)范化道路，是企業(yè)發(fā)展的核心因素。完善的規(guī)章制度它需要一定的權威，能夠約束辦公室中的每一位員工，使其履行自己的職責，合理行使個人權利和工作流程模式，完成良好的企業(yè)規(guī)章制度實現(xiàn)有章可循，去推動，落實責任，進一步提高工作效率，提高管理水平。

（四）優(yōu)化人員配備 有效提高工作質量

在有些企業(yè)里，上班族不只是聽從上級的安排去完成工作任務，同時也協(xié)調各部門之間的工作。一般情況下，其他部門行使職能，不能完全完成自己的任務。因此，辦公室的工作人員應明確劃分，責任到人，建立合理的辦公室管理制度，讓員工能夠全身心投入到工作中去。之外，還需要對辦公室員工的工作能力和工作成績進行考核，堅持制度管人制度管事，公平公正、全面評價、注重實績的原則，在履行崗位職責和績效考核相結合起來，獎懲分明，更有效提高工作效率和工作質量。

（五）樹立新觀念 全面提高服務意識

首先，增強創(chuàng)新意識。辦公室要充分發(fā)揮自身的創(chuàng)新能力和主觀能力，改變傳統(tǒng)工作的思維方式，打破傳統(tǒng)工作的束縛，圍繞企業(yè)中心工作，積極主動地為企業(yè)的正常運轉搞好服務，努力提高政治理論水平、業(yè)務素質和工作能力，做好“上為企業(yè)領導排憂，下為企業(yè)部門服務”的排頭兵。第二，增強整體意識。辦公室要從大局出發(fā)，聽取各方的意見，考慮并提出公平合理的方案，進一步調動力量，熱情地組成和支持領導決策。

（六）注重學習培訓 提升辦公室人員的總體素質

首先，進一步加強辦公室人員培訓是很有必要的，我們要充分認識學習培訓的重要性，辦公是一個綜合部門，是承上啟下、溝通內外、協(xié)調左右的部門更要積極主動、全面系統(tǒng)努力彌補新的知識，才能更好的服務企業(yè)。其次，為進一步加強企業(yè)辦公人員專業(yè)培養(yǎng)，促進人員隊伍整體素質的提升，一方面，要更面全的掌握員工的基本信息，如教育、專業(yè)知識、愛好、工作經驗、家庭背景、人際關系等。另一方面，應該對員工的價值觀和世界觀有所了解，要掌握辦公人員學習能力、修養(yǎng)、積極性和時間等方面，根據(jù)每個人的分工不同結合辦公室任務的要求培養(yǎng)辦公室工作人員補充相關的知識，提供更多的機會和平臺以便大家學習。

（七）更新辦公軟、硬件設施 整體提高工作效率

隨著現(xiàn)代化、信息化建設的加快，使傳統(tǒng)的辦公模式顯得更加的遲緩和諸多的不便，以往的發(fā)文、通知、信息等都需要打印、復印、發(fā)放程序，使得過程長、效率低、浪費多、成本高，最終還不能及時的得到傳達和溝通，造成或多或少的經濟損失。當今，無紙化辦公OA（辦公自動系統(tǒng)）信息交流非常快速及時便捷，沒有地域的限制，只需要一臺電腦，鼠標點點，手指動動就可以得到及時的傳達與溝通，相應的節(jié)約了成本，大量的減少了辦公經費，整體的提高工作效率。

四、結語

效率和實用性，是實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)辦公科學化管理的重要環(huán)節(jié)，一個企業(yè)的成敗取決于它對市場的適應能力。而環(huán)境方面，也對其內部管理制度進行了科學的完善。隨著現(xiàn)代辦公科學管理體制的發(fā)展，辦公科學的規(guī)范化和有效性成為可能，企業(yè)辦公室要努力使各項工作制度化、規(guī)范化，建立必要的考核、獎懲辦法，鼓勵先進，鼓勵落后，確保辦公室工作順利進行。企業(yè)辦公管理要適應科學技術發(fā)展帶來的巨大變化，注重辦公設備的更新和改進，創(chuàng)新管理模式，追求效益的最大提高。（作者單位為湖南有色冶金勞動保護研究院）