淺談新形勢下檔案管理信息化建設(shè)

賈秀平

【摘要】企業(yè)檔案管理隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展在逐步轉(zhuǎn)變，它作為企業(yè)重要的信息載體，記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展過程中大量的數(shù)據(jù)，具有十分重要的社會功能性，對企業(yè)的工作開展、市場定位和營銷管理意義重大。做好企業(yè)檔案管理工作，充分發(fā)揮其應(yīng)有價值，為新時期企業(yè)的生存和發(fā)展提供有效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是每一個檔案管理工作人員應(yīng)盡的義務(wù)。本文從檔案管理實現(xiàn)信息化的重要性著手，分析新時期企業(yè)檔案管理存在的問題，并闡述了相應(yīng)的具體對策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；問題；管理對策

企業(yè)中的檔案管理是一個綜合性的過程，要從現(xiàn)狀入手，滿足實際要求。在后續(xù)管理階段，需要做好整體調(diào)控工作，節(jié)約成本，提高工作效率和經(jīng)濟效率。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）干部人事管理的需要

干部人事檔案對優(yōu)秀干部的考察、識別、培養(yǎng)、任用可以提供重要的依據(jù)，同時對加強干部隊伍建設(shè)，促進工作的監(jiān)察、黨政管理具有重要的意義。進行干部人事檔案信息化可以提供人員數(shù)據(jù)庫服務(wù)，對干部人事的個人履歷表、人員基本信息、干部職位變動等相關(guān)資料能夠快速地查詢，使領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對干部隊伍的整體情況進行整體的把握和掌控。

（二）流動人員人事管理的需要

隨著流動人員人事檔案逐年遞增，流動人員人事檔案管理信息化的建設(shè)尤其重要。檔案管理的信息化極大方便了工作人員和服務(wù)對象，降低了工作量，提升了服務(wù)效率。比如應(yīng)用系統(tǒng)智能分配方法來管理庫房，使得人事檔案出入庫更加簡便、快捷、高效和準確，讓庫房管理工作變得更加簡單，庫房空間利用更加充分合理。通過檔案信息化可實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的實時同步。同時，還可以通過掃二維碼查詢網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，具備防偽驗證功能。

（三）人事信息的利用率得到了提高

傳統(tǒng)的人事檔案管理，對檔案的查詢工作比較費時費力，同時其準確度也較低，存在人事部門對檔案更新不及時的情況，例如有些人員已經(jīng)離職，卻沒有及時對其資料進行處理等。在進行人事檔案信息化建設(shè)中，可以通過計算機對人事檔案進行管理，提高檔案工作的工作效率，信息化建設(shè)可以直接對檔案信息資源進行分類、分析、提取，和傳統(tǒng)的檔案管理相對比，更容易保存、查詢、修改，提升了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本。

二、企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)不具備檔案意識

大多數(shù)企業(yè)在進行重點項目建設(shè)時，過于注重項目為自身帶來的經(jīng)濟利益與工程的施工進度，沒有將重點建設(shè)項目檔案擺在重要位置，不具備檔案意識，不了解重點建設(shè)項目檔案對于企業(yè)的重要意義，沒有針對重點建設(shè)項目檔案管理設(shè)置相應(yīng)的管理制度。管理制度的缺乏導(dǎo)致檔案管理人員缺乏檔案意識，不了解自身工作的重要性，沒有為重點建設(shè)項目檔案管理做好準備，很多工作無法正常進行。各類檔案制作不及時，很多檔案內(nèi)容不完整，檔案內(nèi)容以文字作為主體，其中缺乏圖像資料，對企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理帶來不良影響。

（二）缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該是一個系統(tǒng)科學(xué)的過程，需要建立在宏觀指導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃的基礎(chǔ)上。目前，一些企業(yè)過于追求所謂的信息化建設(shè)目標，沒有對企業(yè)當前檔案管理中的具體問題進行具體分析，存在盲目建設(shè)的現(xiàn)象，不僅影響了檔案管理信息化建設(shè)水平的提高，在一定層面上也影響了企業(yè)信息化管理資源的統(tǒng)籌與整合。還有的企業(yè)沒有從長遠的角度對檔案管理工作進行系統(tǒng)的規(guī)劃，在檔案管理的具體實施過程當中存在著中心工作不突出，管理效率較低的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象都從側(cè)面顯示出企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)方面還有著很長的一段路要走。

（三）檔案管理方法落后

據(jù)筆者了解，受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，我國很多企業(yè)的檔案管理工作方法仍停留在手工操作階段，這已經(jīng)遠遠滿足不了新時期企業(yè)發(fā)展的需要。比如在有些檔案主題中，還存在多種資料、多個部門混亂不清的現(xiàn)象，在移交整體檔案資料時會有很多重復(fù)文件。如何在龐大的文件庫中快速篩選出有效的資料信息，并對這些信息加以處理和利用，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，是傳統(tǒng)手工檔案管理非常棘手的問題。也有一些企業(yè)為跟上時代步伐為檔案管理部門建立了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，但許多檔案管理者缺乏現(xiàn)代化專業(yè)的檔案管理能力，只會簡單的目錄編制、資料統(tǒng)計和信息檢索，不能合理運用計算機檔案管理軟件。隨著企業(yè)檔案數(shù)量的不斷增多，這種管理方法不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，無法實現(xiàn)檔案管理的核心價值。

三、如何做好企業(yè)檔案管理工作

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)保持重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要改變對重點建設(shè)項目檔案管理工作的看法，對重點項目檔案管理工作保持足夠的重視，將重點建設(shè)項目檔案管理工作作為企業(yè)日常工作的一部分，將企業(yè)重點項目檔案記錄與企業(yè)重點工程項目建設(shè)同步進行。在檔案管理人員安排上，需要具有專業(yè)素質(zhì)與能力的人員擔任這一工作，提升企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理工作的整體水平，同時，將檔案內(nèi)容作為重點建設(shè)項目工程質(zhì)量的參照。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要提升企業(yè)員工以及工程施工人員的檔案意識，讓他們了解到重點建設(shè)項目檔案管理對于企業(yè)以及自身的重要性，保證重點建設(shè)項目檔案的完整。

（二）加強對企業(yè)檔案信息化的規(guī)劃和指導(dǎo)

為了更好地促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平，在今后的企業(yè)檔案管理優(yōu)化和升級過程當中，應(yīng)該在國家相關(guān)部門頒布的企業(yè)檔案管理條例的指導(dǎo)下，不斷地在企業(yè)檔案信息化的規(guī)劃和指導(dǎo)方面進行系統(tǒng)的優(yōu)化。一方面，結(jié)合企業(yè)自身的檔案管理實際制定相應(yīng)的檔案管理政策和體系，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)指明方向。在進行具體的規(guī)劃與指導(dǎo)的過程當中，應(yīng)該充分發(fā)揮信息化的技術(shù)手段，促進企業(yè)檔案信息管理的科學(xué)化水平。另外，還應(yīng)該從宏觀的頂層設(shè)計以及微觀的應(yīng)用細節(jié)等方面進行實施，從而為今后企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展提供方向?qū)用娴闹笇?dǎo)。

（三）提升企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

可以從以下幾點提高檔案管理部門員工素質(zhì)：首先，加強理論知識和相關(guān)計算機軟件的操作培訓(xùn)，做好員工在崗教育工作，并對培訓(xùn)和實際操作結(jié)果進行考核，優(yōu)勝劣汰。其次，聘用專業(yè)的檔案管理人員，適當進行人員調(diào)整，淘汰空占職位者，對優(yōu)秀的員工及時褒揚和獎勵。此外，安排本單位檔案管理人員去優(yōu)秀企業(yè)學(xué)習(xí)交流，改善工作方法，提高檔案管理的工作效率，還可以和同行業(yè)舉辦區(qū)域檔案管理工作經(jīng)驗交流會，共同商討和解決工作中的難題，找到科學(xué)合理的對策。最后，逐步完善崗位競爭機制，大大提高檔案管理人員工作的主觀能動性，真正做到為企業(yè)和員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。隨著信息化進程的不斷加快，企業(yè)和員工對檔案信息的需求在不斷增多，加大了檔案管理的工作量和工作難度，使得檔案管理部門疲于應(yīng)付這些需求而無暇其他工作。在檔案管理信息化建設(shè)中，自動式服務(wù)在有效緩解檔案管理部門工作壓力的同時提升了檔案查詢的工作效率。

（四）打破傳統(tǒng)模式，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺

傳統(tǒng)的管理模式，需要大量的人力作為支撐保證，而建立起信息化的管理模式，就可以減少人力資源的浪費。使用現(xiàn)代化的技術(shù)，可以讓檔案得到及時更新，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理。同時建立電子檔案，打破傳統(tǒng)的統(tǒng)一模式，構(gòu)建一套完善的檔案管理體系。而要構(gòu)建一個網(wǎng)絡(luò)信息平臺，就需要各單位之間通過局域網(wǎng)進行連接，實現(xiàn)檔案資源的快速共享，以便在有需要時能夠及時得到相關(guān)資料。為了保護人員的隱私，也要注意對于檔案管理的安全保護工作，避免信息流出造成的一系列影響，同時在信息傳遞時也要進行有效監(jiān)控和記錄保存，避免造成檔案安全問題。

綜上所述，在新的發(fā)展時期，企業(yè)在發(fā)展的過程中對信息的需求量在不斷增加，在檔案管理過程中面對的問題也越來越多，企業(yè)檔案管理工作仍需不斷創(chuàng)新和完善，相關(guān)工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)也需逐步提高，同時企業(yè)要及時為檔案管理部門更新電子設(shè)備，注入新的活力，才能穩(wěn)步提升檔案管理的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的高效率和信息化，從而更好地為企業(yè)和職工服務(wù)。

參考文獻

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