檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

楊淑云

[摘要] 隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理工作水平得到了快速的提升，在不斷加大改革力度的同時(shí)也進(jìn)一步提升了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力。就目前來看，隨著改革創(chuàng)新的不斷深化，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理模式越來越完善，檔案管理工作效率隨之提升，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在公共服務(wù)領(lǐng)域中所發(fā)揮的作用不可替代，為了提升醫(yī)院的服務(wù)效率與服務(wù)價(jià)值，需要進(jìn)一步調(diào)整醫(yī)院檔案管理工作模式，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的長期穩(wěn)定發(fā)展也離不開檔案管理工作的支持。該文對(duì)醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式的改革方法進(jìn)行了詳細(xì)的介紹，報(bào)道如下。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案管理；模式改革；應(yīng)用分析

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）04（b）-0055-02

在我國社會(huì)公共服務(wù)體系中醫(yī)院是最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，醫(yī)院的服務(wù)能力對(duì)于社會(huì)服務(wù)質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理工作方面，其中最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是檔案管理，但管理一方面負(fù)責(zé)對(duì)患者的基本資料進(jìn)行采集與歸納，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)于最新的科研報(bào)告與研究成果進(jìn)行記錄。由此可知，檔案管理對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)資料的分析有著十分重要的作用，做好檔案管理工作也是醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)一步提高服務(wù)效率的關(guān)鍵舉措。當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)用電子化檔案替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，這種改革一方面改變了信息資料的記錄形式，同時(shí)也改變了醫(yī)療機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)資源的分析方法[1]。

1 檔案管理模式改革

隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化管理理念的不斷深入，以往所采用的檔案管理工作模式已經(jīng)無法滿足新形勢下的醫(yī)院管理工作需求。根據(jù)現(xiàn)階段管理工作的發(fā)展特點(diǎn)可知，無論對(duì)于任何行業(yè)，其長期穩(wěn)定的發(fā)展都離不開技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)的積累與研發(fā)，而檔案管理工作就是技術(shù)經(jīng)驗(yàn)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)。對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，檔案管理工作的價(jià)值無法用金錢來衡量。新形勢下的檔案管理工作要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)一步并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式，將數(shù)字化、信息化以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)更大規(guī)模地應(yīng)用到檔案管理工作中，從根本上拓展到管理對(duì)象，運(yùn)用新的檔案管理模式，采取全新的檔案管理策略。

2 醫(yī)院檔案管理模式改革中普遍存在的一些問題

2.1 模式改革研究深度不足

現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理模式改革最為突出的一項(xiàng)問題在于沒有進(jìn)一步加大改革研究深度。醫(yī)院檔案管理模式改革是管理方式、管理技術(shù)以及管理對(duì)象的改革，模式的環(huán)節(jié)責(zé)任劃分與運(yùn)行步驟是現(xiàn)階段改革最基礎(chǔ)的工作，需要采用完全不同于以往的管理策略。新制定的檔案管理方案也需要與各種新型管理技術(shù)相適應(yīng)，對(duì)新管理模式的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行深入的研究與判斷。從以往的模式改革工作中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理部門還需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)運(yùn)行流程的研究力度，明確劃分檔案管理各工作環(huán)節(jié)所需要實(shí)際負(fù)責(zé)的工作，在推進(jìn)檔案管理工作模式改革的不輕松，未充分發(fā)揮檔案管理工作的綜合價(jià)值，在實(shí)際應(yīng)用中也弱化了新型檔案管理工作的應(yīng)用效果[2]。

2.2 管理模式的多元化作用發(fā)揮受限

現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理工作主要采用電子化技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改革，為了配合電子化檔案管理的優(yōu)勢與特征，必須采用更加先進(jìn)、多元化的管理手段，進(jìn)一步展現(xiàn)出病案管理與分類管理的價(jià)值。然而，根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可知，雖然已經(jīng)大規(guī)模開展電子化檔案管理應(yīng)用體系建設(shè)，然而在實(shí)際的管理策略方面，所采用的管理經(jīng)驗(yàn)仍然具有深刻的數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)，并沒有充分發(fā)揮出電子檔案管理獨(dú)特的優(yōu)勢。采用電子化檔案管理手段，檔案的總結(jié)、整理以及分類操作將變得更加快捷，能夠更加充分地發(fā)揮多樣化管理的效用。然而現(xiàn)階段的電子檔案管理工作所采用的管理方法、技術(shù)手段均面臨著多方面的限制，能夠發(fā)揮出來的作用也十分有限。

2.3 管理人員專業(yè)性表現(xiàn)不足

電子化檔案管理本身就是一項(xiàng)兼具復(fù)雜性、專業(yè)性以及系統(tǒng)性特點(diǎn)于一身的管理工作項(xiàng)目，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)能力水平提出了比較高的要求。然而受制于傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響，檔案管理人員現(xiàn)有的知識(shí)儲(chǔ)備與技術(shù)水平仍然停留在紙質(zhì)化管理階段，改革當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理模式是新形勢下醫(yī)療機(jī)構(gòu)充分利用資料價(jià)值、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展最為重要的一項(xiàng)舉措，為了進(jìn)一步推動(dòng)這項(xiàng)工作的發(fā)展，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要進(jìn)一步加強(qiáng)該項(xiàng)工作在人力資源方面的團(tuán)隊(duì)建設(shè)。由于檔案管理人員自身缺乏電子檔案管理方面的理論知識(shí)，在實(shí)踐中的專業(yè)水平存在著明顯的不足，進(jìn)而產(chǎn)生檔案管理綜合效率低下的問題。由此可知，現(xiàn)階段醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要工作內(nèi)容之一就是對(duì)檔案管理專業(yè)人員的基礎(chǔ)素質(zhì)加以強(qiáng)化。

3 強(qiáng)化檔案管理模式改革應(yīng)用效果

3.1 推進(jìn)模式改革的縱向深度

為了使檔案管理工作模式改革體現(xiàn)出一定的深度水平，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要進(jìn)一步深化研究。根據(jù)以往的改革管理工作經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，新形勢下的醫(yī)院檔案管理工作模式改革需要重點(diǎn)集中在以下兩個(gè)方面：①進(jìn)一步明確劃分檔案管理工作的各項(xiàng)流程，對(duì)每個(gè)崗位上的檔案管理工作內(nèi)容與責(zé)任進(jìn)行明確的表述，完善并且補(bǔ)充管理工作責(zé)任無法充分落實(shí)到位的重點(diǎn)環(huán)節(jié)[3]。②在明確各管理環(huán)節(jié)的過程中也需要加強(qiáng)不同環(huán)節(jié)之間的高效銜接。只有這樣才能夠確保檔案管理工作整體體現(xiàn)出充分的流暢性特點(diǎn)。也就是說，完善管理工作流程、強(qiáng)化管理工作責(zé)任，是深化檔案管理工作改革的重要舉措。

3.2 積極擴(kuò)展管理模式改革的多樣化效用

強(qiáng)化檔案管理工作執(zhí)行模式，需要進(jìn)一步拓展管理模式中的多樣化效用。根據(jù)以往的管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可知，醫(yī)療機(jī)構(gòu)一方面需要做好患者資料的保密工作，同時(shí)也要更加充分地對(duì)患者資料進(jìn)行全面的分析，在使用患者臨床資料之前需要對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行脫敏處理。到管理部門需要事先了解自身所負(fù)責(zé)的文書工作，在具體的工作過程中，文書人員需要對(duì)檔案資料采集、整理以及使用的各項(xiàng)要求有一個(gè)全面的了解。負(fù)責(zé)文書工作的相關(guān)人員需要重點(diǎn)維護(hù)信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性，文書檔案管理部門需要嚴(yán)格依照文書檔案管理的具體需求向文書工作人員分派任務(wù)，規(guī)范工作流程。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也需要對(duì)文書檔案編制工作提出有針對(duì)性的要求，對(duì)文書工作的落實(shí)情況給予嚴(yán)格的監(jiān)督，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書工作質(zhì)量的提升[4]。

3.3 強(qiáng)化管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)

全面推動(dòng)醫(yī)院檔案管理模式改革首先要培養(yǎng)一批具備新型檔案管理理論基礎(chǔ)的專業(yè)人才隊(duì)伍。醫(yī)院檔案管理部門需要進(jìn)一步提升檔案管理工作的專業(yè)化水平，為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。相關(guān)工作人員自身也需要在日常的管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)，提高技術(shù)操作水平。在具體工作實(shí)踐中，檔案管理部門所制定的改革策略也需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)專業(yè)化培訓(xùn)工作的重要性。必要情況上，醫(yī)院可以采取適當(dāng)?shù)募?lì)手段，對(duì)于在日常工程中積極學(xué)習(xí)、技術(shù)掌握水平較高的檔案管理工作人員提供更多的進(jìn)修與晉升機(jī)會(huì)，盡量從正、反兩個(gè)方向?qū)芾砣藛T的日常學(xué)習(xí)行為進(jìn)行指導(dǎo)與約束。只有這樣才能夠使檔案管理人員的綜合能力水平得到進(jìn)一步的提升，醫(yī)院檔案管理工作模式的現(xiàn)代化改革奠定良好的基礎(chǔ)。

3.4 提高檔案管理工作的信息化水平

新形勢下的檔案管理工作，從本質(zhì)上說是新技術(shù)條件下的檔案管理工作。在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作路進(jìn)行改革的過程中，也需要綜合運(yùn)用各種先進(jìn)的信息化技術(shù)手段。醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要進(jìn)一步加大先進(jìn)設(shè)備與軟件的引入力度。重點(diǎn)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理部門數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化3個(gè)方面的建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化改革需要通過先進(jìn)的傳感、錄入設(shè)備實(shí)現(xiàn)。通過傳感設(shè)備，操作人員可以通過更加簡捷的方式對(duì)醫(yī)院日常經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的采集[5]。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，能夠進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)交互能力，傳感器設(shè)備在采集到數(shù)據(jù)信息時(shí)也可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將數(shù)據(jù)上傳至中央服務(wù)器。而中央服務(wù)器在硬件設(shè)備主要在計(jì)算機(jī)設(shè)備，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備通過對(duì)所采集到的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更加高速的計(jì)算，最大程度上降低人工操作對(duì)信息數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的干預(yù)。檔案管理人員對(duì)于數(shù)據(jù)信息的錄入、調(diào)整與使用要通過專業(yè)的醫(yī)院檔案管理軟件來完成，醫(yī)院一方面需要加強(qiáng)軟件的引入力度，同時(shí)也需要依照醫(yī)院自身的信息化檔案管理工作需要有針對(duì)性地對(duì)軟件進(jìn)行研發(fā)。

4 結(jié)語

醫(yī)院檔案管理模式改革對(duì)于醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展有著非常重要的作用，在深入分析醫(yī)院檔案管理模式改革中出現(xiàn)的問題后，針對(duì)問題做好解決措施的探討，能夠全面地發(fā)揮檔案管理模式改革的價(jià)值，從而使得醫(yī)院檔案管理進(jìn)入一個(gè)新階段。就目前的情況來看，電子化檔案管理安全需要從內(nèi)網(wǎng)的獨(dú)立性建設(shè)和外網(wǎng)的加密性處理當(dāng)中做工作，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)獨(dú)立性的加強(qiáng)和外部網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系加密性的提升，電子化檔案管理的安全性會(huì)得到進(jìn)一步的強(qiáng)化。

[參考文獻(xiàn)]

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[5] 衛(wèi)淼.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究進(jìn)展[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（20）：147-149.

（收稿日期：2018-01-10）