關(guān)于加強(qiáng)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)探析

沈建軍

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子技術(shù)與多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)檔案數(shù)字化發(fā)展新趨勢(shì)，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展使得檔案數(shù)字化獲得強(qiáng)大生命力，而高職院校作為先進(jìn)技術(shù)的研發(fā)者與傳播者，有條件也有義務(wù)利用各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)開展檔案工作，不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，盡早促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，更好地為高職院校的科研、教學(xué)等工作提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案工作；數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)代高職院校檔案工作與信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，國(guó)家檔案學(xué)會(huì)也明確提出檔案數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、有效利用檔案、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的重要部分，是傳統(tǒng)檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)。檔案工作切實(shí)反映高職院校開展各項(xiàng)活動(dòng)的詳細(xì)信息，紙質(zhì)檔案管理目前已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要，數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行，如何加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)就成為高職院校檔案部門面臨的重要課題。

一、加強(qiáng)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

檔案數(shù)字化建設(shè)指的是對(duì)檔案館藏和重大活動(dòng)采取著錄、掃描、攝像錄音以及運(yùn)用多媒體技術(shù)等策略，將紙質(zhì)材料、照片、膠片、聲像等傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，用數(shù)字化的形式存儲(chǔ)到磁盤、光盤等存儲(chǔ)器里，基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加以管理，利用網(wǎng)絡(luò)相互連接，形成檔案信息庫，建立科學(xué)快捷的檔案管理平臺(tái)，共享檔案信息資源。對(duì)于高職院校而言，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要，這主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是有助于檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設(shè)可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案占用空間大、成本高、保管環(huán)節(jié)容易被損壞等缺點(diǎn)，利用數(shù)字化處理與校園網(wǎng)絡(luò)傳輸，讓需要者快捷查詢檔案，節(jié)約大量人力物力財(cái)力[1]。同時(shí)，數(shù)字化檔案建設(shè)突破傳統(tǒng)檔案利用的時(shí)空限制，利用者在網(wǎng)絡(luò)的任何一點(diǎn)或終端都可查閱所需檔案信息，無需往返檔案館室，不僅節(jié)約工作時(shí)間，還顯著提高檔案利用率。二是促使高職院校檔案管理方式出現(xiàn)根本的轉(zhuǎn)變，檔案部門也從封閉走向開放。高職院校的傳統(tǒng)檔案管理幾乎都圍繞紙質(zhì)檔案進(jìn)行，由人工抄寫檢索目錄，導(dǎo)致檔案人員勞動(dòng)強(qiáng)度很大，查閱檔案的難度也較大，但數(shù)字化檔案就可以克服這些不足，把傳統(tǒng)的檔案保管與利用轉(zhuǎn)變成信息的采集、管理與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)高職院校檔案資源的科學(xué)管理與優(yōu)化配置，讓檔案利用者獲得高效的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。三是能有效保護(hù)高職院校檔案原件，延長(zhǎng)原件壽命。檔案是高職院校的原生信息資源，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案原件如果被損壞將無法修復(fù)，損失也無法彌補(bǔ)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)以后，就可用數(shù)字化檔案替代原件被利用，預(yù)防檔案信息在利用環(huán)節(jié)被人為破壞，預(yù)防遭受無法挽回的損失。

二、加強(qiáng)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的策略建議

（一）健全檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，很多問題都會(huì)阻礙高職院校檔案數(shù)字化工作進(jìn)程的推進(jìn)，如不規(guī)范的電子檔案目錄會(huì)對(duì)實(shí)際工作造成很大困擾，這就需要高職院校檔案部門不斷提升核心工作意識(shí)，建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，重視和科研、教學(xué)、管理與服務(wù)等主體工作系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通與兼容共享，預(yù)防檔案信息數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)格式存在差異，解決后期檔案的管理與傳輸難題。同時(shí)，高職院校檔案部門要按照行業(yè)規(guī)范，立足自身檔案數(shù)字化建設(shè)需求，科學(xué)制定切實(shí)可行的數(shù)字化工作制度，讓檔案數(shù)字化建設(shè)有章可循[2]。

（二）完善院校檔案數(shù)字化工作體系

高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)必須在各個(gè)檔案工作基本環(huán)節(jié)都建立數(shù)字化流程、執(zhí)行數(shù)字化制度。一是在高職院校檔案收集環(huán)節(jié)，應(yīng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完善建立數(shù)字化文件與數(shù)字化檔案的一體化歸檔收集工作模式，由高職院校各部門兼職檔案人員在完成本部門的電子文件作業(yè)之后要利用校園網(wǎng)向檔案部門轉(zhuǎn)發(fā)一份，及時(shí)將文件歸檔。二是在高職院校檔案管理環(huán)節(jié)，應(yīng)做好數(shù)字檔案設(shè)備與信息的管理這兩方面工作，因?yàn)閿?shù)字檔案載體較為特殊，存放檔案的方式從過去的檔案柜架轉(zhuǎn)變成磁盤、光盤、數(shù)字存儲(chǔ)器，大量數(shù)字文件可以被存放在極小的空間，檔案數(shù)字化建設(shè)主要就是減少數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴，保管數(shù)字化檔案時(shí)應(yīng)向入讀介質(zhì)輸出記錄，暫時(shí)用原格式保存，確保數(shù)字檔案的可讀性、可利用性，預(yù)防信息丟失，處理好共享和保密、物理存儲(chǔ)管理和邏輯性處理等問題。三是在高職院校檔案利用環(huán)節(jié)，應(yīng)基于校園網(wǎng)提供電子檢索服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)在相關(guān)部門與單位之間傳遞信息、交換信息，聯(lián)機(jī)建立起用戶使用情況的文檔。同時(shí)按照數(shù)字化檔案的特征執(zhí)行符合實(shí)際需求的、完善的數(shù)字化檔案建設(shè)規(guī)章制度，包括文檔一體化制度、數(shù)字化文件歸檔制度以及數(shù)字檔案鑒定制度、備份制度等，確保高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的正常有序開展[3]。

（三）強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)控制

安全是加強(qiáng)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案部門務(wù)必要針對(duì)性地采取措施有效控制可能出現(xiàn)的侵襲、危害等風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案信息的安全性[4]。一是高職院校檔案人員要不斷增強(qiáng)信息安全意識(shí)，有效掌握《互聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)技術(shù)措施規(guī)定》與檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)因素，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的查詢、提交、修改等工作權(quán)限，避免發(fā)生不可預(yù)料的危險(xiǎn)。二是在高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的立項(xiàng)與總體規(guī)劃中設(shè)計(jì)好各種檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)的防控預(yù)案與系統(tǒng)，采取設(shè)置防火墻、用戶身份識(shí)別、密鑰以及災(zāi)難備份等手段加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，確保檔案數(shù)字信息的安全。三是完善建立科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化的病毒防范體系，禁止將非法軟件安裝在工作網(wǎng)絡(luò)上，對(duì)于計(jì)算機(jī)殺毒系統(tǒng)必須及時(shí)更新，并啟動(dòng)訪問控制和入侵檢測(cè)的聯(lián)動(dòng)，杜絕發(fā)生非法訪問行為、網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。高職院校檔案部門必須把好檔案數(shù)字化建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，禁止發(fā)生檔案原件破損、丟失和檔案信息篡改、刪減等現(xiàn)象，對(duì)于檔案原件從拆卷到掃描再到裝訂以及對(duì)掃描圖像的核查、優(yōu)化、糾錯(cuò)、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)連接等，每一個(gè)流程都不能出錯(cuò)。在實(shí)際操作中，檔案人員要注意案卷排列順序，保持紙質(zhì)檔案與電子目錄的對(duì)應(yīng)關(guān)系，通過完善檔案信息安全與網(wǎng)站建設(shè)的規(guī)章制度，異地保存數(shù)字檔案副本，有效保障高職院校檔案信息安全，保證檔案數(shù)據(jù)庫完好無塤。

（四）引進(jìn)人才并加強(qiáng)在職技能培訓(xùn)

為不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，高職院校檔案部門應(yīng)注意引進(jìn)優(yōu)秀人才，他們不僅要擁有全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)，還要掌握檔案學(xué)與文書學(xué)等專業(yè)知識(shí)，充分了解相關(guān)法律知識(shí)、經(jīng)濟(jì)知識(shí)、英語知識(shí)等，具有一定水平的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。在引進(jìn)高素質(zhì)優(yōu)秀人才的同時(shí)還要高度重視工作方式的轉(zhuǎn)變，加大培訓(xùn)在職人員的力度，保持知識(shí)和技能的同步提升，使檔案人員不斷充實(shí)專業(yè)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)知識(shí)互補(bǔ)與能力互補(bǔ)，鍛煉其敏銳的檔案工作能力、信息處理能力與優(yōu)良職業(yè)道德，在檔案數(shù)字化建設(shè)中貫穿探索精神與包容開放的態(tài)度，快速推進(jìn)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)。

三、結(jié)語

檔案工作是組成高職院校工作的重要部分之一，隨著校園網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展與辦公自動(dòng)化水平的持續(xù)提升，涌現(xiàn)大量電子文件與數(shù)字信息，高職院校檔案部門面對(duì)數(shù)字化建設(shè)趨勢(shì)，必須順勢(shì)而上，將本校檔案數(shù)字化建設(shè)工作落到實(shí)處，不僅要及時(shí)健全檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善高職院校檔案數(shù)字化工作體系，還要強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)控制，注意引進(jìn)人才并加強(qiáng)在職技能培訓(xùn)，從而不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)高職院校不斷提升檔案工作水平，更好地服務(wù)于高職院校的建設(shè)與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]趙蘭鳳.推行高職院校檔案數(shù)字化管理初探[J].林區(qū)教學(xué)，2017（12）：120-121.

[4]董亞麗.淺析高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑[J].人力資源管理，2015（10）：221-222.